強化大學(xué)院級教學(xué)檔案管理的思考

摘 要：院級教學(xué)檔案管理工作是大學(xué)檔案管理的基礎(chǔ)工作之一，其管理水平，直接影響高校整體的管理效果和形象，特別是實施二級管理和學(xué)分制的大學(xué)，對院級教學(xué)檔案管理的要求更高。因此有針對性的加強院級教學(xué)檔案管理，充分發(fā)揮其檔案來源、整理、歸檔等管理基礎(chǔ)與保證作用，提高院級檔案管理水平是保證大學(xué)二級管理、學(xué)分制可持續(xù)性落實的工作重點，應(yīng)引起廣大教育管理者高度重視。

關(guān)鍵詞：學(xué)分制；教學(xué)檔案；院級管理

目前各大學(xué)順應(yīng)人才培養(yǎng)特點需要普遍實施了學(xué)分制教學(xué)管理模式，但不容置疑的是，學(xué)分制相關(guān)制度、措施的有效實施與落實，需要完善的教學(xué)管理基礎(chǔ)條件和行之有效的管理模式，如實行選課制和彈性學(xué)制，模糊了專業(yè)、班級的概念，對學(xué)校的教師數(shù)量和質(zhì)量、課程的開設(shè)、教室資源管理、學(xué)生班級活動的開展、學(xué)生學(xué)籍管理等都帶來新要求，特別是對本來就比較薄弱的大學(xué)教學(xué)檔案管理工作挑戰(zhàn)更大，因為學(xué)分制下，教學(xué)檔案管理的周期更長，內(nèi)容更多、變化更大、要求更高等。而大學(xué)教學(xué)檔案的產(chǎn)生、整理、保存、歸檔等一系列管理工作的重心和基礎(chǔ)在于大學(xué)中的二級單位——學(xué)院，以學(xué)院為單位，由老師、學(xué)生、教研室、院級教學(xué)管理辦公室、各科研項目組、各研究中心等產(chǎn)生的教學(xué)檔案是構(gòu)成大學(xué)教學(xué)檔案的絕大多數(shù)。因此，強化院級教學(xué)檔案管理工作是提高大學(xué)教學(xué)檔案管理工作水平的基本途徑和保障之一，也是大學(xué)學(xué)分制能否有效、可持續(xù)開展的基礎(chǔ)條件。開展此研究有其現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

1 大學(xué)教學(xué)檔案管理工作基礎(chǔ)在學(xué)院

教學(xué)檔案是指教師、學(xué)生、管理人員在日常教學(xué)、教學(xué)管理過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、錄音、錄像等各種形式和載體的材料。對這些資料進行收集、整理、分類、歸檔、保管和使用等就是教學(xué)檔案管理。教學(xué)檔案是學(xué)校教學(xué)管理、教學(xué)實踐活動過程的真實原始紀(jì)錄，是大學(xué)教學(xué)管理水平、教學(xué)質(zhì)量、辦學(xué)成果的真實反映，是學(xué)校的寶貴財富，更是大學(xué)檔案管理的重要組成部分。

大學(xué)教學(xué)檔案一般包括教學(xué)文件檔案、教務(wù)工作檔案、教師業(yè)務(wù)檔案、學(xué)生學(xué)習(xí)檔案等。絕大多數(shù)教學(xué)檔案來源于教學(xué)第一線的院級教學(xué)單位，產(chǎn)生于教學(xué)過程中的學(xué)院、教研室、教師、學(xué)生等多個層次、多個環(huán)節(jié)，形成數(shù)量龐大、種類繁多、時間跨度大的檔案材料。因此大學(xué)教學(xué)檔案管理重點和基礎(chǔ)在于具體承擔(dān)、落實教學(xué)工作的各學(xué)院，院級教學(xué)檔案管理工作的能力、質(zhì)量和水平，決定著大學(xué)教學(xué)檔案管理的效率和效果。

因此探尋強化院級教學(xué)檔案管理的途徑與措施，提高和完善院級教學(xué)檔案管理工作質(zhì)量和水平，是保證大學(xué)校級教學(xué)檔案工作能力和水平達到學(xué)分制教學(xué)管理制度要求的基礎(chǔ)，是有效提升大學(xué)教學(xué)管理水平的必由之路，對推動我國大學(xué)教育教學(xué)改革和擴大與外交流都有客觀的、現(xiàn)實指導(dǎo)意義。

