以示范性基層電大評估為契機 加強電大檔案工作的管理

曾健瑜

摘 要：檔案工作是各項事業(yè)不可缺少的重要環(huán)節(jié)，電大系統(tǒng)示范性基層電大評估凸顯出學(xué)校檔案工作的重要作用。本文分析電大系統(tǒng)檔案管理的現(xiàn)狀，提出了加強檔案建設(shè)、服務(wù)電大發(fā)展的建議。

關(guān)鍵詞：評估；檔案；管理

檔案是歷史憑證，學(xué)校檔案是學(xué)校教育教學(xué)及其相關(guān)工作的真實記錄?！爸醒腚姶髱煼缎曰鶎与姶笤u估”正在電大系統(tǒng)各基層試點展開，作為整個試點工作的重要見證——檔案資料，也就成為評估活動中考核評價試點項目的重要依據(jù)。通過評估，進(jìn)一步認(rèn)識學(xué)校檔案工作的作用，并采取得力措施加強檔案管理，應(yīng)是電大系統(tǒng)落實“以評促改，以評促建、以評促管理、以評促發(fā)展”的一項重要工作之一。

一、電大系統(tǒng)必須進(jìn)一步增強做好檔案工作的自覺性

今年，示范性基層電大評估試點項目進(jìn)入總結(jié)階段，也就是以總結(jié)評估的方式，通過對其“歷史陳跡”的實地考察，進(jìn)行全面檢查、評估和驗收。因此，我們可以說，此次對各級電大試點項目的評估，在一定意義上也是對電大系統(tǒng)檔案建設(shè)和檔案管理工作的一次大檢驗。凡是研究過“示范性基層電大評估指標(biāo)及標(biāo)準(zhǔn)”的同志都明白，其中所包含的6個一級指標(biāo)、12個二級指標(biāo)、25個主要觀測點，除了四、五個觀測點需要直接查看硬件設(shè)施外，絕大部分觀測點都必須通過查閱相關(guān)檔案資料進(jìn)行評價。隨著評估工作的展開，各地電大加強檔案工作的“甜頭” 、忽視檔案工作的“苦頭”已經(jīng)或即將嘗到。為了辦好新時期的電大教育，切實做到規(guī)范辦學(xué)、科學(xué)管理，加強電大系統(tǒng)的檔案建設(shè)已是一項刻不容緩的工作。

二、電大系統(tǒng)檔案管理存在的主要問題

（一）檔案意識和檔案法制觀念還淡薄，依法治檔、依法辦事的自覺性欠缺

一些學(xué)校的檔案工作還沒有引起足夠的重視，檔案建設(shè)落后于電大教育事業(yè)的改革和發(fā)展；檔案設(shè)施十分簡陋，影響檔案的安全管理和有效利用；檔案工作機構(gòu)不健全，專（兼）職人員不落實，工作不到位。

（二）檔案資料嚴(yán)重缺損

檔案的完整，是學(xué)校檔案管理工作的物質(zhì)基礎(chǔ)。否則，就談不上提供利用。所謂完整，從數(shù)量上講，要保證檔案資料的齊全，不使該集中管理的檔案缺文短頁；從質(zhì)量上講要保證檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機聯(lián)系，而不是對檔案資料人為地加以割裂和零亂堆砌。在這次迎接評估驗收的準(zhǔn)備工作中，大家感受到很多工作都做了，但無材料記載，或有材料已經(jīng)散失，或事后“苦心”編造材料等等，屢見不鮮。

（三）學(xué)校檔案尚未集中統(tǒng)一管理

集中統(tǒng)一管理學(xué)校全部檔案，是學(xué)校檔案管理工作的基本原則。其內(nèi)容主要包括兩個方面：（1）學(xué)校全部檔案由檔案室集中統(tǒng)一管理；（2）各學(xué)校的檔案工作由各級政府檔案事業(yè)管理機構(gòu)統(tǒng)一進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督。但是，目前不少學(xué)校的黨、政、工、團等組織以及各職能處（科）室所形成的文字、圖表、聲像等檔案資料，往往是各自捏在手里，雜亂堆放，無專人保管，更談不上立卷歸檔，定期移交。遇到有人查閱、利用檔案，學(xué)校內(nèi)部各部門總是互相推諉，嚴(yán)重影響辦事效率和電大的形象。

