總帳系統(tǒng)的輔助核算功能與應(yīng)用探究

劉興毅

摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，各種企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模不斷擴(kuò)大，而生產(chǎn)經(jīng)營活動的復(fù)雜的特征也越來越體現(xiàn)出來，企業(yè)所包含的業(yè)務(wù)活動的種類越來越多，所涉及的專業(yè)領(lǐng)域也越來越廣，各種業(yè)務(wù)的工作量也越來越大。為了提高企業(yè)的管理力度和經(jīng)營效率，很多單位實施了加強(qiáng)財務(wù)管理，細(xì)化會計核算的政策，對全部工作進(jìn)行深入細(xì)致的分析，要求在此基礎(chǔ)上進(jìn)行明確的分類核算和管理。在傳統(tǒng)的方法下，企業(yè)會開設(shè)明細(xì)賬進(jìn)行核算，這樣增加了明細(xì)科目的級次，造成科目體系龐大，同時會給會計核算和管理資料的提供帶來極大的困難。計算機(jī)賬務(wù)處理子系統(tǒng)則借助計算機(jī)處理數(shù)據(jù)的特點，設(shè)置了輔助核算模塊。通過該功能模塊，不僅能方便地實現(xiàn)會計核算功能，而且能為管理提供快速便捷的輔助手段。

關(guān)鍵詞：總賬系統(tǒng)；輔助核算功能；應(yīng)用探究

1.前言

財務(wù)管理是一項極其復(fù)雜的工程，其核心的系統(tǒng)是總賬系統(tǒng)，這一系統(tǒng)能夠與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)無縫聯(lián)結(jié)，以資金流動為核心反映企業(yè)的全面管理過程，它具備基本功能和輔助功能，輔助桉算功能則可以滿足更深一層的管理要求.尤其在市場經(jīng)濟(jì)形勢下，競爭日趨激烈，企業(yè)財會部門脒要提供財政、稅務(wù)、銀行等國家職能部門要求的報表外，提供滿足企業(yè)內(nèi)部管理要求的核算資料、報表顯得尤為重要。在ERP的總賬系統(tǒng)中，輔助賬的核算涉及面廣，包括往采核算、項目核算、數(shù)量核算等，發(fā)揮輔助核算的功能駱須從完善的基礎(chǔ)設(shè)置、完整的輔助項的錄入等方面入手，高效發(fā)揮輔助賬的日常賬務(wù)核算功能，為企業(yè)即時提供翔實數(shù)據(jù)資料，為成本核算、費用控制、現(xiàn)金流量分析及動態(tài)資金運作服務(wù)。在ERP總賬系統(tǒng)中，輔助核算的種類多，狹義地說有部門核算、個人往來、客戶往來、供應(yīng)商往來、項目核算，廣義地說還包括外幣核算、數(shù)量核算、以及指定會計科目中的現(xiàn)金總賬科目、銀行總賬科目、現(xiàn)金流量科目設(shè)置、支票登記等。

2.總賬系統(tǒng)中輔助核算功能的運用

充分發(fā)揮輔助核算的功能有助于項目的核算與管理，通過各部門費用的控制，有利于即時了解部門經(jīng)費的使用情況，使得便捷的成本控制、經(jīng)費控制為生產(chǎn)、管理部門控制成本費用和節(jié)能降耗提供了方便，還有利于對成本項目、費用支出等進(jìn)行結(jié)構(gòu)性分析，為企業(yè)投資、經(jīng)營等活動提供分析。

2.1單位往來業(yè)務(wù)輔助核算

單位往來的內(nèi)容主要是指各企業(yè)之間的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，處理單位往來業(yè)務(wù)的會計科目賬戶主要包括“應(yīng)收票據(jù)”、“應(yīng)收賬款”、“預(yù)收賬款”、“預(yù)付賬款”、“應(yīng)付賬款”等。當(dāng)企業(yè)往來客戶比較多，往來業(yè)務(wù)比較頻繁，清欠、清理往來賬的工作量大時，如果繼續(xù)時應(yīng)使用手工方式的科目設(shè)置，由此可見，將地區(qū)、單位作為往來科目的二級、三級科目的設(shè)置，造成科目體系龐大，給會計工作造成了極大的不便。因此，對于往來客戶較多，往來核算管理要求高的單位來說，可使用系統(tǒng)提供的單位往來輔助核算賬。在輸入憑證時，遇到科目性質(zhì)為“單位往來”的科目，系統(tǒng)自動從單位往來通信錄文件中提取地區(qū)、往來單位，供財會人員選擇，這些往來業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)保存在憑證文件中和專門用于往來管理的數(shù)據(jù)庫文件中。

