基于用戶需求的數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)

文/陜西理工學(xué)院檔案館 王楊帆

信息用戶及其信息需求是檔案館開展信息服務(wù)工作的對(duì)象和依據(jù)，而檔案館開展信息服務(wù)工作所依托的是館藏的檔案。在當(dāng)今這個(gè)信息化的時(shí)代，檔案的載體形式也日益豐富起來，越來越多的電子檔案也被納入到檔案館的館藏中來，為用戶利用檔案信息的方式提供了更多的選擇。

信息資源是經(jīng)過人工采集、開發(fā)并組織起來的各種媒介信息的有機(jī)組合。而信息資源建設(shè)則是將處于無序狀態(tài)的各種信息進(jìn)行整合、開發(fā)、組織的活動(dòng)。以查考和閱讀的直觀性和舒適性而言，非數(shù)字檔案要?jiǎng)儆跀?shù)字檔案，但以檢索的方便性和快捷性和對(duì)內(nèi)容表現(xiàn)的豐富性而言，數(shù)字檔案則更顯優(yōu)勢(shì)。因此，要想給信息用戶提供便捷的檔案信息服務(wù)，做好數(shù)字檔案的信息資源建設(shè)顯得至關(guān)重要。

一、檔案信息用戶的需求分析

檔案信息資源開發(fā)首先面臨的是為誰開發(fā)的問題，也就是信息資源開發(fā)的需求問題。因此要做好數(shù)字檔案信息資源的建設(shè)，保證數(shù)字檔案信息資源的充分合理利用，以及滿足不斷變化和急劇增長(zhǎng)的用戶信息需求，首先應(yīng)對(duì)用戶的檔案信息需求進(jìn)行充分的調(diào)研分析，才能制定和修訂好數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的策略。

（一）信息化時(shí)代用戶信息需求的廣、精、快

所謂“廣”，是指隨著信息內(nèi)容的相互滲透，用戶對(duì)信息檢索的要求越來越廣泛，信息用戶需要的信息資源向更廣泛的范圍延伸。在傳統(tǒng)的信息服務(wù)條件下，要提供廣泛的文獻(xiàn)信息往往比較困難，但是在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，用戶利用文獻(xiàn)信息的需求突破了時(shí)間、地域上的限制，提出了更高的要求。

所謂“精”，是指用戶在利用檔案信息的過程中對(duì)信息的準(zhǔn)確及有效性的訴求。用戶在利用檔案時(shí)最主要的價(jià)值訴求仍然是對(duì)檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值的需求的保證，但是用戶在利用信息時(shí)也不是要求獲取的信息越多越好，過量的信息反而需要用戶去浪費(fèi)大量的時(shí)間去篩選、甄別，因此用戶對(duì)檔案信息的需求是務(wù)求精準(zhǔn)。

所謂“快”，即要求對(duì)信息提供的快速及時(shí)。當(dāng)用戶來檔案館尋求檔案信息時(shí)，往往是為了解決工作或生活中的燃眉之急，都希望能夠在當(dāng)天或者以最快的速度拿到信息檢索的結(jié)果，很少有漫不經(jīng)心、滿不在乎的信息用戶。因此，提供檔案信息務(wù)求快速及時(shí)是滿足信息用戶需求的必要條件。

（二）用戶信息需求的系統(tǒng)性與集成化

過去用戶對(duì)信息的需求往往在一個(gè)特定的范圍內(nèi)就能得到滿足，而隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，用戶對(duì)信息的需求面也越來越廣。檔案館作為信息的終點(diǎn)，綜合了各類信息，正好可以滿足用戶對(duì)信息的系統(tǒng)性需求。信息用戶在對(duì)檔案信息提出需求之前，往往已經(jīng)從“環(huán)境”中獲取了部分相關(guān)信息，然后才會(huì)想到檔案館進(jìn)行求證。而根據(jù)用戶需求的不同，對(duì)檔案信息的需求又不同，有時(shí)僅需查詢，有時(shí)要獲取電子文檔，有時(shí)又要查詢紙質(zhì)檔案，因此檔案館在進(jìn)行數(shù)字信息資源建設(shè)時(shí)應(yīng)綜合考慮用戶的各類需求，提供系統(tǒng)性與集成化的檔案信息。

二、以用戶需求為導(dǎo)向的數(shù)字檔案館信息資源建設(shè)機(jī)制

基于用戶需求的數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的重心是用戶的需求。它要求檔案館在信息資源建設(shè)過程中無論是信息資源的開發(fā)還是各項(xiàng)服務(wù)功能的設(shè)計(jì)都要以用戶需求為導(dǎo)向進(jìn)行設(shè)計(jì)和安排。同時(shí)，檔案館還應(yīng)創(chuàng)建滿足個(gè)性化信息需求的環(huán)境，按照不同類型用戶的特點(diǎn)來組織信息資源，提供多樣化的信息服務(wù)。

（一）加快館藏檔案的數(shù)字化，構(gòu)建能滿足用戶需求的數(shù)字信息資源基礎(chǔ)

