淺淡國企檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式的構(gòu)建

李曼麗

摘 要：國有企業(yè)檔案是單位在經(jīng)營過程中產(chǎn)生的原始、完整、真實(shí)、非常有保存意義的重要資料，它們記錄和反映著企業(yè)的重要經(jīng)濟(jì)活動(dòng)。單位進(jìn)行檔案管理是企業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)要求，也是推動(dòng)企業(yè)發(fā)展不可或缺的組成部分。國企檔案管理的工作內(nèi)容主要包括對(duì)檔案進(jìn)行收集、整理、管理、利用、銷毀五個(gè)環(huán)節(jié)。隨著90年代計(jì)算機(jī)的引入和信息化的發(fā)展，檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式正在逐步代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理模式，網(wǎng)絡(luò)化已經(jīng)開始呈現(xiàn)其先進(jìn)性和快捷性，但在實(shí)際應(yīng)用中不免出現(xiàn)一些的問題需要我們積極對(duì)面并找出應(yīng)對(duì)之策，本文主要就此相關(guān)問題進(jìn)行簡單分析。

關(guān)鍵詞：國企；檔案管理；網(wǎng)絡(luò)化模式；構(gòu)建

前言： 檔案對(duì)企業(yè)的重要性不僅是為企業(yè)發(fā)展提供信息和資源，還表現(xiàn)在為企業(yè)創(chuàng)造了財(cái)富和生命辦，企業(yè)想要保持健康穩(wěn)定的發(fā)展就必須要進(jìn)行有效的檔案管理，國企亦是如此。目前，利用計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理模式成為發(fā)展趨勢(shì)，需要在各企業(yè)得到應(yīng)用，以提高企業(yè)管理效率。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化實(shí)際上就是通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)企業(yè)檔案資料進(jìn)行存儲(chǔ)、管理以及利用，不僅可快速便捷記錄企業(yè)的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，還能進(jìn)行及時(shí)有效的傳遞，為國企的管理和建設(shè)提供基礎(chǔ)保障。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化具有時(shí)代性，檔案工作應(yīng)與國企管理同步發(fā)展，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式有利于檔案工作的建設(shè)、有利于人才的培養(yǎng)、有利于國企管理建設(shè)的發(fā)展。

一、 國企檔案管理信息化的重要性

1.提高了國企檔案管理工作人員的工作效率。網(wǎng)絡(luò)化必然會(huì)節(jié)省工作的時(shí)間和精力，還大大降低了出錯(cuò)率，并且方便進(jìn)行篩選錯(cuò)誤。通過計(jì)算機(jī)檔案管理可以實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化，對(duì)檔案數(shù)據(jù)只需一次錄入便可多次利用并實(shí)現(xiàn)共享，檔案信息進(jìn)行自動(dòng)統(tǒng)計(jì)并形成報(bào)表，各種報(bào)表也是自動(dòng)打印，節(jié)省大量人力。同時(shí)還方便了檢索、查詢借閱工作，通過網(wǎng)絡(luò)的搜索功能改變了過去要去庫房翻查，不僅費(fèi)用費(fèi)力還很可能查無所獲的情況，借閱查詢更是操作方便，通過網(wǎng)絡(luò)自動(dòng)生成催還記錄，對(duì)過期不還的借閱者是一種很好的監(jiān)督。

2.提高了部門的技術(shù)水平和管理效率。檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式下，管理工作一改過去的繁瑣，解脫出很大一部分工作人員，使他們有更多的精力去進(jìn)行檔案的收集和編研工作，大大提高了職能部門的工作效率。國企檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式下才能符合企業(yè)的信息化、數(shù)字化發(fā)展方向，才不至于成為企業(yè)前進(jìn)道路上的累贅，網(wǎng)絡(luò)化提高了部門的技術(shù)水平，保證企業(yè)能適應(yīng)不斷變化的外部環(huán)境，也為國有企業(yè)的科研開發(fā)提供了更安全、更便捷的生存空間。

3.保證了檔案信息的完整性。檔案是對(duì)歷史活動(dòng)的一種真實(shí)記錄和反映，國有企業(yè)每年都會(huì)有大量檔案資料要收集、整理和保管，內(nèi)容涉及文檔、科技、合同等各方面，企業(yè)需要保證這些信息的安全性和完整性。網(wǎng)絡(luò)模式的檔案管理可以很好實(shí)現(xiàn)這一要求，通過計(jì)算機(jī)無紙化操作記錄每一項(xiàng)重要信息，形成完整的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，再設(shè)上相應(yīng)的查看權(quán)限，不僅提高了檔案信息的利用率，減少了檔案管理的反復(fù)查閱性，還很好解決了檔案損壞、丟失的問題。

二、國企檔案管理網(wǎng)絡(luò)化模式構(gòu)建存在的問題

1.檔案管理體制不健全

檔案管理負(fù)責(zé)整個(gè)企業(yè)的檔案信息，理應(yīng)由企業(yè)統(tǒng)一管理，但事實(shí)上，很多企業(yè)的檔案管理卻是各部門具體負(fù)責(zé)，即各部門負(fù)責(zé)各部門的檔案資料。這樣一來，不僅造檔案資料的零散和不完整，容易引起丟失，還不方便人們查閱、使用和共享。此外，國家和行業(yè)在制度創(chuàng)新上忽視檔案規(guī)章的修編也是造成制度失靈，管理體制不健全的重要原因。

