檔案信息資源共建共享建設(shè)中存在的主要問題及基本措施

張洪湖

摘 要：檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性與真實性，成為信息大家族中的重要成員。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，針對這些問題我們提出相對措施。

關(guān)鍵詞：網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；檔案信息資源；共建共享

檔案作為人類社會活動歷史的伴生物，以其記錄信息的原始性與真實性，成為信息大家族中的重要成員。而檔案記錄社會活動的廣泛性，激發(fā)了現(xiàn)代社會對檔案信息的強(qiáng)烈利用需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然要求建立與之相適應(yīng)的檔案信息資源開發(fā)利用方式——檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)應(yīng)運(yùn)而生，在給檔案事業(yè)帶來勃勃生機(jī)的同時，也帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。尤其不容忽視的是：在檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)實踐中還存在著一定的問題：

1 檔案信息資源共建共享觀念意識有待提高

受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性的影響，相當(dāng)一部分檔案管理機(jī)構(gòu)在檔案信息資源建設(shè)與檔案信息服務(wù)上還沿襲著傳統(tǒng)的模式，“條塊分割”的弊端尚未割除；檔案工作人員的觀念有待更新，“重藏輕用”的思想依然作祟：往往寄期望于檔案信息資源共享，而不主動參與檔案信息資源共建；僅關(guān)注本機(jī)關(guān)部門的檔案信息資源管理，而漠視全社會的檔案信息資源整合；只強(qiáng)調(diào)檔案信息資源網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入力度，卻忽視整合完善具有特色的檔案信息資源，致使信息高速公路上“車少貨缺”，檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)面臨著種種隱憂。

2 檔案信息資源共建共享技術(shù)手段相對落后

據(jù)報道，保存大量珍貴檔案文獻(xiàn)的美國國會圖書館將館藏的“大事材料”轉(zhuǎn)換成了便于下載保存的圖像、文本等形式，通過現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行傳遞與交流，以滿足社會利用者的多樣化需求。而在我國，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境開展的檔案信息服務(wù)方式仍然主要以館藏介紹、目錄查詢等為主；館藏檔案的全息上網(wǎng)、檔案信息的網(wǎng)絡(luò)利用在國內(nèi)較為鮮見。同國外一些國家相比，差距顯得尤為突出，這說明我國目前檔案信息服務(wù)的可獲得性水平還有待于提高。這種現(xiàn)實情況，要求檔案信息資源的建設(shè)方式向適應(yīng)新形勢需要的方向發(fā)展，這無疑是對轉(zhuǎn)變檔案信息資源開發(fā)利用模式的一種挑戰(zhàn)。

國家對檔案信息資源建設(shè)十分重視，已著手組織了許多研究課題推動這項工作。但是，檔案信息資源共建共享缺乏國家的統(tǒng)籌規(guī)劃和宏觀調(diào)控、缺乏法律法規(guī)和管理制度的保障，不同地區(qū)、不同行業(yè)內(nèi)的檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)缺乏全局性的發(fā)展規(guī)劃，戰(zhàn)略約束力尚顯不足，致使與之相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、理論研究、標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范制定、應(yīng)用軟件的開發(fā)與手段應(yīng)用等方面都不同程度地存在著許多亟待解決的問題。

3 檔案信息資源共建共享標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)失衡

標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的生命所在，是實現(xiàn)檔案信息資源共建共享的最具實質(zhì)性意義的保障手段，必須對檔案信息資源的標(biāo)識、描述、存儲、查詢、交換、管理、使用和檢索等各個方面做出統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與規(guī)范，標(biāo)準(zhǔn)化是對檔案信息資源各方面建設(shè)具有總攬性的前提與基礎(chǔ)，也是最緊迫、最亟待解決的實際問題。除此，則檔案信息資源共建共享建設(shè)就無法實現(xiàn)。但是，由于歷史的原因，檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度不高，從檔案管理到相關(guān)信息管理軟件的開發(fā)與應(yīng)用，都缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，極大地影響到檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的健康發(fā)展。

檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)是一個規(guī)模巨大的信息系統(tǒng)，技術(shù)密集是其顯著特征。因此，檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)需要解決一系列的技術(shù)難題：如傳統(tǒng)館藏檔案的數(shù)字化以及數(shù)字化檔案信息的網(wǎng)上傳遞利用，必須應(yīng)用多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、海量存儲技術(shù)、數(shù)字通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)、智能檢索技術(shù)等等。這些技術(shù)具有復(fù)雜性、先進(jìn)性，且處在不斷的發(fā)展變化之中，同樣對檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)提出了更高的要求。

4 檔案信息資源共建共享網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患

作為開放的信息交流平臺，Internet的某些特殊屬性對檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性帶來了一定威脅。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，影響檔案信息服務(wù)安全的主要因素有三個方面：操作系統(tǒng)因素、硬件設(shè)備因素以及“網(wǎng)絡(luò)黑客”因素。，其中操作系統(tǒng)是計算機(jī)運(yùn)行的最基本的要求，實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)上傳遞，首先要解決操作系統(tǒng)的安全問題；硬件設(shè)備對檔案信息安全的影響主要來自其核心——CPU芯片的安全性，亦應(yīng)引起我們的關(guān)注；“網(wǎng)絡(luò)黑客”則是專指非法制作與傳播計算機(jī)病毒或惡意攻擊特定網(wǎng)站的人。其行為借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對檔案信息資源的安全同樣構(gòu)成危害：存儲于網(wǎng)絡(luò)的檔案信息，會因病毒的侵襲而發(fā)生嚴(yán)重?fù)p毀。因此，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境開展檔案信息服務(wù)的安全性、可靠性問題需要我們采取必要措施，保證檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)的安全與正常運(yùn)行。并根據(jù)檔案信息自身的特點與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源整合利用的實際需要，健全相關(guān)的防火墻技術(shù)、VPN（虛擬專用網(wǎng)）技術(shù)、加密技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)病毒防治技術(shù)、跟蹤檢測技術(shù)以及數(shù)字檔案信息

資源備災(zāi)基地建設(shè)等，以切實保障網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息資源優(yōu)化整合與開發(fā)利用的安全。

面對檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的現(xiàn)狀，根據(jù)社會發(fā)展需要和其他部門信息資源共建共享建設(shè)的實踐經(jīng)驗，實現(xiàn)檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)需采取以下措施：

1、增強(qiáng)意識，健全檔案信息資源共建共享的管理體制

檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)是一個統(tǒng)一體的兩個側(cè)面：共建是共享的物質(zhì)基礎(chǔ)和可靠保證，共享是共建的積極成果和最終歸宿，兩者只有相互支持和依存，才能促進(jìn)社會科技進(jìn)步與信息服務(wù)領(lǐng)域的繁榮與發(fā)展。隨著信息數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化程度的不斷提高，任何信息資源的重復(fù)建設(shè)將變得毫無意義。因此，每個檔案工作者都應(yīng)當(dāng)樹立科學(xué)的檔案信息服務(wù)理念：檔案是國家的寶貴財富，意味著它屬于全體人民，應(yīng)讓人民無條件地加以利用，以便盡可能多地了解與使用有關(guān)社會活動的各種信息。變追求各自信息資源的完備為追求全社會信息保障體系的完備。徹底打破各自為政的局面，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)過程中的聯(lián)系與合作，把建設(shè)高質(zhì)量、特色化、滿足用戶多元化利用需求的檔案信息資源“集合體”作為追求的目標(biāo)，將分散的檔案信息資源融入整個社會的信息資源體系之中，通過積極的檔案信息資源“共建”，提高檔案信息資源“共享”水平，讓無限豐富的檔案信息資源儲備成為各項事業(yè)發(fā)展的“寶貴礦藏”。

