對(duì)強(qiáng)化縣域民營企業(yè)檔案工作的探討

張建婷

內(nèi)容摘要：本文從縣域民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀的視角，提出了當(dāng)前民營企業(yè)檔案工作中存在的共性問題和依法監(jiān)管、搞好民企檔案工作的法律依據(jù)，并根據(jù)民營企業(yè)檔案資產(chǎn)私有性的特點(diǎn)，闡述了檔案行政主管部門在對(duì)民營企業(yè)檔案工作的監(jiān)督管理上，應(yīng)堅(jiān)持遵循“自主管理、高效運(yùn)用、因企制宜”的原則和著力服務(wù)、促進(jìn)、引導(dǎo)民營企業(yè)做好檔案工作的措施，全面提高民企檔案工作的管理水平。

關(guān)鍵詞：縣域 民營企業(yè) 檔案工作

隨著我國社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立，民營企業(yè)已成為國民經(jīng)濟(jì)中最富有生機(jī)和活力的一個(gè)增長點(diǎn)，成為縣域經(jīng)濟(jì)的主體。伴隨著它的發(fā)展歷程，民營企業(yè)的檔案資源與日俱增，檔案價(jià)值日漸顯現(xiàn)，檔案工作已不僅是民營企業(yè)自身管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也成為促進(jìn)社會(huì)發(fā)展的重要資源之一。所以，對(duì)民營企業(yè)檔案工作是否進(jìn)行監(jiān)管，怎樣監(jiān)管，監(jiān)管什么，都已成為檔案行政主管部門亟需研究和解決的重要課題，筆者試從縣域民營企業(yè)檔案工作的視角對(duì)此加以探討。

一、民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

建立和強(qiáng)化檔案工作是民營企業(yè)綜合素質(zhì)發(fā)展到一定水平的必然要求，是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營規(guī)模、企業(yè)管理、文明程度和經(jīng)營者個(gè)人素質(zhì)的集中體現(xiàn)。但從縣域民營企業(yè)檔案工作情況來看，除極少數(shù)經(jīng)營規(guī)模較大的民營企業(yè)對(duì)檔案資料進(jìn)行了管理外（亦不規(guī)范），大部分民營企業(yè)的檔案資料還處于分散、隨意存放的狀態(tài)，其存在的共性問題是：

（一）、民營企業(yè)經(jīng)營者檔案意識(shí)淡薄

民營企業(yè)經(jīng)營者的檔案意識(shí)是民營企業(yè)建立和發(fā)展檔案工作的前提，但大多數(shù)民營企業(yè)經(jīng)營者對(duì)檔案的價(jià)值和作用了解甚少，他們把主要精力和資金都放在生產(chǎn)、經(jīng)營管理和產(chǎn)品銷售上，再加上不少民營企業(yè)始于家庭作坊，歷經(jīng)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)洗禮才不斷發(fā)展壯大，對(duì)資金運(yùn)作、人情公關(guān)等方面比較重視，對(duì)檔案管理的重要性卻認(rèn)識(shí)不足，沒有意識(shí)到檔案工作對(duì)于提升企業(yè)整體管理水平、維護(hù)自身利益、規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，保持企業(yè)健康發(fā)展都具有重要意義，因而表現(xiàn)在行動(dòng)上就是無暇顧及。

（二）、檔案管理人員素質(zhì)不高

民營企業(yè)是以盈利為目的的經(jīng)濟(jì)實(shí)體，他追求的是最少的投入最大的利潤，凡是高成本、低效能的部門和人員都不會(huì)被重視。所以，檔案工作效益滯后性的特點(diǎn)，使得相當(dāng)一部分民營企業(yè)不設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)和專職檔案人員，即使設(shè)有兼職檔案人員，也沒有把主要精力放在檔案工作上，檔案人員沒有精力也沒有條件參加檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和專業(yè)技能的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，從而導(dǎo)致了檔案人員的業(yè)務(wù)能力低下，專業(yè)素質(zhì)不高，檔案工作基本處于無序的“想當(dāng)然”管理階段。

（三）、檔案管理狀況較差

除了少數(shù)規(guī)模較大的民營科技企業(yè)外，大多數(shù)中小規(guī)模的民營企業(yè)都存在著無檔案庫房，無管理制度，檔案裝具不規(guī)范，各門類檔案分散保管的現(xiàn)象。一些涉及生產(chǎn)工藝流程、產(chǎn)品制作秘方等核心檔案資料，大多由經(jīng)營者個(gè)人或其親近的人員保管；而一般文件材料卻處于原始的無序保存狀態(tài)，有些資料甚至“自生自滅”，檔案的齊全完整和安全保管根本無從談起。

