淺談檔案室資料工作的重要性

文/陜西高陵縣規(guī)劃建設(shè)和住房保障局 周令

檔案室工作主要是檔案工作和資料工作兩大類。檔案室工作普遍是檔案工作重要，資料工作相對于檔案工作就顯得不怎么重要。檔案室工作普遍對資料工作意識淡薄、檔案分析管理技術(shù)差、缺乏完善的檔案管理體系等問題不僅會影響檔案資料的作用發(fā)揮，還會影響檔案室作用的發(fā)揮。因此在進行住房建設(shè)的過程中，相關(guān)人員要加強對檔案室資料的管理，要加強相關(guān)管理體系建設(shè)和制度相關(guān)制度建設(shè)。

一、檔案室及檔案室資料定義

檔案室主要任務(wù)是對收集的資料進行分類整理，對重要的資料進行檔案存檔，同時也要保存一部分與檔案相關(guān)的資料，一方面可以補充檔案上存在的不足和漏洞，同時方便查閱檔案時提供一定的幫助，檔案時工作必須認識到其重要的地位和作用。檔案室資料主要是在進行檔案收集過程中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、文字、圖片等。這類資料具有范圍廣、形式多等特點，其主要是以書籍、報刊、公報或圖片等形式，其涉及的內(nèi)容為政治、經(jīng)濟、文化、科學(xué)等多領(lǐng)域。

規(guī)劃建設(shè)和住房保障局檔案室及檔案室資料主要指在進行規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)過程中產(chǎn)生的相關(guān)資料和數(shù)據(jù)，這類數(shù)據(jù)可以有效反應(yīng)當前的住房保障狀況，形成具有保存價值的文字、圖片、聲像等。

二、住房保障檔案管理的重要作用

（一）提高住房保障的法律性

住的房保障檔案管理需要保證其數(shù)據(jù)的準確性，這樣才能夠更好的維護住房費保障工作順利進行。它能夠有效的解決住房糾紛，對一些數(shù)據(jù)進行相應(yīng)的處理，從而保證其法律性。住房保障檔案能夠真實的記錄房屋的產(chǎn)權(quán)以及其他的相關(guān)信息，這些數(shù)據(jù)具有非常好的法律性，能夠在發(fā)張產(chǎn)權(quán)糾紛時起到重大的作用，增強法律效力。真實展現(xiàn)房屋的一些狀況。住房保障管理有著自身的特點，所以在進行相應(yīng)的管理時應(yīng)該保證其數(shù)據(jù)的準確性，提高檔案管理的水平。這樣在糾紛產(chǎn)生時能夠拿出數(shù)據(jù)，保證合法人員的合法權(quán)利，實現(xiàn)法律效率。

（二）保證住房管理的業(yè)務(wù)水平

住房保障檔案管理比較復(fù)雜，它涉及國家的一些方針政策以及法律法規(guī)。所以在進行檔案管理時要真實記錄相關(guān)的數(shù)據(jù)，保證其數(shù)據(jù)的準確性。各級的政府部門在進行相關(guān)的審核、產(chǎn)權(quán)明晰以及住房用途變更上都能夠有數(shù)據(jù)可以參考，所以說住房保障檔案管理保證房產(chǎn)市場的有序進行，維護其市場的秩序，提高市場的規(guī)范性。同時還能夠提高檔案的作用，實現(xiàn)檔案的效用最大化。

（三）促進社會主義和諧建設(shè)

在進行規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)檔案室資料管理的過程中，相關(guān)人員通過對資料的深入分析和管理可以有效提高對規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)的建設(shè)效益，從本質(zhì)上完成對用戶權(quán)益的保障。這種管理模式可以解決城市的部分低收入家庭問題，實現(xiàn)對我國社會資源結(jié)構(gòu)的深化和調(diào)整，從根本上促進我國社會主義建設(shè)和諧發(fā)展。通過進行檔案室資料管理可以在很大程度上促進社會轉(zhuǎn)型，完成對用戶及市場建設(shè)的全面了解，確保規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)完全符合當前的社會趨勢，促進建設(shè)效果。

三、檔案室資料管理處理措施

在進行規(guī)劃建設(shè)和住房保障局管理的過程中，檔案室資料收集范圍廣泛且形式多樣，同時收集內(nèi)容領(lǐng)域豐富，在收集過程中會遇到或大或小的問題，因此一些問題必須解決并且處理好，實現(xiàn)對檔案室資料的問題的處理，提高檔案的管理效益。

