如何提高檔案工作管理水平

摘 要：檔案在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮著應(yīng)有的重要作用。為全面提高企業(yè)檔案工作管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，就必須要加大對(duì)檔案管理工作人力、物力和財(cái)力的投入，本文就如何做好實(shí)現(xiàn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化來(lái)來(lái)探討一下提升檔案管理水平的幾個(gè)基礎(chǔ)性前提。

關(guān)鍵詞：提高；檔案工作；管理水平

檔案作為一種信息資源，作為企業(yè)生產(chǎn)、技術(shù)、科研和經(jīng)營(yíng)等活動(dòng)的真實(shí)記錄的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，同時(shí)作為與企業(yè)同步發(fā)展的無(wú)形資產(chǎn)，在企業(yè)管理等各方面積極地發(fā)揮應(yīng)有的重要作用。規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理，是企業(yè)必須做好的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作。為全面提高企業(yè)檔案工作管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化，勢(shì)必要加大對(duì)檔案管理工作人力、物力和財(cái)力的投入，在機(jī)構(gòu)與組織管理、基礎(chǔ)設(shè)施、業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案開(kāi)發(fā)利用每一環(huán)節(jié)上都要把好關(guān)。

1 健全檔案組織，切實(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)

單位領(lǐng)導(dǎo)要十分重視做好檔案工作，一旦人員變動(dòng)，要及時(shí)調(diào)整檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組成員。形成了主要領(lǐng)導(dǎo)親自抓，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)抓，辦公室主任和檔案管理人員具體抓的良好工作格局。從組織保障上確保檔案工作有人管，有人抓，有人干。把檔案工作納入重要議事日程，作為年度目標(biāo)考核的重要內(nèi)容，確保單位的檔案工作與其它工作同研究、同部署、同檢查、同落實(shí)。

2 強(qiáng)化形象，提高理論和業(yè)務(wù)素養(yǎng)

檔案人員要嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度和檔案人員崗位責(zé)任制度，不斷提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和工作能力。工作中要始終堅(jiān)持一邊工作一邊學(xué)習(xí)，只有不斷的學(xué)習(xí)才能更好的提高自己。同時(shí)做到：一是向書(shū)本學(xué)習(xí)，堅(jiān)持每天擠出一定的時(shí)間不斷充實(shí)自己，端正態(tài)度，改進(jìn)工作方法；二是向周?chē)耐聦W(xué)習(xí)，工作中始終保持謙虛謹(jǐn)慎、虛心求教的態(tài)度，主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)、同事們請(qǐng)教，學(xué)習(xí)他們?nèi)蝿谌卧?、求真?wù)實(shí)的工作作風(fēng)和處理問(wèn)題的方法；三是向?qū)嵺`學(xué)習(xí)，把所學(xué)的知識(shí)運(yùn)用于實(shí)際工作中，在實(shí)踐中檢驗(yàn)所學(xué)知識(shí)，查找不足，提高自己，防止和克服一知半解的傾向。主動(dòng)接受市檔案局的工作領(lǐng)導(dǎo)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，并在單位的下屬單位及各部門(mén)設(shè)立兼職檔案員，每季度進(jìn)行一次學(xué)習(xí)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)交流活動(dòng)，有計(jì)劃、有布置、有檢查、有總結(jié)，全面提高單位檔案工作的整體水平。

3 文書(shū)處理工作是檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要基礎(chǔ)工作

文書(shū)是檔案的來(lái)源，檔案是文書(shū)的歸宿，所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的工作環(huán)節(jié)。所以，兩者又是文檔工作流程中緊密相關(guān)的環(huán)節(jié)。公文制發(fā)不僅僅決定公文本身的質(zhì)量，同時(shí)也決定了檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的質(zhì)量的問(wèn)題。我們?cè)诠闹瓢l(fā)中必須要注意解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問(wèn)題，以提高檔案實(shí)體質(zhì)量，為檔案工作實(shí)施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理打下堅(jiān)實(shí)的工作基礎(chǔ)。首先公文用紙幅面尺寸規(guī)格要統(tǒng)一、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，符合國(guó)家的有關(guān)規(guī)定。排版形式為橫寫(xiě)橫排，左側(cè)裝訂。二要注意檢查制發(fā)公文是否履行了簽發(fā)手續(xù)，是否符合審批權(quán)限，公文標(biāo)題是否準(zhǔn)確，主送單位和抄送單位準(zhǔn)不準(zhǔn)，落款是否與公文一致，有無(wú)日期等。三是文書(shū)檔案歸檔注意事項(xiàng)：1、所有歸檔材料都必須加蓋單位公章或領(lǐng)導(dǎo)簽字。2、歸檔材料必須是原件，要去掉卷內(nèi)文件上的金屬物，保持材料的齊全完整。按裝訂順序排放好，橫版的材料要將正上方向著裝訂一側(cè)（左側(cè)裝訂），新編頁(yè)碼編在右下角。如原件已破損應(yīng)予復(fù)制，復(fù)印件附于原件后一并歸檔，不能使用復(fù)印件歸檔。3、歸檔文件用紙規(guī)范，紙質(zhì)優(yōu)良，字跡清楚、耐久，不允許有各種涂抹、勾劃痕跡。必須使用碳素墨水、墨汁或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，嚴(yán)禁用圓珠筆、紅筆、鉛筆等不耐久筆書(shū)寫(xiě)。4、歸檔的文件材料，應(yīng)遵循文件之間的形成規(guī)則和特點(diǎn)，保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系，適當(dāng)考慮和區(qū)分文件材料的不同保管價(jià)值，使案卷便于保管與利用。5、案卷內(nèi)容按問(wèn)題、時(shí)間或重要程度排列。密不可分的文件材料應(yīng)放在一起歸檔，其排列順序?yàn)椋号鷱?fù)在前，請(qǐng)示在后；正件在前，附件在后；簽發(fā)稿在前，打印稿在后；結(jié)論性材料在前，依據(jù)性材料在后。6、不同年度的文件材料一般不得一起立卷，但跨年度的請(qǐng)示、報(bào)告與批復(fù)應(yīng)放在復(fù)文年度立卷；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃等放在所對(duì)應(yīng)第一個(gè)年度立卷；會(huì)議文件放在開(kāi)幕年度立卷。7、按順序編寫(xiě)頁(yè)號(hào)，無(wú)論單面或雙面只要有書(shū)寫(xiě)文字，均應(yīng)一面編寫(xiě)一個(gè)頁(yè)號(hào)，每卷頁(yè)號(hào)均從1開(kāi)始，頁(yè)號(hào)位置在非裝訂線一側(cè)的下角。

