項目檔案管理存在的主要問題

李苑

摘 要：隨著工程項目的增多，項目檔案管理工作越來越完善，但是仍然存在諸多問題，如管理制度不完善、檔案管理工作不被重視，缺乏考核力度，管理人員業(yè)務(wù)知識不全面等。

關(guān)鍵詞：項目；檔案管理；問題

1 企業(yè)項目檔案管理制度不完善

從大的層面上講，由于國際間的貿(mào)易日益緊密和增多，國際招投標工程項目已不鮮見，這對我國的項目管理工作發(fā)生了巨大沖擊，國家對建設(shè)項目管理體制改革正逐步推進，工程招投標制度！竣工驗收備案制度！監(jiān)理制度逐步完善。因此在客觀上對建設(shè)項目材料的歸檔！整理！移交和利用服務(wù)提出了新的要求，而企業(yè)建設(shè)項目檔案管理如何操作，還沒有完善的行業(yè)規(guī)范"從企業(yè)角度分析，企業(yè)檔案分類中沒有項目檔案這一類，在2006年以前，項目建設(shè)形成的檔案資料，分別歸入企業(yè)基建檔案類和設(shè)備儀器檔案類。2006年以后，國家強調(diào)了項目檔案工作的重要性，企業(yè)開始把與建設(shè)項目有關(guān)的檔案資料從基建檔案和設(shè)備儀器檔案中分離出來合在一起，按項目建設(shè)過程建立項目檔案。企業(yè)項目檔案起步較晚，管理經(jīng)驗不足，管理方式陳舊，企業(yè)部門之間職責分工不明確，其制度建設(shè)和人員配備都明顯滯后，到目前還未形成完整的管理體系，企業(yè)建立完善的項目檔案管理制度是當務(wù)之急。

2 企業(yè)對項目檔案管理工作重視不夠

在項目建設(shè)中，一個大項目往往有多個單位參與，施工時間長，有的項目時間跨度三、四年甚至更長，由于項目部不是固定常設(shè)單位，許多參加項目建設(shè)的單位，檔案意識薄弱，對項目檔案工作缺乏足夠認識，在項目建設(shè)過程中存在重建設(shè)、輕檔案的思想，認為只要把工程搞好就行，檔案資料差一點問題不大，對項目檔案不夠重視。在項目建設(shè)中一般不設(shè)專職檔案工作人員，兼職的也不固定，造成職責不清，兼而不顧， 工作不到位。沒有認識到項目檔案是項目建設(shè)規(guī)劃和管理的重要依據(jù)，是工程建設(shè)正常運轉(zhuǎn)的技術(shù)保障，因而也就沒有管好項目檔案的決心和責任"特別是在施工階段，參建單位的領(lǐng)導往往比較重視工程建設(shè)進度！質(zhì)量！資金等，而忽視了檔案工作，認為項目資料收集歸檔工作不但不能夠給施工單位帶來直接效益，反而增加了自已的工作量和施工費用成本，沒有將項目檔案工作納入項目工程質(zhì)量領(lǐng)導責任制和工程監(jiān)理！合同管理中，項目檔案在整個項目建設(shè)環(huán)節(jié)中沒有排到應(yīng)有的位置上，待到項目竣工驗收時才提到議事日程。

3 企業(yè)項目檔案考核缺乏力度

項目建設(shè)涉及到諸多部門，企業(yè)檔案部門為了保證項目檔案的質(zhì)量，雖然也制定了規(guī)章制度，但對項目參建單位沒有形成有效的管理和監(jiān)督機制，缺乏相關(guān)部門支持，缺乏力度和制約手段，在制度執(zhí)行上也不了了之。企業(yè)項目建設(shè)主管部門本身在考核項目建設(shè)時，就存在著重視工程進度、工程質(zhì)量，輕視項目資料的思想，更不會去積極落實項目檔案的責任考核。沒有考核和獎懲，參建單位的項目檔案管理意識自然不會提高。