2 院級教學(xué)檔案管理存在的主要問題

現(xiàn)實中，各大學(xué)教學(xué)檔案管理往往是以大學(xué)檔案館為龍頭，以行政檔案管理規(guī)范來收集、整理、歸類和要求教學(xué)檔案的管理工作等，客觀忽視了教學(xué)工作特點以及學(xué)分制對進行檔案的特殊性要求等。加之檔案管理工作開展是以行政管理為依據(jù)，缺乏專業(yè)性的考量，因而存在如制度不完善、人員不專業(yè)、設(shè)施不齊備、不重視、信息不完整等問題，進而成為制約大學(xué)學(xué)分制管理制度有效開展與完善的基礎(chǔ)性工作瓶頸之一。

2.1 制度不完善，即沒有與學(xué)分制配套的院級教學(xué)檔案管理制度與標(biāo)準(zhǔn)

現(xiàn)實中，幾乎所有的大學(xué)對最基本的院級教學(xué)檔案管理工作都沒有配套制度和標(biāo)準(zhǔn)，仍延用過去的校級行政檔案制度和要求。而實施學(xué)分制必須要有與之配套的選課制、學(xué)籍管理制度、導(dǎo)師制、聘任制及教學(xué)質(zhì)量評估等制度和規(guī)范，同時，還要構(gòu)筑一套全?；ネǖ慕虒W(xué)管理信息平臺，包括選課運行系統(tǒng)、學(xué)籍管理系統(tǒng)、導(dǎo)師遴選系統(tǒng)、后勤保障系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量監(jiān)控系統(tǒng)、招生就業(yè)系統(tǒng)等。如果沒有配套的科學(xué)、規(guī)范的教學(xué)檔案材料，學(xué)分制的優(yōu)勢與特點根本不可能有效體現(xiàn)。

2.2 人員不專業(yè)，即無專門崗位設(shè)置和人員配備

目前，我國大學(xué)檔案工作的重心在學(xué)校一級，通過學(xué)校的檔案館機構(gòu)負(fù)責(zé)所有的檔案管理相關(guān)事宜，包括教學(xué)檔案。而在產(chǎn)生教學(xué)檔案的主體單位各學(xué)院一般沒有設(shè)置專門的教學(xué)檔案管理人員崗位，也就沒有專人負(fù)責(zé)該項工作?，F(xiàn)實中院級教學(xué)檔案管理工作多由教學(xué)秘書和部門行政秘書兼任。這些秘書平日大多忙于教學(xué)、科研、人事、辦公室等事務(wù)，不可能有多余的時間和精力來開展檔案管理工作；同時他們大多不是科班出身，缺乏系統(tǒng)的檔案及檔案管理專業(yè)知識，平時做的檔案收集與整理等工作僅憑經(jīng)驗與制度規(guī)范，并沒有具體的理論指導(dǎo)，對文件規(guī)范意識及檔案的實用價值缺乏應(yīng)有的鑒定能力，致使檔案材料的收集與整理工作具很大的隨意性。不可能很好的滿足學(xué)分制實施的檔案管理要求。

2.3 無條件，即缺乏科學(xué)管理手段、方法和必要設(shè)施等

盡管學(xué)分制在我國大學(xué)推行已多年，但迄今為止也只能稱為學(xué)分學(xué)年制，其學(xué)分制的主要特點和優(yōu)勢并沒有真正有效的被體現(xiàn)，究其原因無不與我國大學(xué)教學(xué)管理、特別是教學(xué)檔案管理等基礎(chǔ)條件不足有關(guān)?，F(xiàn)實中各大學(xué)、各學(xué)院對教學(xué)檔案管理工作少有投入，制度建設(shè)、人員配備、設(shè)施購建都不完善，缺乏科學(xué)管理的手段與方法，在大量教學(xué)檔案管理工作面前，人們普遍只能就事論事，只講數(shù)量不講質(zhì)量的開展工作。日常事務(wù)往往只是將材料放入檔案盒，沒有及時整理歸檔，建立電子文檔等，更談不上對歸檔材料的審核、保存和有效利用等。這些與學(xué)分制對教學(xué)檔案管理的基本要求不符。

