高校OA系統(tǒng)與檔案信息管理一體化建設(shè)途徑研究

王曉艷

摘 要：高校OA系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)的一體化建設(shè)是目前高校面臨的重要信息管理問題之一。通過對黑河學(xué)院OA系統(tǒng)與檔案信息管理一體化建設(shè)過程的介紹，探討了一體化建設(shè)過程中的建設(shè)需求、建設(shè)途徑、建設(shè)方法。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；檔案信息管理；一體化建設(shè)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1001-7836（2014）03-0189-02

自從2003年以來，全國各地新升本科院校正迅速成長為標(biāo)準(zhǔn)的普通高等院校，然而高校的發(fā)展程度不僅決定于其各專業(yè)學(xué)科的發(fā)展情況，同時行政辦公系統(tǒng)和檔案信息的管理也是衡量高校行政工作效率的重要指標(biāo)。目前很多學(xué)校都引進(jìn)了辦公自動化系統(tǒng)也就是OA系統(tǒng)，高校的各職能部門以及各系、研究所都可以通過OA系統(tǒng)來發(fā)布業(yè)務(wù)信息，然而絕大多數(shù)OA系統(tǒng)未能實現(xiàn)高校檔案管理信息系統(tǒng)的連接，導(dǎo)致很多信息的檔案化處理仍然處于手工工作階段，無法實現(xiàn)OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫和檔案信息數(shù)據(jù)庫的共享。因此，實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案信息的一體化管理非常必要。

[JP2]1 高校OA系統(tǒng)與檔案信息管理一體化建設(shè)需求

1.1 信息轉(zhuǎn)換與存儲

通過一體化管理使OA系統(tǒng)中的電子公文等數(shù)據(jù)及文件全文按照規(guī)定的數(shù)據(jù)格式要求進(jìn)行轉(zhuǎn)換，以實時或定時的方式歸入檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)將電子公文的相關(guān)信息包括公文的標(biāo)題、編號、發(fā)布時間、發(fā)布單位等目錄信息自動錄入到檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫中，并與相應(yīng)的字段相對應(yīng)，文件的全文以及附帶的圖像等多媒體信息將存放在服務(wù)器指定的目標(biāo)位置中。

1.2 減少冗余操作

通過一體化管理的相關(guān)處理可以對OA中的已有數(shù)據(jù)信息進(jìn)行提取和重新組合，達(dá)到相關(guān)規(guī)則的要求之后重新生成有用的數(shù)據(jù)，從而減少冗余操作，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量，同時也體現(xiàn)信息化校園建設(shè)優(yōu)化設(shè)置的目的。

1.3 穩(wěn)定性和安全性

在數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和傳輸過程中，必須保證OA系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性和系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的安全性，既確保兩系統(tǒng)原有數(shù)據(jù)的安全，不影響原有數(shù)據(jù)庫的正常工作，又能保證數(shù)據(jù)傳輸過程中的安全，確保公文信息的準(zhǔn)確性，不影響檔案工作的根本屬性。

2 高校OA系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)一體化建設(shè)途徑針對一體化建設(shè)需求，目前國內(nèi)高校主要有兩種解決途徑：一是利用聯(lián)機(jī)方式進(jìn)行傳輸歸檔，二是建立高度共享的數(shù)據(jù)庫中心進(jìn)行傳輸歸檔處理。下面詳細(xì)介紹兩種方式的工作原理。

2.1 聯(lián)機(jī)傳輸歸檔方式

這種方式可以將原有的OA系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行保留，通過技術(shù)手段實現(xiàn)這兩套系統(tǒng)的連接，從而使OA系統(tǒng)中的電子公文數(shù)據(jù)能夠通過網(wǎng)絡(luò)傳輸直接存入檔案管理系統(tǒng)[1]。這種方式在實現(xiàn)時需要開發(fā)通用的數(shù)據(jù)接口，使系統(tǒng)間可以流暢地進(jìn)行跨平臺的數(shù)據(jù)傳輸。接口程序?qū)⒃O(shè)置在OA系統(tǒng)上運(yùn)行，用戶在使用時只需通過單擊相應(yīng)的動作按鈕（如存檔或歸檔等），即可通過接口程序連接到檔案信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，從而將電子公文數(shù)據(jù)寫入數(shù)據(jù)庫中。OA系統(tǒng)的動作按鈕限制出現(xiàn)在顯示“工作已結(jié)束”的文件使用界面上，并且設(shè)置了數(shù)據(jù)控制要求，既只允許擁有“導(dǎo)出數(shù)據(jù)”權(quán)限的用戶看到這個動作按鈕，操作既簡單同時又具有安全性。具體數(shù)據(jù)導(dǎo)出時可以分為單條導(dǎo)出和批量導(dǎo)出兩種方式。單條導(dǎo)出方式由于其單次導(dǎo)出數(shù)據(jù)較少，效率不高等因素，現(xiàn)在很少使用。批量導(dǎo)出方式與之正相反，它可以單次導(dǎo)出幾百條以上的公文數(shù)據(jù)，節(jié)省時間。聯(lián)機(jī)傳輸歸檔模式的接口程序也可以實現(xiàn)定時或?qū)崟r的自動運(yùn)行。

