機關(guān)單位檔案工作開展中的老困難與新對策

蘇紅

[摘 要]檔案記載了歷史的發(fā)展過程，為時代進步提供了無可替代的財富價值。對于一個機關(guān)單位來說，檔案能夠發(fā)揮更加重要的作用，為其制度的改革和完善以及策略方針的優(yōu)化做出重要貢獻。因此要深化檔案工作的改革，解決機關(guān)單位檔案管理工作中的老困難，加快發(fā)展步伐，適應機關(guān)單位的發(fā)展。但在實際操作中存在很多因素影響機關(guān)單位檔案工作進步，引起檔案收集不夠齊備、檔案保管不完整，機關(guān)單位的具體工作的記錄不夠全面等諸多問題的發(fā)生。

[關(guān)鍵詞]檔案；機關(guān)單位；老困難；策略

[中圖分類號]G271 [文獻標識碼] A [文章編號] 1009 — 2234（2014）06 — 0170 — 02

引言：

機關(guān)事業(yè)單位開展檔案管理工作對其活動進行了實時的記錄，有利于工作場景的再現(xiàn)，也能為其以后的發(fā)展提供參考，是一筆無可替代的寶貴財富。作為國家檔案的主要來源，機關(guān)檔案存儲了大量的第一手材料和珍貴的工作經(jīng)驗，要規(guī)范機關(guān)單位的管理，提高其工作效率，擴大經(jīng)濟收益，加強機關(guān)事業(yè)單位的檔案管理工作勢在必行，是當下亟待解決的重要課題。但是隨著機關(guān)工作的不斷發(fā)展和深化，機關(guān)單位檔案管理工作中一些問題也慢慢暴露出來，這在一定程度上制約了機關(guān)單位的協(xié)調(diào)發(fā)展，本文就機關(guān)單位檔案管理工作中的老困難進行了分析匯總，并提出了相應的解決辦法。

一、 新時期機關(guān)單位檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

在這個信息化的時代，信息技術(shù)得到迅速的發(fā)展，給機關(guān)單位檔案工作的開展帶來新的挑戰(zhàn)，同時對改善機關(guān)單位檔案工作的方式也帶來了機遇，因此機關(guān)單位要在這個挑戰(zhàn)與機遇并存的信息化世界里，抓住發(fā)展機遇，沉著面對挑戰(zhàn)，積極創(chuàng)新工作方式方法，為新時期完善機關(guān)單位檔案工作提供依據(jù)。雖然目前我國機關(guān)單位檔案工作的信息化程度與歐美發(fā)達國家相比還比較落后，但是我們要迎難而上，積極規(guī)范與完善機關(guān)單位檔案工作的制度，這樣才有可能趕上歐美發(fā)達國家。而且從事機關(guān)單位檔案工作的工作人員在實踐中要積極主動，認真負責，善于發(fā)現(xiàn)新的工作模式。機關(guān)單位也要為檔案工作人員提供良好的工作環(huán)境，同時積極在機關(guān)中宣傳檔案管理工作的規(guī)章制度等，提高機關(guān)單位工作人員的意識。另外由于很多機關(guān)單位的文件是涉密的，因此在日常的工作中要做好保密工作。

二、機關(guān)單位檔案工作開展中的老困難

2.1 機關(guān)單位工作人員檔案意識薄弱

隨著社會主義經(jīng)濟的快速發(fā)展，我國的經(jīng)濟體制進行了深入的改革，機關(guān)單位將直接面臨著經(jīng)濟效益、辦事效率、生存發(fā)展等問題，而機關(guān)檔案工作是很基礎(chǔ)的信息記錄工作，不能直接解決工作人員面臨的困難，只有在某個特定的時期才能顯示出它的作用，因此很多機關(guān)單位的工作人員不重視檔案工作，缺乏檔案管理與工作流程的基本常識。

2.2 機關(guān)單位檔案工作人員缺乏

目前很多機關(guān)事業(yè)單位沒有設(shè)立專門工作人員從事檔案管理工作，檔案工作人員一般由其他的工作人員兼職。由于機關(guān)單位檔案管理的工作量很大，兼職檔案管理的工作人員不能及時處理檔案工作，這樣就影響了檔案工作的順利開展。有些機關(guān)單位的檔案管理工作人員經(jīng)常更換，在工作交替時，不能按規(guī)定清楚地交代以前的工作流程以及近期要處理的檔案，甚至造成了重要檔案文件的丟失。這些因素都嚴重影響機關(guān)單位處理檔案的質(zhì)量與效率。

