淺議高校檔案信息化管理

任燁

摘 要 目前高校檔案管理工作還處于傳統(tǒng)以紙質(zhì)檔案為介質(zhì)，以日常歸檔為主要內(nèi)容的初級階段，已遠不適應(yīng)信息化時代對檔案工作的要求。高校檔案工作應(yīng)與時俱進，做到傳統(tǒng)紙質(zhì)介質(zhì)基礎(chǔ)上的數(shù)字化模式，日常管理向網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，使用與調(diào)閱以遠程服務(wù)為主。

關(guān)鍵詞 檔案信息化 數(shù)字介質(zhì) 遠程服務(wù)

中圖分類號：G47 文獻標識碼：A

On College Archives Information Management

REN Ye

（School of Economics， Qingdao University， Qingdao， Shandong 266071）

Abstract At present， the archives management work is still in the traditional paper-based archives as the medium， the primary stage of the daily file as the main content， can't meet the requirements of archives work in information era. File work of colleges and universities should keep pace with the times； do digital model based the traditional paper media， the daily management of change to the network， use and access to the remote service.

Key words archives information； digital media； teleservice

2008年教育部和國家檔案局制定了《高等學校檔案管理辦法》，明確提出為檔案機構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學校數(shù)字化校園建設(shè)同步進行。但由于原有基礎(chǔ)條件不足等原因，目前國內(nèi)高校檔案信息化工作參差不齊，仍有許多待提高的工作。

1 高校檔案信息化的要求

1.1 檔案介質(zhì)的數(shù)字化

傳統(tǒng)檔案主要是檔案單位或個人多年紙質(zhì)文件的存檔管理，而檔案信息數(shù)字化是要求采用先進的掃描、轉(zhuǎn)化等信息手段把紙質(zhì)的文件、照片、視頻錄像等諸多的原始檔案資料全部轉(zhuǎn)化成電子資源，初步構(gòu)建目錄、全文和多媒體數(shù)據(jù)庫。由于數(shù)字化資源貯存在電腦硬盤、光盤庫等數(shù)字貯存介質(zhì)上。由此構(gòu)建成傳統(tǒng)紙質(zhì)基礎(chǔ)上的檔案數(shù)字化介質(zhì)，改變了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保存困難和搜索尋找復雜的不足。

1.2 檔案管理和利用的網(wǎng)絡(luò)化

雖然前期錄入耗費了人力、物力和財力，但檔案信息化處理后，將改變傳統(tǒng)的保存和取閱方式。如異地用戶需調(diào)閱檔案，可通過遠程網(wǎng)絡(luò)提出申請，取得同意后可在網(wǎng)絡(luò)上進行調(diào)閱和檔案的傳送。

2 高校檔案信息化管理滯后的原因分析

2.1 檔案信息化意識相對滯后

在高校當中普遍認為，高校只需要做好教學科研工作，而不重視檔案管理工作，更不用說檔案的信息化提高的工作。在多數(shù)高校，檔案均處于學校的附屬地位，是各項工作的末端，檔案意識不夠強。造成許多活動沒有形成有效的歸檔處理，這樣就影響到了檔案的完整和安全性。并且對于檔案的立卷工作沒有得到重視，導致很多檔案出現(xiàn)流失的情況，給高校管理工作和相關(guān)檔案人帶來不可估計的風險。

2.2 管理手段相對滯后

目前高校辦學條件已逐步改善，尤其是在硬件設(shè)施方面計算機技術(shù)在學校各項工作中的廣泛推廣和應(yīng)用。在高校檔案部門雖然配置了現(xiàn)代化管理設(shè)施，變購置了檔案管理軟件，初步實現(xiàn)了微機化管理。但在硬件利用程度上還處于初級階段，停留在初步目錄管理層次上。高校檔案管理在利用計算機技術(shù)進行深度處理，管理對象、功能實現(xiàn)程序等方面，還遠未達到應(yīng)有的高效水平。

