三級(jí)文獻(xiàn)保障體系下的高校圖書資產(chǎn)管理探索

莊 玫，邵 敏，陳 輝，趙慶雙

(1.清華大學(xué) 圖書館，北京 100084； 2.清華大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處，北京 100084)

隨著高等教育發(fā)展對信息資源服務(wù)專業(yè)化的要求不斷提高，高校圖書館系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)綜合館藏與專業(yè)化信息服務(wù)相結(jié)合的管理體系成為圖書館系統(tǒng)發(fā)展的必然方向。2000年，清華大學(xué)圖書館系統(tǒng)正式提出通過搭建校圖書館—專業(yè)圖書館—院系資料室的三級(jí)文獻(xiàn)保障體系，以滿足師生在教學(xué)與科研方面的資訊需求[1]。截至2012年底，該體系已包括校圖書館、7個(gè)專業(yè)圖書館和18個(gè)院系資料室[2]。該體系的建立有效地推動(dòng)了圖書館文獻(xiàn)資源保障與信息服務(wù)水平，同時(shí)也對圖書館的圖書資產(chǎn)管理提出了更高要求。圖書資產(chǎn)管理工作包括圖書采購、驗(yàn)收、典藏、盤點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)、剔舊、處置等環(huán)節(jié)[3]。清華大學(xué)圖書館依據(jù)三級(jí)文獻(xiàn)保障體系“資源共建、分散收藏、規(guī)范管理、信息共享”的原則，經(jīng)過不斷探索，提出既符合高校圖書資產(chǎn)管理要求，又具有自身特點(diǎn)的“分層控制、統(tǒng)一規(guī)范、動(dòng)態(tài)管理”的新型管理模式，并在實(shí)踐中不斷完善。

1 高校圖書資產(chǎn)管理的一般問題

圖書資料與其他固定資產(chǎn)相比，具有體積較小、價(jià)值差異大、不耐保管、流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)。高校圖書資產(chǎn)管理工作面臨著館藏分散、館藏種類多，院系資料室管理水平不一等問題[4]。

1.1 財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)與資產(chǎn)數(shù)據(jù)需協(xié)調(diào)

圖書資產(chǎn)管理工作由圖書館負(fù)責(zé)，但需上報(bào)學(xué)校的財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門進(jìn)行數(shù)據(jù)協(xié)調(diào)。財(cái)務(wù)部門控制圖書經(jīng)費(fèi)的支出，但由于付款時(shí)段與統(tǒng)計(jì)時(shí)段可能存在區(qū)別，而且由于財(cái)務(wù)部門是從經(jīng)費(fèi)的角度管理圖書資產(chǎn)，而圖書館是從業(yè)務(wù)的角度管理圖書資產(chǎn)，所以往往會(huì)出現(xiàn)財(cái)務(wù)賬目數(shù)據(jù)與圖書館上報(bào)資產(chǎn)管理部門的資產(chǎn)數(shù)據(jù)不一致的情況。

1.2 院系管理水平待提高

大部分院系資料室的管理人員具有兼職性和流動(dòng)性[5]，圖書館管理的專業(yè)技能較弱。以清華大學(xué)設(shè)有資料室的院系為例，僅有不到30%的院系資料室工作人員為專職管理人員，50%以上的院系資料室只在部分工作日開放，個(gè)別院系利用學(xué)生管理資料室。院系資料室以服務(wù)本院系的師生為主，服務(wù)范圍較小，圖書資產(chǎn)的專業(yè)化管理水平不高，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)交接比較困難，給全校圖書資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的規(guī)范化帶來了較大的壓力。