（四）、民營企業(yè)與檔案行政主管部門缺少聯(lián)系

民營企業(yè)檔案工作部門與檔案行政主管部門之間的松散性業(yè)務(wù)關(guān)系，使其相對(duì)于國家檔案工作體系而言處于邊緣化狀態(tài)。所以，在日常工作中，也程度不同的忽視和放松了對(duì)民營企業(yè)檔案工作的調(diào)查研究和監(jiān)督指導(dǎo)，對(duì)于檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)等活動(dòng)的開展，民營企業(yè)不參加，檔案行政主管部門也不愿強(qiáng)求。這種情況極不利于民營企業(yè)檔案工作的開展。

二、依法管理民營企業(yè)檔案工作的依據(jù)

民營企業(yè)檔案雖然是民營企業(yè)改革與發(fā)展的真實(shí)記錄，是民營企業(yè)的重要資產(chǎn)和信息資源，屬于私人資產(chǎn)，但它同樣應(yīng)受到國家有關(guān)檔案法規(guī)的約束。其主要依據(jù)條款為：

（一）《中華人民共和國檔案法》第十六條規(guī)定：“集體所有和個(gè)人所有的對(duì)國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的，或者應(yīng)當(dāng)保密的檔案，檔案所有者應(yīng)當(dāng)妥善保管。對(duì)于保管條件惡劣或其他原因被認(rèn)定可能導(dǎo)致檔案產(chǎn)生嚴(yán)重?fù)p毀和不安全的，國家檔案行政部門有權(quán)采取代為保管等確保完整和安全的措施，必要時(shí)，可以收征或者征購”。

（二）《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》第五條規(guī)定：“機(jī)關(guān)團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)本單位檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，保障檔案工作的依法開展”。

（三）《山西省檔案管理?xiàng)l例》第七條、第八條規(guī)定：“機(jī)關(guān)、團(tuán)體，企業(yè)事業(yè)單位和其他社會(huì)組織應(yīng)當(dāng)依法設(shè)置檔案工作機(jī)構(gòu)或者配備檔案工作人員，健全檔案工作制度，提供必要的工作條件，履行各門類文件材料的收集，整理，保管職責(zé)”。

（四）《中華人民共和國私營企業(yè)暫行條例》規(guī)定：“私營企業(yè)的資產(chǎn)屬于私人所有，其檔案作為特殊資產(chǎn)，也應(yīng)該屬于私人所有”。

從上述條款中可以看出，國家在檔案法律法規(guī)中，已原則規(guī)定了民營企業(yè)在檔案事務(wù)中的權(quán)利和義務(wù)。所以，民營企業(yè)檔案同樣需要依法管理，同樣要受到國家有關(guān)檔案法律法規(guī)的約束，并應(yīng)在實(shí)踐中提高自身的檔案管理水平。檔案行政主管部門也應(yīng)按照屬地管理的原則，依法搞好宏觀監(jiān)控，并積極引導(dǎo)、促進(jìn)民營企業(yè)建立和加強(qiáng)檔案工作并依法自主的管好、用好檔案。

三、強(qiáng)化民營企業(yè)檔案工作的對(duì)策

民營企業(yè)檔案管理是國家檔案事業(yè)的重要組成部分，也是檔案工作中面臨的一個(gè)新課題，所以，檔案行政主管部門應(yīng)采取相應(yīng)措施，以促進(jìn)民營企業(yè)盡快實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化和法制化管理。

（一）堅(jiān)持宣傳教育，轉(zhuǎn)變思想觀念

觀念是行動(dòng)的先導(dǎo)，沒有觀念的更新，就沒有行動(dòng)上的變化。所以，要推進(jìn)民營企業(yè)檔案工作的發(fā)展，就必須轉(zhuǎn)變民營企業(yè)特別是企業(yè)經(jīng)營者對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)和態(tài)度。對(duì)此，檔案行政主管部門可采取多種形式和方法，對(duì)其進(jìn)行宣傳教育。如通過宣傳國家有關(guān)檔案的法律法規(guī)和檔案工作正反兩方面的典型事例等，使他們認(rèn)識(shí)到依法自主管理檔案的權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)，認(rèn)識(shí)到檔案工作在民營企業(yè)持續(xù)發(fā)展中的重要作用；也是民企自身發(fā)展的內(nèi)在需要，從而打破那些“檔案無用”、“向檔案工作投資不值”等舊觀念的桎梏，以增強(qiáng)他們管理和強(qiáng)化檔案工作的自覺性和主動(dòng)性，真正把檔案工作當(dāng)做關(guān)于企業(yè)生存和發(fā)展的大事來做。只要宣傳得力，引導(dǎo)到位，民營企業(yè)是愿意并能夠自主管理好檔案工作的。

