高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀及對(duì)策分析

黃凱

[摘 要] 當(dāng)前我國(guó)高校數(shù)量和規(guī)模不斷擴(kuò)大，由此引起檔案信息量不斷上升，而檔案信息管理方式也越來(lái)越呈現(xiàn)出多樣化、信息化。高校信息管理的重要內(nèi)容就是學(xué)校的檔案信息化管理，本文就高校的檔案管理如何進(jìn)行信息化管理來(lái)分析高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀和解決問(wèn)題的對(duì)策。

[關(guān)鍵詞] 高校；檔案；信息化管理

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 12. 027

[中圖分類號(hào)] F272.7；G275 [文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼] A [文章編號(hào)] 1673 - 0194（2014）12- 0043- 02

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，信息技術(shù)發(fā)展速度越來(lái)越快，在信息時(shí)代，任何單位都在不斷摸索和改進(jìn)自身的信息管理方法，高校也不例外，傳統(tǒng)的管理已無(wú)法滿足時(shí)代的需求，加強(qiáng)檔案信息化管理越發(fā)重要。檔案信息工作涉及到的范圍廣、部門多，高校檔案信息，見(jiàn)證了學(xué)校的歷史發(fā)展過(guò)程，為學(xué)校今天學(xué)校的發(fā)展成就做出了不可磨滅的貢獻(xiàn)。強(qiáng)化檔案信息的管理，能為高校的各項(xiàng)工作提供更便捷、高效的服務(wù)，它是高校的重要工作和任務(wù)之一。

1 高校檔案信息化管理的必要性

1.1 信息時(shí)代的客觀存在

高校的檔案信息化管理有利于對(duì)多種信息的開(kāi)發(fā)和利用，如大多數(shù)的科研人士希望自身能在高校的檔案信息資源中借鑒、參考一些科研成果。在當(dāng)今信息共享的時(shí)代里，高校的檔案信息化管理是十分有必要的，甚至是當(dāng)務(wù)之急的任務(wù)。通過(guò)對(duì)館內(nèi)的檔案的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和利用，以此建立一個(gè)具體可行的檔案管理的方案，以期推進(jìn)信息化時(shí)代的檔案管理服務(wù)。

1.2 高能教育的改革與發(fā)展

近年來(lái)，高校招生尤其是招優(yōu)質(zhì)生源競(jìng)爭(zhēng)激烈，一些高校通過(guò)自身的教育改革來(lái)爭(zhēng)取競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，面對(duì)高校的大幅度的改革，為了優(yōu)化高校資源，提高教學(xué)質(zhì)量，優(yōu)化教學(xué)系統(tǒng)，使得檔案管理任務(wù)加重、難度增加。檔案信息化的管理紙質(zhì)檔案需變?yōu)殡娮訖n案，這是電子檔案的易存性和方便性，在一定的程度上，減輕了檔案的管理難度，加強(qiáng)了其管理水平和管理能力，進(jìn)而更好地適應(yīng)高等教育的改革和發(fā)展進(jìn)度。

1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)

計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅猛，為高校的檔案管理任務(wù)帶來(lái)了前所未有的嚴(yán)峻挑戰(zhàn)。首先對(duì)傳統(tǒng)檔案管理方法的存在具有挑戰(zhàn)性，如今的大量師生對(duì)信息資源的需求量增加，這對(duì)高校的檔案借閱利用頻率大大增加，因此，必須進(jìn)行信息化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理。此外，計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展對(duì)信息資源的安全性提出了很大的挑戰(zhàn)，檔案信息化的系統(tǒng)管理建設(shè)成為時(shí)代的必然性，比如開(kāi)發(fā)、研究新的適合防護(hù)檔案信息管理的系統(tǒng)軟件。

2 高校檔案信息化管理的現(xiàn)狀

2.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)不高

高校的檔案部門的工作人員隊(duì)伍存在年齡偏大，女性居多，專業(yè)知識(shí)和專業(yè)技能比較薄弱，管理隊(duì)伍素質(zhì)不高的問(wèn)題。最近幾年，由于高校大量擴(kuò)招學(xué)生，使得檔案的工作量激增，外加現(xiàn)在的檔案都是信息化管理，面對(duì)這樣工作量大、難度系數(shù)增加、機(jī)械操作重復(fù)性增大的工作情況，高校的檔案管理人員的工作質(zhì)量卻沒(méi)有提高，依然用傳統(tǒng)工作方式來(lái)對(duì)待。檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，管理人員的綜合素質(zhì)也有待提高，促進(jìn)檔案信息的發(fā)展進(jìn)程，根據(jù)時(shí)代的要求來(lái)改造自己，以便適應(yīng)這個(gè)時(shí)代的社會(huì)。