2.2個人往來輔助核算

個人往來輔助核算顧名思義就是指企業(yè)之間的內(nèi)部職員當(dāng)中發(fā)生的一系列經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往來，例如個人借款，差旅費借款等業(yè)務(wù)。由于各單位的經(jīng)營性質(zhì)、經(jīng)營方法不同，有些單位的個人往來業(yè)務(wù)很少，有些單位的個人往來業(yè)務(wù)很多，業(yè)務(wù)發(fā)生也非常頻繁。對于后者，在進(jìn)行賬務(wù)處理時，可啟用賬務(wù)處理系統(tǒng)提供的個人往來輔助核算功能。將個人往來業(yè)務(wù)的管理、清理工作納入個人往來輔助管理中，可大大減少清理工作量，有利于加強(qiáng)個人往來戶的管理。個人往來輔助核算的使用與單位往來輔助核算的原理相同。假設(shè)在手工方式下科目設(shè)置進(jìn)行個人往來輔助核算，要先對科目結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改，并將科目性質(zhì)定義為“個人往來”輔助核算。將具體的個人明細(xì)科目從原科目體系中剝離出來，把個人信息存放在個人通信錄文件中進(jìn)行統(tǒng)一管理。在輸入憑證時，遇到科目性質(zhì)為個人往來業(yè)務(wù)的科目（如：其他應(yīng)收款-個人借款或差旅費借款）時，系統(tǒng)要求用戶確定個人往來戶的名稱。記賬時，該筆業(yè)務(wù)的發(fā)生額分別記入該科目的總分類賬、明細(xì)分類賬、個人往來輔助核算賬。同樣，財務(wù)人員也可以從科目、個人的角度進(jìn)行統(tǒng)計和查詢。

2.3項目管理輔助核算

項目核算是針對專門的經(jīng)營對象的，事實上，可以作為一項工程、一種產(chǎn)品或是一個科研項目等形式出現(xiàn)。實際會計核算時，經(jīng)常要求將圍繞這些項目所發(fā)生的所有收支，按費用或收入類別設(shè)立專門的明細(xì)賬，以便更好完成對每個項目投入產(chǎn)出及費用情況的核算。按這種核算要求，在手工方式下會按項目設(shè)立二級或三級科目，再在其下級設(shè)立收支或費用明細(xì)科目。在日常業(yè)務(wù)處理中，錄入憑證時，當(dāng)輸入科目的性質(zhì)為“項目核算”時，系統(tǒng)將要求財會人員錄入或選擇項目代碼。記賬后，即可在項目輔助核算模塊中查詢各種項目核算與管理所需的賬表，即項目總賬、某科目的項目明細(xì)賬和某項目的項目明細(xì)賬，以及項目統(tǒng)計表和項目執(zhí)行計劃報告。通過該功能模塊，不僅方便地實現(xiàn)對成本、費用和收入按項目核算，而且為這些成本、費用及收入情況地管理提供了快速方便地輔助手段。

2.4部門管理輔助核算

部門核算簡言之就是對每個費用在不同部門之中的核算，如“管理費用”科目下，除了要按類別分成管理人員工資，辦公費、差旅費、業(yè)務(wù)招待費等項目進(jìn)行核算，然后還需要進(jìn)行對每個費用在不同部門中進(jìn)行核算。為了加強(qiáng)管理、提高經(jīng)濟(jì)效益，許多企業(yè)單位都實行了部門核算，考核標(biāo)準(zhǔn)包括收入和費用兩項指標(biāo)。因此，賬務(wù)處理系統(tǒng)要求提供部門核算輔助功能，即對收支類業(yè)務(wù)，除了按類別進(jìn)行核算外，還需要按部門進(jìn)行核算。如果一個單位有10個部門需要進(jìn)行部門考核核算，管理費用類別項目有10個，那么在“管理費用”科目下就應(yīng)設(shè)置100個明細(xì)科目。這種核算方式在手工條件下工作量是相當(dāng)大的，但在計算機(jī)條件下，利用系統(tǒng)提供的部門核算輔助功能，卻能輕而易舉地實現(xiàn)。輸入憑證時，若輸入科目性質(zhì)為“部門管理”的科目，系統(tǒng)將自動提示用戶輸入相應(yīng)的部門或顯示部門代碼對照表供財務(wù)人員選擇部門。在記賬時，系統(tǒng)將自動形成部門核算與管理所需的各種數(shù)據(jù)。在系統(tǒng)中，用戶可以查詢部門總賬、部門明細(xì)賬，以及自動輸出部門收支明細(xì)表和部門計劃執(zhí)行報告。

3.總結(jié)

輔助核算在總賬系統(tǒng)中發(fā)揮著極其重要的作用，一般通過核算項目來實現(xiàn)，核算項目是會計科目的一種延伸，設(shè)置某科目有相應(yīng)的輔助核算后，相當(dāng)于設(shè)置了科目按核算項目進(jìn)行更為明細(xì)的核算，但核算項目又不同于一般的明細(xì)科目，它具有更加靈活方便的特性，一個核算項目可以在多個科目下掛接，而且一個會計科目可以設(shè)置單一核算項目，也可以選擇多個核算項目，方便進(jìn)行財務(wù)管理，而且輔助核算的設(shè)置操作前后關(guān)聯(lián)性高，設(shè)置并使用得好則可以發(fā)揮出高效、準(zhǔn)確的核算作用，因此要充分利用輔助核算的功能，為會計核算及財務(wù)管理服務(wù)。輔助核算可以減輕工作量，提供翔實資料，并且有利于控制費用、降低成本以及提高財務(wù)核算的能力，可以說是對賬務(wù)處理的一種補(bǔ)充，也可以說是實現(xiàn)更廣泛的賬務(wù)處理，以適應(yīng)企業(yè)管理和決策的需要。（作者單位：鹽城市市區(qū)防洪工程管理處）

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