4 企業(yè)項目檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識不全面

項目檔案作為近幾年才出現(xiàn)的/新事物0，因其關(guān)系到建設(shè)項目的總體驗.收而備受關(guān)注，在給檔案工作帶來機遇的同時，也給檔案管理人員帶來新的挑戰(zhàn)。項目檔案作為一項基礎(chǔ)性的管理工作，同時又是一項專業(yè)性很強的工作，它要求項目檔案人.員在具備檔案專業(yè)知識的同時，還必須具備項目管理相關(guān)業(yè)務(wù)知識。而目前企業(yè)的檔案人員年齡大、學歷低、知識面窄，接受新事物慢，不能很好地到現(xiàn)場指導施工單位收集！整理項目資料，對資料整理過程中遇到的疑難問題也不能給予準確解答。而施工單位的項目資料是由兼職或臨時抽人管理的，這些人沒有參加過檔案專業(yè)培訓，沒有檔案專業(yè)知識，移交給企業(yè)的檔案質(zhì)量低，往往還要拆卷返工和添補，影響項目檔案管理水平。

5 企業(yè)項目檔案管理缺少信息技術(shù)手段

目前，企業(yè)項目檔案管理還是以手工勞動為主，由于經(jīng)費投入不足，沒有配備檔案管理信息軟件，收集到資料也是紙質(zhì)的，電腦存儲的信息只是項目檔案的目錄，只能進行日常的檔案目錄錄入和檢索，沒有全文數(shù)字化錄入。缺乏現(xiàn)代信息技術(shù)，不能引入先進的管理模式、管理手段和管理方法，致使企業(yè)項目檔案管理水平止步不前，檔案管理不規(guī)范，檔案利用效果有限，很多工作開展不起來

6 企業(yè)項目檔案歸檔資料不規(guī)范

積累、收集項目文件資料歸檔是項目檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，由于企業(yè)固定資產(chǎn)投資項目從項目論證、立項、設(shè)計到施工建設(shè)等不同的階段，參與部門多，工作環(huán)節(jié)復雜，建設(shè)周期長，形成的資料分散，不同資料形成主體對項目檔案的要求不同，導致項目檔案管理不規(guī)范，存在滯后現(xiàn)象。目前，主要存在以下問題：

6.1 項目資料缺乏準確性

目前建設(shè)項目一般實行承包方式，一些施工單位對施工檔案資料的記錄、收集整理的責任心不強，記錄不及時，對于實際操作和設(shè)計要求反映的特定內(nèi)容沒能作必要的定性和定量反映，如隱蔽工程驗收記錄！工程記錄及測試沉陷！變形觀測記錄，以及水、電、暖設(shè)備及管線的安裝和性能測試數(shù)據(jù)等資料記錄不全。更有個別施工單位為了不影響工程正常交工，閉門造車，造假資料蒙混，經(jīng)常出現(xiàn)工程數(shù)量匯總表與實際不符、缺張少頁、張冠李戴等現(xiàn)象。而企業(yè)由于工期的緊迫性，把關(guān)不嚴，也存在虛假資料歸檔的現(xiàn)象。

6.2 項目資料不完整

由于建設(shè)項目文件形成的周期長，專業(yè)技術(shù)性強，很容易造成項目資料收集不完整。有的項目承包單位多，施工時間和施工順序不同，單項或部分工程完工后，有的施工單位就撤走了，施工資料如果沒有移交，就很難追回了。再就是由于認識不同，項目參與單位收集資料的測重點也不同，大部分項目普遍存在著：注重項目批復文件，忽視附件材料收集；注重項目使用有效文件，忽視未被采納的方案材料；注重施工過程的文件，忽視了交工后試運行文件的管理；注重通用設(shè)備儀器隨機文件資料，忽視了設(shè)備儀器的調(diào)試！施工安裝！系統(tǒng)調(diào)試！實驗等記錄的收集等等，項目參建單位對項目檔案管理不重視，是造成項目檔案收集不完整的一個重要原因。

6.3 項目檔案不系統(tǒng)

項目資料隨著項目建設(shè)而產(chǎn)生，從項目構(gòu)思開始到項目竣工投入使用結(jié)束，前后相互連貫、系統(tǒng)。但目前項目檔案普遍存在著項目開工了，還沒有開工報告，有的項目不按設(shè)計批復施工，隨意調(diào)整，改變投資，沒有調(diào)整批復報告，有的是有請示文件，沒有批復文件，有的先施工，然后再做施工圖"項目竣工后，拿施工圖充數(shù)。施工資料更是暗藏玄機，施工日志與施工進度不一致，有的是事后補材料，有的是事前做資料等等。項目資料不系統(tǒng)，沒有反映項目建設(shè)過程中的有機聯(lián)系。

參考文獻

[1]劉曉平.建筑工程資料指南[M].北京：機械工業(yè)出版社，2009年版。endprint