西藏高校檔案數(shù)字化建設(shè)情況調(diào)研報告

李麗

摘 要：文章基于對西藏自治區(qū)六所高校檔案數(shù)字化問卷調(diào)查資料，對數(shù)字化的建設(shè)規(guī)劃、硬件設(shè)施、軟件配備、網(wǎng)站建設(shè)以及數(shù)字化數(shù)據(jù)掛接等情況展開了較為系統(tǒng)的分析。分析結(jié)果發(fā)現(xiàn)：檔案數(shù)字化建設(shè)基礎(chǔ)條件具備，但存在觀念上的障礙、制度上的缺陷以及基礎(chǔ)薄弱、人才短缺等問題，需要改變慣性思維，充分利用后發(fā)優(yōu)勢，加強(qiáng)頂層設(shè)計和整體規(guī)劃，重視人才建設(shè)，注重人才儲備以促進(jìn)檔案數(shù)字建設(shè)的更好實施。

關(guān)鍵詞：西藏高校；檔案數(shù)字化；調(diào)研報告；有待規(guī)范

一、調(diào)研目的

《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出了“全面推進(jìn)檔案資源存量數(shù)字化”的發(fā)展目標(biāo)，并預(yù)計到2020年“全國省級、地市級和縣級國家綜合檔案館館藏永久檔案數(shù)字化的比例分別達(dá)到30%～60%、40%～75%和25%～50%”?，F(xiàn)階段的西藏高校檔案信息化建設(shè)相對滯后，大多處于初始階段的檔案數(shù)字化項目啟動開展期，目前西藏自治區(qū)內(nèi)諸多機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位正在實施檔案數(shù)字化工作，但檔案機(jī)構(gòu)和部門因缺乏相應(yīng)實踐和經(jīng)驗指導(dǎo)，很容易因項目的盲目跟風(fēng)、倉促上馬，將其他區(qū)域不同類型檔案數(shù)字化中使用的設(shè)備與流程照搬到本區(qū)域、本機(jī)構(gòu)和本部門，而導(dǎo)致相關(guān)的資源重復(fù)購置或閑置浪費(fèi)；或者因決策流程的“生搬硬套”、數(shù)字化的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范不統(tǒng)一而使檔案數(shù)字化的質(zhì)量下降。

為廣泛了解西藏高校檔案館藏的基本情況和檔案機(jī)構(gòu)館藏資源的實際情況，課題組成員通過暑期赴藏調(diào)研，對西藏六所高校檔案機(jī)構(gòu)檔案數(shù)字化開展情況，尤其是如何確保數(shù)字化質(zhì)量的實際措施，展開細(xì)致的實地調(diào)研以及獲取最直觀的感受，以此支撐起本課題的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，同時通過對設(shè)計調(diào)查問卷，對區(qū)內(nèi)高校檔案信息門戶或檔案工作板塊開展相關(guān)訪問，對前期數(shù)據(jù)歸納和補(bǔ)充。本調(diào)研報告采取問卷調(diào)查、數(shù)據(jù)統(tǒng)計和人物訪談相互佐證的“三重證據(jù)”法，力求對西藏高校目前的檔案信息化建設(shè)情況做客觀實際的探討，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的對策，筆者結(jié)合西藏地區(qū)的區(qū)域特征和高校檔案館藏的特有類型，分析數(shù)字化質(zhì)量提升的可能路徑和檔案數(shù)字化質(zhì)量管控體系的構(gòu)建模式，以期對西藏自治區(qū)同類檔案數(shù)字化工作有一定的參考性和前瞻性。

二、西藏高校檔案數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀

以西藏高校檔案數(shù)字化建設(shè)為主要研究對象，問卷調(diào)查分兩步。2020年3月～4月，課題組針對西藏自治區(qū)六所高校檔案數(shù)字化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、館庫資源建設(shè)、檔案網(wǎng)站建設(shè)以及經(jīng)費(fèi)投入等方面對網(wǎng)絡(luò)檢索、電話調(diào)查和實地探訪，得到大量調(diào)查內(nèi)容，2020年5月又對調(diào)查內(nèi)容進(jìn)一步核實，利用“問卷星”小程序的調(diào)查問卷，對西藏自治區(qū)的六所高校的檔案數(shù)字化監(jiān)理和外包培訓(xùn)等情況開展調(diào)查，收到有效答卷23份。