2.2 數(shù)據(jù)庫傳輸歸檔

在現(xiàn)實工作中，高校的各個職能部門由于使用信息管理系統(tǒng)的時間不一致，并且設(shè)計者也可能不同，導(dǎo)致各部門的信息數(shù)據(jù)源各不相同，不同數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)類型、數(shù)據(jù)訪問方式等方面也都有很大的差別。因此使高校的各系統(tǒng)之間、各數(shù)據(jù)源之間不能直接進(jìn)行數(shù)據(jù)資源的交流和共享，產(chǎn)生“信息孤島”。因此，要實現(xiàn)OA系統(tǒng)與檔案信息管理系統(tǒng)的一體化管理，消除信息孤島是工作的重點之一。

目前，信息孤島的消除辦法有兩種：一種是將各職能部門的信息管理系統(tǒng)通過系統(tǒng)集成的方法進(jìn)行整合，實現(xiàn)各個系統(tǒng)的無縫連接[2]，這種方式形成的系統(tǒng)稱為集成系統(tǒng)；另一種是拋棄原有的所有信息系統(tǒng)，重新建立符合數(shù)字化校園標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)，該系統(tǒng)將面向全校的辦公自化管理、科研管理、教務(wù)管理、人力資源管理、學(xué)生工作管理、院系管理等工作，通過建立全面的、高度共享的數(shù)據(jù)中心，使以上各管理工作成為數(shù)字化校園系統(tǒng)的組成要素，各部門在自己的權(quán)限范圍內(nèi)可以共享數(shù)據(jù)中心的資源。

2.3 比較分析

通過比較分析以上兩種歸檔方法，可以得出以下結(jié)論：聯(lián)機(jī)傳輸歸檔方式適合在良好的校園網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，優(yōu)點是操作簡單易實現(xiàn)，且成本低。數(shù)據(jù)庫傳輸歸檔方式適用于良好的數(shù)字化校園環(huán)境，這種方式既解決了電子公文信息的歸檔問題，也能夠處理其他類型數(shù)據(jù)的歸檔問題。然而在現(xiàn)實生活中，鑒于第二種方法所依賴的環(huán)境要求較高，建設(shè)成本以及各方面的協(xié)調(diào)性都要求很高。因此，聯(lián)機(jī)傳輸歸檔方式是目前解決一體化工作中電子文檔歸檔的主要手段。

3 一體化建設(shè)的實踐案例分析

黑河學(xué)院的一體化建設(shè)采用的歸檔模式即為聯(lián)機(jī)傳輸方式。學(xué)院組織技術(shù)開發(fā)人員和相關(guān)的業(yè)務(wù)骨干開發(fā)設(shè)計了OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的接口，用戶通過使用OA系統(tǒng)相關(guān)界面上的“歸檔”按鈕，就可以實現(xiàn)規(guī)定時間內(nèi)的電子公文信息的批量傳輸。

3.1 數(shù)據(jù)庫設(shè)計

黑河學(xué)院辦公自動化系統(tǒng)采用文檔型數(shù)據(jù)庫，檔案信息管理系統(tǒng)采用的是SQL Server 2000 平臺，屬于關(guān)系型數(shù)據(jù)庫，系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫名稱為sdb，由檔案信息管理系統(tǒng)自動創(chuàng)建，用于歸檔文件目錄和其正文存儲路徑信息的存儲，正文則物理存儲在FTP服務(wù)器中，同時建立與數(shù)據(jù)庫中的正文路徑的映射關(guān)系。數(shù)據(jù)庫中相關(guān)表結(jié)構(gòu)如下：endprint

