ERP環(huán)境下中小企業(yè)固定資產(chǎn)生命周期管理研究

○李玉清 趙合英

（1、嘉興職業(yè)技術(shù)學(xué)院旅游與管理分院 浙江 嘉興 314036 2、捷源綠能科技（上海）有限公司 上海 201801）

一、引言

固定資產(chǎn)是企業(yè)的重要資產(chǎn)，也是企業(yè)各項(xiàng)工作開(kāi)始的物資基礎(chǔ)。但由于中小企業(yè)固定資產(chǎn)相對(duì)較少、資產(chǎn)購(gòu)置的隨意性較大，后期又不重視維護(hù)管理，造成資產(chǎn)毀損、丟失、閑置等浪費(fèi)。

隨著科學(xué)技術(shù)的日新月異，中小企業(yè)為增強(qiáng)核心競(jìng)爭(zhēng)力，已將ERP等先進(jìn)的管理軟件運(yùn)用在日常管理和財(cái)務(wù)核算中。固定資產(chǎn)管理和核算是ERP管理中的一個(gè)模塊。如何科學(xué)合理地投資、使用、維護(hù)和管理固定資產(chǎn)，提高固定資產(chǎn)的運(yùn)營(yíng)效益，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)資產(chǎn)保值增值、盤活固定資金的一大重要課題。

針對(duì)上述問(wèn)題，本文設(shè)定在已實(shí)現(xiàn)ERP管理的中小企業(yè)中，把固定資產(chǎn)生命周期分為預(yù)算、購(gòu)置、驗(yàn)收、使用、處置等五個(gè)階段，并分別提出了各個(gè)階段的管理策略。

二、中小企業(yè)固定資產(chǎn)生命周期管理概況

固定資產(chǎn)生命周期管理以資產(chǎn)為管理對(duì)象，以實(shí)現(xiàn)企業(yè)總體目標(biāo)為宗旨，以建立一體化的信息平臺(tái)為主要手段，統(tǒng)籌考慮、系統(tǒng)優(yōu)化資產(chǎn)生命周期內(nèi)各個(gè)環(huán)節(jié)，即：規(guī)劃、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、建設(shè)、運(yùn)行、檢修、技改、報(bào)廢的全過(guò)程，在滿足安全、效能的前提下追求資產(chǎn)全生命周期內(nèi)可靠性和經(jīng)濟(jì)性的最優(yōu)結(jié)合，從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化。

中小企業(yè)在固定資產(chǎn)生命周期的各個(gè)階段都存在不同程度的管理問(wèn)題。有些中小企業(yè)重大項(xiàng)目固定資產(chǎn)購(gòu)置是由個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)拍板決定缺失科學(xué)決策的，缺少對(duì)市場(chǎng)機(jī)遇的調(diào)查分析，缺少投資可行性分析，出現(xiàn)不符合企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)利益盲目購(gòu)置。有些中小企業(yè)在固定資產(chǎn)購(gòu)置時(shí)，缺少統(tǒng)籌安排，重大項(xiàng)目完工之后，達(dá)不到使用要求，出現(xiàn)反反復(fù)復(fù)的更新改造，影響生產(chǎn)。最終造成企業(yè)固定資產(chǎn)閑置浪費(fèi)，或者企業(yè)固定資產(chǎn)不能充分發(fā)揮其作用，固定資產(chǎn)投資失利。

由于中小企業(yè)日常管理制度不完善，實(shí)際工作中資產(chǎn)管理出現(xiàn)脫節(jié)，造成財(cái)務(wù)部門、固定資產(chǎn)管理部門和使用部門之間的制約失衡和互相銜接不連貫。清查中主要出現(xiàn)固定資產(chǎn)賬實(shí)不符的情況。如財(cái)務(wù)賬面上記載的資產(chǎn)存放或者使用地點(diǎn)與資產(chǎn)實(shí)際存放或使用的地點(diǎn)不一致；固定資產(chǎn)購(gòu)置時(shí)財(cái)務(wù)登記入而實(shí)物管理部門未登記；固定資產(chǎn)已報(bào)廢，實(shí)物在不通知財(cái)務(wù)的情況下清理變賣，造成財(cái)務(wù)錯(cuò)誤記賬。

