淺談中小學檔案的信息化管理

李東玉

摘 要：當前我國已經進入信息化時代，如何應用新型技術手段進行檔案管理，是擺在每一個檔案管理人員面前的主要問題。隨著計算機技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當前檔案管理要求嚴重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中廣泛應用電子檔案技術，因此在檔案管理工作中一定要應用信息技術。為此，筆者根據中小學檔案管理的現狀，結合自身多年的工作經驗，對中小學檔案信息化管理工作做了初步探討。

關鍵詞：信息化；檔案管理；檔案

隨著信息化技術的快速發(fā)展，信息在社會生活中的重要越來越明顯，信息資源是經濟發(fā)展的重要條件，在單位各項工作開展中，信息化建設工作是重中之重。隨著信息化技術的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理模式已與當前快速發(fā)展的時代嚴重脫節(jié)，要求在檔案管理工作中應用電子檔案，這種狀況對檔案管理人員提出了新的要求。要求檔案管理部門要及時轉變工作思路，將工作重點放在迅速將文件、圖片、錄音和錄像轉變?yōu)閷嵱眯畔⒎矫妫π畔⑿枨笳咛峁﹥?yōu)質服務。

1 中小學檔案實現信息化管理的巨大優(yōu)勢

從目前情況看，中小學檔案管理多停留在傳統(tǒng)的人工管理階段，不但給檔案資料的收集、整理、立卷、歸檔等帶來諸多不便，而且由于檢索手段落后，更是給檔案的存放保管、提供利用、更新達標以及日常維護帶來很多困難。因此，為了跟上科技發(fā)展腳步，充分發(fā)揮檔案作用，必須建立與社會前進步伐相適應的、與社會發(fā)展要求相一致的中小學檔案管理信息化體系。第一，中小學檔案信息管理系統(tǒng)廣泛應用計算機處理圖文聲像等原始檔案信息，并以硬盤、光盤、錄音帶、錄像帶等介質貯存，具有處理迅速、存儲量大、查閱方便、保存期限長等紙質檔案所無法比擬的優(yōu)勢，可以更方便地為檔案查閱、交流、使用等提供全方位服務。第二，中小學檔案信息管理系統(tǒng)的建立和完善，可以為學校培養(yǎng)和造就高素質的專職檔案工作人員，從根本上解決目前中小學檔案管理人員知識面較窄、知識老化、知識結構不合理、現代化管理水平不高等具體問題。

2 中小學檔案實現信息化管理的策略

中小學檔案管理信息化是一項系統(tǒng)工程，必須統(tǒng)籌考慮，有序運作，多方面共同努力，方能達到預期目的。

2.1 確定檔案信息化管理的標準

要以超前的戰(zhàn)略眼光，制訂本地區(qū)、本部門、本學校的檔案管理信息化系統(tǒng)所必須具備的基本要求和基本標準，并隨著信息技術的發(fā)展而不斷充實完善、更新提高。認真遵照檔案信息化建設標準，進行檔案管理系統(tǒng)的構建，使組成系統(tǒng)的各個節(jié)點都達到要求的水平，并通過網絡加以連通，以提高系統(tǒng)的綜合能力，發(fā)揮出整體優(yōu)勢。

2.2 把實體管理變?yōu)樾畔⒐芾?/p>

在傳統(tǒng)檔案管理當中，檔案存在形式一般是紙質、圖片、錄音、錄像等，在整理檔案資料時都是利用手工操作完成，由于管理過程涉及材料的收集、整理、編目、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供使用等多個方面，所以檔案工作人員工作量巨大，操作步驟非常復雜。由于需要對大量的檔案資料進行保管，所以檔案管理部門不能對已經存在的檔案資料進行提煉和加工，導致大量的檔案信息資源遭到浪費。隨著在檔案管理工作中引入大量的現代化管理技術和設備，尤其是引入了計算機、光盤和多媒體技術，促進了檔案管理工作的現代化發(fā)展，對傳統(tǒng)檔案管理模式形成了有力沖擊?，F階段，檔案管理工作主要以信息為主，運用現代化管理方法管理檔案信息資源。經過信息處理的檔案資源可以實現多平臺使用，只有使檔案資源實現信息化，檔案資源才能充分發(fā)揮自身價值，使檔案管理工作在經濟發(fā)展、科技進步和社會繁榮等方面提供優(yōu)質服務；可以為人們帶來一定的經濟效益和社會效益，在未來國民經濟發(fā)展中一定會擔當重要角色。