（四）學(xué)校檔案偏重管理，忽視利用

學(xué)校檔案管理工作要便于各項工作利用，為電大的改革和發(fā)展服務(wù)，特別是為現(xiàn)代遠(yuǎn)程教育的發(fā)展和研究服務(wù)，這是檔案管理工作的根本目的。但是，由于檔案工作的許多薄弱環(huán)節(jié)所造成的檔案利用價值不大、利用率低下的問題，一直沒有引起足夠的重視。如果不是這次試點電大評估給檔案管理出了個“難題”，電大檔案工作還有滑坡的趨勢。

三、以評估為契機，加強電大檔案系統(tǒng)檔案建設(shè)

（一）堅持學(xué)校檔案管理的基本原則

1.集中統(tǒng)一管理學(xué)校全部檔案

當(dāng)然，所謂集中統(tǒng)一管理也是相對的，也不是要把各部門的所有的檔案資料全部集中起來，對于那些只需短期保存的檔案和一些重要的、無關(guān)緊要的檔案，就不應(yīng)該包括在集中管理的范圍之內(nèi)。比如，在試點電大評估中，關(guān)于教學(xué)過程的監(jiān)控，評估專家組是通過查閱歷次教學(xué)檢查以及年報、年檢實施情況來評判的。如果教學(xué)檢查活動的全過程沒有文字、圖表、聲像等記錄不完整、不實在，專家組憑什么認(rèn)定學(xué)校認(rèn)真執(zhí)行了教學(xué)質(zhì)量保證制度呢？諸如此類對日后實際工作和科研活動有一定查考利用價值的文件，均有必要作為檔案資料容易統(tǒng)一保存和管理。

2.維護學(xué)校檔案的完整

維護學(xué)校檔案的完整，有兩個方面的含義：一方面要保證檔案的齊全，使應(yīng)該和實際保存的檔案不能殘缺不全；另一方面，不能人為地割裂分散，或雜亂湊集，更不能事后涂改勾劃，使檔案失真。這兩方面是互有聯(lián)系、相互相承的。檔案材料數(shù)量齊全，才能保證檔案的系統(tǒng)完整；只有保證檔案的有機聯(lián)系，才能使數(shù)量齊全有科學(xué)依據(jù)，促使人民自覺地維護它。

3.便于學(xué)校各項工作對檔案的利用

學(xué)校檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因為它對學(xué)校及其各項工作有一定的利用價值。電大的檔案管理工作不僅要為電大辦學(xué)過程中的各項工作所利用，而且要便于利用，主動提供利用。只有這樣，學(xué)校檔案管理事業(yè)才能得到各個方面的重視和支持，才能得到進(jìn)一步發(fā)展。

（二）做好檔案管理幾個主要環(huán)節(jié)的工作

1.做好學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作

學(xué)校檔案的基礎(chǔ)工作主要體現(xiàn)在文書處理上：只有在文書處理工作中對文件收回及時，收集齊全，保存完整，才能保證學(xué)校檔案的齊全、完整。做好檔案工作，必須從文書處理環(huán)節(jié)做起，否則，檔案管理就是無源之水，無本之木。

2.堅持立卷歸檔制度

對文件材料進(jìn)行立卷，應(yīng)該貫徹以下幾條原則：第一，以本學(xué)校形成的文件材料為主，避免重復(fù)立卷。第二，保證文件材料齊全完整，防止對反映學(xué)校重大活動的文件材料的遺漏。第三，尊重文件材料的歷史聯(lián)系，反映學(xué)校工作的真實面貌。第四，以文件材料反映的問題為主線，便于查考利用。第五，組成的卷宗厚薄要適宜，便于管理和查閱。經(jīng)過整理立卷的檔案，必須定期交檔案室集中保存。