中小企業(yè)在固定資產(chǎn)的處置階段存在很多管理制度不科學(xué)造成的問(wèn)題：如維護(hù)固定資產(chǎn)繼續(xù)使用是否經(jīng)濟(jì)合理；固定資產(chǎn)到期報(bào)廢處理有無(wú)經(jīng)過(guò)相關(guān)部門的審批程序；固定資產(chǎn)殘值處理價(jià)格是否公允等等。固定資產(chǎn)對(duì)外投資或出售也會(huì)出現(xiàn)以上狀況。所以，對(duì)固定資產(chǎn)處置工作不進(jìn)行嚴(yán)格管理控制，會(huì)造成資產(chǎn)非正常損失，企業(yè)財(cái)產(chǎn)非正常流失。

很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)片面地認(rèn)為，資產(chǎn)只要在企業(yè)管轄范圍內(nèi)，又是“固定”資產(chǎn)，“跑”不了。所以不設(shè)置專門的固定資產(chǎn)管理人員，而是由其他崗位的人員兼職管理固定資產(chǎn)，既要做好本職工作又要管理固定資產(chǎn)，很容易造成顧此失彼。

三、ERP環(huán)境下中小企業(yè)固定資產(chǎn)生命周期管理中的策略

1、加強(qiáng)固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目預(yù)算的施行

中小企業(yè)在進(jìn)行固定資產(chǎn)投資決策時(shí)，既要考慮國(guó)家宏觀政策、行業(yè)發(fā)展?fàn)顩r和市場(chǎng)需求等外部因素，還要結(jié)合企業(yè)自身的戰(zhàn)略目標(biāo)、發(fā)展方向，應(yīng)認(rèn)真做好決策前的需求分析、投資效益分析等投資可行性分析工作。固定資產(chǎn)項(xiàng)目投資前的調(diào)研、可行性論證非常重要，特別是工藝流程的可操作性、設(shè)備技術(shù)的先進(jìn)性等，以提高投資決策正確的可能性，提高固定資產(chǎn)投資的效益性。

年度經(jīng)營(yíng)預(yù)算是企業(yè)對(duì)下年度經(jīng)營(yíng)發(fā)展?fàn)顩r的預(yù)計(jì)。在綜合銷售情況、企業(yè)現(xiàn)有固定資產(chǎn)生產(chǎn)能力等方面估算企業(yè)未來(lái)新增固定資產(chǎn)的項(xiàng)目和資金預(yù)算，并明確固定資產(chǎn)項(xiàng)目實(shí)施的授權(quán)批準(zhǔn)制度。對(duì)預(yù)算額度內(nèi)資產(chǎn)項(xiàng)目的構(gòu)建狀況進(jìn)行追蹤分析，定期提交執(zhí)行報(bào)告，年終考核預(yù)算執(zhí)行情況。

開(kāi)工建設(shè)前由項(xiàng)目使用部門會(huì)同管理部門提出申請(qǐng)“固定資產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)申請(qǐng)單”，根據(jù)內(nèi)部權(quán)限的劃分，經(jīng)有額度審批權(quán)限的人簽字后，此項(xiàng)目才真正立項(xiàng)。

財(cái)務(wù)部接到額度內(nèi)經(jīng)授權(quán)批準(zhǔn)的“固定資產(chǎn)項(xiàng)目建設(shè)申請(qǐng)單”相關(guān)信息后，在ERP“在建工程”科目下設(shè)立“XX項(xiàng)目固定資產(chǎn)”二級(jí)科目。此二級(jí)科目專門核算該項(xiàng)目的實(shí)際執(zhí)行情況。

2、強(qiáng)化購(gòu)置過(guò)程的監(jiān)督管理

采購(gòu)部接到經(jīng)批準(zhǔn)的固定資產(chǎn)采購(gòu)需求后，先尋找供應(yīng)商、開(kāi)展詢價(jià)等工作。采購(gòu)一般固定資產(chǎn)要做到“貨比三家”，大型固定資產(chǎn)采購(gòu)盡可能執(zhí)行招投標(biāo)的采購(gòu)方式。評(píng)標(biāo)工作需要有使用部門的參與，在性價(jià)比、保修條款等方面展開(kāi)認(rèn)真評(píng)定，經(jīng)律師審核后擇優(yōu)簽訂采購(gòu)合同。