結(jié)合從收回問卷的情況來看，有來自西藏大學(xué)、西藏民族大學(xué)、西藏藏醫(yī)藥大學(xué)、西藏警官高等?？茖W(xué)校、拉薩師范高等?？茖W(xué)校和西藏職業(yè)技術(shù)學(xué)院，目標(biāo)對象的覆蓋率為100%，調(diào)查的結(jié)果基本上能夠如實反映西藏高校檔案數(shù)字化建設(shè)的大致情況。

1.檔案數(shù)字化的基礎(chǔ)建設(shè)情況

從調(diào)查結(jié)果來看，在數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃方面，六所西藏高校檔案機(jī)構(gòu)均制定了有關(guān)檔案信息化建設(shè)的中、短期規(guī)劃，并將檔案數(shù)字化納入本高校信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃，有正在開展或?qū)⒁_展的檔案數(shù)字化項目，個別條件較好的高校檔案機(jī)構(gòu)在檔案數(shù)字化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算和資金投入也在逐年增加，但大多西藏高校的每年增量檔案數(shù)字化建設(shè)多為專項經(jīng)費(fèi)，并未將增量檔案數(shù)字化建設(shè)列為信息化建設(shè)規(guī)劃的持續(xù)性項目。

在檔案數(shù)字化的硬件建設(shè)方面，調(diào)查涉及的西藏高校檔案館（室）均具有相對獨(dú)立、封閉、方便管理以及安裝監(jiān)控等的數(shù)字化加工場所。作為檔案數(shù)字化的常用設(shè)備和基本設(shè)備已經(jīng)得到普及，六所高校均擁有數(shù)量不等的計算機(jī)、打印機(jī)和復(fù)印機(jī)、掃描儀，在此基礎(chǔ)之上，并均已組建用于利用數(shù)字檔案的局域網(wǎng)，但大多無獨(dú)立的專用數(shù)據(jù)機(jī)房，沒有或者與校內(nèi)其他單位共用數(shù)據(jù)機(jī)房，以存放檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)和電子檔案文件數(shù)據(jù)。除此以外，西藏高校檔案機(jī)構(gòu)在磁盤陣列、查閱終端機(jī)、交換機(jī)、機(jī)柜和UPS供電系統(tǒng)檔案數(shù)字化的硬件建設(shè)方面略顯不足。

在檔案數(shù)字化管理的軟件配備方面，西藏高校檔案機(jī)構(gòu)均已應(yīng)用或打算采購相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，具體表現(xiàn)為：一所高校未使OA案管理軟件，目前均未升級為數(shù)字檔案館綜合管理系統(tǒng)。在檔案管理軟件的品牌選擇上，因高校檔案機(jī)構(gòu)本身缺乏自主研發(fā)能力，西藏高校之間并無統(tǒng)一的品牌，在使用年限上均為近三年新采購的軟件系統(tǒng)，使用年限在三年以上的僅有兩家，對檔案管理軟件的整體使用評價良好，但也存在著檔案管理系統(tǒng)檢索結(jié)果不全面與高校辦公自動化系統(tǒng)銜接不暢、系統(tǒng)升級換代服務(wù)不及時、年度維護(hù)費(fèi)用太高等不友好的用戶體驗。

在檔案網(wǎng)站的建設(shè)方面，六所西藏高校檔案機(jī)構(gòu)中有一家有獨(dú)立的檔案信息網(wǎng)站，包括網(wǎng)站設(shè)計、運(yùn)行維護(hù)和數(shù)據(jù)更新，另有三家將網(wǎng)站管理納入高校信息化建設(shè)的統(tǒng)一規(guī)劃中。其中西藏民族大學(xué)檔案信息網(wǎng)具有一定的代表性，提供的檔案信息內(nèi)容包括檔案信息公告、業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案業(yè)內(nèi)動態(tài)等模塊，旨在為高校提供便捷的人才培養(yǎng)、科學(xué)研究、服務(wù)社會的服務(wù)入口。

在檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的掛接方面，六所西藏高校存在發(fā)展不均衡的現(xiàn)象。大多高校并未實現(xiàn)檔案數(shù)字化成果的全數(shù)據(jù)掛接，其中西藏民族大學(xué)已完成館藏檔案數(shù)字化項目，并同時完成了檔案電子數(shù)據(jù)的掛接功能，實現(xiàn)數(shù)字化檔案副本及數(shù)據(jù)全文的存儲、查詢、管理以及導(dǎo)入功能，初步具備數(shù)字檔案館雛形，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全文檢索，并探索辦公自動化系統(tǒng)的對接、歸檔，逐步實現(xiàn)電子文件歸檔與電子檔案接收的規(guī)范化、常態(tài)化。

2.檔案數(shù)字化的項目建設(shè)情況

在檔案數(shù)字化方式選擇上，西藏高校檔案機(jī)構(gòu)均采用或者有意向采用數(shù)字化外包服務(wù)的方式實施本單位的檔案數(shù)字化建設(shè)。按照國家檔案局有關(guān)檔案數(shù)字化服務(wù)的相關(guān)條款，數(shù)據(jù)檢驗的方式為計算機(jī)自動檢驗，檢驗合格率應(yīng)為100%。其他以卷或件為單位采取人工抽檢的方式，抽檢率不得低于5%。檔案數(shù)字化驗收抽驗的主要內(nèi)容包括：數(shù)據(jù)庫條目和數(shù)據(jù)內(nèi)容對應(yīng)的準(zhǔn)確性，抽檢合格率應(yīng)為100%，其他內(nèi)容的抽檢合格率應(yīng)不低于95%。抽檢合格才能通過項目驗收，抽檢不合格則要求承包方返工直至抽檢合格。在檔案數(shù)字化的館藏類型上，數(shù)字化檔案或計劃列入數(shù)字化項目的檔案占館藏檔案的數(shù)量比超過90%，大多采用年度倒溯式逐步完成對館藏存量的檔案數(shù)字化。各高校檔案館藏還有一定比例的漢藏雙語檔案，多為文書檔案、特色檔案。在檔案數(shù)字化的優(yōu)先級上基本能夠按照利用頻繁的學(xué)籍、文書、基建檔案、價值珍貴的檔案、面臨字跡消退、載體脆化風(fēng)險的檔案以及特色檔案和歷史檔案等的優(yōu)先次序。

在數(shù)字化人才隊伍建設(shè)方面，檔案數(shù)字化項目的實施一般是在保證檔案館（室）正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提下開展的，為保證檔案安全，一般需要專人負(fù)責(zé)檔案的調(diào)檔出庫與接收歸庫，以及對外包方提交的數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)檢。涉及調(diào)研的西藏高校檔案機(jī)構(gòu)在此方面均出現(xiàn)人員不足，尤其缺乏數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)檢工作所需的計算機(jī)專業(yè)和精通藏語的人員類型。

在數(shù)字化項目監(jiān)理方面，西藏7所高校只有西藏民族大學(xué)已經(jīng)開展并完成了館藏存量檔案數(shù)字化，所以此處主要以西藏民族大學(xué)的檔案數(shù)字化工作為調(diào)查樣本。調(diào)研發(fā)現(xiàn)，西藏民族大學(xué)檔案數(shù)字化項目以國有資產(chǎn)招標(biāo)，能夠規(guī)范檔案數(shù)字化服務(wù)的承包方工作，并采取必要的監(jiān)理措施，比如考察承包方的資質(zhì)和信用，接收發(fā)包方在檔案數(shù)字化服務(wù)外包工作中形成的交接、總結(jié)材料等重要文件的歸檔保存。

三、存在的主要問題

近年來，西藏高校檔案機(jī)構(gòu)普遍開始探索現(xiàn)代化管理手段在檔案管理中的運(yùn)用，檔案數(shù)字化的常用設(shè)備和基本設(shè)備已經(jīng)得到普及，檔案管理系統(tǒng)已經(jīng)開始應(yīng)用，檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案全文數(shù)據(jù)庫建設(shè)基礎(chǔ)已經(jīng)具備，但是也存在著一些問題。