2.2 對(duì)檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足

高校的檔案管理人員和高校領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)現(xiàn)代檔案信息化管理缺乏認(rèn)識(shí)、缺乏重視和觀念落后。有些檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代的檔案信息化管理方式?jīng)]有很大的興趣，習(xí)慣傳統(tǒng)的手工檔案管理模式，缺乏檔案信息開(kāi)發(fā)利用的認(rèn)知。對(duì)于這些人來(lái)說(shuō)，檔案的管理是首先對(duì)其剪裁，然后裝訂，最后歸入檔案，除此之外就是不要泄密、不要丟失就好。對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，對(duì)待檔案的觀念有點(diǎn)滯后，進(jìn)而對(duì)員工的工作要求也就相對(duì)不高，投入不足，致使高校的檔案信息沒(méi)有得到進(jìn)步。根據(jù)現(xiàn)今的檔案管理的發(fā)展，高校的這些為檔案工作的人員要和領(lǐng)導(dǎo)必須改變自身的思想觀念，引起對(duì)檔案管理的重視，以此提高高校事業(yè)的發(fā)展水平。

2.3 管理制度體系仍不夠完善

很多高校的檔案信息管理制度依然是針對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式而制定的，已不適合現(xiàn)代信息化的檔案管理方式，缺少對(duì)電子信息檔案的使用，片面性地認(rèn)為電子信息檔案有安全隱患性。高校的信息化檔案建設(shè)都是由高校自身承擔(dān)，各校的經(jīng)濟(jì)能力各不相同，每個(gè)高校的檔案管理都是按自身的經(jīng)濟(jì)情況和技術(shù)水平來(lái)選擇自身的硬件設(shè)施與軟件系統(tǒng)的，這樣便形成一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)不一、各自發(fā)展的道路。由于高校的電子檔案數(shù)據(jù)信息標(biāo)準(zhǔn)不一樣、內(nèi)容不太規(guī)范、結(jié)構(gòu)也不同，致使網(wǎng)絡(luò)連接和信息資源的共享時(shí)具有障礙性。

3 高校檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 加強(qiáng)檔案信息化的重視

檔案工作的重要特點(diǎn)之一就是服務(wù)性，高校應(yīng)該從一開(kāi)始樹(shù)立正確的服務(wù)態(tài)度，做到為高校師生提供及時(shí)有效的全面服務(wù)。高校歷史和高校歷史館是高校檔案館管理的主要任務(wù)之一，要客觀、全面、準(zhǔn)確、真實(shí)地記載高校的創(chuàng)業(yè)史、奮斗史和發(fā)展史。比如建立一個(gè)校史編纂的辦公室，設(shè)置專職教工集中辦公，而校史的出版也為高校的檔案信息建設(shè)充實(shí)了內(nèi)容，以此展現(xiàn)本學(xué)院的內(nèi)涵和精神，進(jìn)而得到校領(lǐng)導(dǎo)的進(jìn)一步重視，得到師生的肯定。通過(guò)對(duì)檔案館的建設(shè)，省市檔案館的檢查和驗(yàn)收，使得領(lǐng)導(dǎo)重視并且分配資源來(lái)進(jìn)一步完善檔案的信息化建設(shè)，為高校的檔案館的信息化建設(shè)奠定基礎(chǔ)，進(jìn)而推動(dòng)高校的檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。

3.2 提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案的工作除了服務(wù)性強(qiáng)之外，再就是專業(yè)性，要求從事檔案信息工作的人員具有相應(yīng)的檔案學(xué)理論知識(shí)和專業(yè)技能。當(dāng)然除此之外，還有這些工作人員要不斷更新自己的檔案專業(yè)知識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，因?yàn)楫?dāng)今是信息化變換的年代。處理這些最基本的要求之外，進(jìn)行檔案建設(shè)的工作人員還要加強(qiáng)自身的專業(yè)技能訓(xùn)練，不斷提高對(duì)檔案的工作能力，學(xué)會(huì)利用新知識(shí)、新技術(shù)來(lái)解決和指導(dǎo)在檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題，最終提高高校檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