一項(xiàng)固定資產(chǎn)的采購(gòu)涉及多份合同或多個(gè)訂單，中小企業(yè)的采購(gòu)部門在ERP系統(tǒng)中正式記錄“采購(gòu)訂單”，經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)后，作為固定資產(chǎn)價(jià)值管理的財(cái)務(wù)部門需認(rèn)真審核項(xiàng)目歸集的準(zhǔn)確性和各訂單明細(xì)列示的清晰性項(xiàng)目。在實(shí)物到達(dá)企業(yè)后，經(jīng)使用部門或固定資產(chǎn)管理部門等相關(guān)人員檢驗(yàn)，由物管部門根據(jù)“采購(gòu)訂單”在ERP系統(tǒng)做入庫(kù)動(dòng)作，此時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)賬。

借：在建工程——XX項(xiàng)目

貸：應(yīng)付賬款——暫估

財(cái)務(wù)部收到發(fā)票后，調(diào)出ERP系統(tǒng)中“采購(gòu)訂單”。根據(jù)發(fā)票上的信息檢查供應(yīng)商名稱、各明細(xì)行的是否已收貨、收貨數(shù)量與發(fā)票是否一致等。在ERP系統(tǒng)中輸入發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具日期、接收日期、過(guò)賬日期等信息，匹配相應(yīng)的發(fā)票。

借：在途物資——暫估

貸：應(yīng)付賬款——XX供應(yīng)商

運(yùn)行收貨收發(fā)票清算后，系統(tǒng)自動(dòng)過(guò)賬清算分錄。

借：應(yīng)付賬款——暫估

貸：在途物資——暫估

3、理順固定資產(chǎn)項(xiàng)目的驗(yàn)收流程

當(dāng)固定資產(chǎn)構(gòu)建完成，試運(yùn)行達(dá)到預(yù)定標(biāo)準(zhǔn)后，項(xiàng)目轉(zhuǎn)入完工驗(yàn)收階段。由采購(gòu)部門牽頭，固定資產(chǎn)管理部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門共同填制固定資產(chǎn)完工驗(yàn)收單，正式移交使用部門使用。

驗(yàn)收過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)認(rèn)真記錄固定資產(chǎn)的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、技術(shù)參數(shù)、存放地點(diǎn)等信息。對(duì)于需要專業(yè)人員檢查驗(yàn)收的精密設(shè)備，須聘請(qǐng)專職機(jī)構(gòu)或人員進(jìn)行檢驗(yàn)，并在驗(yàn)收單上簽字或出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

財(cái)務(wù)部根據(jù)完工驗(yàn)收單，在ERP系統(tǒng)中將在建工程轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)。首先建立固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)卡片，詳細(xì)登記固定資產(chǎn)類別、成本中心、折舊年限、折舊起始日期等。其次，根據(jù)在建工程二級(jí)科目的明細(xì)記錄，逐條新建子資產(chǎn)（一般ERP系統(tǒng)達(dá)不到固定資產(chǎn)明細(xì)自動(dòng)映射的功能，所以需手動(dòng)設(shè)立）。再次，將子資產(chǎn)記錄加入固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中。系統(tǒng)根據(jù)主數(shù)據(jù)相關(guān)信息計(jì)提折舊、生成唯一的固定資產(chǎn)編號(hào)等。

財(cái)務(wù)部將固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)中的資產(chǎn)類別、資產(chǎn)名稱、規(guī)格型號(hào)、完工日期、存放地點(diǎn)、使用部門等信息，特別是固定資產(chǎn)編號(hào)通知固定資產(chǎn)實(shí)物責(zé)任管理部門和人員，以便日常管理。

4、完善固定資產(chǎn)日常使用的管理

固定資產(chǎn)完工驗(yàn)收轉(zhuǎn)入使用部門后，固定資產(chǎn)就進(jìn)入了維護(hù)管理階段。此階段一般比較漫長(zhǎng)，使固定資產(chǎn)更好地為企業(yè)服務(wù)與日常管理工作密不可分。

