醫(yī)院基本建設(shè)的作用及其檔案資料管理原則

潘漢西　李天資

【摘 要】醫(yī)院基建檔案管理普遍存在資料收集不及時、內(nèi)容不完整、整理裝訂立卷不規(guī)范等問題。究其原因主要有：檔案管理制度不健全、責任不明確和管理人員專業(yè)水平不高等。要解決這些問題，必須從建立制度入手，明確檔案資料收集范圍，分清醫(yī)院與施工單位資料收集的責任，同時要注意加強檔案管理人員素質(zhì)培養(yǎng)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平。對基建檔案管理工作有關(guān)職能部門應(yīng)落實好制度，履行好職責。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院 基本建設(shè) 作用 檔案資料 管理原則

【Abstract】Management of hospital infrastructure construction archives widespread data collection is not timely， content is not complete， finishing binding on the problems such as nonstandard. The reason mainly has： the file management system is not perfect， responsibility is not clear and management professional level is not high. To solve these problems， we must start from the build system， clear archives collection range， to distinguish between the hospital and the construction unit data collection responsibility， also should pay attention to strengthening the training of personnel quality of archive management， and constantly improve the service quality and professional level. The relevant functional departments of construction archives management work should implement the system， carry out their duties.

【Key words】Hospital； Capital construction； Effect； Archival data； Management principles

引 言

醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料是指醫(yī)院的建筑物、構(gòu)筑物以及地上、地下管線等基本建設(shè)項目從醞釀、決策到建成使用過程中所形成的、應(yīng)當歸檔保存的材料。包括基本建設(shè)項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、勘測、設(shè)計、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準備、竣工、試生產(chǎn)（ 使用）等工作活動中形成文字材料、圖紙、圖表、計算材料、聲像材料等形式與載體的文件材料。醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料真實記記載醫(yī)院基本建設(shè)項目的規(guī)模、體積、高度、坐落方位、建筑結(jié)構(gòu)、建筑材料和使用維護要求等，是醫(yī)院建設(shè)和管理工作的重要組成部分。近年來，隨著國家醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的不斷深入，醫(yī)院的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)規(guī)模和速度都在不斷壯大，醫(yī)院眾多新建、擴建的建設(shè)項目應(yīng)運而生，為醫(yī)院的快速發(fā)展和騰飛奠定了基礎(chǔ)。醫(yī)院基本建設(shè)資料不僅對在建工程有指導(dǎo)性作用，其對醫(yī)院建設(shè)項目日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改等仍然有著十分重要的作用，從當前的情況來看，醫(yī)院基本建設(shè)資料的檔案管理工作相對滯后，已經(jīng)影響了醫(yī)院的快速建設(shè)與發(fā)展，根據(jù)《檔案法》等的相關(guān)規(guī)定和筆者多年從事醫(yī)院基建管理工作的經(jīng)驗，就應(yīng)當如何加強醫(yī)院基建檔案的管理工作談一點體會。

1.醫(yī)院基本建設(shè)的概念、程序和作用

院的基本建設(shè)（capital construction of hospital，COH），是醫(yī)院投資進行建筑、購置和安裝固定資產(chǎn)以及與其相聯(lián)系的一切醫(yī)院經(jīng)濟活動。醫(yī)院的基本建設(shè)是促進醫(yī)院為患者服務(wù)職能的發(fā)展和提高醫(yī)院員工生活水平的重要手段之一。它為醫(yī)院新增固定資產(chǎn)和生產(chǎn)能力，對有計劃地擴大醫(yī)院服務(wù)規(guī)模，調(diào)整結(jié)構(gòu)，合理分布服務(wù)方向，采用先進技術(shù)改造醫(yī)院服務(wù)能力和方式，加速醫(yī)院服務(wù)發(fā)展速度，以及為醫(yī)院提供住宅和科研等基礎(chǔ)設(shè)施，為改善醫(yī)院物質(zhì)文化生活等方面，都具有重要意義。COH工程建設(shè)周期長，要在較長的時間內(nèi)占用和消耗大量的生產(chǎn)資料、生活資料和勞動力。因此，在醫(yī)院經(jīng)濟建設(shè)中，要十分重視合理確定建設(shè)規(guī)模，選擇投資方向，講求效果，以充分發(fā)揮COH應(yīng)有的積極作用。新中國成立以后，國務(wù)院非常重視基本建設(shè)工作，出臺一系列的相關(guān)管理法規(guī)和規(guī)章，明確指出進行基本建設(shè)，必須嚴格執(zhí)行程序。即先規(guī)劃研究，后設(shè)計施工，把認真按照基本建設(shè)程序辦事作為加強基本建設(shè)管理的一項重要內(nèi)容。我國規(guī)定基本建設(shè)程序步驟分為八項，并規(guī)定八項步驟的順序不能任意顛倒，但可以合理交叉。八項步驟的先后順序是：①編制項目建議書。②開展可行性研究和編制設(shè)計任務(wù)書。③進行設(shè)計。④安排計劃。⑤進行建設(shè)準備。⑥組織施工。⑦生產(chǎn)準備。⑧驗收投產(chǎn)。按照規(guī)定的標準和程序，對竣工工程進行驗收，編造竣工驗收報告和竣工決算，并辦理固定資產(chǎn)交付生產(chǎn)使用的手續(xù)。小型建設(shè)項目，建設(shè)程序可以簡化。⑨項目后評價。項目完工后對整個項目的造價、工期、質(zhì)量、安全等指標進行分析評價或與類似項目進行對比。

