如何做好庫存檔案的電子化工作

朱桂平

[摘 要] 檔案館庫存的資料，尤其是20世紀(jì)的老資料多為紙質(zhì)資料，借閱及資料的二次開發(fā)利用不方便，只有做好庫存檔案資料的電子化工作，才能更好地發(fā)揮檔案資料的作用。

[關(guān)鍵詞] 檔案；資料；電子化；二次開發(fā)

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 028

[中圖分類號] F272.7；G275 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）12- 0045- 01

0 引 言

檔案館庫存的紙質(zhì)檔案資料存在以下幾個特點：①保存不便，保存時限有限，年久容易損壞，防火、防潮、防蟲等安全系數(shù)不高；②對庫房的容量要求比較高，隨著地勘單位承擔(dān)的地勘項目越來越多，向檔案館匯交存檔的紙質(zhì)檔案資料越來越多，檔案館庫存的壓力越來越大；③借閱、利用不便，很多圖紙圖幅大，翻閱不便，容易損壞；④資料的二次開發(fā)利用不便，大部分地質(zhì)資料的二次開發(fā)是建立在電子版的基礎(chǔ)上。由此，檔案館庫存的紙質(zhì)檔案資料電子化工作刻不容緩，如何高效做好紙質(zhì)資料電子化工作對檔案工作人員的綜合素質(zhì)要求很高。

1 準(zhǔn)備工作

1.1 儀器、設(shè)備

（1）電腦。要求配置高，運行內(nèi)存大，對提高大型圖件及軟件運行速度有利；存儲內(nèi)存要求大，掃描高質(zhì)量的圖件所占內(nèi)存較大。

（2）掃描儀。選擇掃描速度快，大小合適的掃描儀?？蓮囊韵聨讉€性能指標(biāo)來挑選。

①分辨率：分辨率反映的是掃描圖像的清晰程度。選擇分辨率時要適合圖紙掃描，但也不能過大，分辨率越大所占內(nèi)存越大，對存儲配置要求就越高。②色彩位數(shù)：色彩位數(shù)反映了掃描圖像與實物在色彩上的接近程度。色彩的位數(shù)越高則掃描儀所能反映的色彩越豐富，掃描出的圖像也越真實。③感光元件：掃描儀所使用的感光元件有光電倍增管、CCD電荷耦合器件和CIS接觸式圖像傳感器3種，光電倍增管是3種感光元件中性能最好的。④掃描幅面：掃描儀的幅面規(guī)格一般有A4、A4加長、A3、A1等。建議配置兩臺不同規(guī)格的掃描儀，A4幅面的掃描報告及附表、附件類，A1幅面的掃描圖紙類。

1.2 軟件

（1）Photoshop。Photoshop是對掃描的圖像格式的文件進行處理的軟件，掃描后的圖像在經(jīng)過Photoshop裁剪、修飾、旋轉(zhuǎn)、銳化照片以及去除掃描時產(chǎn)生的暗邊等處理后才能存檔。

（2）OCR文字識別。掃描的報告類資料是圖片格式，資料二次利用不方便，需將其轉(zhuǎn)換成可編輯的文檔?？渴止や浫氡容^費時，可安裝OCR文字識別類軟件。OCR軟件的應(yīng)用對文字資料的整理非常方便，替代了人工鍵入文字的工作，大大縮短了錄入時間，減輕了勞動強度，節(jié)省了人力且降低了費用，提高了錄入正確率、工作效率和現(xiàn)代辦公自動化程度。選擇OCR文字識別類軟件時注意其是否能夠識別各種印刷體、手寫體、表格以及能否識別中英文混排等因素。

（3）MapGIS圖形處理軟件。MapGIS是中國地質(zhì)大學(xué)武漢中地信息工程有限公司開發(fā)的地理信息系統(tǒng)平臺，廣泛適用于地質(zhì)、礦產(chǎn)、地理、測繪、城建、土地管理、水利、交通等領(lǐng)域。與傳統(tǒng)制圖相比較，MapGIS具有成圖周期短、速度快、精度高等特點，工作效率高，節(jié)省人力。成圖后，對于地形地質(zhì)圖的二次開發(fā)利用作用明顯，在單一的地形地質(zhì)圖上添加不同的專業(yè)內(nèi)容，如添加地質(zhì)、物探、水文要素，可以生成各種專題地圖，應(yīng)用廣泛。