4 加強(qiáng)檔案管理，強(qiáng)化檔案室硬件設(shè)施建設(shè)

一般情況下，檔案室至少有檔案整理室、檔案利用室、檔案管理技術(shù)室。合格的檔案庫(kù)房檔案室應(yīng)具有一流的恒溫、恒濕、全自動(dòng)監(jiān)控的檔案保存專(zhuān)業(yè)庫(kù)房以及現(xiàn)代化的檔案消毒、保護(hù)設(shè)施。堅(jiān)持檔案室的溫濕度記錄，定期做好檔案的安全檢查并對(duì)破損或者變質(zhì)的檔案應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施。保管檔案目前推薦移動(dòng)型手動(dòng)、電動(dòng)密集架柜，可節(jié)省空間，管理更規(guī)范。

5 加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)建設(shè)，確保資料的完整和規(guī)范

緊密結(jié)合單位實(shí)際， 制定分類(lèi)方案，文件材料歸檔范圍、保管期限表等業(yè)務(wù)規(guī)范，按照《企業(yè)檔案工作制度》，堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理、及時(shí)完整、真實(shí)有效、保密、規(guī)范管理的原則做好檔案管理工作。檔案歸檔看似簡(jiǎn)單，其實(shí)是一項(xiàng)復(fù)雜而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎枰軓?qiáng)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，馬虎不得。檔案接收和移交要登記清楚，建立檔案統(tǒng)計(jì)臺(tái)帳，帳實(shí)相符。重要發(fā)文最好實(shí)行兩份制保管。文件閱辦完畢后，按要求及時(shí)做好檔案資料的整理、歸檔、鑒定、分類(lèi)、編目、排架、入庫(kù)，做到管理規(guī)范、利用方便。

6 實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，有利于改善檔案工作管理水平

在檔案的信息化建設(shè)中，檔案的載體、分類(lèi)，接收、保管和開(kāi)發(fā)利用上發(fā)生了一系列新變化，作為管理檔案的人員也應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)的進(jìn)行觀念和知識(shí)的更新。檔案工作者要在專(zhuān)業(yè)人員的指導(dǎo)下學(xué)會(huì)運(yùn)用專(zhuān)門(mén)的檔案信息接收管理平臺(tái)，要懂得如何控制和維護(hù)檔案信息資金源的有效性、可靠性和實(shí)時(shí)性，掌握電子檔案信息的收集和管理。檔案工作者要積極探索檔案管理工作的新方法、新路子，改變傳統(tǒng)落后的手工管理方式，建立起與現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)體制相適應(yīng)的檔案管理方式方法，既是新時(shí)期檔案工作的迫切需要，也是信息化發(fā)展的趨勢(shì)。一是建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)施檔案動(dòng)態(tài)管理。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案材料整理輸入微機(jī)。

7 檔案信息開(kāi)發(fā)利用

檔案室應(yīng)當(dāng)有完整的借閱和利用情況登記簿。檢索工具齊全、完整、配套、適用，便于查找、調(diào)閱。在檔案工作中，做好查閱服務(wù)工作，為企業(yè)的生產(chǎn)、建設(shè)等提供法律依據(jù)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)是檔案工作者的一項(xiàng)主要任務(wù)。檔案人員應(yīng)熟悉室藏檔案內(nèi)容，能做到及時(shí)準(zhǔn)確、熱情周到地為檔案查閱者提供所需的檔案資料，正確地提供有關(guān)內(nèi)容。

檔案利用是檔案整個(gè)過(guò)程中的最終環(huán)節(jié)，檔案工作的最終目標(biāo)就是能服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，服務(wù)于國(guó)家、服務(wù)于人民群眾。因此，在推進(jìn)檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作進(jìn)程中，我們必須嚴(yán)格按照檔案工作規(guī)范化管理要求，進(jìn)一步改善管理?xiàng)l件，加大管理力度，創(chuàng)新管理方法，努力推動(dòng)檔案工作取得更大的發(fā)展。

作者簡(jiǎn)介

錢(qián)娜（1977-），女，江蘇省鹽城人，，大學(xué)本科學(xué)歷，從事檔案管理工作。