淺析高校后勤推行人力資源管理信息化

趙影 左臣婕

[摘 要] 高校后勤系統(tǒng)職工人數(shù)多、來源渠道廣、多種編制并存、人員流動性強，傳統(tǒng)的人事管理方式已無法滿足后勤事業(yè)發(fā)展需求。人力資源管理信息化將成為實現(xiàn)精細化管理的重要載體，提升人力資源管理水平。推行人力資源管理信息化需要協(xié)調(diào)各部門共同合作、構(gòu)建成熟的人力資源管理體系、建立專業(yè)的項目團隊、選擇合適的供應(yīng)商等前提條件，通過建立人力資源工作平臺、協(xié)同自助平臺、數(shù)據(jù)分析平臺等，提高工作效率，規(guī)范工作流程，為高校后勤事業(yè)發(fā)展提供戰(zhàn)略決策支持。

[關(guān)鍵詞] 高校后勤；人力資源管理；信息化

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 03. 022

[中圖分類號] F272.92；TP315 [文獻標(biāo)識碼] A [文章編號] 1673 - 0194（2014）03- 0046- 03

高校管理水平的提升和高等教育事業(yè)的發(fā)展，要求高校后勤工作必須全面提升內(nèi)部管理能力。由于高校后勤系統(tǒng)存在職工人數(shù)多、來源渠道廣、多種編制并存、人員流動性強等問題，傳統(tǒng)的人事管理方式已無法滿足后勤事業(yè)發(fā)展需求，必須更新管理理念、改變管理模式。在人力資源管理越來越精細化的今天，人力資源管理信息系統(tǒng)將成為高校后勤實現(xiàn)精細化管理的重要載體，提升人力資源管理水平，為高校后勤事業(yè)發(fā)展提供戰(zhàn)略決策支持。

1 人力資源管理信息化的意義與重要性

高校后勤的人力資源管理僅靠傳統(tǒng)人事管理方式，會出現(xiàn)人力資源管理人員花費大量的時間和精力在繁瑣的日常行政事務(wù)中、工作流程不規(guī)范、工作效率偏低等問題。推行人力資源管理信息化將會提高人力資源的工作效率，促進管理體系的形成，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供更多的支持。

1.1 提高工作效率

人力資源管理日常工作事務(wù)需要占用人力資源管理人員大量的工作時間，如員工數(shù)據(jù)信息收集基本依靠手工整理，每月休假考勤、工資計算與處理工作量大。這些工作完全依賴手工完成，容易出錯，缺乏有效的共享途徑，在相關(guān)部門之間信息交換不便，從而造成數(shù)據(jù)重復(fù)錄入，不僅工作效率低，還會影響數(shù)據(jù)的一致性。人力資源管理信息化會大大提升人力資源管理工作效率，使管理人員從繁雜的事務(wù)性工作中解脫出來。

1.2 提升管理水平

當(dāng)前，部分高校后勤缺乏統(tǒng)一的、與后勤事業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略和目標(biāo)相匹配的人力資源管理體系，缺少相關(guān)的管理人才和理論指導(dǎo)。一些后勤部門將大部分精力仍放在傳統(tǒng)的人事管理體制上，強調(diào)一個“管”字，注重約束與控制，不重視人力資源本身的開發(fā)和增值，難以調(diào)動員工的積極性、主動性和創(chuàng)造性。同時，人力資源管理工作的整體推進能力較差，始終未能形成一個整體，或是缺少某個環(huán)節(jié)，或是各個環(huán)節(jié)單獨運行，從而形成為招聘而招聘、為培訓(xùn)而培訓(xùn)、為考核而考核的被動局面。人力資源管理信息化的實施和應(yīng)用將會大大提升高校后勤系統(tǒng)人力資源管理與開發(fā)水平。

1.3 提供決策支持

高校后勤部門缺少可以幫助其建立人力資源數(shù)據(jù)分析體系和決策支持體系的信息化技術(shù)。由于過去管理工作的信息化程度不高、管理人員信息管理意識差以及人力資源管理人員素質(zhì)不高，很多有利于決策的歷史數(shù)據(jù)沒有很好地保存或者是部分地保存于紙張等傳統(tǒng)存儲介質(zhì)上。由于數(shù)據(jù)信息沒有經(jīng)過規(guī)范和整理，難以統(tǒng)計和加以利用，不能提供及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持，給領(lǐng)導(dǎo)的科學(xué)決策造成了困難。人力資源管理信息化的實現(xiàn)將會在數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析方面為管理者更好地提供決策依據(jù)。

