高校檔案管理中信息數(shù)字化的作用

許鑫

摘 要：高校檔案管理工作開始引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，給高校檔案管理工作帶來諸多優(yōu)勢：第一，加快了高校檔案管理工作的速度；第二，鞏固了高校檔案管理工作的創(chuàng)新能力。由于我國引進(jìn)信息數(shù)字化技術(shù)尚晚，技術(shù)水平不夠高，當(dāng)信息化管理高校檔案應(yīng)用于實(shí)際操作中，還存在一些漏洞，我們必須堅(jiān)持不懈地去開發(fā)、研究。本文通過對我國的高校檔案管理引進(jìn)的信息化技術(shù)進(jìn)行分析，找出存在的不足和漏洞，并且探索出解決問題的方法以供參考。

關(guān)鍵詞：信息數(shù)字化；高校檔案管理；研究分析

伴隨數(shù)字信息對生活和工作的滲透，現(xiàn)代高校檔案管理系統(tǒng)也開始采用信息化管理機(jī)制，從檔案管理工作的職責(zé)和功能進(jìn)行了深入改革，不僅削弱了檔案管理工作的工作量，也提升了檔案管理工作的工作效率。本文通過對以往的高校檔案管理系統(tǒng)存在的漏洞和不足進(jìn)行發(fā)現(xiàn)并分析，然后分析信息化管理系統(tǒng)對高校檔案管理體制的優(yōu)化，就提高管理效率和減輕管理壓力提出了幾條策略。

1 高校傳統(tǒng)的檔案管理

檔案管理工作不能帶給企業(yè)單位顯著的物質(zhì)效益，不能引起足夠的重視，特別是教育機(jī)構(gòu)，大部分我國高校并不重視檔案管理工作，這種現(xiàn)象也造成了諸多問題：

第一，以往從事高校檔案管理工作的工作人員工作效率都不夠高，大部分的高校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作并不重視，因此對工作人員的工作待遇也較低。大部分高校領(lǐng)導(dǎo)在檔案管理工作人員的選擇方面，主要選擇一些退休老干部或者是關(guān)系戶。這種行為直接降低了檔案管理工作人員的整體水平，也影響了高校檔案管理工作的效率。

第二，檔案管理工作在工作流程上相對容易，對腦力的要求并不高，但是在工作內(nèi)容方面比較繁瑣，檔案管理工作人員的耐力和仔細(xì)程度尤為重要。高校管理工作體系并不完善，也不夠組織化。諸多部門只是管理本部門的檔案，但是很多部門的檔案之間是存在聯(lián)系的，并且一些信息都是相關(guān)、分享的，由于管理體系不夠完善合理，使得部門只能收集自己部門的信息，并且與別的部門分開記載，損耗了較多人力資源和物質(zhì)資源。

第三，因?yàn)槲覈T多高校都是后期合并在一起的，在合并的時候，由于檔案管理體系不夠系統(tǒng)，導(dǎo)致失去了很多信息，所以我國諸多高校的檔案信息不夠完整，也一定程度上降低了高校檔案管理工作的工作效率。

2 信息數(shù)字化對高校檔案管理工作的影響

高校檔案管理工作進(jìn)行了信息數(shù)字化的改革，使得工作方法更加簡便，工作效率也得到了顯著性的提高，文章就此進(jìn)行了研究。

2.1 精簡了高校檔案工作程序和內(nèi)容，提高了工作效率

第一，高校檔案采用信息數(shù)字化管理模式能夠提高工作效率，不僅很多檔案都能夠利用數(shù)字信息進(jìn)行儲存，而且提高了空間的利用率，最重要的是確保了檔案能夠完整且全面的保存下來。以往的紙質(zhì)檔案不僅不易保存，而且程序繁瑣，降低了信息的管理效率。

第二，對檔案管理工作的步驟進(jìn)行了簡化，提高了單位時間內(nèi)的工作效率，也減少了檔案的流失，以往的檔案管理都是由工作人員完成，需要花很長時間，而且信息的信度不夠高。采用數(shù)字信息化管理對以往的高校檔案管理工作進(jìn)行改革，能夠加快信息管理工作的速率。