表f_oa_temp：ID（關(guān)鍵字），DIR（目錄ID），TAG，F(xiàn)LH（信息分類號），GDH（館代號）

表f_oa_temp_tx：MLH（原文件名），AJH（對應(yīng)f_oa_temp中ID），MTLX，YH（前兩個重復(fù)時的順序號），ZTM（名稱），F(xiàn)Z，CPH（存入檔案系統(tǒng)的文件名），F(xiàn)ILESIZE（文件大小）

表f_dag_fl：ID（對應(yīng)f_oa_temp中的DIR），C1（一級目錄名稱），C2（二級目錄名稱），C3（三級目錄名稱）

3.2 接口程序數(shù)據(jù)交換原則

辦公自動化系統(tǒng)通過接口程序的傳輸傳送到檔案信息管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)為電子文檔目錄以及電子文檔全文。

3.2.1 電子文檔目錄接口

辦公自動化系統(tǒng)傳來的文檔目錄將存儲在檔案信息管理系統(tǒng)的sdb數(shù)據(jù)庫中的f_oa_temp數(shù)據(jù)庫。ID為整型數(shù)據(jù)，不設(shè)置自動增加修改方式，由接口程序來完成賦值工作，并且值不重復(fù)。

3.2.2 電子文檔全文接口設(shè)置

電子文檔的全文保存在檔案信息管理系統(tǒng)所在硬盤的指定目錄下，存放路徑為：

文本資料 E：＼asprooting＼userfiles＼dag＼dba＼oa_temp＼text＼

圖片資料 E：＼asprooting＼userfiles＼dag＼dba＼oa_temp＼graph＼

以上文件目錄是已經(jīng)設(shè)置好的，并且接口程序具有對它們的讀寫權(quán)限。

3.3 接口開發(fā)方法、數(shù)據(jù)傳輸原理

3.3.1 接口開發(fā)方法

本次按照開放式數(shù)據(jù)庫連接標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行開發(fā)，開發(fā)接口代碼在Donimo數(shù)據(jù)庫端進(jìn)行，接口程序代碼直接嵌入辦公自動化系統(tǒng)中，具體的操作按鈕也體現(xiàn)在辦公自動化系統(tǒng)中。

3.3.2 數(shù)據(jù)傳輸原理

檔案信息管理系統(tǒng)中存放的由OA系統(tǒng)傳送過來的電子文檔目錄及文檔全文的存儲路徑是通過接口程序調(diào)用數(shù)據(jù)通道后，直接寫入檔案信息管理的數(shù)據(jù)庫sdb中的f_oa_temp數(shù)據(jù)庫表中的，其中文檔全文通過接口程序?qū)懭朕k公自動化系統(tǒng)的服務(wù)器所在硬盤的相應(yīng)目錄（oaftpdir）中，只需在辦公自動化系統(tǒng)的服務(wù)器端開啟FTP服務(wù)，并把此目錄（oaftpdir）作為FTP的根目錄，在檔案信息管理系統(tǒng)上安裝一個FTP的傳輸程序，就可以完成每間隔1分鐘讀取1次辦公自動化系統(tǒng)服務(wù)器上的FTP根目錄的操作，若有文件需處理，則傳送文件到檔案信息管理系統(tǒng)的服務(wù)器相應(yīng)目錄中，之后在OA系統(tǒng)服務(wù)器的FTP目錄中刪除此文件。

4 結(jié)論

自從接口程序通入使用以來，從前期的試運(yùn)行到后期的正式運(yùn)行，已經(jīng)經(jīng)歷了五年的時間。正式運(yùn)行后，接口性能良好、易操作、穩(wěn)定性好、數(shù)據(jù)安全性高，使用至今得到了相關(guān)工作人員的肯定。通過使用此接口程序使原來的手工歸檔工作用網(wǎng)絡(luò)操作來代替，實現(xiàn)了歸檔工作的自動化，提高了工作效率。

參考文獻(xiàn)：

[1]徐紅.OA系統(tǒng)和清華紫光檔案系統(tǒng)跨平臺數(shù)據(jù)接口的開發(fā)[J].廣西電力，2006，（1）：5-22

[2]孫建軍.信息資源管理概論[M].南京：東南大學(xué)出版社，2011：14endprint