2.3收集檔案材料難

在機關(guān)單位檔案工作中，最基礎(chǔ)的就是收集基層機關(guān)單位檔案材料，然后實行統(tǒng)一的檔案管理，順利收集基層機關(guān)檔案材料能促進機關(guān)檔案事業(yè)的順利發(fā)展與進步。而在實際工作中，很多檔案工作人員缺乏收集基層機關(guān)檔案材料的能力與力度，主要體現(xiàn)在歸檔工作制度的不健全，不嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行收集工作。這也給將來的檔案資料查找工作帶來了很多困難。

2.4機關(guān)單位檔案工作人員的辦公條件簡陋

在社會主義市場經(jīng)濟條件下，發(fā)展社會主義經(jīng)濟越來越重要，如果基層機關(guān)單位要完成每年的年終目標考核，那么就得必須完成相應的經(jīng)濟任務(wù)。這樣造成機關(guān)單位的工作重心嚴重偏向經(jīng)濟發(fā)展，因此對機關(guān)檔案工作的重視程度嚴重下降，投入的資金也大幅度降低，造成很多機關(guān)單位沒有自己獨立的檔案室，更沒有相對應的檔案管理設(shè)施，因此機關(guān)單位的檔案管理工作僅僅處于能維持的水平。

2.5 機關(guān)單位的檔案管理制度不完善

很多機關(guān)單位沒有適應新時代發(fā)展要求的檔案管理系統(tǒng)，一直沿用過去的檔案管理的規(guī)章制度，而且檔案資料的覆蓋面也很窄。在實際工作中，有些機關(guān)單位雖然有著健全的檔案管理制度，但是在進行檔案管理時，檔案管理工作人員不能嚴格按照規(guī)章制度保存檔案，缺乏執(zhí)行的力度，而且沒有執(zhí)行的監(jiān)督機構(gòu)。由于沒有明確的責任劃分范圍，因此有的檔案工作人員在工作中三心二意，沒有責任意識。因此機關(guān)單位要制定適應社會發(fā)展需要的檔案管理制度以及監(jiān)督制度。

2.6 機關(guān)單位的檔案信息化管理程度不高

隨著社會科學技術(shù)的發(fā)展進步，計算機技術(shù)得到快速的發(fā)展，在計算機技術(shù)的輔助下，出現(xiàn)了很多檔案信息化管理的方式方法。然而一方面有些機關(guān)單位不能跟隨時代發(fā)展的步伐，不能及時吸收利用新的科學技術(shù)與管理方法，這導致了機關(guān)單位的檔案管理效率與水平低下。另一方面有些機關(guān)單位對很多電子文件進行監(jiān)管，造成涉密文件的泄密。因此在促進檔案工作信息化的同時，也要注重文件資料的信息安全。

三、機關(guān)單位檔案工作開展中的新對策

3.1 加大機關(guān)單位工作人員對檔案工作的學習與宣傳力度

只有在機關(guān)單位的每個工作人員都對檔案工作有清晰的認識，才能引起他們的重視，才能獲得機關(guān)單位領(lǐng)導干部的支持力度。在社會主義市場經(jīng)濟快速發(fā)展變化中抓住檔案工作發(fā)展的機遇，要把基層機關(guān)單位的檔案工作統(tǒng)一納入到檔案管理系統(tǒng)中來，讓每個機關(guān)單位都重視檔案管理工作的建設(shè)。機關(guān)單位檔案部門以及工作人員要經(jīng)常向領(lǐng)導干部匯報檔案工作，讓領(lǐng)導干部了解到檔案工作的重要性，在不同的會議中要經(jīng)常講解檔案工作，這樣才能積極宣傳檔案工作，增強機關(guān)單位檔案的集中管理和歸檔保存意識。