2.4 不重視，學(xué)院、教師等忽視院級教學(xué)檔案管理

現(xiàn)實中，大學(xué)的教學(xué)檔案管理多處于學(xué)校綜合性檔案管理范疇之中，管理機構(gòu)、管理人員、管理制度、標(biāo)準(zhǔn)等都遵循學(xué)校綜合性檔案管理的要求，沒有就院級教學(xué)檔案管理單獨設(shè)置部門、配備人員、明確標(biāo)準(zhǔn)和制度等，很少有開展專門的研究，致使學(xué)分制背景下教學(xué)檔案的特殊性、有效性、適應(yīng)性等難以保證學(xué)分制教學(xué)管理制度的特點要求。

同時教師們普遍對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不夠，表現(xiàn)在不能保證必要的檔案按時、全面的歸檔。更有個別教師對學(xué)院、學(xué)校的教學(xué)檔案提交要求置之不理，造成個別必要的教學(xué)檔案不完整等現(xiàn)象時有存在，嚴(yán)重影響管理質(zhì)量。

2.5 檔案信息內(nèi)容不能滿足社會服務(wù)的需要

由于大學(xué)教學(xué)檔案的保存材料是建立在行政管理的傳統(tǒng)制度與規(guī)范前提下的，其內(nèi)容、種類、形式等，僅沒有做到與時俱進及時補充，更是嚴(yán)重缺乏應(yīng)用價值，時常會有需要的材料沒有、不需要的材料一大堆的難堪情況。特別是已畢業(yè)多年、小有成就的學(xué)生往往需要大學(xué)期間自己學(xué)習(xí)方面的許多信息，學(xué)校在發(fā)展過程中也需要不斷的提煉組織文化等素材，這些在現(xiàn)有的教學(xué)檔案材料中很難有收獲。這就使得檔案管理出現(xiàn)費時、費力、費人工，還產(chǎn)生不了其為教學(xué)服務(wù)、學(xué)校建設(shè)的應(yīng)有價值，更難以開展應(yīng)有的如查詢服務(wù)等社會服務(wù)，其檔案價值沒有被充分體現(xiàn)等。

3 院級教學(xué)檔案管理的強化措施

3.1 加大宣傳、重視院級教學(xué)檔案管理

高校教師、教學(xué)管理人員、學(xué)生是決定教學(xué)檔案管理質(zhì)量的主要因素。因此，加大檔案工作的宣傳力度，提高廣大師生的檔案意識和管理觀念尤為重要。教育部頒布的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確規(guī)定：“高等學(xué)校中的個人對其從事教學(xué)、科研、管理等職務(wù)活動所形成的各種載體形式的檔案材料，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定及時歸檔，任何個人不得據(jù)為己有”。大學(xué)教師、管理人員、甚至是學(xué)生都應(yīng)該清楚地認(rèn)識到，在教學(xué)活動中形成的、屬歸檔范圍的文件材料，雖然是自己勞動汗水的結(jié)晶，但是無權(quán)占為己有，這些材料是受檔案法保護的學(xué)校固有財產(chǎn)，必須保證其完整無缺，并按照規(guī)定向檔案室移交。

同時要充分認(rèn)識到院級教學(xué)檔案工作是學(xué)校檔案工作的基礎(chǔ)性保障，是學(xué)分制教學(xué)管理制度有效性的基礎(chǔ)，決定著學(xué)校檔案管理的效果，只有提高了學(xué)校、學(xué)院、教師、學(xué)生的檔案管理意識，切實重視教學(xué)檔案的管理，保證教學(xué)檔案的及時、完整、科學(xué)、有效的被整理、保存和應(yīng)用等，才有可能改變目前普遍存在的院級教學(xué)檔案管理弱化的現(xiàn)狀，有效推動大學(xué)的二級管理和學(xué)分制的有效實施等。

3.2 完善院級教學(xué)檔案管理制度與規(guī)范

隨著我國大學(xué)規(guī)模的擴大，二級管理和學(xué)分制成為各大學(xué)教學(xué)管理的主要方法，但由于諸多原因，學(xué)院并沒有足夠的管理權(quán)力和資源自主開展各項工作，日常運營管理資源的投入和制度性規(guī)范依然執(zhí)行學(xué)校一級的。因此對院級教學(xué)檔案管理工作的開展不僅沒有專門的投入，缺乏專業(yè)人才，更是沒有完善的工作制度與規(guī)范，不同學(xué)院對相同材料的處理流程、要求不盡相同等，教學(xué)檔案管理工作效率和質(zhì)量也不能滿足學(xué)校、學(xué)院發(fā)展和學(xué)分制的要求。

