高校檔案管理工作現(xiàn)狀與發(fā)展策略

馮秀清 劉 洋

(黑龍江生態(tài)工程職業(yè)學(xué)院，黑龍江哈爾濱150025)

1 高校檔案管理工作具有重要意義

高校檔案是指高校從事招生、教學(xué)、科研、黨政管理等活動(dòng)中形成的對學(xué)生、高校和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖標(biāo)、聲像等載體。高校檔案不僅僅在學(xué)校管理、教學(xué)活動(dòng)的開展上發(fā)揮著積極作用，在推動(dòng)教學(xué)改革中更是發(fā)揮了不可替代的作用。同時(shí)高校檔案也能為編史修志收集全面資料，為教學(xué)評(píng)估提供原始數(shù)據(jù)，為宣傳教育等工作整理相應(yīng)素材。國家教委《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確指出:“高校檔案工作是辦好學(xué)校的重要基礎(chǔ)工作之一，各高校必須把檔案工作納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃，并切實(shí)加強(qiáng)對檔案的領(lǐng)導(dǎo)和管理?！庇纱丝梢?，不斷優(yōu)化檔案管理工作，完善高校檔案管理體系，對高校的長遠(yuǎn)發(fā)展有著極為重要的作用。

2 當(dāng)前高校檔案管理工作普遍存在的問題

雖然高校檔案管理對高校建設(shè)和發(fā)展具有十分重大的意義，但目前高校檔案管理中依舊存在一些比較突出的問題。

2．1 管理意識(shí)薄弱，管理手段相對落后

我國高校的檔案管理工作尚未形成統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，部分高校對新形勢下檔案工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)。首先領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，從機(jī)構(gòu)設(shè)置到經(jīng)濟(jì)投入上都難以滿足高校檔案工作發(fā)展的條件;其次教職工參與意識(shí)淡薄，導(dǎo)致一些文件資料不能及時(shí)歸檔，各科室檔案存放分散化，造成檔案積壓甚至丟失，這些都一定程度上影響了整個(gè)高校檔案的完整性;再次，高校檔案管理工作存在著管理手段陳舊的問題，部分高校仍采用手工作業(yè)方式，勞動(dòng)量大，耗時(shí)多。這些都在一定程度上制約了高校檔案管理工作的發(fā)展。

2．2 管理人員素質(zhì)參差不齊，信息技術(shù)應(yīng)用能力相對較差

目前我國高校檔案工作人員數(shù)量基本充足，能夠滿足日常工作需要。學(xué)歷層次較之以前也有所提高，基本達(dá)到本科或以上學(xué)歷。但是檔案專業(yè)出身、精通檔案業(yè)務(wù)、熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)的人員較少，能對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行深層次開發(fā)利用的高素質(zhì)人才更是匱乏。隨著科技發(fā)展，高校檔案室

2．3 數(shù)字化建設(shè)發(fā)展滯后

高校檔案多以紙質(zhì)文件為主，檔案形式較為單一，照片、光盤、錄音、縮微膠片等數(shù)字化檔案形式相對較少。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、聲像技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案數(shù)字化成為適應(yīng)高校檔案發(fā)展的大趨勢。但是由于檔案數(shù)字化是需要多專業(yè)配合、各部門協(xié)作的系統(tǒng)工程，由于領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不夠、經(jīng)費(fèi)不足、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不配套等原因，我國高校數(shù)字化檔案的開發(fā)還停留在初期，在很多方面顯得比較被動(dòng)，制約著高校檔案工作的正常發(fā)展。

2．4 高校傳統(tǒng)檔案安全管理模式亟待改善

檔案安全管理作為檔案管理工作中重要的一環(huán)越來越受到重視，相關(guān)部門制定了一系列制度與監(jiān)督檢查方案。高校檔案室配備了自動(dòng)報(bào)警、防火、去濕、消毒等必要的檔案安全保護(hù)設(shè)備和器材。對重要檔案文件實(shí)行異地備份管理，防止檔案資料的丟失。但是隨著近幾年檔案信息化發(fā)展，原本的安全管理模式很難適應(yīng)新發(fā)展的要求，數(shù)字化檔案管理中存在的安全問題越發(fā)凸顯。如:電子檔案傳輸中的安全性，音像檔案的有效性和合法性，計(jì)算機(jī)病毒，各種人為因素對檔案信息的危害問題，這些都對高校檔案安全管理工作形成較大的沖擊。

