高校儀器設(shè)備精細(xì)化管理

葉 昕，李愛群

(1.中山大學(xué) 中山醫(yī)學(xué)院，廣東 廣州 510080；2.中山大學(xué) 設(shè)備與實(shí)驗(yàn)室管理處，廣東 廣州 510080)

儀器設(shè)備是高校實(shí)驗(yàn)室的重要技術(shù)裝備，是高校教學(xué)、科研和開展社會(huì)服務(wù)活動(dòng)的物質(zhì)基礎(chǔ)，是高等學(xué)校人才培養(yǎng)和科學(xué)研究的基本條件之一。自我國(guó)高等教育實(shí)施“211工程”和“985工程”以來，各高等學(xué)校加大了對(duì)實(shí)驗(yàn)設(shè)備的投入，高校實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備從數(shù)量、種類和質(zhì)量上都有了大幅度的增長(zhǎng)和提高，為高校學(xué)科建設(shè)和教學(xué)、科研水平的提升奠定了良好的基礎(chǔ)。在儀器設(shè)備不斷增加的同時(shí)，學(xué)校設(shè)備管理部門也面臨新的問題，如：儀器設(shè)備重復(fù)購(gòu)置、設(shè)備使用率低且分布不均衡、大型儀器設(shè)備的效能沒有得到充分發(fā)揮等。管理好實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備不僅可以推動(dòng)學(xué)校教學(xué)、科研工作的順利開展，同時(shí)也可以為學(xué)校創(chuàng)造良好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

1 高校的儀器設(shè)備管理中存在的問題

1.1 設(shè)備資源的浪費(fèi)

一些高校的儀器設(shè)備管理體系尚不完善，沒有從全校整體情況來統(tǒng)籌安排儀器設(shè)備的采購(gòu)，以致因重復(fù)購(gòu)置造成儀器設(shè)備(尤其是科研實(shí)驗(yàn)設(shè)備)的使用率低下。另外，仍存在重購(gòu)置、輕管理的設(shè)備管理理念，有些科研儀器設(shè)備——特別是專業(yè)的、貴重的、精密的設(shè)備，因共享機(jī)制不完善而長(zhǎng)期封閉使用，普遍地存在利用率低或功能利用不全的現(xiàn)象，也有的儀器設(shè)備則因技術(shù)落后、功能老化而長(zhǎng)期閑置。

1.2 申購(gòu)儀器設(shè)備的前期缺乏充分的調(diào)研

儀器設(shè)備的購(gòu)置，從經(jīng)費(fèi)的落實(shí)到采購(gòu)計(jì)劃的制訂，從市場(chǎng)調(diào)研到招標(biāo)定標(biāo)，從商務(wù)談判到合同的簽訂與執(zhí)行，從儀器設(shè)備的調(diào)試驗(yàn)收到進(jìn)入儀器設(shè)備資產(chǎn)庫(kù)，整個(gè)過程是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程。在申購(gòu)的前期需要對(duì)擬購(gòu)置的儀器設(shè)備進(jìn)行大量的調(diào)研，了解不同廠家的產(chǎn)品，了解產(chǎn)品的性能、配置和技術(shù)參數(shù)。但有些高校因經(jīng)費(fèi)來源渠道較廣，實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備購(gòu)置經(jīng)費(fèi)較充裕，對(duì)擬購(gòu)置的儀器設(shè)備調(diào)研不細(xì)致；也有些高校因?yàn)闀r(shí)間倉(cāng)促，對(duì)設(shè)備的購(gòu)置方案考慮不周，以致購(gòu)置的儀器設(shè)備不能達(dá)到實(shí)驗(yàn)要求的技術(shù)指標(biāo)。

1.3 對(duì)儀器設(shè)備的監(jiān)管薄弱

儀器設(shè)備的管理具有很強(qiáng)的技術(shù)性和綜合性?，F(xiàn)在高校教師往往身兼數(shù)職，因?yàn)榫τ邢?，往往將儀器設(shè)備的申購(gòu)、使用和管理工作交由所帶研究生去完成。對(duì)于新購(gòu)置的大型貴重儀器設(shè)備到貨后，有些教師也將后續(xù)的工作(如設(shè)備安裝、調(diào)試、試運(yùn)行、驗(yàn)收等)交由學(xué)生管理。面對(duì)技術(shù)操作要求比較高的設(shè)備，學(xué)生對(duì)儀器設(shè)備的技術(shù)性能不能全面掌握，甚至?xí)虿僮魇д`造成儀器設(shè)備損壞。另外，有些儀器設(shè)備是隨工程、基建項(xiàng)目購(gòu)買的，在工程完工之后已全額支付工程項(xiàng)目款，而儀器設(shè)備卻未辦理固定資產(chǎn)入賬手續(xù)，形成監(jiān)管的盲區(qū)，儀器設(shè)備發(fā)生故障就很難解決，以致造成設(shè)備閑置[1]。