2.3 檔案管理隊伍素質(zhì)較低

由于目前高校普遍重視教學科研工作，在用人編制和待遇方面向教學科研工作傾斜。檔案部門只是停留在按上級要求不得不設(shè)置的層次上，相關(guān)人員普遍不受重視，造成很多人員普遍不愿鉆研業(yè)務(wù)，缺乏專業(yè)責任感和事業(yè)心。直接導致真正檔案管理專業(yè)畢業(yè)人比較少，繼續(xù)接受全面檔案管理專業(yè)培訓的工作人員不多，業(yè)務(wù)能力和專業(yè)知識技能較差，熟悉計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和檔案等現(xiàn)代管理手段的復合型人才更是奇缺。

3 提高高校檔案管理信息化建設(shè)層次和水平

高校檔案信息化管理，就是在堅持原有紙質(zhì)檔案保存和管理的基礎(chǔ)上，應(yīng)用檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)與手段，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化程度，從而提高高校檔案信息的高效的分享，方便廣大師生和社會對于檔案資源的利用。

3.1 堅持檔案紙質(zhì)與數(shù)字化并重

傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案是檔案信息化的基礎(chǔ)和前提，要通過建立檔案的規(guī)范化和日?；芾恚訌姍n案日常的歸檔管理。如有必要，應(yīng)要求基層部門在歸檔時按照規(guī)范提交紙質(zhì)和數(shù)字檔案兩種介質(zhì)。其次要規(guī)范檔案信息化建設(shè)的技術(shù)標準和規(guī)范。通過檔案數(shù)字化處理檔案文件，應(yīng)該堅持一定的技術(shù)標準，制定相應(yīng)的部門規(guī)范和實施細則，規(guī)范相應(yīng)紙質(zhì)和電子文件的歸檔等流程，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)標準化、和規(guī)范化。然后是依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設(shè)計，所有檔案信息化和數(shù)字化都要依賴于檔案信息化系統(tǒng)軟件的設(shè)計，軟件的設(shè)計要充分考慮到檔案工作的特點，做得到系統(tǒng)的人性化。

3.2 加強檔案信息化網(wǎng)絡(luò)管理和使用水平

在高等院校檔案的信息化進行當中，需要相關(guān)高?；蚱渲鞴懿块T加大投入力度。首先要投入大量人力和財力將高校已有的紙質(zhì)檔案在運用計算機電子技術(shù)進行數(shù)字化處理，同時加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)這是檔案信息化管理的基礎(chǔ)工作。其次要對電子檔案進行網(wǎng)絡(luò)管理升級，積極建設(shè)和完善相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)檔案全文信息查詢，從而提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量。在檔案的利用方面，需要進行相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)平臺建設(shè)，能夠為遠程客戶提供相應(yīng)的調(diào)閱服務(wù)。

3.3 完善與優(yōu)化檔案管理工作者的知識水平

歸根結(jié)底，高水平的檔案信息化工作需要具備一定知識和水平的管理人員來完成。除具備愛崗敬業(yè)、高度責任心外，更需要檔案管理人員具備甘于平凡、默默奉獻的職業(yè)情懷。其次，檔案管理人員還需要是個“雜家”，對高校的各學科應(yīng)有一定的了解水平，同時也是檔案管理的專家。只有擁有了檔案管理的專家的專業(yè)人才，才能高效地對于各類檔案進行分析和整理歸類，做到既全面又精要檔案入庫工作。最后是對建立檔案管理人員的繼續(xù)教育和培養(yǎng)工作，保證相關(guān)人員知識體系和知識結(jié)構(gòu)適應(yīng)技術(shù)的發(fā)展及社會需求的變化。高校檔案管理的目標是提高各種信息資源的完善程度和利用效率，必須保證檔案管理人員具備檔案的分析，檢索，篩選的能力。

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