從水利工程檔案的特點談資料整編

王黎平

（長江工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，武漢 430212）

水利工程檔案是指在工程建設(shè)全過程中，包括水利工程項目提出、立項、審批、勘測設(shè)計、施工、監(jiān)理、竣工驗收等各建設(shè)階段過程中，所產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式與載體的各種歸檔保存的歷史記錄。它是水利工程建設(shè)、管理、安全運行和充分發(fā)揮效益的重要依據(jù)。

1 水利工程檔案及特點

常規(guī)的檔案管理，具有被動性和相對滯后的特點，業(yè)務(wù)部門和檔案管理部門各自為政，就某具體的工程項目而言，資料檔案涵蓋面小，資料相對簡縮，業(yè)務(wù)部門往往缺乏主動性，檔案部門被動等待，容易形成資料積累殘缺不全，給整理歸檔工作帶來了困難，使得形成的檔案材料保存和利用價值不高。

水利工程檔案除了與其他檔案一樣具有科學(xué)性、完整性、服務(wù)性等特點外，由于在水利工程建設(shè)過程中，涉及到多個領(lǐng)域，導(dǎo)致水利工程檔案種類繁多，內(nèi)容豐富，具有以水利為中心的多學(xué)科、多專業(yè)的綜合信息，從而形成了水利工程檔案特有的多元性和綜合性等特點。

1.1 內(nèi)容上涉及面廣

在進行修堤筑壩、建閘開渠等工程建設(shè)時，必然會牽涉到農(nóng)業(yè)、工業(yè)、移民、環(huán)境、水文、交通、生態(tài)等多個方面因素，而工程建設(shè)本身則離不開建筑、電力、機械等行業(yè)，由此而形成的水利工程檔案是涉及面廣綜合性很強的信息資料。

1.2 歷時周期長

根據(jù)不同的工程規(guī)模，不同的環(huán)境條件，所確定的水利建設(shè)工程周期長度亦不同，一般的農(nóng)田水利工程和中小型水利工程，通常僅需幾個月完成，而大型的水庫、水電站、防洪堤工程建設(shè)從規(guī)劃設(shè)計、前期準備、施工建造到最后竣工運行則需幾年乃至十幾年才能完成。

1.3 文書、科技檔案一體化

水利工程本身是科研、規(guī)劃、設(shè)計、施工、管理一體化的運行機制，然而，在建設(shè)過程中，會涉及征地移民，工程事故等法律法規(guī)，因而形成業(yè)務(wù)性文書與科技檔案聯(lián)系密切，具有文書、科技檔案一體的特點。

1.4 獨特性

不同用途的水利工程投資規(guī)模，水文氣象，地理環(huán)境，人文自然和施工條件均無相同之處，其資料檔案無雷同，具有獨特性。

2 水利工程檔案的作用

水利工程檔案是水利工程建設(shè)與管理工作中的一個重要組成部分，真實的反映了工程建設(shè)質(zhì)量及工程的最終成果。水利工程檔案與其他檔案一樣具有服務(wù)性和參考性。它是控制檢驗水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)和環(huán)節(jié)；是未來水利建設(shè)重要的信息資源；是水利管理工作決策的重要依據(jù)。

水利工程檔案是工程歷史的記錄，來源于工程建設(shè)全過程，不僅對工程建設(shè)過程中的工程質(zhì)量評定、事故原因分析、工程糾紛、工程建設(shè)階段與工程竣工驗收等環(huán)節(jié)具有重要作用，而且在工程建設(shè)完成后的日常運行和管理工作中，也是不可或缺的真實依據(jù)和基礎(chǔ)條件。借助檔案，人們可以查尋所需要了解掌握的資料與情況，在貫徹和落實工程質(zhì)量終身負責制方面，檔案起著重要的憑證作用。如果忽視檔案管理，造成檔案資料的殘缺或不準確，將直接影響檔案參考利用價值和原始憑證作用。

3 水利工程檔案資料的收集整編

水利工程檔案是全面、真實、準確、客觀、科學(xué)反映項目實施的過程和內(nèi)容，指導(dǎo)項目實施，確保項目實施的質(zhì)量安全、資金安全、工期安全和生產(chǎn)安全。其完整性、準確性、系統(tǒng)性尤為重要，必須做好工程項目建設(shè)過程中的資料收集和整編工作。

3.1 資料整編的意義

檔案資料的歸檔應(yīng)從項目的立項、可行性研究、初步設(shè)計階段、施工圖設(shè)計階段、施工建設(shè)階段、竣工驗收階段及與項目建設(shè)有關(guān)的批復(fù)文件，參考資料等方面著手。主要是書面文件、圖紙、通知、照片、信函、表格等。