2 強(qiáng)化高校儀器設(shè)備的精細(xì)化管理

2.1 精細(xì)化管理的概念

精細(xì)化管理是源于發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)管理的一種管理理念，是一種精益求精的管理文化、一種科學(xué)的管理方法。它以“精(做精、求精，追求最佳、最優(yōu))、準(zhǔn)(準(zhǔn)確、準(zhǔn)時(shí))、細(xì)(工作做細(xì)，管理做細(xì)，流程做細(xì))、嚴(yán)(執(zhí)行，主要是管理制度和流程的執(zhí)行與控制)”為基本特征，通過提升員工素質(zhì)，加強(qiáng)內(nèi)部控制，強(qiáng)化協(xié)作管理，減少管理所用資源和降低管理成本，提升企業(yè)整體效益。它要求日常管理工作做到制度化、格式化、程式化、強(qiáng)調(diào)執(zhí)行力[2-3]。

2.2 健全相關(guān)制度，落實(shí)精細(xì)化管理

在儀器設(shè)備管理中可用循環(huán)質(zhì)量管理理論(plan，do，check，act，PDCA)，通過計(jì)劃、執(zhí)行、考核、修正4個(gè)環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對(duì)儀器設(shè)備的管理，健全儀器設(shè)備管理體制和各項(xiàng)規(guī)章制度，落實(shí)管理責(zé)任制，強(qiáng)化日常管理[4]。要提高師生員工對(duì)精細(xì)化管理的認(rèn)識(shí)，推動(dòng)資源的合理配置和有效性使用，以達(dá)到人人重視儀器設(shè)備管理，實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備管理“零”死角。

要通過制度引導(dǎo)，使管理人員接受精細(xì)化管理理念?？筛鶕?jù)教學(xué)和科研的需求，制定切實(shí)可行的制度體系，形成有章可循、按章辦事、違章必究的管理制度，并在實(shí)踐中不斷充實(shí)、完善制度體系，使實(shí)驗(yàn)室管理工作科學(xué)化、規(guī)范化、制度化。同時(shí)，在健全內(nèi)部管理制度體系的基礎(chǔ)上，建立貴重儀器設(shè)備的使用管理和評(píng)價(jià)體系，定期開展日常的清產(chǎn)核資工作，核實(shí)資產(chǎn)的存量和增量，做到“家底”清楚，有效地推動(dòng)儀器設(shè)備的合理配置和有效性使用，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理中存在的問題，及時(shí)采取措施，提高設(shè)備管理水平[5]。

2.3 加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室隊(duì)伍的建設(shè)

高校實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員承擔(dān)著儀器設(shè)備管理的基礎(chǔ)性工作，是實(shí)驗(yàn)室管理的主要人員。但是，實(shí)驗(yàn)室的管理工作又常常被看作輔助工作，實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的工作沒有被充分重視，他們的待遇也較低，不但影響工作熱情[6]，而且流動(dòng)性較大，實(shí)驗(yàn)技術(shù)隊(duì)伍不夠穩(wěn)定。

實(shí)際上，實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員的業(yè)務(wù)和素質(zhì)水平直接影響著實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科研工作的成效。隨著越來越多的貴重、精密的儀器設(shè)備投入實(shí)驗(yàn)教學(xué)和科學(xué)研究，實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員必須接受再教育和培訓(xùn)，達(dá)到較高的業(yè)務(wù)水平，才能勝任儀器設(shè)備的使用和管理工作，才能更好地完成教學(xué)和科研任務(wù)[7]。因此，高校必須重視這一群體，通過落實(shí)相關(guān)政策，提高實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員對(duì)儀器設(shè)備精細(xì)化管理的認(rèn)識(shí)，有效提高實(shí)驗(yàn)室的精細(xì)化管理水平。

2.4 加強(qiáng)日常管理，貫徹執(zhí)行精細(xì)化管理流程

精細(xì)化管理是一種執(zhí)行力的體現(xiàn)?！爸袊?guó)絕不缺少雄韜偉略的戰(zhàn)略家，缺少的是精益求精的執(zhí)行者；絕不缺少各類規(guī)章、管理制度，缺少的是對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行?！绷己玫膱?zhí)行者，是提高管理效益的根本保證。只有精益求精的認(rèn)識(shí)、細(xì)致入微的規(guī)劃、各個(gè)環(huán)節(jié)的共同作用，才能實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備的精細(xì)化管理，使復(fù)雜的事情簡(jiǎn)單化、簡(jiǎn)單的事情流程化、流程的事情定量化、定量的事情信息化。