2 人力資源管理信息化的前提條件

在高校后勤人力資源管理中推行信息化，需要具備一定的人力資源管理環(huán)境和條件，做好充分準(zhǔn)備，明確信息化定位，做好相關(guān)部門的協(xié)調(diào)工作，其中包括協(xié)調(diào)各部門共同合作、構(gòu)建成熟的人力資源管理體系、建立專業(yè)的項目小組、選擇合適的供應(yīng)商等。

2.1 協(xié)調(diào)各部門共同合作

人力資源管理信息化是一個跨部門的工程，不僅涉及人力資源部門、IT部門，而且涉及所有業(yè)務(wù)部門和全體員工。作為一個跨部門的項目，目標(biāo)的設(shè)定、工作任務(wù)的安排和人員的協(xié)調(diào)等都需要后勤主要領(lǐng)導(dǎo)直接參與。人力資源管理信息化不僅僅是減輕工作人員負(fù)擔(dān)提高工作效率，更是運用系統(tǒng)先進的管理理念來提高人力資源的管理水平，適應(yīng)高校后勤的發(fā)展戰(zhàn)略需要，后勤領(lǐng)導(dǎo)要做出科學(xué)的決策就必須對系統(tǒng)有較為深刻的認(rèn)識和理解，所以領(lǐng)導(dǎo)的支持與重視、各部門的合作與協(xié)調(diào)直接影響人力資源管理信息化的實施進度與最終效果。

2.2 構(gòu)建成熟的人力資源管理體系

成熟完善的人力資源管理體系是推行人力資源管理信息化的必要條件，不完善的人力資源管理體系會阻礙了信息化的實施。很多企業(yè)都希望通過上一套管理系統(tǒng)來改變管理現(xiàn)狀，提高管理水平，事實上，管理是信息化的基礎(chǔ)，任何信息化比較成功的企業(yè)都有合適的管理模式。當(dāng)然成熟的人力資源管理體系非一朝一夕建立形成，需要高校后勤部門長時間的管理實踐和經(jīng)驗積累，選擇合適的時機推行人力資源管理信息化。

2.3 建立專業(yè)的項目團隊

項目團隊中應(yīng)包含人力資源業(yè)務(wù)骨干和IT專業(yè)技術(shù)人員，保障人力資源信息化的實現(xiàn)。建議項目小組的最高領(lǐng)導(dǎo)人由主管人力資源的最高領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任，能夠及時與后勤管理層進行溝通。在推行人力資源管理信息化項目之前，需要做好充分的調(diào)研和準(zhǔn)備工作，有意識地招收計算機專業(yè)或有工科背景的畢業(yè)生到人力資源崗位工作，讓這些有專業(yè)技術(shù)背景的人員在實際工作中迅速學(xué)習(xí)人力資源管理知識，積累經(jīng)驗，在真正實施人力資源管理信息化時發(fā)揮決定性作用。項目團隊的首要任務(wù)是制訂實施計劃以及任務(wù)的分工分解。

2.4 選擇合適的供應(yīng)商

根據(jù)高校后勤的需求與系統(tǒng)實施目標(biāo)，分別從系統(tǒng)功能、方案可行性、供應(yīng)商實力、服務(wù)水平及產(chǎn)品價格等方面選擇合適的供應(yīng)商。此外還要考慮到軟件的適應(yīng)能力，管理思想一致，與高校現(xiàn)有的軟件接口能夠?qū)樱嫒菪院?，既滿足現(xiàn)在的需要也能滿足未來功能拓展的需要。在可能的情況下，做好軟件選型測試工作。

除此之外還要考慮到費用預(yù)算問題，包括軟件費用、實施費用、后期維護費以及相應(yīng)的運行環(huán)境建設(shè)費等。

3 人力資源管理信息化的功能與作用

人力資源管理信息系統(tǒng)蘊含了先進的人力資源管理理念和成熟的管理技術(shù)，有規(guī)范化的管理流程、及時準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)處理、可定制的業(yè)務(wù)功能模塊，對于改善高校后勤人力資源管理狀況，保障高校后勤對專業(yè)技術(shù)人才和優(yōu)秀經(jīng)營管理人才的需求，保持和提高核心競爭力，實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展具有重要意義。