2.3 建立有效的信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用電子檔案

實現檔案的信息化管理，要求必須建立文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，所以，檔案管理部門要做好下面這些工作：一合理設計在廣泛應用計算機條件下的文件檔案管理工作流程，使其符合檔案信息管理的要求；二根據文件處理方式，設計檔案信息化系統(tǒng)軟件；三在信息系統(tǒng)中，要根據工作需要，建立完善的內部控制制度，保證檔案材料的安全。在利用電子檔案時，首先要考慮到電子檔案的真實性。在實際操作時，因為檔案材料從電子文件到歸檔沒有程序化管理系統(tǒng)，系統(tǒng)間的直接鏈接無法實現，所以在當前技術條件下，還不能保證電子文件原數據的完整性，很多電子檔案與其對應的紙質檔案并沒有建立一致的管理辦法；用來保存電子檔案的載體不能長期使用等，都對檔案的真實性和安全性形成了影響。再有，電子檔案的安全性，由于在檔案管理工作中大量應用網絡技術，使電子檔案的應用范圍大量擴充，并隨之出現了數量的增長，但存在的主要問題就是計算機病毒問題和黑客的攻擊問題，有效預防計算機病毒的入侵，抵御黑客的攻擊，才能保證電子檔案的安全。最后，電子檔案的法律效力問題，電子檔案的存在沒有固定載體，因此，就不易制訂相關的法律條文，所以在當前的法律認定方面，依然沒有涉及光盤、磁帶和磁盤等。

2.4 提高檔案工作者的專業(yè)素質，實現檔案管理的科學化，安全化

現代化的設備需要人來操作，檔案工作信息化需要人來實現?，F代化知識將成為每一位檔案工作者知識構成的要素，同時，也深刻地影響檔案工作隊伍的結構，因此，建立一支具有現代科學技術知識和業(yè)務知識的專業(yè)隊伍是至關重要的：首先，現代科學成果在檔案管理中的大量運用，迫使檔案工作者要不斷學習和掌握管理的有關知識，其中尤為重要的是計算機、數學等學科的知識，它們對檔案管理實現信息化、現代化具有直接作用。其次，全面掌握檔案專業(yè)知識，如具備檔案學、檔案管理學、文書學、目錄學、檔案自動化管理以及檔案著錄、標引、檢索、編研、復制、修裱等有關檔案專業(yè)知識和基本技能。再次，從檔案管理現代化發(fā)展趨勢看，檔案工作者必須掌握檔案管理現代化技術，進行檔案信息分析與研究，提供高層次檔案信息咨詢與服務等三方面的能力。檔案管理人員必須不斷學習相關知識，上級檔案管理部門要積極創(chuàng)造條件，有計劃的選送檔案管理人員進行離崗培訓，進一步深造，還可以采取以老帶新、以強帶弱的辦法，互幫互學等，建立梯隊型人才結構和復合型人才群體。

檔案信息安全是現今檔案管理工作的生命線，信息安全素質是指在網絡環(huán)境中管理電子文件的信息安全的意識和能力。研究檔案管理者的素質，有利于拓寬檔案管理保護領域，發(fā)展檔案管理學的理論研究，完善檔案信息安全管理體系。對檔案管理事業(yè)的健康、有序、可持續(xù)發(fā)展和促進檔案信息化建設都具有重要的現實意義。

總之，在信息化條件下電子檔案已在檔案管理工作中占有非常重要的地位。檔案部門一定要轉變觀念，改變傳統(tǒng)的檔案管理模式，建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，使檔案管理工作更好地適應信息時代發(fā)展的要求，為經濟建設和社會發(fā)展服務。中小學檔案管理信息化是教育信息化的重要組成部分，教育信息化為中小學檔案管理信息化創(chuàng)造了必要條件。沒有中小學檔案管理信息化的教育信息化是不充分的，也是不完整的，中小學檔案管理信息化的實現必將有力地促進教育信息化的發(fā)展和完善。

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