（4）AutoCAD圖形處理軟件。AutoCAD是由美國Autodesk 公司開發(fā)的通用計算機輔助設(shè)計軟件，能夠繪制二維圖形與三維圖形、標(biāo)注尺寸、渲染圖形以及打印輸出圖紙，目前已廣泛應(yīng)用于機械、建筑、土木工程、冶金、地質(zhì)、氣象、紡織、輕工、商業(yè)等領(lǐng)域。

工程勘察領(lǐng)域的圖件資料多使用AutoCAD進行矢量化。

2 電子化工作

2.1 一般紙質(zhì)檔案資料的電子化

一般紙質(zhì)檔案資料指文書檔案、報告及其附表、附件等無大型圖件的資料，該類資料內(nèi)容多為文字。該類資料的電子化先選擇適合檔案資料篇幅的掃描儀進行掃描，掃描時統(tǒng)一編號、命名，保存時選擇JPEG格式存檔。掃描后使用Photoshop進行修飾及去除暗邊等處理后才能存檔。對成果報告類檔案資料，除存檔圖片格式外，還應(yīng)將其使用OCR文字識別類軟件進行處理，將其轉(zhuǎn)錄成可編輯的文檔類資料，以便日后資料二次開發(fā)利用。

2.2 圖件的電子化

地形地質(zhì)圖等圖件類檔案資料在掃描儀掃描后還應(yīng)進行矢量化。

2.2.1 地形地質(zhì)圖的矢量化

（1）掃描。地形地質(zhì)圖掃描時比例不能縮放，保存時選擇Tiff柵格格式，掃描后使用Photoshop進行修飾，調(diào)整水平。

（2）標(biāo)準(zhǔn)/非標(biāo)準(zhǔn)分幅的影像校正。由于原圖圖紙變形和掃描時存在一定的系統(tǒng)誤差，在掃描后應(yīng)進行圖形校正，消除輸入圖形的變形，校正后的圖形可直接在圖上讀取實際坐標(biāo)。

（3）矢量化。按照國標(biāo)的圖例，對圖件進行矢量化，將矢量數(shù)據(jù)分別存入到點文件（*.WT）、線文件（*.WL）和面文件（*.WP）中。在開始矢量化前，可先建立圖例庫，矢量化時更加快捷；矢量化時一定要先建好圖層，將不同的圖形實體存放在不同的圖層上，為以后的利用提供方便。

2.2.2 工程圖件的矢量化

因工程領(lǐng)域圖件處理多使用AutoCAD，所以工程圖件使用AutoCAD進行矢量化，方法步驟與地形地質(zhì)圖類似，在此不贅述。

3 電子檔案資料后期處理工作

電子化的檔案資料為方便管理及二次開發(fā)利用，應(yīng)對其進行分類、建庫、建檔。

3.1 分類

一般性檔案資料按成果資料、原始資料、實物資料進行分類；地形圖的電子化管理應(yīng)對地形圖按圖幅進行分類；地質(zhì)圖等專題圖件可按專題分類或按礦區(qū)分類。分類的好處一是避免不同檔案工作人員重復(fù)矢量化；二是方便資料提取，查閱。

3.2 建庫

掃描及電子化處理后的檔案資料多而亂，為方便管理，應(yīng)按檔案號進行建庫，并及時加載進地質(zhì)資料管理系統(tǒng)，方便檔案資料查詢和利用。

3.3 建檔

對分類好并建庫的檔案資料，按題名建立檔案目錄，避免不同時期、不同檔案工作人員重復(fù)工作，也可方便技術(shù)人員搜索、查閱、利用。

4 結(jié) 語

檔案資料的電子化工作看似簡單，但是要做好這項工作，就需要掌握電子化工作的方法及上述軟件的使用技巧。做好檔案資料的二次開發(fā)利用，除做好檔案資料的電子化工作，還需要做好電子化檔案資料的管理。