首先要保證固定資產(chǎn)實(shí)物的存在。企業(yè)一般都會(huì)定期對(duì)固定資產(chǎn)的情況實(shí)地盤存，防止資產(chǎn)的丟失，查看資產(chǎn)的狀況。盤點(diǎn)工作應(yīng)由固定資產(chǎn)的管理部門、使用部門和財(cái)務(wù)部等共同參加，核對(duì)固定資產(chǎn)的名稱、類別編號(hào)、使用部門、存放地點(diǎn)、使用狀態(tài)等。盤點(diǎn)結(jié)束后，應(yīng)對(duì)固定資產(chǎn)的盤點(diǎn)過(guò)程、管理情況、使用狀態(tài)等盤點(diǎn)結(jié)果形成盤點(diǎn)報(bào)告，對(duì)盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出處理意見(jiàn)和建議。對(duì)盤點(diǎn)后需要另行處理的事務(wù)，指定專人負(fù)責(zé)追蹤最后的執(zhí)行結(jié)果。

5、嚴(yán)格固定資產(chǎn)處置的執(zhí)行

固定資產(chǎn)處置制度不完善會(huì)造成企業(yè)財(cái)產(chǎn)流失，增加財(cái)產(chǎn)損失風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)應(yīng)完善固定資產(chǎn)處置制度，固定資產(chǎn)管理部門、使用部門、財(cái)務(wù)部門等應(yīng)加強(qiáng)固定資產(chǎn)處置制度的執(zhí)行，嚴(yán)格監(jiān)控固定資產(chǎn)的處置過(guò)程。

固定資產(chǎn)的處置清理過(guò)程一般分以下幾種情況。

（1）對(duì)于使用壽命到期正常報(bào)廢的固定資產(chǎn)，由固定資產(chǎn)的使用部門提出申請(qǐng)，資產(chǎn)管理部門分析復(fù)核資產(chǎn)的使用狀況，財(cái)務(wù)部核實(shí)資產(chǎn)的財(cái)務(wù)記錄狀況，報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入報(bào)廢清理程序

（2）對(duì)于使用壽命未到期非正常報(bào)廢的固定資產(chǎn)，由固定資產(chǎn)的使用部門提出申請(qǐng)，資產(chǎn)管理部門復(fù)核資產(chǎn)的使用狀況，分析繼續(xù)使用此項(xiàng)資產(chǎn)是否符合經(jīng)濟(jì)效益原則；財(cái)務(wù)部列示賬務(wù)記載狀況，報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入報(bào)廢清理程序。

（3）對(duì)外投資或出售的固定資產(chǎn)，經(jīng)其他程序批準(zhǔn)后，由相關(guān)部門提出處置申請(qǐng)，財(cái)務(wù)部核實(shí)固定資產(chǎn)的財(cái)務(wù)記錄，報(bào)經(jīng)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)入清理程序。

財(cái)務(wù)部根據(jù)企業(yè)授權(quán)部門或人員批準(zhǔn)后處置申請(qǐng)，在ERP固定資產(chǎn)模塊選中此項(xiàng)固定資產(chǎn)主數(shù)據(jù)卡片，選擇“報(bào)廢”后，賬面凈值轉(zhuǎn)入“固定資產(chǎn)清理”總賬科目。固定資產(chǎn)清理程序是由采購(gòu)部尋找購(gòu)買方報(bào)價(jià)、固定資產(chǎn)管理部門和財(cái)務(wù)部門參與，相關(guān)部門協(xié)助，固定資產(chǎn)實(shí)物轉(zhuǎn)出企業(yè)。

[1]趙合英：試析ERP環(huán)境下中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理對(duì)策[J].會(huì)計(jì)師，2012（7）.

[2]張雅榮：中小企業(yè)固定資產(chǎn)管理問(wèn)題與對(duì)策[J].企業(yè)研究，2012（4）.

[3]吳琳：對(duì)于企業(yè)固定資產(chǎn)管理的調(diào)研與分析[J].現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2011（1）.

[4]劉紅梅：企業(yè)固定資產(chǎn)管理中存在的問(wèn)題及其對(duì)策[J].企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2011（1）.