第三，數(shù)字信息化的檔案管理工作只需要借助數(shù)據(jù)庫和搜索信息功能平臺就能快速查找信息，高校完成檢索任務(wù)。

2.2 推動了高校校務(wù)管理工作的公正化、清晰化建設(shè)

對高校檔案管理工作進(jìn)行信息化改革，經(jīng)由校園校務(wù)管理平臺就能處理，學(xué)校還能通過信息平臺對外界宣布學(xué)校的相關(guān)條件——辦學(xué)條件、招生條件、教師聘任條件、就業(yè)和出國條件等等。老師和學(xué)生可以更方便地了解學(xué)校的信息，一方面合理地利用了高校檔案信息管理的作用，另一方面使學(xué)校的校務(wù)公開以便人們了解，同時提高了高校檔案管理工作的水平，有助于強(qiáng)化高校檔案管理工作的能力和提高工作效率。

2.3 加快了高校檔案管理工作的信息共享建設(shè)

信息時代的來臨，使得信息的數(shù)量和區(qū)域不斷上漲，人們無論在工作還是生活中都急需共享信息。對高校檔案管理進(jìn)行信息化管理，一方面能使校內(nèi)信息得到廣泛宣傳，另一方面使各個高校之間的檔案系統(tǒng)保持連接，促進(jìn)我國的高校、單位和區(qū)域之間的交流，進(jìn)而使各大高校進(jìn)行信息上的溝通和學(xué)習(xí)，有助于我國高校學(xué)生的求學(xué)、老師的應(yīng)聘和科研人員的需要，從一定程度上節(jié)約了大量人力、物力、財(cái)力。

3 要全面推廣使用計(jì)算機(jī)對高校檔案進(jìn)行管理的方式

信息智能化工具管理方法使得管理高校檔案這方面更加簡便快捷，它減小了學(xué)校的花銷，使高校檔案便于全面、整體化的管理。

3.1提升檔案管理方面人員的整體素質(zhì)和能力

由于現(xiàn)在智能化管理軟件和檔案管理思想更趨于市場化，還有花樣百出的新型管理方法和理論。所以，對于高校檔案管理人來說，他們必須要按時增加和學(xué)習(xí)對管理方面的新型知識體系，領(lǐng)會更多其他新型管理內(nèi)容體系，然后把新型的管理方法和其他不同的管理系統(tǒng)總結(jié)到一起，整體提升管理人能力和對專業(yè)知識結(jié)構(gòu)的認(rèn)識，完成高校對檔案管理方面有較高的整理性和先進(jìn)性。

3.2對高校檔案管理方面要加強(qiáng)管理制度

此種管理方法要求學(xué)校必須要有足夠的先進(jìn)設(shè)施和新型技術(shù)軟件，但這最多間接性能帶給學(xué)校一定的好處，所以大多數(shù)高校都不想在管理檔案這方面花費(fèi)太多心思和費(fèi)用，如果想提高高校檔案管理的整體水平，就必須加強(qiáng)管理的智能管理和科學(xué)管理，不過多考慮資費(fèi)問題，使高校檔案管理更加有序，雖然從一開始來說會花費(fèi)很多費(fèi)用，但如果慢慢的發(fā)展，這種方法有利于管理人員的管理更加簡便，減少了管理人員的工作并減少了財(cái)務(wù)的花銷，從這方面來看，這樣使得高校檔案管理意義更加明顯，擴(kuò)大了管理區(qū)域使得高校有效發(fā)展。

3.3對高校檔案管理的安全性進(jìn)行有效保障

在對高校檔案管理方面，我們不僅要保證他的先進(jìn)性還要保證它的安全性，校內(nèi)信息安全才不會使高校利益不受到損失，對于高校檔案信息方面來說，影響其安全性的是網(wǎng)絡(luò)病毒，網(wǎng)絡(luò)攻擊等，要加強(qiáng)計(jì)算的防御系統(tǒng)，同時也要對重要內(nèi)容做好備份。

現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展迅速，我們的日常生活娛樂中將會越來越多的使用這些信息技術(shù)，對于高校檔案技術(shù)來說，也將越來越趨向于信息化管理，由此我們可知，以后紙質(zhì)版檔案將會完全被電子版檔案代替。

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