（一）擴大資料收集范圍

正確處理好廣度和深度，做到范圍廣泛，內(nèi)容深化廣度指的是資料收集的范圍，將資料收集的范圍擴大，就收集方式上有接收、購買、交換和編寫等多種收集方式，多種資料收集門類和載體，可以保證資料收集的系統(tǒng)、全面和完整。深度指的是收集的資料內(nèi)容要深化，除了收集一些綜合性和政策性等資料外，還需要收集一些典型性、地方性和特色性的資料，對規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)中的問題的資料收集，保證規(guī)劃建設(shè)和住房保障資料的真實性和有效性。

（二）提高檔案室資料質(zhì)量

在進行規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)檔案室管理的過程中，相關(guān)人員要正確處理好數(shù)量與質(zhì)量的關(guān)系，做到數(shù)量充分，質(zhì)量優(yōu)化。資料收集具有豐富性，主要是根據(jù)資料收集數(shù)量和質(zhì)量的統(tǒng)一，在保證資料收集數(shù)量的前提下一定要保證收集質(zhì)量。判定檔案室的工作水平，不僅需要根據(jù)資料收集的數(shù)量，還要根據(jù)資料收集的質(zhì)量，這也是最重要的。在確定資料質(zhì)量的前提下求數(shù)量，不可以忽略質(zhì)量而但求數(shù)量，這樣只會保存一些無意義、無價值的資料，給檔案室工作人員增加不必要的高質(zhì)量。在進行檔案管理上，應(yīng)該將重要的質(zhì)量進行保留存檔，同時需要將不需要的檔案進行消除，不可以只單純的保存而不剔除，這樣會使檔案資料越來越亂。檔案管理應(yīng)該具有一定的規(guī)律性。

（三）突出檔案室資料管理結(jié)構(gòu)

在進行檔案室資料管理的過程中，相關(guān)人員要正確處理好檔案室管理結(jié)構(gòu)，做到結(jié)構(gòu)合理，重點突出。將不同來源、不同內(nèi)容、不同載體以及不同形式的資料進行相互印證和相互補充，這樣才可以保證檔案室內(nèi)的檔案資料豐富而且充實。不同門類和不同成分的資料按照一定的關(guān)系結(jié)合成為一個整體，同時兩者之間保持一定的比例，而這種比例以不同內(nèi)容和不同領(lǐng)域的資料形成了數(shù)量，再者使檔案資料的成分充實和結(jié)構(gòu)合理。在合理結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)之上，要突出檔案資料收集的重點，對單位企業(yè)有重要意義的相關(guān)檔案列為檔案重點。

（四）正確處理管理長遠關(guān)系

正確處理好當前和長遠的關(guān)系，做到立足當前，放眼未來已經(jīng)成為當前規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)的關(guān)鍵。檔案室的資料保管工作其主要是為了輔助檔案管理，為工作查閱和科學(xué)研究上做好服務(wù)工作。但是資料的收集上需要具有長遠發(fā)展的眼光，不能只單純將目光放在當前，應(yīng)該將當前和未來發(fā)展同時考慮。資料收藏既要做好為當前工作而保存，還要做好為未來發(fā)展而藏，將檔案室的最大作用和意義發(fā)揮出來。同時需要有原則、有計劃的進行，保證檔案室資料經(jīng)費。在保證重點資料的前提下，將有關(guān)的資料和書籍等保留完整性。

（五）大力加強檔案室資料管理的基礎(chǔ)工作

檔案行政管理部分和檔案室這兩方面同時抓起，加強檔案資料的管理工作，做到檔案管理的科學(xué)化、標準化和規(guī)范化。在平時檔案行政管理部門進行檔案室的監(jiān)督指導(dǎo)過程中，必須將資料工作看做檔案工作不可分割的重要組成部分。結(jié)合檔案管理的相關(guān)工作，對檔案室的基層資料工作進行經(jīng)常性指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保管理工作的規(guī)范化和正規(guī)化，保證檔案室有序進行。實現(xiàn)資料管理的統(tǒng)一、資料形式具有多樣化，根據(jù)資料特點的不同進行分別整理，進行科學(xué)的管理。

四、總結(jié)

在進行規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)的過程中，檔案室資料管理效果已經(jīng)成為一項重要影響因素。因此相關(guān)人員要加強對規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)檔案室的整體管理，建立完善的管理體系和管理體制，正確處理檔案管理之間的關(guān)系，確保規(guī)劃建設(shè)和住房保障建設(shè)檔案資料管理又好又快發(fā)展。

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