基本建設(shè)項目指在一個場地或幾個場地上，按照一個獨立的總體設(shè)計興建的一項獨立工程，或若干個互相有內(nèi)在聯(lián)系的工程項目的總體。簡稱建設(shè)項目。工程建成后經(jīng)濟上可以獨立經(jīng)營，行政上可以統(tǒng)一管理。

為了計劃和管理的需要，COH可以從不同角度進行分類：（1）按項目的建設(shè)階段，分為籌建項目、前期工作項目、施工（在施）項目、建成投產(chǎn)項目和竣工項目；（2）按建設(shè)的性質(zhì)，分為新建項目、擴建項目、改建項目、遷建項目和恢復(fù)項目；（3）按建設(shè)規(guī)模和對國民經(jīng)濟的重要性，分為大型、中型、小型項目；（4）按隸屬關(guān)系，分為主管部直屬項目和地方項目。

2.醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料管理依據(jù)意義和原則

為了不斷提高醫(yī)院基本建設(shè)項目的質(zhì)量和效益，充分發(fā)揮基建項目在醫(yī)院工作中的作用，規(guī)范醫(yī)院建設(shè)工程文件的歸檔整理，保障醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料能夠準確、完整、長期、有效地保存并能夠保障、快速地為需求提供所需的服務(wù)，依據(jù)中華人民共和國《檔案法》、中華人民共和國國家標準《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和國家計委《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》等相關(guān)規(guī)定，醫(yī)院應(yīng)當加強本院的基本建設(shè)檔案資料管理工作。

醫(yī)院基本建設(shè)檔案資料管理是一項以項目管理為中心內(nèi)容的專業(yè)性和服務(wù)性的工作，是實現(xiàn)醫(yī)院工程建設(shè)科學(xué)管理的技術(shù)基礎(chǔ)和技術(shù)保障性工作，醫(yī)院基本建設(shè)項目檔案資料管理具有成套性、專業(yè)性、動態(tài)性的特點，檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全都會直接影響建設(shè)項目近期質(zhì)量和長遠效益。醫(yī)院基本建設(shè)項目檔案資料管理的原則為。（1）在醫(yī)院的基本建設(shè)管理和工程建設(shè)活動中形成的，具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄，均屬醫(yī)院基本建設(shè)類檔案，應(yīng)當列入歸檔管理。（2）醫(yī)院基建檔案應(yīng)當實行集中統(tǒng)一管理的原則，確保檔案資料的完整、準確、系統(tǒng)、安全和有效利用。（3）醫(yī)院基建檔案資料管理應(yīng)當要納入醫(yī)院的基建規(guī)劃、計劃、管理制度和基建人員職責范圍之中，做到基建工程一開始就與建立檔案工作同步進行；工程建設(shè)過程中，要與竣工材料的積累、整編、審定工作同步進行；工程竣工驗收時，要與提交一整套合格的竣工圖的驗收同步進行。（4） 醫(yī)院在布置基建項目工作計劃的同時，布置形成積累基建文件材料的任務(wù)。當基建項目結(jié)束后，基建部門分管基建檔案工作的負責人，組織本項目形成歸檔的基建文件材料進行整理工作。醫(yī)院基建檔案歸檔范圍、歸檔時間、歸檔份數(shù)、歸檔手續(xù)等按國家檔案局、國家計委《基本建設(shè)項目檔案資料管理暫行規(guī)定》規(guī)定實行。

結(jié) 語

醫(yī)院基建檔案是醫(yī)院全部基建活動的真實記錄，是醫(yī)院寶貴的歷史資源，體現(xiàn)了醫(yī)院基本建設(shè)的成長與發(fā)展歷程。因此，醫(yī)院基建檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要環(huán)節(jié)，對醫(yī)院效益產(chǎn)生重要影響，是醫(yī)院提高績效，增加效益，科學(xué)管理的重要保證。因此加強醫(yī)院基建檔案的科學(xué)化管理工作，是醫(yī)院面臨的新課題，應(yīng)從戰(zhàn)略高度來重視和加強醫(yī)院檔案管理工作，使醫(yī)院的基建檔案資料能更好地為醫(yī)院的建設(shè)事業(yè)不斷發(fā)揮借鑒與參考的作用。

（責任編輯：叢 軍）

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作者簡介

潘漢西 李天資 右江民族醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院