（二）堅(jiān)持自主管理，優(yōu)化工作機(jī)制

民營企業(yè)所有制形式的特殊性，決定了民營企業(yè)是做好檔案工作的主體，他們對(duì)建立和發(fā)展檔案工作享有最終的決策權(quán)。所以，檔案行政主管部門應(yīng)鼓勵(lì)和支持民營企業(yè)對(duì)檔案工作進(jìn)行自主管理，不予干涉和強(qiáng)求。但對(duì)于民營企業(yè)自身來講，自主管理不是放任自流，當(dāng)然，民企檔案工作勿需照搬國企的做法，它可以按照“靈活、高效”的管理理念，選擇和構(gòu)筑適合本企業(yè)需要的檔案管理模式和工作運(yùn)行機(jī)制。具體來講，一是需要建立動(dòng)力機(jī)制，配備與企業(yè)規(guī)模相適應(yīng)的檔案工作機(jī)構(gòu)與人員，建立規(guī)范化的檔案管理制度，并通過將檔案工作納入企業(yè)發(fā)展總體規(guī)劃、納入企業(yè)質(zhì)量認(rèn)證活動(dòng)、納入企業(yè)信息化進(jìn)程、納入企業(yè)信用制度建設(shè)，促使檔案工作與企業(yè)同步發(fā)展。二是需從制度約束、成本核算約束、檔案質(zhì)量控制約束等方面著手，建立成本與質(zhì)量控制機(jī)制，使企業(yè)檔案工作達(dá)到高效、簡便的要求。

（三）堅(jiān)持因企制宜，進(jìn)行分類指導(dǎo)

鑒于民營企業(yè)自身的特點(diǎn)，檔案行政主管部門可確立“因勢(shì)利導(dǎo)，突出重點(diǎn)，統(tǒng)一籌劃，分類指導(dǎo)”的檔案行政管理理念，采取積極主動(dòng)服務(wù)、分類指導(dǎo)的方法，逐步規(guī)范民營企業(yè)檔案工作。在具體操作時(shí)，可堅(jiān)持民營企業(yè)自愿的原則，堅(jiān)持以技術(shù)咨詢服務(wù)為主的原則，如對(duì)一些檔案管理基礎(chǔ)較好的民企，要以增強(qiáng)檔案工作的有效性、充分發(fā)揮檔案的作用為目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)檔案的科學(xué)化、規(guī)范化管理，引導(dǎo)它們進(jìn)一步鞏固提高檔案管理水平；對(duì)于一些檔案工作基礎(chǔ)薄弱的民企，要以建章立制，業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)為重點(diǎn)，引導(dǎo)企業(yè)搞好建黨特別要指導(dǎo)其收集、整理、保管好事關(guān)民企生存發(fā)展大計(jì)的經(jīng)營、科研、財(cái)務(wù)、基建、信用等方面的檔案，在推動(dòng)民營企業(yè)檔案工作整體水平的提高的同時(shí)，維護(hù)民企的利益，促進(jìn)民企的發(fā)展。

（四）堅(jiān)持依法監(jiān)管，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)

民營企業(yè)對(duì)其所屬的檔案資源雖有充分的自主管理權(quán)，但并不是說，就可以放任不管。對(duì)于檔案行政主管部門來講，在不干涉民企自主權(quán)的前提下，仍應(yīng)依法負(fù)起宏觀監(jiān)管的職責(zé)，并努力做到監(jiān)管工作不越位，服務(wù)工作要到位。在監(jiān)管方面，主要是統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，宏觀監(jiān)控，并把工作重點(diǎn)放到那些關(guān)系國計(jì)民生、公共安全的特殊的民營企業(yè)，如煤氣、電力等公共類型民營企業(yè)；在服務(wù)方面，要著力為民企檔案工作的發(fā)展，創(chuàng)造一個(gè)良好的外部環(huán)境。一是規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)服務(wù)，使民營企業(yè)能方便地從某一公共平臺(tái)上獲取檔案工作規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和發(fā)布的檔案管理信息。二是業(yè)務(wù)咨詢服務(wù)，有效解決民企在檔案工作各個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中所遇到的疑難問題。三是培訓(xùn)檔案人員，幫助民企檔案人員掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和工作技能。四是重點(diǎn)培養(yǎng)和扶持一些先進(jìn)典型，為民企檔案工作的開展樹立樣板，以帶動(dòng)面上工作的開展。

（工作單位：山西省稷山縣檔案局 館員）

參考文獻(xiàn)：

1.《中華人民共和國檔案法》和《實(shí)施辦法》

2.《中華人民共和國私營企業(yè)暫行條例》

3.《山西省檔案管理?xiàng)l例》

4.毛福民《在全國民營企業(yè)檔案工作座談會(huì)上的講話》（二〇〇五年四月十九日）