提供資金和時(shí)間支持，為檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)。每年固定的時(shí)間段為兼職檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其更新檔案管理觀念，以及熟練檔案的收集工作、建檔工作、歸檔工作等環(huán)節(jié)工作。高校也可以組織這些管理人員定期開(kāi)會(huì)，交流自己對(duì)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)和心得體會(huì)，不斷提高檔案管理人員的整體水平。做到專業(yè)化、高效率，為師生提供便捷、全面、有效的服務(wù)。

3.3 加大檔案信息化建設(shè)的投入

高校的數(shù)字化建設(shè)的其中之一任務(wù)就是對(duì)檔案的信息化建設(shè)，要求在建設(shè)紙質(zhì)檔案的同時(shí)建設(shè)電子文件子檔案，通過(guò)建設(shè)高校的校園網(wǎng)和電子檔案系統(tǒng)，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息文件的自動(dòng)歸檔。另外，管理部門實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化辦公方法的前提下，檔案工作應(yīng)爭(zhēng)取每一份紙質(zhì)檔案都有匹配的電子文件，實(shí)現(xiàn)高校的數(shù)字化檔案貯存、信息化的檔案管理和網(wǎng)絡(luò)化的檔案享用，全面促進(jìn)檔案信息化管理的現(xiàn)代化的發(fā)展。

要實(shí)現(xiàn)這樣網(wǎng)絡(luò)化、信息化、電子的檔案管理模式，高校必須為檔案工作人員提供相應(yīng)的技能培訓(xùn)課，挖掘工作人員對(duì)檔案管理的潛能，使其緊跟信息時(shí)代的發(fā)展腳步，在做好日常工作的基礎(chǔ)上，發(fā)揮其主觀的能動(dòng)性，提高檔案的利用率和更新率。讓高校檔案管理工作實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的管理，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、科學(xué)化以及制度化的檔案管理。

3.4 完善檔案信息化管理的制度

隨著網(wǎng)絡(luò)日益的發(fā)展，出現(xiàn)的問(wèn)題也不斷地上升，這為高校網(wǎng)絡(luò)化的信息管理也帶來(lái)了風(fēng)險(xiǎn)。所以，高校在建設(shè)檔案管理的工作時(shí)必須樹(shù)立檔案管理的安全性意識(shí)和加強(qiáng)安全防范措施，以此確保高校的檔案信息安全。檔案管理人員在提高自身的業(yè)務(wù)水平的同時(shí)，還要做好檔案管理的安全工作，做好數(shù)據(jù)備份，系統(tǒng)安全防御，抵御來(lái)自網(wǎng)上的黑客攻擊和病毒侵害，保障檔案信息數(shù)據(jù)的安全，這一系列的安全和技術(shù)問(wèn)題要求高校必須加強(qiáng)檔案信息化管理的安全性工作。

高校應(yīng)該根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和一些先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)形成自己的一套檔案管理規(guī)章制度和管理模式。此外，還應(yīng)建設(shè)健全的信息防御軟件系統(tǒng)，如最基本的防毒軟件、防火墻軟件、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等等。平時(shí)多注意工作細(xì)節(jié)，防止涉及泄密的信息泄密?，F(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展和提高，對(duì)此，高校應(yīng)該加強(qiáng)安全意識(shí)，不斷探索、研究新的技術(shù)規(guī)范，制定新的規(guī)章制度和標(biāo)準(zhǔn)化操作程序，來(lái)維護(hù)檔案的安全。

總之，在信息技術(shù)日新月異和高速發(fā)展的當(dāng)今時(shí)代，高校的檔案信息是學(xué)校歷史發(fā)展的見(jiàn)證和原始記載，檔案信息化的建設(shè)是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。為此，高校要認(rèn)識(shí)到建設(shè)檔案信息化的緊迫性和必然性，要認(rèn)真對(duì)待檔案的系統(tǒng)性和復(fù)雜性，主動(dòng)為檔案管理創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)的環(huán)境和條件，采取強(qiáng)有力的措施來(lái)推進(jìn)檔案信息管理的建設(shè)進(jìn)程，與時(shí)俱進(jìn)，緊隨時(shí)代的發(fā)展潮流，只有這樣才能推進(jìn)我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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