3.1 建立人力資源工作平臺

建立人力資源工作平臺，實現(xiàn)高校后勤人力資源管理的自動化、精確化，減少重復(fù)性勞動，提高工作效率。人力資源工作平臺可以實現(xiàn)員工人事信息管理、考勤休假管理、薪酬福利發(fā)放等功能，將人力資源管理人員從繁重、機械的日常事務(wù)工作中解脫出來，減少人為干預(yù)因素，降低參與者的基礎(chǔ)工作量，同時對日常人力資源管理中的大量信息進行存儲，提升工作效率，使他們有更多的時間從事具有更高附加值的工作。規(guī)范人力資源相關(guān)業(yè)務(wù)流程，如招聘流程、績效管理流程、員工培訓(xùn)與發(fā)展流程、離職流程等，優(yōu)化整合從人員聘用到員工離職一系列工作模塊，使業(yè)務(wù)流程自動化運行，人力資源信息流動更加順暢，實現(xiàn)人力資源管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化、自動化。

3.2 建立協(xié)同自助平臺

建立協(xié)同自助平臺，為高校后勤員工、干部、領(lǐng)導(dǎo)提供全方位自助服務(wù)，人力資源管理流程化。人力資源管理信息系統(tǒng)提供全員自助服務(wù)，為應(yīng)用層、管理層、決策層提供一個在線交流平臺，在降低高校后勤運營成本的同時，加強三層之間的交流和溝通，使信息反饋更加及時，高校后勤運作得到有效組織和管理。員工可以查詢其相關(guān)的人事信息、每月薪酬福利，也可以通過系統(tǒng)進行請假、加班申請。如果員工的個人信息發(fā)生了變化，其可以通過信息技術(shù)平臺去更新自己的信息，經(jīng)過一定的審批流程即可生效。同樣，對于培訓(xùn)、假期申請、報銷等日常的行政事務(wù)也可以做類似的處理。不僅減輕了人力資源管理人員數(shù)據(jù)采集、確認(rèn)和更新的工作量，也較好地保證了數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)據(jù)更新的速度。干部可以進行下轄職工信息、工資福利、休假情況查詢，請假、加班等流程審批；領(lǐng)導(dǎo)決策層可根據(jù)需求進行二維統(tǒng)計，及時獲取職工各類信息，進行工作流程審批等，使人力資源的信息傳遞暢通有效，實現(xiàn)人力資源管理工作的系統(tǒng)化、規(guī)范化。

3.3 建立數(shù)據(jù)分析平臺

建立人力資源庫，成為有效的數(shù)據(jù)分析平臺，提供完整準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，為后勤領(lǐng)導(dǎo)戰(zhàn)略管理提供決策支持。人力資源管理信息系統(tǒng)內(nèi)實現(xiàn)人事工作流轉(zhuǎn)，可以將各種信息數(shù)據(jù)集中起來進行分析，并可按照要求形成各式圖表、多條件二維報表統(tǒng)計分析等，數(shù)據(jù)獲取及導(dǎo)入導(dǎo)出方便，提高了工作效率和數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。借助決策支持系統(tǒng)可以提高高校后勤發(fā)現(xiàn)和解決問題的能力，縮短決策時間，并提高可靠性。根據(jù)崗位層級授予相應(yīng)權(quán)限，使管理人員對員工的各種信息進行全方位、深層次、多角度的查詢與分析，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)能夠及時準(zhǔn)確地掌握后勤各科室的人事信息和人才分布情況，進一步挖掘后勤人力資源潛力。通過基本信息、教育經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)經(jīng)歷等數(shù)據(jù)收集與分析，極大地方便了后勤領(lǐng)導(dǎo)進行人力資源規(guī)劃，通過合理的招聘技術(shù)與測評技術(shù)選擇合適的人才，通過工作分析技術(shù)及相應(yīng)的績效考評體系提升組織與個人績效，方便地了解員工的各種狀況。

4 結(jié) 語

高校后勤人力資源管理是后勤事業(yè)發(fā)展的重要保障，人力資源管理信息系統(tǒng)的投入使用，可以引導(dǎo)干部職工樹立先進的人力資源管理理念，為高校后勤科學(xué)高效的人力資源管理工作提供技術(shù)保障。通過對現(xiàn)有人力資源管理體系和引進的人力資源管理信息系統(tǒng)的不斷磨合，改進、完善現(xiàn)有工作流程，使人力資源管理工作更加科學(xué)化、信息化、規(guī)范化，規(guī)范管理思想，提高服務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，讓員工都參與到人力資源管理中來，提升組織績效與員工滿意度，同時提高數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計能力，提供大量報表，輔助領(lǐng)導(dǎo)決策，增強高校后勤的競爭力，推進高校后勤可持續(xù)發(fā)展。

主要參考文獻

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