3 提升高校檔案管理工作發(fā)展策略

3．1 增強(qiáng)管理意識(shí)，實(shí)現(xiàn)管理手段現(xiàn)代化

建立高校的檔案管理工作統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，充分認(rèn)識(shí)到高校檔案管理工作的重要性。加強(qiáng)管理模式的創(chuàng)新就應(yīng)該健全目標(biāo)管理機(jī)制，制定檔案管理目標(biāo)，定期進(jìn)行檢查，并引進(jìn)激勵(lì)機(jī)制，將其與人事聘用和干部任免相聯(lián)系，激活檔案管理工作，開創(chuàng)新局面。轉(zhuǎn)變管理手段，就要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)管理手段的創(chuàng)新，就應(yīng)該采用現(xiàn)代化的科學(xué)的管理手段，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)作為工作平臺(tái)，建立數(shù)字檔案和電子文件系統(tǒng)，并實(shí)現(xiàn)資源共享。

3．2 提高檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和信息技術(shù)應(yīng)用能力

高校要將熟悉檔案基本業(yè)務(wù)、適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化需要的復(fù)合型人才選配到檔案管理工作崗位上來，為檔案事業(yè)發(fā)展注入新的活力。同時(shí)為檔案管理人員盡可能多地創(chuàng)造交流機(jī)會(huì)，定期組織參加專業(yè)技能培訓(xùn)和繼續(xù)教育培訓(xùn)，使檔案工作人員在掌握檔案工作的法律、法規(guī)及檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)知識(shí)，熟練運(yùn)用檔案管理工作基本方法和技能的基礎(chǔ)上，積極學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)，能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案管理工作，運(yùn)用信息技術(shù)，挖掘信息資源，對各類檔案信息資源進(jìn)行深層次整合，建立各種檔案數(shù)據(jù)庫，以提高工作效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。

3．3 加快檔案數(shù)字化建設(shè)步伐

要實(shí)現(xiàn)高校檔案數(shù)字化建設(shè)這一目標(biāo)，首先高校領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)識(shí)到高校檔案數(shù)字化的重要性，開拓思想，更新觀念，在檔案數(shù)字化建設(shè)方面，繼續(xù)完善檔案管理工作基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加大資金投入，采購先進(jìn)的計(jì)算機(jī)軟、硬件系統(tǒng)，建立電子檔案接收體系、傳統(tǒng)檔案數(shù)字化體系以及數(shù)字檔案編目、存儲(chǔ)、服務(wù)體系;完善檔案網(wǎng)站平臺(tái)的開發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的有效整合;同時(shí)還可利用已建成的數(shù)據(jù)庫資源和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施為社會(huì)服務(wù)，從而獲得一定的收益，彌補(bǔ)經(jīng)費(fèi)不足的問題，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的步伐。

3．4 完善安全管理保障體系

加強(qiáng)宣傳教育，堅(jiān)持科學(xué)檔案信息安全觀，樹立正確保障檔案安全的思想。高校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家頒布的有關(guān)信息安全的法律法規(guī)，制定相應(yīng)的電子檔案安全管理的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范。堅(jiān)持利用和保密并重的原則，加大檔案網(wǎng)絡(luò)化的開放和利用力度，增強(qiáng)檔案信息安全和網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)。特別針對數(shù)字載體檔案的特點(diǎn)，應(yīng)專門建立新型載體檔案的借閱利用制度并嚴(yán)格審批手續(xù)。有效地應(yīng)用身份識(shí)別認(rèn)證、重要文件加密、病毒庫更新防護(hù)、文件異地備份等安全技術(shù)，以確保檔案信息的安全。

4 結(jié)語

總之，高校檔案管理工作需要經(jīng)歷不斷探索、不斷革新、不斷發(fā)展的過程，必須把滿足高校的需求作為檔案管理工作的價(jià)值取向，設(shè)立科學(xué)的目標(biāo)，采取正確的方法，才能開辟檔案管理工作發(fā)展的新途徑，才能充分發(fā)揮高校檔案管理為高校教學(xué)、科研和管理等工作的服務(wù)作用。

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