李唯

管理的依據(jù)是制度，要管理好檔案必須建立健全各項規(guī)章制度。為此，四平市鐵西區(qū)平西鄉(xiāng)三資代理服務中心先后制訂了一系列檔案管理制度及職責。其中包括《立卷歸檔制度》、《檔案查（借）閱制度》、《檔案保管制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案鑒定銷毀制度》以及《檔案人員工作職責》和《檔案管理人員考核辦法》等，并采取制度上墻等措施，從而不斷規(guī)范和促進我處養(yǎng)老保險檔案的各項管理工作。

1 檔案工作規(guī)范化管理取得新成效

近年來，我中心認真貫徹落實《檔案法》和《吉林省檔案工作規(guī)范化管理辦法（試行）》等政策法規(guī)，增強全中心干部職工的檔案管理意識，加大硬件設施投入，不斷完善規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理，檔案工作規(guī)范化、法制化、信息化管理不斷深入推進，為機關(guān)事務管理工作提供了有效的資料信息保障服務。主要有以下幾個特點。

一是健全管理體系。我中心始終高度重視檔案管理工作，建立健全了主管、分管、具體負責人員的檔案工作管理體系。檔案工作作為中心辦公室的一項重要工作內(nèi)容，列入績效考核工作目標。各處（室）、部門各單位均建立了專兼職檔案人員負責檔案的收集整理工作制度。

二是注重教育培訓。積極開展對有關(guān)檔案管理知識和制度的學習培訓，把《檔案法》和吉林省的《實施辦法》等列入培訓的重要內(nèi)容，認真組織學習《檔案工作文件選編》上的新規(guī)范、新制度。分管中心主任在有關(guān)會議上帶頭宣傳檔案法，中心辦公室牽頭多次舉辦培訓班，對下級單位專、兼職檔案人員進行培訓，不斷增強干部職工的檔案管理意識。

三是抓好設施建設。在行政經(jīng)費十分緊張的情況下，我服務中心擠出資金，按照有關(guān)要求新建了檔案人員辦公室、查閱室和能容納20年檔案資料的檔案專用庫房等現(xiàn)代管理設施和整理檔案所需用具，夯實了檔案管理工作基礎條件。

四是著力制度完善。進一步加強檔案管理制度化建設，重新制發(fā)了《局電子文件歸檔與管理暫行辦法》和《服務中心公文處理實施辦法》，完善了文書檔案保管期限表和檔案歸檔、整理、保管、統(tǒng)計等制度。堅持大事記編撰制度，各處室于每年的7月和次年的1月向服務中心辦公室交大事記記錄本，局辦公室負責整理編輯。

五是堅持規(guī)范歸檔。完成了近年來檔案的歸檔整理工作，共立卷574件（卷），文書檔案1289件，其它資料860條，重要事跡檔案3本，照片檔案25張，光盤10張，實物檔案25件。

六是突出開發(fā)利用。建立了檔案資源開發(fā)利用機制，加強檔案利用服務工作，嚴格檔案借用（閱）管理，堅持檔案借閱和利用效果登記。2012年，提供文件借閱220余件次，復印文件資料400余份，提供利用檔案138卷/件次；2013年10月以來，提供文件借閱200件次，復印文件資料400余份，提供利用檔案150卷/件次。同時，進一步規(guī)范榮譽室建設，對中心榮譽室相關(guān)展板進行了更新，完善和充實了部分實物檔案資料。

2 嚴格執(zhí)行各項制度，使檔案管理工作逐步實現(xiàn)規(guī)范化、制度化

1、健全規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理工作。根據(jù)檔案目標管理要求，及時將處理完畢的具有再利用價值的文件材料，依據(jù)內(nèi)容，分門別類進行整理；訴訟案卷審結(jié)即移交檔案室，嚴格辦理移交手續(xù)，編制歸檔目錄，做到歸檔及時、歸檔文件材料齊全、完整、規(guī)范，提高歸檔率、完整率；嚴格借閱訴訟檔案的管理，本院各部門需借閱、查閱檔案的，填寫借閱、查閱案卷函，經(jīng)主管院長簽字批準后方可到檔案室借調(diào)。照章辦事，嚴格日常檢查，嚴把質(zhì)量關(guān)。檔案管理人員按照檔案管理規(guī)定，做好檔案的接收、檢查、歸檔工作，嚴格把關(guān)，防止不合格檔案進人檔案庫房；定期檢查本院各類檔案材料，對歸檔卷宗質(zhì)量實施監(jiān)督，存在問題的提出處理方案和意見。加強檔案業(yè)務培訓。注重信息保密制度教育，不斷提高檔案工作人員的責任意識、保密意識和業(yè)務水平，扎實做好檔案管理工作。

2、加強基礎保障，促工作提質(zhì)升位。選配政治素質(zhì)好、業(yè)務能力強、有一定檔案管理專業(yè)知識及工作經(jīng)驗的干部從事干部人事檔案管理工作。利用各級教育培訓資源，加強檔案管理知識培訓學習，努力做到學用結(jié)合，不斷提升檔案管理人員的業(yè)務能力和水平。按照干部人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，做到檔案室、閱檔室分開，配齊配全檔案室計算機、密集架等輔助設備及“六防”設施，為人事檔案工作提供了健全的基礎性保障。

3、健全管理制度，促工作嚴謹規(guī)范。認真落實《中心檔案整理細則》，建立健全的中心檔案收集、整理、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、保密、保管等制度，做到室內(nèi)有制度、管理有簿冊、查閱有記載、轉(zhuǎn)遞有回執(zhí)、管理有專人。做好檔案材料的審核把關(guān)，對檔案材料中的欠、缺、誤、漏等進行登記造冊并及時解決。同時，認真執(zhí)行干部人事檔案材料收集歸檔“五個不準”規(guī)定，嚴防檔案丟失、涂改造假、失密泄密，切實維護檔案制度的嚴肅性。

4、做好信息分類，促工作效率提升。圍繞收集、鑒別、分類、整理、裝訂等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，重點實現(xiàn)“三齡兩歷”、年度考核表、工資審批表、入黨材料等普遍性材料的真實性和完整性；做好干部違紀處分、表彰獎勵等特殊性材料的收集。同時，每一份信息材料統(tǒng)一編號、貼分類標簽，并堅持做到該歸檔的堅決歸檔，不該歸檔的予以剔除，確保整理入庫的干部檔案全面翔實、編排有序、使用方便。 實現(xiàn)動態(tài)管理，促工作全程跟進。

隨著社會的不斷的科學發(fā)展，各部門工作人員自我加強檔案管理意識，自我提升檔案管理水平。把檔案管理工作作為提高中心工作效率和工作質(zhì)量的一項重要內(nèi)容來抓，做到與其它工作同布置、同部署。在檔案整理過程中，嚴格按照有關(guān)要求，對各類檔案進行科學分類，實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化，極大地為服務中心檔案管理的科學有效性提供了基礎性保障。