Excel中快速錄入數(shù)據(jù)

【摘 要】在EXCEL中如何修改VBA代碼，來達(dá)到快速錄入數(shù)據(jù)的目的。

【關(guān)鍵詞】數(shù)據(jù)錄入；代碼；單元格；change事件

每一個學(xué)期初和學(xué)期末，都有許多數(shù)據(jù)需要采集和上報，這此數(shù)據(jù)在錄入過程中不僅耗費了大量的時間，還很容易出錯，如圖1所示的學(xué)生情況信息表，在通常情況下，我們會逐條錄入這些數(shù)據(jù)的，也有的同志會通過自定義單元格格式等技巧來提高自己的錄入效率，但我想看過本人為您介紹的錄入技巧后，您一定會大有收獲。

圖1 學(xué)生情況信息表

一、案例分析

不難發(fā)現(xiàn)在“編號”字段中（第一列），每位學(xué)生的編號前四位是相同的，即“2012”，所不同的是后面的班級和學(xué)號不同，如果我們在輸入過程中前四位可以自動添加進(jìn)去，那就方便多了。

對于學(xué)生姓名沒有規(guī)律性，所以“姓名”列（第二列）中內(nèi)容只能是一個一個錄入了，沒有辦法“偷懶”。

在出生年月一列（第三列）中，如果我們只輸入數(shù)字，就能顯示年月日那樣就會省事多了，如我輸入“19941008”，按回車鍵后，系統(tǒng)就顯是“1994年10月8日”。

在性別列（第四列）中，只有“男”或“女”的填充可能，如果我們能夠按數(shù)字鍵1就顯示“男”，按數(shù)字鍵2就顯示“女”，那不是“太美”了嘛。

在“畢業(yè)學(xué)?！币涣兄校ǖ谖辶校┲?，因為我們的學(xué)生來源只有五所中學(xué)，所以如果能做成下拉列表形式，我們只要在里面選擇一下就可以了。

至于最后列“政治面貌”列，只有兩種可能，即團員和非團員。所以做成性別列，類似就可以了。

二、實現(xiàn)方法

通過對上述分析，我們不難發(fā)現(xiàn)，數(shù)據(jù)中的1、3、4、6列中的數(shù)據(jù)都要是用戶輸入后由系統(tǒng)自動進(jìn)行轉(zhuǎn)換的，我們可以通過表對象中的Change事件編程來實現(xiàn)。數(shù)據(jù)的第5列是通過選中某個單元格對象再進(jìn)行選擇操作的，只需對工作表的SelectionChange來編寫代碼，操作步驟如下：按Alt+F11組合鍵打開VBA編輯器，雙擊窗口左側(cè)的Sheet1對象，在其右側(cè)的代碼窗口中對工作表對象的Change事件和SelectionChange事件分別編寫VBA代碼。

Private Sub Worksheet_Change（ByVal

Target As Range）

On Error GoTo Error

‘設(shè)置陷阱

Select Case Target.Column

Case 1

Target.NumberFormatLocal=\"\"\"2012\"

\"0000\"

‘第一列自動套用格式在單元格數(shù)字前加2012

Case 3

Target.NumberFormatLocal=”0000””

年””00””月””00””日”””

‘第3列將輸入的8位數(shù)更改為年月日格式

Case 4

If Target.Value=1 Then

Target.Value=”男”

Else

If Target.Value=2 Then

Target.Value=”女”

End If

End If

‘第4列輸入1即顯示為男，輸入2顯示為女

Case 6

If Target.Value=3 Then

Target.Value=”團員”

Else

If Target.Value=4 Then

Target.Value=”非團員”

End If

End If

‘第6列輸入3即顯示為團員，輸入4顯示為非團員

End Select

‘出現(xiàn)錯誤時退出程序

Error：

Exit Sub

End Sub

在Change事件中，主要是通過Select case/end select分支結(jié)構(gòu)判斷用戶在哪一列中輸入數(shù)據(jù)，在EXCEL中的A列為1，B列為2，以此類推，然后再轉(zhuǎn)換為相應(yīng)的分支結(jié)構(gòu)語句中去執(zhí)行相應(yīng)的代碼，完成后退出整個分支結(jié)構(gòu)。

第五列即畢業(yè)學(xué)校列，我們通過下拉菜單來實現(xiàn)：

Private Sub worksheet_selectionchange（ByVal target As Range）

On Error GoTo Error

If target.Column=5 Then

Application.SendKeys\"%{down}\"

‘自動打開下拉菜單，設(shè)置第五列的數(shù)據(jù)有效性為序列填充

target.Validation.Add Type：=xlValidateList，F(xiàn)ormula1：=\"市一中，市二中，省實驗中學(xué)，市三中\(zhòng)"

End if

Error：

Exit sub’

End sub

在Selectionchange事件中，首先通過判斷語句判斷當(dāng)前選中是否為第三者列，即畢業(yè)學(xué)校列，如果是則自動打開下拉菜單，同時顯示所選項目的列表，否則退當(dāng)觸發(fā)的事件。

以上事件在執(zhí)行過程中如果出錯則自動轉(zhuǎn)到子程序error，退出當(dāng)前的事件的執(zhí)行。

三、數(shù)據(jù)錄入測試

為了方便測試，建議大家將“按回車鍵后插入點的移動方向”改為“向右”，（單擊工具菜單中的編輯選項卡進(jìn)行設(shè)置）這樣會更加符合我們平時的錄入表格的習(xí)慣。

在“編號”列中輸入學(xué)生編號的后四位按回車鍵，系統(tǒng)將會自動添加前四位2012。

在“出生年月日”列中直接輸入8位數(shù)回車后，系統(tǒng)會自動在前四位后加“年”，中間兩位后加“月”，最后加上“日”。

在“性別”列中，按數(shù)字鍵1，則顯示為“男”，按數(shù)字鍵2，則顯示為“女”。同樣政治面貌一列中，按數(shù)字鍵3，顯示為“團員”，按數(shù)字鍵4，顯示為“非團員”。

在“畢業(yè)學(xué)校”一列中，中需單擊單元格中的任一位置就可以看到自動彈出的下拉菜單，然后就可以從列表中選擇相應(yīng)的畢業(yè)學(xué)校。（不需要單擊單元格右側(cè)的下拉箭頭按鈕）

經(jīng)過這樣設(shè)計的表格，即使是初學(xué)Excel的朋友也會得心就手。如果要幾個人協(xié)同輸入一大批數(shù)據(jù)，不僅會做到格式上的高度統(tǒng)一，而且會節(jié)約很多的時間，同時又成倍的提高了工作效率，何樂而不會呢？在實際運用的過程中，大家可以根據(jù)自己的修改代碼中相應(yīng)的屬性。需要注意的是，代碼一旦編寫完成后如果要添加或刪除，請及時對代碼中的列號進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。

作者簡介：劉金鳳（1968—），女，延邊大學(xué)經(jīng)濟管理專業(yè)畢業(yè)，高級講師，現(xiàn)供職于延邊職業(yè)技術(shù)學(xué)院計算機系。