水利工程檔案的整編工作是將各單位、部門或個人手中的文件、圖紙、資料等歸檔集中，并且由專人負責按照規(guī)定標準進行整理，把分散、雜亂的工程檔案歸納集中、條理化進行統(tǒng)一管理。使水利工程檔案標準化、正規(guī)化。

3.2 人員要求

從事水利工程檔案資料管理人員應(yīng)該具備相關(guān)專業(yè)知識和技能，應(yīng)該比一般單位的檔案人員更具全面的條件。他們不僅要懂文書檔案，還要懂科技檔案，熟知與水利工程相關(guān)的一些專業(yè)類別檔案，掌握不同類別檔案的分類整理。

有的施工企業(yè)為了降低用人成本，采用不懂專業(yè)的兼職或臨時聘用資料管理員，既不了解水利工程建設(shè)工作中會形成哪些類型的文件材料，不切實際地將資料作后補的現(xiàn)象應(yīng)該堅決杜絕。

3.3 資料收集方法措施

對于施工周期短，形成檔案材料快的工程，專職或兼職檔案人員可主動到現(xiàn)場詢問和了解工程進展情況，及時掌握工程信息，并指導(dǎo)和督促技術(shù)部門有針對性地收集檔案資料。

對于大型及跨年度工程周期長的水利工程，因其自身的復(fù)雜性和時間性，決定了檔案收集和管理工作的多樣性特點。檔案管理部門應(yīng)當始終保持與兼職檔案員及監(jiān)理、施工單位的聯(lián)系，及時掌握工程進展情況，并加強催收，盡力避免檔案原始材料的散失，以確保工程檔案的連續(xù)性、完整性。

對某些人員分散、臨時機構(gòu)較多的施工單位，因具體工程區(qū)別對待，實地追蹤收集、分階段收集和強制性收集相結(jié)合的總體思路，堅持水利工程“五不驗收”中的“檔案不合格不驗收”原則，使歸檔的資料真正具備原始性的特點，以減少檔案資料因人為因素造成不必要的流失。

3.4 資料整理歸檔

收集資料和整理歸檔，是檔案工作的基本流程。把繁雜的第一手資料歸整梳理為統(tǒng)一的有機整體，不僅需要檔案工作人員具備一定的業(yè)務(wù)素質(zhì)，善于分門別類，去粗取精，去偽存真，更要有明確的規(guī)范指導(dǎo)具體的工作進程。

工程項目資料的收集要自始至終，貫穿工程的全過程，直至項目的竣工、驗收，交付使用。因此，對每一個工程項目而言，不管是建設(shè)法人的甲方，承建項目的乙方以及設(shè)計、監(jiān)理等任何一個單位，對工程設(shè)計、報批立項、建設(shè)與竣工的全過程，必須高度重視各個階段檔案資料的原始記錄、保存與管理。

在項目的開始階段，要落實文件資料管理的責任者，明確任務(wù)的要求，隨時登記收集，做好安裝報告、施工日志、竣工報告等材料的記錄工作。

在水利工程興建活動進行中注意對原始記錄、階段小結(jié)，設(shè)計計算等材料的形成和積累中間的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，特別對薄弱環(huán)節(jié)，多做督促和檢查，及時發(fā)現(xiàn)問題，指出問題并且?guī)椭m正。如發(fā)現(xiàn)無材料或材料不齊，應(yīng)及時補救。

對施工時間長，施工期間人員變動大的水利工程，資料雜亂，容易遺失，因此，對資料的收集要及時。在管理上采取分類方法，應(yīng)該按項目的立項、可行性研究、設(shè)計、施工和竣工驗收等幾個時期進行同步整編歸檔，分類管理。使資料歸檔及時、清晰、完整、明了，為查詢、借閱、利用工作提供方便。

水利工程檔案的完整、準確是保證水利工程質(zhì)量的關(guān)鍵，水利工程檔案部門應(yīng)抓好最后的驗收環(huán)節(jié)，工程竣工驗收時，對應(yīng)當歸檔的水利工程文件材料，按要求進行驗收，要同時審查、驗收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量，不合格不予驗收，不能上報，這樣才能保證材料的齊全和完整。只有水利工程檔案收集得完整、準確，才能更好地發(fā)揮它的憑證、查考作用，才能使水利工程檔案更好地服務(wù)于水利事業(yè)，為水利事業(yè)的發(fā)展起到積極的推動作用。