提高檔案管理科學化水平的路徑選擇

蔡莉

摘 要：提高檔案管理的科學化水平不僅能推動檔案管理制度的不斷完善，還能提升我國的文化軟實力。本文闡述了當前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題，提高檔案管理科學化水平的重要作用，論述了提高檔案管理科學化水平的有效方法，希望能對檔案管理有所幫助，促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理；科學化；發(fā)展；途徑

在新的歷史形勢下，提高檔案管理科學化水平是深入貫徹與落實科學發(fā)展觀的必然要求.是提升我國文化軟實力的迫切需要，也是順應(yīng)時代信息化趨勢的必然選擇。本文就提高檔案管理科學化水平的途徑主要介紹了以下幾個方面的內(nèi)容。

1 當前檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀及問題

1.1 檔案管理制度不盡完善

檔案管理還沒有形成標準化和制度化完善的體系，現(xiàn)有的檔案管理的規(guī)章制度對很多細節(jié)都沒有做出明確的規(guī)定，特別在一些基層單位檔案管理缺乏統(tǒng)一的標準和質(zhì)量要求，責任追究和獎懲制度也沒有建立起來。由于檔案數(shù)據(jù)的龐雜又沒有完善的管理體系很容易造成卷宗混亂、檔案丟失以及檔案無序等不規(guī)范問題，這為檔案的查找和使用帶來了極大的不便。在電子檔案管理方面也由于缺乏完善的制度安排造成電子歸檔工作常常出現(xiàn)混亂，而且由于檔案容易被修改且無痕跡的性質(zhì)很難避免檔案受到人為的篡改亦或破壞。

1.2 檔案管理工作人員綜合素質(zhì)不高

檔案的管理人員在很大程度上決定著檔案管理水平的高低以及檔案服務(wù)質(zhì)量優(yōu)劣，也是檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展的重要保障。專業(yè)人員的供不應(yīng)求、高層次人才的緊缺以及部分從業(yè)人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，計算機及外語水平不高，創(chuàng)新能力不強、思想觀念落后以及管理水平達不到進一步發(fā)展的要求。這一現(xiàn)狀直接影響了在檔案管理中新技術(shù)和新方法的應(yīng)用，工作中遇到新的問題也得不到及時有效的解決，極大地降低檔案管理工作的效率甚至還會給相關(guān)部門造成不必要的損失，極大地制約了檔案管理工作的創(chuàng)新與發(fā)展。

1.3 檔案管理信息化建設(shè)水平較低

檔案管理的軟件系統(tǒng)達不到現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展的要求。而且各個單位根據(jù)自己的條件和歷史習慣選擇不同的硬件設(shè)備以及管理軟件，就使得標準化程度非常低。不僅造成了大量低水平的重復(fù)建設(shè)，低阻礙了檔案管理朝現(xiàn)代化科學化方向發(fā)展的進程，而且計算機檔案管理系統(tǒng)只能停留在輔助管理的位置上，不能發(fā)揮其應(yīng)用的作用。這也嚴重影響了檔案檢索的效率，檔案的應(yīng)用價值也隨之降低，同時也存在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化與網(wǎng)絡(luò)信息安全性之間的矛盾，也會給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成極大的隱患。

2 提高檔案管理科學化水平的重要作用

2.1 能推動我國檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展

雖然我國的檔案管理事業(yè)一直在不斷地進步和發(fā)展，但是在當今的信息時代之下，檔案管理仍然存在很多問題，阻礙著檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。提高檔案管理的科學化水平，能不斷促使管理人員提高自身的專業(yè)技能和素質(zhì)，還能促使檔案管理制度的不斷完善，提高利用信息的能力。只有這樣，才能使檔案事業(yè)適應(yīng)新的社會發(fā)展形勢，進行可持續(xù)發(fā)展。

2.2 能順應(yīng)信息化發(fā)展的時代趨勢

現(xiàn)階段，新的信息技術(shù)不斷地被運用到社會的各個行業(yè)中，檔案管理事業(yè)也不例外。提高檔案管理科學化的水平，能促使檔案管理向系統(tǒng)化、數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)變，還能創(chuàng)新檔案管理的形式，改良檔案搜集、檢索和傳播的方式。同時，提高檔案管理的科學化水平也是現(xiàn)今信息時代的趨勢，只有順應(yīng)時代大流，檔案事業(yè)才能不被歷史洪流淹沒。