因此，在二級管理和學(xué)分制背景下逐步完善院級教學(xué)檔案管理制度與規(guī)范，積極構(gòu)建院級教學(xué)檔案管理體系刻不容緩。

3.3 加強檔案管理人員培養(yǎng)，保證工作質(zhì)量

由于我國大學(xué)長期普遍不重視教學(xué)檔案管理工作，致使其成為制約學(xué)分制有效落實的瓶頸。而優(yōu)秀的成績一點是優(yōu)秀的人干出來的。通過對教學(xué)檔案管理人員從流程管理的角度開展全過程專業(yè)培訓(xùn)，逐漸打造專業(yè)的檔案管理隊伍，提高教學(xué)檔案管理的能力和水平。同時通過制定統(tǒng)一的過程管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、內(nèi)容、格式和程序等，以逐步實現(xiàn)教學(xué)管理檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和電子化，真正意義上從基礎(chǔ)管理的角度提升院級教學(xué)檔案的有效性。

3.4 強化教學(xué)檔案形成過程的監(jiān)管，確保教學(xué)檔案質(zhì)量

教學(xué)檔案的有效性一定程度上取決于教學(xué)檔案收集、整理等過程的規(guī)范性，而規(guī)范性的落實必須要長期堅持執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)的、統(tǒng)一的、規(guī)范的相關(guān)制度與標(biāo)準(zhǔn)，并形成工作傳統(tǒng)和風(fēng)格。如檔案管理員要堅持原則，嚴(yán)格按制度規(guī)范辦事，檔案管理文件材料要真實、準(zhǔn)確，切忌因自己工作上的不周或外界干擾影響教學(xué)檔案的及時性和高質(zhì)量，甚至造成不良后果和惡劣影響等。特別是關(guān)系學(xué)生未來成長的檔案更應(yīng)按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一模式、統(tǒng)一要件等強化管理。

同時在工作中應(yīng)加強教學(xué)檔案的分類、整理和鑒定等。教學(xué)檔案管理質(zhì)量的前提是正確的資料歸類，然后針對不同類型和重要性，區(qū)別管理。而這往往是院級教學(xué)檔案管理的軟肋，因為沒有足夠的人力、物力、制度、規(guī)范和經(jīng)驗等。因此加強教學(xué)檔案的分類整理、鑒定工作，是確保教學(xué)檔案管理質(zhì)量的核心內(nèi)容之一。為此需要強化以下幾點：

首先，要按照學(xué)生培養(yǎng)方案的流程，明確不同檔案材料的重要性，區(qū)分不同等級或類別。針對不同等級的檔案資料采用ABC分類法開展差異性管理。

其次，加強對管理人員工作質(zhì)量的考核與評價，提高工作責(zé)任心和積極性，確保檔案管理的質(zhì)量。通過對管理人員的培訓(xùn)，明確制度性規(guī)范與要求，通過崗位職責(zé)的形式要求管理人員嚴(yán)格按制度規(guī)范、區(qū)別不同資料，正確的、有規(guī)律性的開展有效工作。

第三，加強院級教學(xué)檔案管理硬件設(shè)施與條件的投入和建設(shè)，加強對檔案實體分類理論的研究，不斷總結(jié)分類整理經(jīng)驗，提高檔案分類整理質(zhì)量，從而提高檔案管理的電子化和標(biāo)準(zhǔn)化。

3.5 積極開拓教學(xué)檔案的服務(wù)功能

檔案的生命在于它的適用性，教學(xué)檔案不能得到合理利用，只是被分門別類的鎖進檔案柜中，成為“死檔案”，那就不具有存在的價值。因此，教學(xué)檔案的管理任務(wù)之一是積極開發(fā)教學(xué)檔案的應(yīng)用價值，主動為教學(xué)管理工作和學(xué)生服務(wù)。如將教學(xué)管理制度、優(yōu)秀教師的講稿、教案、教學(xué)工作總結(jié)、教學(xué)研究論文、歷年的試題、學(xué)生考試的試卷分析、優(yōu)秀畢業(yè)論文、師資情況、教師歷年的科研成果等匯編成冊，供廣大教師、教學(xué)管理人員、教學(xué)研究人員以及學(xué)生查閱等。這不僅能教學(xué)檔案管理的良性循環(huán)，更能夠豐富教學(xué)資源，改進教學(xué)管理、提高學(xué)校辦學(xué)水平和教師的素質(zhì)，最大限度地發(fā)揮教學(xué)檔案在高等教育教學(xué)各環(huán)節(jié)的基礎(chǔ)性作用。

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