1.3 數(shù)據(jù)規(guī)范問題

清華大學(xué)校圖書館及專業(yè)圖書館的大部分圖書資料已納入校圖書館館藏書目系統(tǒng)[6]，稱為“系統(tǒng)數(shù)據(jù)”；還有大量的特殊資料、特藏文獻(xiàn)、古籍文物尚未納入館藏書目系統(tǒng)，該部分?jǐn)?shù)據(jù)稱為“非系統(tǒng)數(shù)據(jù)”。系統(tǒng)數(shù)據(jù)及非系統(tǒng)數(shù)據(jù)的每個(gè)書目信息相當(dāng)于該圖書資料的明細(xì)賬；而資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)中按國家財(cái)政部、國管局等要求提交的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)條目相當(dāng)于總賬。

2007年，由國家財(cái)政部牽頭進(jìn)行國有資產(chǎn)清查并執(zhí)行《教育部直屬高等學(xué)校國有資產(chǎn)管理暫行辦法》時(shí)[7]，清華大學(xué)圖書館發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)中的一些問題：因歷史原因，購置價(jià)格上有的圖書未區(qū)分幣種；購置的圖書存在碼洋(圖書標(biāo)價(jià))與實(shí)洋(圖書館按折扣實(shí)際付款的價(jià)格)的區(qū)別；大套書每冊的標(biāo)價(jià)按全套計(jì)算，在統(tǒng)計(jì)時(shí)需進(jìn)行每冊圖書的價(jià)值處理；隨書光盤需單獨(dú)建賬。就非系統(tǒng)數(shù)據(jù)而言，在回溯后需及時(shí)在總賬上進(jìn)行非系統(tǒng)數(shù)據(jù)與系統(tǒng)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。

以上問題對數(shù)據(jù)的統(tǒng)一、規(guī)范提出了迫切要求。針對碼洋與實(shí)洋的問題，廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館自建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，把所有館藏?cái)?shù)據(jù)信息(包括圖書單冊價(jià))都導(dǎo)入自建的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，通過添加圖書的折扣和批號(hào)2個(gè)字段，利用數(shù)據(jù)庫查詢操作解決碼洋與實(shí)洋的區(qū)別，實(shí)現(xiàn)館藏管理系統(tǒng)與自建數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)兩條線并行的資產(chǎn)管理方式[8]。

1.4 丟失、折舊、剔除及處置問題

圖書館開架借閱的服務(wù)方式為讀者帶來了極大的便利，但圖書的丟失及損毀現(xiàn)象也增多。圖書館工作人員從發(fā)現(xiàn)圖書未借閱而又不在架上開始查找，到補(bǔ)購或資產(chǎn)剔除的工作周期較長，將影響讀者對文獻(xiàn)資源的使用。浙江萬里學(xué)院圖書館針對這種情況，曾開發(fā)了“圖書館動(dòng)態(tài)文獻(xiàn)補(bǔ)失系統(tǒng)”[9]，及時(shí)收集“查找”中的圖書信息，通過不同的時(shí)段統(tǒng)計(jì)查找次數(shù)，達(dá)到一定標(biāo)準(zhǔn)后補(bǔ)購丟失圖書，未能購買到的則及時(shí)進(jìn)行資產(chǎn)剔除。

圖書資產(chǎn)與設(shè)備、家具資產(chǎn)不同，圖書館界對圖書資產(chǎn)折舊的概念目前還沒有被明確。實(shí)際上，圖書資產(chǎn)的折舊除了其載體形式的壽命之外，還與信息內(nèi)容的壽命有關(guān)，具有復(fù)雜性[10]。在圖書的剔除及處置實(shí)際工作中，會(huì)出現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)量剔除減少而價(jià)值卻沒有對應(yīng)調(diào)整的情況。此外，剔除的數(shù)據(jù)信息缺乏系統(tǒng)或數(shù)據(jù)庫管理，不利于追溯剔除原因及圖書去向。

2 清華大學(xué)圖書資產(chǎn)管理探索

針對紛繁復(fù)雜的圖書資產(chǎn)管理工作，清華大學(xué)圖書館不斷探索，總結(jié)出一套符合高校圖書資產(chǎn)管理要求且具有自身特點(diǎn)的“分層控制、統(tǒng)一規(guī)范、動(dòng)態(tài)管理”的新型管理模式，有效地提高了資產(chǎn)的管理水平和圖書資產(chǎn)的使用率。