2、統(tǒng)一管理，規(guī)劃檔案信息資源共建共享的建設(shè)方向

目前，檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)尚處于探索階段，是一個需要付出艱苦努力加以健全和完善的過程，絕不可能“畢其功于一役”地一蹴而就。因而，要科學(xué)運(yùn)作、分步實施、循序漸進(jìn)，積極規(guī)劃制定檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃。我國檔案信息資源共建共享的規(guī)模水平同美國、日本等發(fā)達(dá)國家相比，還存在著一定的差距。面對日益激烈的國際競爭，各級政府部門應(yīng)高度重視并大力宣傳檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的深遠(yuǎn)意義，統(tǒng)籌規(guī)劃，制定切實可行的法律法規(guī)，并會同國家信息產(chǎn)業(yè)主管部門共同研究制定檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展規(guī)劃，統(tǒng)一管理，統(tǒng)一部署，保證檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的有序進(jìn)行。檔案部門應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境提供給的便利契機(jī)，本著共建共享的原則，分工協(xié)作，大力建設(shè)各級各類檔案信息資源數(shù)據(jù)庫，研究開發(fā)高性能的檔案信息查詢系統(tǒng)，使其適應(yīng)新形勢下的檔案信息在線搜索與查詢的需要，提高檔案資源的利用效率與利用效益，適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的快節(jié)奏、高質(zhì)量、高效率的社會需要。

3、堅持標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮檔案信息資源共建共享的整體優(yōu)勢

標(biāo)準(zhǔn)化通常是指為獲得某種最佳效益而綜合科學(xué)技術(shù)與實踐經(jīng)驗的成果，在進(jìn)行充分的有效協(xié)商基礎(chǔ)上，對具有多樣性、相關(guān)性特征的重復(fù)事物，以特定方式制訂形成統(tǒng)一規(guī)定或統(tǒng)一規(guī)范的全部活動過程。也是實現(xiàn)檔案信息資源共建共享建設(shè)的技術(shù)前提。檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)將在這些標(biāo)準(zhǔn)（信息加工標(biāo)準(zhǔn)、信息記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息傳遞標(biāo)準(zhǔn)、信息檢索標(biāo)準(zhǔn)、信息處理與信息控制標(biāo)準(zhǔn)等）的制約下，以統(tǒng)一、規(guī)范的形式實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息交流與利用。在檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)過程中必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，避免出現(xiàn)各自為政、互不兼容的現(xiàn)象。

4、提高素質(zhì)，奠定檔案信息資源共建共享的人才基礎(chǔ)

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了很大變化，計算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)傳輸技術(shù)己被廣泛應(yīng)用于信息的采集、組織、加工等業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，對檔案信息管理人員的知識水平、業(yè)務(wù)技能等均提出了更高的要求。許多檔案信息管理人員面臨著知識更新、繼續(xù)教育以及優(yōu)勝劣汰的壓力與挑戰(zhàn)，客觀要求每一位信息服務(wù)人員都必須建立起危機(jī)意識、競爭意識、創(chuàng)新意識和信息意識，通過崗位練兵、自主學(xué)習(xí)、技能培訓(xùn)等靈活、有效的途徑，不斷提高和更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)、信息加工處理技術(shù)和一定的外語知識。以實現(xiàn)根據(jù)檔案信息的自身特點、結(jié)合傳統(tǒng)的檔案利用工作經(jīng)驗，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的優(yōu)勢，與計算機(jī)技術(shù)人員共同探索解決網(wǎng)絡(luò)檔案信息資源傳遞、交流、利用的安全性與可靠性問題，積極開展網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)實踐。在實踐中鍛煉、完善隊伍，培養(yǎng)造就一大批復(fù)合型應(yīng)用人才，為檔案信息資源共建共享機(jī)制建設(shè)的發(fā)展與完善奠定堅實的人才基礎(chǔ)。

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