1.觀念障礙

部分高校對檔案數(shù)字化、信息化建設(shè)缺乏足夠重視，具體表現(xiàn)在：（1）部分檔案機(jī)構(gòu)因為對檔案工作缺乏足夠的重視，檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃浮于表面或者雖有檔案數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，但規(guī)劃落地不到位、實施不徹底。（2）部分西藏高校檔案機(jī)構(gòu)的檔案管理工作觀念落后，認(rèn)為現(xiàn)有查檔方式可以滿足檔案利用需求，沒有認(rèn)識到檔案數(shù)字化建設(shè)的必要性，落后的檔案管理觀念嚴(yán)重制約著檔案管理的規(guī)范化和現(xiàn)代化，對西藏高校檔案數(shù)字化工作在觀念上造成了障礙。

2.制度缺陷

西藏高校檔案機(jī)構(gòu)具體表現(xiàn)在：（1）檔案機(jī)構(gòu)的行政級別低，均為科級及科級以下建制，在機(jī)構(gòu)名稱上除西藏大學(xué)為檔案館，其余均為檔案中心或檔案室。行政級別不高的現(xiàn)狀也嚴(yán)重影響了檔案數(shù)字化過程中檔案機(jī)構(gòu)所能調(diào)度的人力、物力、財力資源。（2）檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃，西藏高校檔案館館際之間信息化發(fā)展不均衡、不統(tǒng)一，不僅高校和高校間檔案信息化發(fā)展的程度不一，館際合作和交流較少，缺乏館際互聯(lián)互通，各高校內(nèi)部教務(wù)管理系統(tǒng)、辦公自動系統(tǒng)以及學(xué)籍管理系統(tǒng)等與檔案管理系統(tǒng)的銜接不順暢，規(guī)劃銜接滯后，造成數(shù)據(jù)接口不統(tǒng)一，銜接不良，為后續(xù)檔案數(shù)字化、信息化、一體化增加了難度。

3.基礎(chǔ)薄弱

檔案高校檔案數(shù)字化工作還存在著基礎(chǔ)薄弱的問題。主要表現(xiàn)在起步比較晚，自主能力較弱，對外包服務(wù)的依賴性大。數(shù)字化前期工作準(zhǔn)備不充分，比如在檔案數(shù)字化之前的庫房清點(diǎn)、檔案鑒定等。檔案數(shù)字化工作自主性弱，嚴(yán)重依賴外包服務(wù)。檔案數(shù)字化過程中的數(shù)據(jù)檢驗：把控不嚴(yán)，缺乏有效的監(jiān)督，起步較晚，各自為政，標(biāo)準(zhǔn)不一，發(fā)展?fàn)顩r不均衡。

4.資金瓶頸

西藏高校檔案數(shù)字化工作還存在著嚴(yán)重的資金瓶頸。資金投入嚴(yán)重不足，造成檔案數(shù)字化工作開展緩慢，數(shù)字檔案館、智慧檔案館建設(shè)嚴(yán)重滯后。雖然已經(jīng)實施或者正要實施檔案數(shù)字化，檔案數(shù)字化的基本條件已經(jīng)具備，但檔案數(shù)字化的人、財、物等必備條件依然捉襟見肘，存量檔案數(shù)字化進(jìn)程緩慢，也嚴(yán)重影響后續(xù)檔案數(shù)字化成果的利用效果。

5.人才短板

檔案數(shù)據(jù)質(zhì)檢工作要求高，檔案數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)繁多，涉及著錄、數(shù)字化、數(shù)據(jù)和檔案實體等諸多內(nèi)容，專業(yè)性強(qiáng)，而檔案部門自身人員不足以滿足抽檢的工作需求。若將質(zhì)檢工作項目單獨(dú)承包給第三方公司，又難以避免公司質(zhì)檢私下串通，最后抽檢壓力仍然在檔案部門自身。若聘請臨時人員，難以保證其專業(yè)性，項目實施階段性特征還會造成臨聘人員的不穩(wěn)定。檔案工作是一項專業(yè)性很強(qiáng)的工作，數(shù)字檔案館（室）建設(shè)對專業(yè)人才的要求更高，各地具有檔案管理知識的專業(yè)人才匱乏，同時具備計算機(jī)專業(yè)技能的更少。由此所產(chǎn)生的結(jié)果，便是西藏高校檔案館（室）中，作為檔案目錄著錄工作缺乏科學(xué)規(guī)范的指導(dǎo)，前期標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，存在目錄著錄進(jìn)展緩慢且質(zhì)量參差不齊等情況，加大了后續(xù)工作的難度和成本，造成了部分重復(fù)建設(shè)。