2.檔案管理措施落后

國有企業(yè)要面對(duì)的檔案信息內(nèi)容廣泛、涉及面多，如何及時(shí)有效的處理這些信息需要與之相匹配的管理手段才行。目前，我國多數(shù)國企檔案部門只是簡單地配備計(jì)算機(jī)用于文件的接收、傳遞與保存等工作，對(duì)具體的檔案管理措施尚處于半人工操作狀態(tài)，信息的收集、整理、歸檔等工作存在一定滯后性，影響了人員業(yè)務(wù)檔案的利用、編研和開發(fā)。

3.檔案管理隊(duì)伍水平參差不齊

人才是企業(yè)發(fā)展的根本，而對(duì)檔案管理工作來說，檔案管理人員的素質(zhì)則直接決定檔案管理工作的水平。檔案管理人員的技能和綜合素質(zhì)是實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的基石，如管理人員思想落后、工作缺乏創(chuàng)新、人才隊(duì)伍蕭條必須不符合企業(yè)的發(fā)展要求。目前，我國多數(shù)國有企業(yè)檔案人才建設(shè)處于初級(jí)階段，綜合水平有等提高，在利用先進(jìn)的科學(xué)理念和技術(shù)構(gòu)建企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化方面還缺乏一些能力。在年齡結(jié)構(gòu)上，青中老工作人員配置比例不協(xié)調(diào)，既通曉檔案業(yè)務(wù)又能熟練應(yīng)用信息技術(shù)的全方位人才嚴(yán)重不足。實(shí)際工作中更是缺乏鉆研精神，理論與實(shí)務(wù)不能進(jìn)行有效的結(jié)合，為構(gòu)建檔案管理網(wǎng)絡(luò)模式帶來阻力。

三、解決檔案管理網(wǎng)絡(luò)化中相關(guān)問題的對(duì)策分析

1.建立健全檔案管理機(jī)制

國有企業(yè)在創(chuàng)新發(fā)展的道路上也要重視檔案管理工作的重要性，建立健全相關(guān)檔案管理制度，如綜合性的規(guī)章制度，立卷歸檔、檔案保管制度，檔案保密、保衛(wèi)制度等，從根本上加強(qiáng)國企檔案管理制度建設(shè)，確保日常管理工作有章可循，有法可依。同時(shí)，檔案管理人員也應(yīng)根據(jù)檔案的內(nèi)容、特點(diǎn)、目的等屬性采用合理的檔案分類方法、整理形式及應(yīng)用手段對(duì)檔案材料進(jìn)行編目，制定檔案查閱及維護(hù)制度使得管理工作能夠做到有章可循。

2.加強(qiáng)國企電子檔案工作建設(shè)

信息化時(shí)代，各種信息都開始強(qiáng)調(diào)無紙化電子化，檔案管理電子化應(yīng)該無太多技術(shù)障礙，應(yīng)充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)的優(yōu)越性提高檔案管理工作。單位檔案數(shù)據(jù)要有備份保存，并注明形成檔案的時(shí)間和操作人，系統(tǒng)也要進(jìn)行日常和升級(jí)，最終形成電子檔案，方便對(duì)檔案進(jìn)行日常管理和查閱。充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)手段，發(fā)揮計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)量大、查詢速度快的特點(diǎn)建立起符合人員業(yè)務(wù)檔案信息的管理系統(tǒng)對(duì)人員實(shí)行全方位、多角度的綜合管理巳成為機(jī)關(guān)單位業(yè)務(wù)檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3.全面提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)

國有企業(yè)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化離不開管理人員的支持，人才才是檔案管理的核心，沒有人什么都做不了，只有先完善檔案管理人員隊(duì)伍的建設(shè)，才能真正實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。從事檔案管理的人員在思想政治、專業(yè)知識(shí)、綜合素質(zhì)等方面都應(yīng)符合企業(yè)檔案工作的要求。首先要轉(zhuǎn)變觀念， 加強(qiáng)思想建設(shè)，做好檔案工作的宣傳教育， 讓人們都認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，才能從根本上重視這一工作，而非敷衍了事。其次，以日常工作為基礎(chǔ)， 依據(jù)國企科技檔案管理工作對(duì)人才素質(zhì)的需求，經(jīng)過論證與討論后增加對(duì)計(jì)算機(jī)檔案建設(shè)技術(shù)、通訊技術(shù)及檔案管理網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，努力讓每一位檔案人員成為綜合協(xié)調(diào)能力較強(qiáng)、又通曉最新信息技術(shù)的全方位人才，為實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化提供人才保障。最后要培養(yǎng)檔案管理人才的創(chuàng)新意識(shí)。創(chuàng)新是推動(dòng)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的根本動(dòng)力，也是提高企業(yè)經(jīng)營效率，增強(qiáng)企業(yè)市場競爭力的核心部分，同時(shí)還是檔案部門開拓進(jìn)取的積極力量。檔案人員應(yīng)解放思想， 開拓視野， 樹立現(xiàn)代化創(chuàng)新理念， 落實(shí)理論與實(shí)踐相結(jié)合，為國有企業(yè)檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階做出貢獻(xiàn)。（作者單位：義煤集團(tuán)熱電分公司綜合辦公室）

參考文獻(xiàn)：

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