3.樹立服務(wù)意識，做好檔案利用工作

學(xué)校檔案的利用工作，就是以廣大利用者為服務(wù)對象，以檔案信息資源為服務(wù)手段，采取多種形式和方法，向利用者介紹檔案情況，提供檔案資料，為學(xué)校各項工作服務(wù)。

（三）與時俱進(jìn)，發(fā)揮優(yōu)勢，努力提高電大系統(tǒng)檔案管理水平

1.加強檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是信息社會發(fā)展對檔案管理工作的迫切要求。也是廣播電視教育所特有的系統(tǒng)優(yōu)勢和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)優(yōu)勢對檔案建設(shè)的必然選擇。我們電大系統(tǒng)具有建設(shè)數(shù)字化檔案的強勁優(yōu)勢，只要廣大教育工作者尤其是學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)一步強化檔案意識，加強領(lǐng)導(dǎo)，充分發(fā)揮自身的優(yōu)勢，做到檔案數(shù)字化管理“先行一步” ，是完全能夠?qū)崿F(xiàn)的。從基層電大試點評估驗收所暴露出來的問題看，電大系統(tǒng)的檔案建設(shè)無論在技術(shù)手段、管理水平、利用能力等方面，都嚴(yán)重滯后于具有獨特辦學(xué)優(yōu)勢的現(xiàn)代遠(yuǎn)程開放教育的發(fā)展水平，這種被動的局面勢必影響電大社會形象的樹立、服務(wù)功能提升和可持續(xù)性發(fā)展實現(xiàn)，“問題出在檔案上” ，這是評估驗收后電大不少同志總結(jié)的教訓(xùn)，檔案是是歷史的真實憑據(jù)，基層電大項目評估是人才培養(yǎng)模式和項目實施情況的真實記錄，是事后考察工作過程、評價工作成效的主要依據(jù)，所以，只有作為試點工作“真跡”的檔案，才具有無可辯駁的證據(jù)作用。為了完整地保存和利用好這些“證據(jù)” ，我們必須努力營造良好的檔案工作環(huán)境，在檔案信息化建設(shè)山加大力度，盡快提升現(xiàn)代化管理水平。

2.培養(yǎng)高素質(zhì)并相對穩(wěn)定的學(xué)籍檔案管理隊伍

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的學(xué)籍檔案管理，要求管理人員要掌握相關(guān)的計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，能熟悉地運用計算機進(jìn)行學(xué)籍檔案管理。為此，學(xué)校應(yīng)有計劃地安排管理人員進(jìn)行必要的資格培訓(xùn)和業(yè)務(wù)進(jìn)修，要努力提高管理隊伍的政治素質(zhì)，忠于職守、愛崗敬業(yè)、廉潔奉公、秉公辦事，要耐得住寂寞，甘當(dāng)人梯，也要注重提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，不斷更新管理知識，及時了解最新計算機網(wǎng)絡(luò)知識，提高辦公自動化和管理信息化素養(yǎng)，最終實現(xiàn)管理人員持證上崗。

綜上所述，在廣播電視大學(xué)的評估過程中，特別是有關(guān)檔案管理方面出現(xiàn)了許多新問題，很值得我們思考和面對。我們要認(rèn)真分析廣播電視大學(xué)在人材培養(yǎng)模式改革中，尤其是部分電大與其他院校合并后，電大檔案管理工作出現(xiàn)的新情況，以與時俱進(jìn)的精神，堅持以人為本的原則，開拓創(chuàng)新，積極探索新形勢下電大檔案管理模式，努力建設(shè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，使信息高速化，為電大今后的各項管理工作提供可靠的依據(jù)，以推動學(xué)校教育事業(yè)向更高的目標(biāo)發(fā)展。

責(zé)任編輯 賴俊辰