2.1 統(tǒng)籌協(xié)調(diào)與分層控制

清華大學(xué)三級(jí)文獻(xiàn)保障體系充分發(fā)揮了分散與集中的有機(jī)協(xié)調(diào)功能。在文獻(xiàn)資源建設(shè)工作中統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，一方面調(diào)動(dòng)院系積極性，鼓勵(lì)自籌資金，深化專用文獻(xiàn)資源建設(shè)；另一方面集中校撥經(jīng)費(fèi)，加強(qiáng)共用文獻(xiàn)資源的建設(shè)。在圖書資產(chǎn)管理方面，一方面加強(qiáng)專用和共用文獻(xiàn)資源的規(guī)范化管理，實(shí)行統(tǒng)一編目標(biāo)準(zhǔn)，逐步完善在圖書館innopac系統(tǒng)統(tǒng)一揭示功能；另一方面強(qiáng)化專人負(fù)責(zé)制，組成分層控制結(jié)構(gòu)。

清華大學(xué)還建立了“985工程”、“211工程”圖書管理系統(tǒng)，將各院系單位使用“985工程”、“211工程”專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)購買的圖書文獻(xiàn)納入管理中。三級(jí)保障體系中的大部分圖書資產(chǎn)通過在統(tǒng)一的館藏書目系統(tǒng)中揭示，推動(dòng)了全校圖書資源的共享，使得院系圖書資產(chǎn)的使用者不再局限于本院系，從而提高了圖書資產(chǎn)的使用率。

圖書資產(chǎn)的管理從校圖書館到院系資料室，形成了統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分層分點(diǎn)控制的規(guī)范化管理體制，明確各層、各節(jié)點(diǎn)人員的職責(zé)和權(quán)利，將全校各類經(jīng)費(fèi)所購置的圖書文獻(xiàn)統(tǒng)一納入圖書館三級(jí)文獻(xiàn)保障體系中。

在統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分層控制的管理體制中，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)由校圖書館資源建設(shè)部、編目部、特藏部等多部門主任及各專業(yè)圖書館、各院系資料室工作人員分頭上報(bào)，圖書館辦公室匯總統(tǒng)計(jì)，校圖書館主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)最終審核。資源建設(shè)部主任在進(jìn)行資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)時(shí)需提供系統(tǒng)數(shù)據(jù)并反饋給已納入校圖書館館藏書目系統(tǒng)的各專業(yè)圖書館和院系資料室的工作人員進(jìn)行核對補(bǔ)充。圖書館辦公室工作人員匯總統(tǒng)計(jì)時(shí)需將校圖書館、專業(yè)圖書館、院系資料室反饋的當(dāng)期統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)與歷年數(shù)據(jù)進(jìn)行核對校驗(yàn)。

統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、分層控制的管理體制在應(yīng)對院系資料室人員頻繁變動(dòng)的情況具有良好的效果。院系資料室新工作人員上崗后，校圖書館會(huì)量身定制培訓(xùn)計(jì)劃，輔導(dǎo)圖書資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)管理工作，并協(xié)助其推進(jìn)全校圖書文獻(xiàn)信息的統(tǒng)一揭示工作。

目前，清華大學(xué)三級(jí)文獻(xiàn)保障體系已實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。截至2012年底，清華大學(xué)校圖書館、7個(gè)專業(yè)圖書館和18個(gè)院系資料室在三級(jí)文獻(xiàn)保障體系中的圖書資產(chǎn)累計(jì)總數(shù)比例分別為65%、26%和9%；專業(yè)圖書館及院系資料室入藏的圖書資產(chǎn)及讀者進(jìn)館數(shù)增長較快,在全校三級(jí)文獻(xiàn)保障體系中所占比例逐年增加；7個(gè)專業(yè)圖書館已向全校讀者提供開放服務(wù)，校圖書館及專業(yè)圖書館的圖書還實(shí)現(xiàn)了通還。