四、調(diào)查結(jié)論與對策

1.調(diào)查結(jié)論

根據(jù)以上問卷統(tǒng)計與分析，本次調(diào)研可以得出如下結(jié)論：當(dāng)前西藏高校檔案數(shù)字化建設(shè)情況在近幾年基于后發(fā)優(yōu)勢，有較大進(jìn)步，檔案數(shù)字化項目大多正在開展或正在籌備中，但同東南沿海等發(fā)達(dá)地區(qū)的院校相比，依然存在著整體發(fā)展滯后、軟硬件基礎(chǔ)薄弱、西藏高校間檔案數(shù)字化發(fā)展不平衡和檔案數(shù)字化成果開發(fā)利用效果不佳等問題。

2.對策建議

（1）增強(qiáng)檔案意識，改變慣性思維，充分利用后發(fā)優(yōu)勢。首先，西藏高校檔案部門需摒棄邊緣部門的思想和行為習(xí)慣，放棄“等、靠、要”的路徑依賴，在創(chuàng)新思路和主動作為上做文章。積極加強(qiáng)檔案宣傳，增強(qiáng)檔案意識，發(fā)揮后發(fā)優(yōu)勢，利用援藏資源，加強(qiáng)館際和行業(yè)間的交流與合作，關(guān)注行業(yè)動態(tài)，積極落實習(xí)近平總書記關(guān)于“檔案資源”的重要指示，把檔案數(shù)字化上升到“開發(fā)檔案資源”的高度上來。規(guī)范管理，夯實基礎(chǔ)，充分利用后發(fā)優(yōu)勢，實現(xiàn)西藏高教系統(tǒng)檔案事業(yè)的跨越式發(fā)展。

（2）正確制定檔案信息化的整體規(guī)劃，加強(qiáng)頂層設(shè)計和統(tǒng)一規(guī)劃西藏各高校的檔案館藏資源雖然各有特色、差別很大，亟須檔案數(shù)字化的檔案類型和可能面臨的實際問題也千差萬別，但需秉承的原則卻指向唯一——即推進(jìn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)，統(tǒng)籌規(guī)劃、分步實施、量力而行及務(wù)求實效。

西藏高校檔案部門應(yīng)正確制定檔案信息化的整體規(guī)劃，積極爭取上級主管部門的支持，加強(qiáng)檔案數(shù)字化和檔案信息化建設(shè)的頂層設(shè)計，按整體信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)來嚴(yán)格要求和執(zhí)行檔案數(shù)字化的標(biāo)準(zhǔn)、要求和規(guī)范。盡可能地減少亂規(guī)劃、亂建設(shè)，低水平重復(fù)建設(shè)，分散使各自為政的建設(shè)等一系列暗藏隱患的建設(shè)。

（3）重視人才隊伍建設(shè)，注重檔案信息化人才的培養(yǎng)與儲備。檔案數(shù)字化項目的實施和推進(jìn)想要專業(yè)、專門的檔案數(shù)字化人才，要想解決檔案數(shù)字化建設(shè)中存在的不規(guī)范不專業(yè)的問題，必須重視人才隊伍建設(shè)，注重檔案信息化人才的培養(yǎng)與儲備。首先，在西藏高校檔案部門的學(xué)歷層次、年齡結(jié)構(gòu)以及男女比例普遍不合理的現(xiàn)實面前，如果單位和部門允許，引進(jìn)檔案專業(yè)和計算機(jī)技術(shù)相關(guān)專業(yè)技術(shù)人員無疑是一條捷徑。檔案數(shù)字化建設(shè)亟須一批懂檔案、懂技術(shù)和懂專業(yè)的人才來推動實施。其次，加強(qiáng)現(xiàn)有檔案人員的專項培訓(xùn)和繼續(xù)教育也是一項可行之策。在部門內(nèi)部營造良好的學(xué)習(xí)氛圍，為檔案工作人員提供專題培訓(xùn)和繼續(xù)教育的機(jī)會，通過培訓(xùn)、繼續(xù)教育和自我學(xué)習(xí)提升實現(xiàn)普通的檔案工作人員向?qū)I(yè)的檔案數(shù)字化人才轉(zhuǎn)變。

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（作者單位：西藏民族大學(xué)圖書館）