實(shí)驗(yàn)室檔案是實(shí)驗(yàn)室活動(dòng)的真實(shí)記錄，它對(duì)實(shí)驗(yàn)室各項(xiàng)工作的開展、考查、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)及科學(xué)研究工作有著廣泛的參考作用，是精細(xì)化管理執(zhí)行力的一個(gè)重要方面。實(shí)驗(yàn)人員平時(shí)應(yīng)該及時(shí)收集并記載各種存檔材料，建立完善的檔案，提高教學(xué)、科研和管理水平[8]。

實(shí)驗(yàn)室管理檔案應(yīng)主要包括以下內(nèi)容：

(1) 規(guī)章制度：包括實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理制度(實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員崗位職責(zé)制、實(shí)驗(yàn)教學(xué)登記制度、實(shí)驗(yàn)教學(xué)事故認(rèn)定及處理辦法等制度)、儀器設(shè)備管理制度(貴重儀器設(shè)備的申購(gòu)、儀器設(shè)備的損壞、維護(hù)維修、丟失賠償、低值易耗品的管理、儀器設(shè)備借用、貴重儀器使用辦法等)、實(shí)驗(yàn)室安全管理制度、學(xué)生實(shí)驗(yàn)守則以及工作檔案管理制度等；

(2) 實(shí)驗(yàn)教學(xué)檔案：包括教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃任務(wù)書、課表、實(shí)驗(yàn)教材、實(shí)驗(yàn)登記表、教學(xué)工作日志，實(shí)驗(yàn)報(bào)告，成績(jī)表等；

(3) 實(shí)驗(yàn)室的日常管理檔案：包括實(shí)驗(yàn)室安全管理和儀器設(shè)備的精細(xì)化管理檔案，主要內(nèi)容有儀器明細(xì)賬、危險(xiǎn)品臺(tái)賬和使用登記表、實(shí)驗(yàn)室廢棄物回收登記、實(shí)驗(yàn)動(dòng)物的回收登記錄、儀器借(領(lǐng))用登記表、貴重儀器設(shè)備使用登記表、儀器設(shè)備報(bào)廢和調(diào)撥登記表、貴重儀器設(shè)備的技術(shù)和管理檔案等；

3 建立激勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)儀器設(shè)備開放共享

以精細(xì)化管理的理念，建立實(shí)驗(yàn)室開放和儀器設(shè)備共享的激勵(lì)機(jī)制是提高儀器設(shè)備利用率的有效措施。目前很多高校的實(shí)驗(yàn)室添置了新的儀器設(shè)備，但實(shí)驗(yàn)室和設(shè)備的運(yùn)行經(jīng)費(fèi)卻明顯不足。實(shí)行儀器設(shè)備開放共享、有償服務(wù)，將可以解決儀器設(shè)備運(yùn)行經(jīng)費(fèi)不足的問題，亦可以有效地提高儀器設(shè)備的使用效益。

3.1 建立高效、完善的管理制度

要實(shí)現(xiàn)儀器設(shè)備開放共享工作系統(tǒng)化、規(guī)范化和精細(xì)化，就需要強(qiáng)化人員管理，建立健全的儀器設(shè)備管理制度，做到有章可循。要建立儀器設(shè)備開放使用管理辦法、貴重儀器設(shè)備管理辦法、貴重儀器操作與技術(shù)培訓(xùn)制度、貴重儀器設(shè)備使用效益考核和評(píng)估辦法等一系列操作性強(qiáng)的管理制度。

貴重設(shè)備的開放共享，必然會(huì)增加實(shí)驗(yàn)人員的工作量和設(shè)備運(yùn)行成本，因此，還必須建立共享設(shè)備有償使用的制度，保證共享設(shè)備得到及時(shí)的維護(hù)和維修，逐步實(shí)現(xiàn)“以機(jī)養(yǎng)機(jī)”的良性循環(huán)。對(duì)貴重儀器設(shè)備共享服務(wù)，應(yīng)制定明確的收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，利用經(jīng)濟(jì)杠桿，調(diào)動(dòng)機(jī)組人員的積極性，促進(jìn)共享資源的可持續(xù)發(fā)展[9-11]。

3.2 建設(shè)貴重儀器設(shè)備共享信息化平臺(tái)

應(yīng)建立貴重儀器網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，將有關(guān)貴重儀器開放共享的信息(如儀器的功能、技術(shù)指標(biāo)、安裝地點(diǎn)、技術(shù)管理人員的聯(lián)系方式、收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)等)在網(wǎng)上發(fā)布，為用戶提供便捷的查詢服務(wù)。