3 提高檔案管理科學化水平的路徑選擇分析

根據(jù)我國國情建立檔案管理的相關(guān)機制，改變檔案管理的方式，強化檔案管理工作的相關(guān)責任制，加強對員工的管理， 從而提高檔案管理的科學化水平及工作效率。

3.1 完善檔案管理制度

在檔案管理建設(shè)過程中，通過強化其管理制度，優(yōu)化其檔案運行機制，提升檔案管理水平，是檔案管理的重要手段，更是提高檔案管理科學化水平的保障。通過科學化的管理方式，結(jié)合相關(guān)法律法規(guī)，強化檔案管理機制，不斷完善檔案管理中相關(guān)措施，如獎懲措施等，以科學，規(guī)范的管理制度對員工進行管理。檔案管理是相關(guān)部門工作的重點，落實檔案管理的相關(guān)責任制，充分發(fā)揮其主動性，完善其制度和機構(gòu)，有利于提高檔案管理的科學化水平。因此，檔案管理的相關(guān)部門應(yīng)有一定的使命感及責任感，做好檔案管理的工作，如檔案管理采集，使用及整理等環(huán)節(jié)都必須建立管理機制。根據(jù)檔案管理的工作性質(zhì)及工作崗位進行設(shè)置。其管理體系應(yīng)該實行領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)管，部門分管及專員負責的管理體制。管理模式應(yīng)分級建檔，實行集中管理。通過科學化的檔案管理方式，將檔案管理納入相關(guān)部門的業(yè)績考核中。通過改革并深化管理機制，不斷增強檔案管理的工作活力，充分調(diào)動員工的主動性及積極性，使檔案管理更加規(guī)范化、科學化、制度化。

3.2 提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平

新形勢下的檔案管理已成為一門科學，其技術(shù)更加先進，分工更加專業(yè)以及內(nèi)容更加豐富。對檔案管理者也提出了新的要求，檔案管理者不僅要掌握基本的操作技能，主要包括檔案立卷，整理，編目，著錄以及檔案保護開發(fā)等。不斷提升管理人員能力和素質(zhì)是機遇，也是挑戰(zhàn)。通過提升檔案管理人員綜合素質(zhì)水平，使其能夠掌握先進的管理技術(shù)以及現(xiàn)代化的管理手段，將其用于創(chuàng)新能適應(yīng)新形勢的發(fā)展及其要求。通過加強檔案管理相關(guān)內(nèi)容的學習，提高檔案管理的管理能力。檔案管理人員要不斷更新管理的觀念，創(chuàng)新管理的方式及方法，拓展管理的渠道，樹立管理也能出效益等觀念。檔案管理部門應(yīng)重視，培養(yǎng)及引進人才，建設(shè)復(fù)合型、創(chuàng)新型及科技型檔案人才隊伍，不僅能夠為檔案管理提供智力支持及人才保障，還能夠提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)水平。

3.3 檔案管理逐步信息化

檔案管理信息化能夠推動檔案管理事業(yè)的發(fā)展，是促進其進步，提升其現(xiàn)代化、科學化水平的主要手段。檔案管理信息化過程中，加大投入力度，不斷加強檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備的建設(shè)，從而促進檔案管理載體多樣化。通過運用現(xiàn)代化的電子計算機，提高檔案管理的自動化，電子化水平。建立信息化的檔案管理系統(tǒng)，能夠是電子檔案日益完善。

與此同時，通過應(yīng)用現(xiàn)代化的通訊技術(shù)，逐步實現(xiàn)檔案管理信息傳遞的網(wǎng)絡(luò)化，使檔案管理信息得到有效控制。將現(xiàn)代化的光學技術(shù)，應(yīng)用到檔案管理中，能夠使檔案信息存儲體積縮小，從而提升檔案存儲信息的空間，更好的保護檔案元件。

總之，要實現(xiàn)檔案管理的科學化水平的提高，提高管理人員的素質(zhì)、進行檔案信息化和標準化建設(shè)、進行技術(shù)創(chuàng)新和改變管理方式等方面開始，全方位地提高檔案管理的科學化水平，不斷促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻

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