2.2 數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)與統(tǒng)一規(guī)范

完善圖書資產(chǎn)管理規(guī)章制度，改革圖書資產(chǎn)的剔除與處置管理辦法，是推進(jìn)圖書資產(chǎn)管理工作科學(xué)化、可持續(xù)化進(jìn)程中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

清華大學(xué)圖書館于2012年修訂了《清華大學(xué)圖書館圖書文物陳列品資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)細(xì)則》(簡稱《細(xì)則》)，明確了在統(tǒng)計(jì)工作中遇到的各類問題的具體處理方法。為了協(xié)調(diào)資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)不符的問題，清華大學(xué)圖書館與學(xué)校國有資產(chǎn)辦公室商議確定：在進(jìn)行資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)時(shí)以資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)為準(zhǔn)并與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)區(qū)分。資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)中的中文圖書需明確區(qū)分社會(huì)科學(xué)、自然科學(xué)及綜合類圖書的類別，并因此調(diào)整了統(tǒng)計(jì)周期?！都?xì)則》制定時(shí)兼顧了圖書資產(chǎn)的價(jià)值與丟書罰款額度的問題。

在上報(bào)資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)時(shí)，中文圖書以碼洋統(tǒng)計(jì)，解決圖書后續(xù)流通服務(wù)中涉及到的丟書賠款標(biāo)準(zhǔn)問題。外文圖書則按實(shí)洋統(tǒng)計(jì)，便于了解實(shí)際購置經(jīng)費(fèi)情況并與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)吻合。捐贈(zèng)來源的圖書資料按標(biāo)價(jià)統(tǒng)計(jì)，但如果沒有標(biāo)價(jià)，則區(qū)分外文圖書、港澳臺(tái)圖書、國內(nèi)圖書等按不同標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)?！都?xì)則》還規(guī)定了成套圖書、非正式出版物的標(biāo)注統(tǒng)計(jì)方式，調(diào)整了期刊合訂本的價(jià)值統(tǒng)計(jì)方法。

針對館藏資源的調(diào)撥，2011年制定了《清華大學(xué)圖書館資源調(diào)撥管理辦法》(簡稱《調(diào)撥辦法》)，使各館之間、各館藏地之間的館藏資源調(diào)撥更加規(guī)范有序。2006年清華大學(xué)圖書館建立了剔除數(shù)據(jù)庫，規(guī)范了剔除資產(chǎn)之前需抓取的各類信息，包括資產(chǎn)的具體信息內(nèi)容、剔除原因、處置方式等。該數(shù)據(jù)庫實(shí)現(xiàn)了剔除圖書資料數(shù)據(jù)信息的完整記錄與可追溯性。2013年清華大學(xué)圖書館在修訂規(guī)章制度時(shí)又進(jìn)一步補(bǔ)充完善了《圖書館館藏書刊剔除制度》(簡稱《剔除制度》)，該制度成為了圖書資產(chǎn)管理工作中進(jìn)行圖書資產(chǎn)剔除的指導(dǎo)性文件，制度細(xì)化了圖書資產(chǎn)剔除涉及到的各個(gè)詳細(xì)工作流程。

《細(xì)則》、《調(diào)撥辦法》與《剔除制度》在清華大學(xué)三級(jí)文獻(xiàn)保障體系中各專業(yè)圖書館和院系資料室逐步完成了推行工作。工作方式的明確與統(tǒng)計(jì)口徑的一致，降低了因人員變動(dòng)而產(chǎn)生的統(tǒng)計(jì)誤差和工作失誤的概率，取得了明顯效果。

