新形勢下檔案管理工作存在的問題及措施

汪曉雪

摘 要：近年來，隨著我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的快速發(fā)展，檔案管理工作有了很大的進(jìn)步。但要實(shí)現(xiàn)檔案工作的持續(xù)發(fā)展就必須不斷創(chuàng)新，與時(shí)俱進(jìn)。檔案管理工作是一項(xiàng)政策性、機(jī)密性、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，各級管理部門要充分認(rèn)識到誼項(xiàng)管理工作的重要性。文章主要對新形勢下檔案管理工作存在的問題及有效措施進(jìn)行了論述。

關(guān)鍵詞：新形勢下；檔案管理工作；存在問題；措施

目前我國的檔案管理大多還停留在傳統(tǒng)的管理階段，這給檔案部門開發(fā)檔案信息資源帶來了諸多的不便，同時(shí)也極大影響了檔案信息資源的綜合利用。檔案管理工作目前主要存在以下幾個(gè)方面的問題：思想觀念落后，對檔案工作重要性認(rèn)識不足；檔案工作管理體制混亂，檔案管理制度不完善；檔案工作基礎(chǔ)薄弱，設(shè)施簡陋；檔案管理隊(duì)伍整體素質(zhì)偏低；檔案資料收集不及時(shí)、整理不規(guī)范、分類不科學(xué)、編研乏力；檔案利用率低；檔案管理信息化程度不高。

1 當(dāng)前檔案管理中存在的問題

目前我國檔案管理的水平普遍較低，主要存在的問題如下：

（一）管理意識不強(qiáng)，檔案利用率低：檔案管理工作對各項(xiàng)工作的開展都具有十分重要的作用，檔案信息資源的有效利用可以為單位帶來巨大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是許多單位長期以來重“藏”輕“用”，對檔案利用產(chǎn)生的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益缺乏廣泛的宣傳，因此使單位員工對檔案利用效益知之甚少。由于對檔案工作重視程度不夠，檔案信息資源開發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

（二）檔案管理制度不?。喝珯n案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題。主要表現(xiàn)在：第一。檔號不規(guī)范；第二，案卷標(biāo)題不規(guī)范；第三是大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄；第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重。很多檔案的收集、保管、保護(hù)、借閱、保密等制度不夠健全，有的雖建立了一些管理制度，卻流于形式執(zhí)行不嚴(yán)。這樣嚴(yán)重?fù)p害了檔案的真實(shí)性和利用價(jià)值。

（三）檔案檢索效率不高：檔案檢索方式有手工檢索和計(jì)算機(jī)檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認(rèn)為編制的檢索工具越多檔案工作服務(wù)質(zhì)量越高。

（四）檔案硬件投入及經(jīng)費(fèi)不足：近年來，隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在管理中廣泛運(yùn)用，管理手段不斷進(jìn)步。而運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案的單位較少，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。檔案室建設(shè)不標(biāo)準(zhǔn)、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

（五）檔案專業(yè)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高：目前檔案管理專業(yè)人員隊(duì)伍在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。

2 提高檔案管理效率的措施

改觀目前檔案管理工作狀況，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化是檔案管理工作的目標(biāo)，我們還有很長的路要走，首先我們要解決的問題主要有：

2.1 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要；第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用；第三.堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者；第四，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。

2.2 改進(jìn)和完善檔案功能，使其記錄

內(nèi)容全面、客觀、動(dòng)態(tài)對檔案的功能應(yīng)進(jìn)行重新定位：一是對檔案的原有重要部分應(yīng)該予以保留；二是檔案的內(nèi)涵要進(jìn)一步豐富和擴(kuò)大，以便使所具有的功能更加適合單位對信息的需求，從而更好地為單位服務(wù)。

2.3 采用信息化管理手段

信息化是當(dāng)今社會(huì)發(fā)展的一大趨勢，它對檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用當(dāng)代科技新成果和管理新手段，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。目前，國外檔案管理很多已使用計(jì)算機(jī)，就是在國內(nèi)，使用計(jì)算機(jī)輔助管理檔案的也越來越多。實(shí)現(xiàn)人事檔案計(jì)算機(jī)輔助管理勢在必行。檔案管理必須適應(yīng)信息化要求，把電子文件妥善保管起來。特別是信息管理系統(tǒng)、資源管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、CAD/CAM系統(tǒng)等。在這種情況下，檔案部門要知難而上，積極參與企業(yè)信息化建設(shè)，使檔案管理成為信息化管理的一個(gè)重要組成部分。

2.4 做好檔案管理工作，強(qiáng)化服務(wù)意識，提高服務(wù)水平

檔案管理人員要樹立“工作就是服務(wù)”的觀念。以“增強(qiáng)服務(wù)意識”和“主動(dòng)服務(wù)”作為工作的出發(fā)點(diǎn)和歸宿。要明確服務(wù)方向，端正服務(wù)態(tài)度，樹立創(chuàng)新意識，提高服務(wù)質(zhì)量。服務(wù)的好壞是衡量檔案工作者職業(yè)道德標(biāo)準(zhǔn)的重要尺度，發(fā)揮好檔案信息資源的作用，使其充分地為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任。

2.5 提高檔案工作人員專業(yè)技能和素質(zhì)，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員工作積極性提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵

首先要把住人才人口關(guān)，注意引進(jìn)招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術(shù)、技能的人才充實(shí)檔案隊(duì)伍。同時(shí)，加強(qiáng)現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時(shí)間內(nèi)一項(xiàng)刻不容緩的工作任務(wù)。要注意加強(qiáng)干部檔案工作隊(duì)伍建設(shè)，選擇政治上可靠、作風(fēng)正派、責(zé)任心強(qiáng)的共產(chǎn)黨員從事檔案工作管理工作，注意對他們的教育培養(yǎng)，關(guān)心他們工作、生活，充分發(fā)揮他們的積極性和創(chuàng)造性。

檔案管理的好壞，在很大程度上取決于檔案工作人員。作為檔案工作人員，要注重自身專業(yè)水平的提高，通過自學(xué)、參加培訓(xùn)等方式，熟悉檔案工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學(xué)管理的原則和方法，提高工作效率，提高檔案質(zhì)量。積極探索新的管理模式，使檔案工作更科學(xué)、更實(shí)用，為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì)提供有利的資源。

2.6 實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化。拓寬服務(wù)領(lǐng)域

隨著社會(huì)科技的進(jìn)步，檔案管理的現(xiàn)代化、信息化已是新時(shí)期檔案事業(yè)發(fā)展的重要方向，一方面利用現(xiàn)代化高科技手段提高檔案工作效率，使檔案工作從落后的手工操作走向現(xiàn)代化的管理。另一方面利用現(xiàn)代化管理手段將管理檔案信息及時(shí)提供給學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、各教研組和社會(huì)有關(guān)部門，提供查閱便利，提高使用利用率，使他們親身體驗(yàn)到檔案信息的價(jià)值。促使他們更積極主動(dòng)地配合檔案部門做好檔案工作。

2.7 硬件支柱，保證檔案管理工作質(zhì)量

硬件建設(shè)是提高檔案水平的保障，同時(shí)也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立綜合檔案室，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，做足防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵措施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

總之，在新的歷史條件下，檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時(shí)代發(fā)展要求，要從觀念上更新，采取有效措施，積極探索檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)社會(huì)主義和諧社會(huì)建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

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