信息化平臺(tái)還應(yīng)具備機(jī)時(shí)存款管理、經(jīng)費(fèi)分配、儀器查詢、預(yù)約、委托測(cè)試、查詢使用記錄、收費(fèi)結(jié)算、效益評(píng)價(jià)、統(tǒng)計(jì)分析等多項(xiàng)功能，并實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，使用戶可以很便捷地通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)服務(wù)跟蹤實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)[12]。

3.3 開放共享的效益評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制

效益評(píng)價(jià)和激勵(lì)機(jī)制是執(zhí)行精細(xì)化管理的手段，是提高儀器設(shè)備使用效益的制度保障。對(duì)貴重儀器設(shè)備實(shí)行統(tǒng)一管理，利用成本核算、效益分配等經(jīng)濟(jì)手段，積極引導(dǎo)設(shè)備共享服務(wù)，使那些主要用于單一學(xué)科或單一研究方向的設(shè)備也實(shí)行校內(nèi)外共享。

按照貴重儀器設(shè)備使用記錄、實(shí)際開放運(yùn)行機(jī)時(shí)、完成工作的質(zhì)量、其他部門對(duì)共享服務(wù)的評(píng)價(jià)等，對(duì)儀器設(shè)備的管理逐項(xiàng)考查、公平評(píng)判。對(duì)開放共享管理好、設(shè)備利用率高、綜合效益明顯提高的單位給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，并在以后的實(shí)驗(yàn)室建設(shè)和貴重儀器購(gòu)置方面優(yōu)先考慮；而對(duì)于長(zhǎng)期處于閑置或半閑置狀態(tài)的儀器設(shè)備，要增強(qiáng)設(shè)備儀器擁有單位的責(zé)任意識(shí)，采取措施提高使用率，或?qū)x器設(shè)備調(diào)撥到其他急需的單位。對(duì)負(fù)責(zé)儀器設(shè)備管理的人員也要有獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)貴重儀器設(shè)備的維修、開發(fā)有貢獻(xiàn)者，應(yīng)給予物質(zhì)和精神獎(jiǎng)勵(lì)，調(diào)動(dòng)實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員鉆研業(yè)務(wù)、提高水平的積極性，從而有效提高設(shè)備的完好率，促進(jìn)共享平臺(tái)的健康發(fā)展[13-15]。

3.4 踐行精細(xì)化管理，實(shí)現(xiàn)實(shí)驗(yàn)室的優(yōu)化運(yùn)行

中山大學(xué)中山醫(yī)學(xué)院在2009年成立了科研儀器設(shè)備管理中心。中心成立之初，就按照“三個(gè)分離”模式進(jìn)行精細(xì)化管理，即：管理者和使用者分離、管理者與財(cái)務(wù)分離、管理者和托管教授分離。學(xué)院為科研儀器設(shè)備管理中心配備了適當(dāng)數(shù)量的實(shí)驗(yàn)技術(shù)人員，由該中心單獨(dú)管理、單獨(dú)進(jìn)行績(jī)效考核，并建立了一套較完善的醫(yī)學(xué)科研儀器共享管理系統(tǒng)，包括儀器預(yù)約管理系統(tǒng)、儀器使用授權(quán)管理系統(tǒng)和儀器使用計(jì)費(fèi)管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)所屬儀器的共享管理，保證優(yōu)化運(yùn)行。

通過該套系統(tǒng)，校內(nèi)外有需求的用戶可以很便利地了解到該中心儀器設(shè)備的基本技術(shù)信息、分布和使用情況。系統(tǒng)還有網(wǎng)上預(yù)約使用、儀器設(shè)備經(jīng)費(fèi)的分配和財(cái)務(wù)結(jié)算等功能。該中心的管理模式實(shí)現(xiàn)了精細(xì)化管理執(zhí)行力鏈條，不僅節(jié)省了人力資源，提高了工作效率和管理效益；同時(shí)與學(xué)校現(xiàn)有校級(jí)平臺(tái)進(jìn)行對(duì)接，使學(xué)校職能部門可以實(shí)時(shí)了解儀器設(shè)備的運(yùn)行狀況和使用效益，取得購(gòu)置儀器設(shè)備的決策依據(jù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

高校儀器設(shè)備管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及到諸多方面。要做好這項(xiàng)工作，既需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工進(jìn)一步提高管理理念，也需要其他各部門的配合和支持?？傊?，高校要全面提高實(shí)驗(yàn)室的精細(xì)化管理水平，充分發(fā)揮儀器設(shè)備的最大效益，使儀器設(shè)備管理工作更有利于踐行教學(xué)計(jì)劃、完成科研項(xiàng)目，更有利于提高教學(xué)、科研水平。

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