2.3 技術(shù)輔助與動(dòng)態(tài)管理

清華大學(xué)圖書館面對每學(xué)期的圖書資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)上報(bào)工作和來自科研、教育、院系等各個(gè)方面的圖書資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)需求，如何提高數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)監(jiān)控及資產(chǎn)實(shí)時(shí)管理是圖書資產(chǎn)管理的重點(diǎn)，也是難點(diǎn)。多年以來，清華大學(xué)圖書館依托多個(gè)管理系統(tǒng)，嘗試借助新技術(shù)實(shí)現(xiàn)圖書資產(chǎn)的輔助管理。與館藏書目系統(tǒng)中實(shí)時(shí)更新明細(xì)賬方式不同，在圖書資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)時(shí)，圖書館嘗試借助業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)，以固定時(shí)段為統(tǒng)計(jì)周期，及時(shí)調(diào)整資產(chǎn)總賬的增減。

2010年清華大學(xué)圖書館測試了4家公司的RFID (radio frequency identification)設(shè)備[11]，于2012年1月選擇試用遠(yuǎn)望谷的超高頻RFID，在校圖書館的新書及常用書閱覽室(館藏量為3萬冊左右)部署RFID雙標(biāo)簽測試環(huán)境。

經(jīng)過一年多的試用和改進(jìn)，超高頻RFID在圖書資產(chǎn)管理上體現(xiàn)了明顯的優(yōu)勢。RFID標(biāo)簽與圖書館現(xiàn)在使用的條碼相比，具有防水、防磁、耐高溫的物理優(yōu)點(diǎn)，使用讀取距離大，并可同時(shí)讀取多個(gè)標(biāo)簽；它的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)容量大，修改便捷，可加密，安全性較高。超高頻RFID比高頻RFID的標(biāo)簽更小，隱蔽性更好，適合大規(guī)模作業(yè)，允許多標(biāo)簽識(shí)別讀取數(shù)據(jù)。

超高頻RFID管理系統(tǒng)中包括新書上架、順架、盤點(diǎn)、倒架、查找、剔舊、下架等模塊，該系統(tǒng)的使用提高了圖書資產(chǎn)日常管理、盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)的工作效率。該系統(tǒng)圖書定位三維導(dǎo)航清晰[12]，讀者及管理人員可通過系統(tǒng)便捷地找到圖書；館員借助盤點(diǎn)車及相關(guān)設(shè)備，可同時(shí)大批量讀取數(shù)據(jù)，進(jìn)行快速、高效盤點(diǎn)；可在盤點(diǎn)時(shí)快速形成各項(xiàng)統(tǒng)計(jì)報(bào)告，并且可以回溯圖書的借閱歷史。

清華大學(xué)圖書館在試用超高頻RFID時(shí)，也嘗試將其與正在使用的利用磁條進(jìn)行圖書檢測的門禁系統(tǒng)相結(jié)合，形成雙保險(xiǎn)。在后續(xù)的試用中，如將超高頻RFID管理系統(tǒng)擴(kuò)展到多個(gè)閱覽室及書庫，通過各出入口處的監(jiān)測設(shè)備統(tǒng)一讀取圖書出入信息，將能更好地實(shí)現(xiàn)圖書的動(dòng)態(tài)管理。

超高頻RFID的試用，提高了圖書的動(dòng)態(tài)管理水平，提高了圖書館工作人員的工作效率，該閱覽室的盤點(diǎn)工作從使用超高頻RFID之前的4人5天的工作量降低到了2人2天左右，并為圖書館員的工作從繁重的體力勞動(dòng)服務(wù)型轉(zhuǎn)向創(chuàng)造性讀者服務(wù)型提供了條件。

3 結(jié)束語

清華大學(xué)實(shí)行三級(jí)文獻(xiàn)保障體系和“分層控制、統(tǒng)一規(guī)范、動(dòng)態(tài)管理”的管理模式，在加強(qiáng)圖書資產(chǎn)管理的同時(shí)，有效地提高了文獻(xiàn)資源共享率?！皥D書館是不斷生長的有機(jī)體”。隨著圖書館事業(yè)的發(fā)展，高校圖書資產(chǎn)管理工作需堅(jiān)持原則、適應(yīng)變化、完善制度、借助技術(shù)，努力保障圖書資產(chǎn)的連續(xù)性、完整性、完好性和共享性。

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