3.2 要加強對檔案干部的管理

機關(guān)單位要積極對檔案干部進行教育培訓，強化他們的政治思想，使機關(guān)單位檔案干部能夠嚴格按照規(guī)章制度開展各種工作。還要加大對他們的業(yè)務(wù)培訓力度，提高他們的職業(yè)道德水平。各機關(guān)單位應當加大檔案干部教育培訓方面的投入力度，制定出具體的嚴格的教育培訓計劃，選派優(yōu)秀的檔案管理干部到高等院校進行專業(yè)培訓與學習。同時，也應當努力引進一些專業(yè)素質(zhì)較高的人才充實到機關(guān)單位檔案管理隊伍中來，提高機關(guān)單位檔案干部的綜合素質(zhì)。機關(guān)單位一方面可以根據(jù)檔案干部管理檔案的工作量以及專業(yè)技能水平的高低給予一定的獎勵，從而使他們有時間從事檔案整理、分類工作。另一方面機關(guān)單位領(lǐng)導干部可以從思想上、政治上、生活上、待遇上關(guān)心檔案干部，多與他們進行溝通，經(jīng)常聽取他們的意見，并且重視他們的建議?？傊岣邫C關(guān)單位檔案干部的工作熱情、創(chuàng)新意識以及責任感。

3.3 健全與完善機關(guān)單位的檔案管理制度

機關(guān)單位要積極建立與完善一系列的檔案資料的管理制度，這樣機關(guān)單位開展檔案管理工作就有章可循，有法可依，有利于檔案管理工作進入正規(guī)的發(fā)展渠道，也促進檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。隨著社會的發(fā)展進步，過去的檔案管理工作的規(guī)章制度可能不再適應現(xiàn)在社會的需要，機關(guān)單位要及時改進工作制度，并且在實踐中逐漸完善檔案管理工作制度。在進行檔案管理時，機關(guān)單位的工作人員都要嚴格執(zhí)行規(guī)章制度，保障檔案管理制度的執(zhí)行力度，合理有效地利用、開發(fā)檔案資源，從根本上使檔案管理工作走上正軌。

3.4 加強機關(guān)單位的檔案管理信息化建設(shè)

機關(guān)單位的檔案管理工作也要跟隨信息化的潮流，增強機關(guān)檔案干部的信息化觀念與意識，在檔案管理工作中運用先進的科技手段與技術(shù)，提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量。機關(guān)單位檔案管理工作人員在計算機的輔助下，要及時更新檔案內(nèi)容，準確保存各類檔案信息，充分利用計算機與掃描儀等現(xiàn)代化設(shè)備保存圖片以及聲像等檔案資料，不再簡單地只是保存文字，這樣也可以實現(xiàn)檔案資料保存的無紙化，節(jié)省保存檔案的資金與空間。同時檔案干部也要努力學習新的計算機網(wǎng)絡(luò)知識，熟練運用新的設(shè)備，這樣才能更好的促進機關(guān)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)。

3.5 轉(zhuǎn)變機關(guān)單位檔案干部的觀念

在新的形勢下，很多過去的檔案工作方式已經(jīng)不適應新時代的發(fā)展要求，因此機關(guān)單位檔案干部要及時轉(zhuǎn)變工作觀念與方式?；鶎訖C關(guān)單位檔案是對該單位工作的真實記錄，這也是機關(guān)單位的重要工作內(nèi)容。因此機關(guān)單位一方面可以通過培訓檔案干部，讓他們接觸與學習新的檔案管理方式，開闊他們的眼界；另一方面可以讓經(jīng)驗豐富的檔案干部向其他人介紹他在工作中的經(jīng)驗與方法，這樣可以使新技術(shù)與傳統(tǒng)的方法相結(jié)合，使兩者相互得到發(fā)展。這樣可以很好地轉(zhuǎn)變檔案干部傳統(tǒng)的檔案管理觀念。

四、總結(jié)：

總之，在科學技術(shù)日新月異的時代，有些機關(guān)單位的檔案管理制度已經(jīng)不適應社會的發(fā)展需求，因此要盡力改變這些規(guī)章制度，同時及時制定與更新適合時代發(fā)展要求的新的規(guī)章制度。在新的時期，機關(guān)單位檔案管理工作可能會遇到一些新問題與挑戰(zhàn)，面對新問題，只要能夠及時地找到解決這些問題的方案，那么就能促進機關(guān)單位的檔案管理工作的發(fā)展與進步。而且機關(guān)單位要注重這方面的人才培養(yǎng)，機關(guān)單位的檔案管理部門要培養(yǎng)一批具有高技術(shù)、高水準的檔案人才隊伍，不斷學習和創(chuàng)新，及時更新知識，以積極的態(tài)度應對新時期檔案事業(yè)發(fā)展。同時機關(guān)單位要充分利用新的科學技術(shù)，促進檔案管理工作向前發(fā)展，因為檔案管理的信息化符合時代發(fā)展潮流。

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