數(shù)字信息資源建設(shè)是確保檔案信息用戶需求得以實(shí)現(xiàn)的基本前提，因此館藏檔案的數(shù)字化是進(jìn)行數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的基礎(chǔ)性也是長(zhǎng)期性工作。館藏檔案的數(shù)字化可以分成三個(gè)不同的層次來依次推進(jìn)。一是館藏檔案目錄的數(shù)字化，即建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)館藏檔案的基本情況，通過規(guī)范化的檔案著錄標(biāo)引，選定科學(xué)的檔案目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，建立與紙質(zhì)檔案對(duì)應(yīng)的館藏檔案基本目錄數(shù)據(jù)庫，包括案卷目錄數(shù)據(jù)庫和卷內(nèi)文件目錄數(shù)據(jù)庫。二是根據(jù)館藏檔案的特點(diǎn)分類建立檔案內(nèi)容專題數(shù)據(jù)庫，根據(jù)本館館藏檔案的特色選定某些查閱率比較高的檔案類別，深入全面的揭示某一系列的專題檔案內(nèi)容，建立專題檔案數(shù)據(jù)庫為查閱人員提供系列化的檔案信息。三是建立檔案數(shù)據(jù)全文數(shù)據(jù)庫，將查閱率較高的檔案原件轉(zhuǎn)換成數(shù)字圖像，存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，并編制目錄索引，為檔案查閱人員提供方便的在線全文查閱服務(wù)。

（二）做好當(dāng)前電子文件的歸檔接收工作，提供當(dāng)前電子文件的實(shí)時(shí)查閱服務(wù)

電子文件是各單位在開展業(yè)務(wù)和管理活動(dòng)過程中形成的真實(shí)的記錄，也是數(shù)字檔案館進(jìn)行信息資源建設(shè)的一個(gè)重要來源，因此檔案館進(jìn)行數(shù)字信息資源建設(shè)另一重要內(nèi)容就是對(duì)電子文件進(jìn)行接收和管理。首先，根據(jù)文件生命周期理論，對(duì)各部門產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行有效的前端控制，可以保證檔案館接收到豐富有效的電子文件。其次，將接收到的電子文件進(jìn)行標(biāo)引著錄和轉(zhuǎn)移，即電子文件的歸檔。歸檔后的電子文件即成為檔案館的數(shù)字信息資源，可以方便提供給有關(guān)部門進(jìn)行查詢。

（三）數(shù)字檔案信息資源的優(yōu)化整合

用戶對(duì)檔案信息需求的專業(yè)化和智能化要求我們?cè)谶M(jìn)行數(shù)字檔案信息資源建設(shè)時(shí)必須考慮建設(shè)相應(yīng)的優(yōu)化機(jī)制。數(shù)字檔案信息資源的優(yōu)化包括信息結(jié)構(gòu)和信息內(nèi)容的優(yōu)化。對(duì)大多數(shù)檔案信息用戶而言，查閱傳統(tǒng)類型的檔案文獻(xiàn)仍然是他們利用檔案信息的主要方式，信息結(jié)構(gòu)的優(yōu)化就是要根據(jù)用戶的使用習(xí)慣和喜好來合理的組織紙質(zhì)類型和電子類型的館藏?cái)?shù)量。在大力進(jìn)行數(shù)字檔案信息資源建設(shè)的同時(shí)不能忽略了紙質(zhì)檔案資源的建設(shè)。檔案信息內(nèi)容的優(yōu)化即根據(jù)本館信息用戶需求的特點(diǎn)相應(yīng)的協(xié)調(diào)數(shù)字檔案信息資源的建設(shè)，加強(qiáng)對(duì)用戶需求量較大的特色檔案文獻(xiàn)的數(shù)字化建設(shè)，建立具有專業(yè)特色的專題檔案數(shù)據(jù)庫。

檔案信息資源的整合實(shí)質(zhì)上是資源優(yōu)化后的一種存在狀態(tài)，是根據(jù)用戶的需求，將檔案信息系統(tǒng)中相對(duì)獨(dú)立的各種功能進(jìn)行有機(jī)的整合，最終使檔案信息的生產(chǎn)者、檔案館、檔案信息用戶能聯(lián)結(jié)成一個(gè)整體。

（四）數(shù)字檔案信息資源的協(xié)作共享

單一的檔案館很難憑一己之力滿足信息用戶的所有需求，這就需要檔案館打開大門，加強(qiáng)同其他兄弟檔案館以及相關(guān)的信息資源建設(shè)部門的協(xié)作，只有加強(qiáng)館際之間的共建共享，互通有無才能更好的滿足檔案信息用戶的需求。

三、檔案信息用戶需求的持續(xù)跟蹤機(jī)制的建立

在當(dāng)前這個(gè)信息化的時(shí)代，檔案信息用戶的需求呈現(xiàn)個(gè)性化、多元化并不斷的發(fā)生變化的趨勢(shì)。因此要想以用戶的需求為導(dǎo)向來進(jìn)行數(shù)字檔案信息資源的建設(shè)，就需要持續(xù)不斷的跟蹤了解用戶對(duì)檔案信息需求的最新變化，只有掌握了檔案信息用戶的最新需求，并根據(jù)信息用戶的需求，不斷調(diào)整數(shù)字信息資源建設(shè)的策略，才能更好的為檔案信息用戶提供服務(wù)。

[1]畢建新,鄭建明.基于用戶需求的檔案信息資源建設(shè)機(jī)制研究[J].檔案與建設(shè),2013(02):9.

[2]邵麗君.數(shù)字檔案館信息資源的多元化建設(shè)[J].浙江檔案,2008(02):51.