淺談檔案數(shù)字化

賴小艷

【摘 要】隨著計算機網(wǎng)絡進一步發(fā)展，信息高速公路進一步拓寬，只有提高檔案數(shù)字化整體水平，才能讓數(shù)字化為檔案管理插上飛翔的翅膀。本文旨在分析檔案數(shù)字化現(xiàn)狀、優(yōu)勢與缺陷及發(fā)展趨勢。在此基礎上提出：檔案數(shù)字化是迫在眉睫的艱巨任務，它是檔案管理結合計算機軟件技術共同實現(xiàn)的，必須針對其現(xiàn)狀和存在的問題，深入研究對策，逐步實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的完美應用。

【關鍵詞】檔案數(shù)字化；積極；管理；挑戰(zhàn)；戰(zhàn)略

檔案數(shù)字化是隨著計算機技術、多媒體技術、存儲技術的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)。它把各種載體的檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲，網(wǎng)絡化的形式互相連接，利用計算機系統(tǒng)進行管理，形成一個有序結構的檔案信息庫，及時提供利用，實現(xiàn)資源共享。

一、發(fā)展檔案數(shù)字化的必要性

首先，檔案數(shù)字化是數(shù)字檔案建設最基礎的工作，是檔案信息化建設的重要內(nèi)容。檔案信息化建設的核心是資源建設資源的建設包括兩大任務：一是現(xiàn)有館藏檔案的目錄數(shù)據(jù)庫建設和館藏重要檔案和照片、錄音、錄象檔案的數(shù)字化；二是電子文件歸檔和電子檔案管理。

其次，檔案數(shù)字化能有效地保護檔案的原件。具體表現(xiàn)為：代替原件使用，保護檔案原件；數(shù)字化副本異地保存，輸出微縮膠片供永存保存，這樣可使這些檔案資料在天災人禍的情況下不至于遭到毀滅性的破壞；恢復檔案材料模糊蛻變的字跡及對污損殘缺照片檔案的修復。

再次，檔案數(shù)字化是傳統(tǒng)檔案館走向數(shù)字檔案館的必經(jīng)之路，數(shù)字檔案館無疑是21世紀各級各類檔案館的發(fā)展方向。盡管它當前的組織結構、組織管理模式還處于不成熟階段，可其實現(xiàn)數(shù)字化則是必須的，要想國家前進，檔案數(shù)字化是基本建設工程之一。

二、檔案數(shù)字化的優(yōu)勢與缺陷

（一）檔案數(shù)字化的優(yōu)勢

1.有利于部門立卷制度的落實

部門立卷是個老生常談的問題，但至今檔案室代替部門立卷現(xiàn)象依然很普遍，個別立卷單位一年中分幾次送一些零散材料給檔案室由檔案員代替立卷。但也存在一個問題：及檔案管理員對該部門的工作未了解，無法斷定材料是否齊全完整，從而影響歸檔案卷的質(zhì)量。

2.檔案管理不受時間和工作環(huán)境的限制，大大提高辦公效率

傳統(tǒng)管理模式不論是管理還是利用都只能安排在上班時間內(nèi)進行。工作環(huán)境是由管理人員、利用者及辦公用具集合在特定的場合中構成。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，傳統(tǒng)的辦公用具消失了，取而代之的以單位網(wǎng)、計算機系統(tǒng)、電腦工作臺為主要辦公工具。企業(yè)各部門形成大量的電子文件，存儲于硬盤中，與實物載體沒有必然的聯(lián)系，它可以復制并存儲于不同的介質(zhì)之中，利用者只有獲得允許，就可以隨時隨地調(diào)出查閱的檔案信息。

檔案管理效率也大大提高，立卷部門只要平時將本部門的文件材料輸入計算機，年終將歸檔材料送交檔案室，檔案管理員通過網(wǎng)絡系統(tǒng)直接自動立卷、編目，并打印出移交目錄、卷內(nèi)目錄、全引目錄等，整個操作過程簡單便捷。

3.檔案數(shù)字化管理提高檔案內(nèi)容信息的開發(fā)

傳統(tǒng)管理模式對檔案進行分類順序整理，只能保證檔案的完整安全保管與單個文件的查找利用。實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理后，各類檔案的電子文件集中存儲于計算機硬盤上，電子文件經(jīng)立卷后，利用者通過檢索工具，可搜索到體現(xiàn)同一事件的若干歷史性的電子文件，幫助利用者了解事情的來龍去脈，滿足利用者關于某一專題的深層次查詢需求。

（二）檔案數(shù)字化的缺陷

1.電子文件檔案的不安全因素，影響長期保存

電子文件檔案具有操作方便、傳遞快捷、存儲空間小等突出性優(yōu)點。但在利用安全方面，電子文件利用的安全和保密工作更加難以控制，電子文件采用電子編碼技術，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，有些鑒別文件原始憑證性的關鍵信息業(yè)可以更改，者些都使電子文件檔案的原始憑證性辨別變得更困難。

2.電子文件檔案的存儲受載體制約性強

電子文件檔案存儲對軟硬件設備的依賴性很強?，F(xiàn)有計算機存儲設備雖然容量很大，但面對呈幾何級數(shù)發(fā)展的電子文件總有窮盡的時候。

由于應用軟件的更新速度加快，很多早起形成的文件在新的軟硬件環(huán)境下不能讀取，即使同時期電子文件也有應用軟件不兼容問題。文件形成部門為存儲檔案投入大量的精力，保留舊的設備和多種應用軟件。

電子文件不能像紙質(zhì)文件直接讀取，數(shù)據(jù)易丟失、病毒侵害等不安全隱患的存在，都給電子文檔的安全保管和長期保管帶來很大的威脅。

3.檔案“雙套制”保存，造成資源浪費

檔案“雙套制”保存是將具有相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件和電子文件一并保存。單位實行辦公自動化系統(tǒng)，各部門文件資料在網(wǎng)上傳遞、承辦，提高了工作效率。但文件辦完后又輔發(fā)紙質(zhì)文件歸檔保存。這樣就形成了相同內(nèi)容、兩種類型的文件并發(fā)保存的局面，造成人力、物力、財力的浪費。

4.辦公自動化與檔案管理系統(tǒng)不兼容

有些單位內(nèi)各部門應用的管理軟件都不相同，都使按照各自部門的特點開發(fā)及使用。而現(xiàn)代化檔案信息管理系統(tǒng)設計單位不同，軟件環(huán)境差異較大，形成的數(shù)據(jù)難以轉換，無法進行各科室形成的電子檔案文件直接歸檔。歸檔文件、數(shù)據(jù)的收集和錄入還停留在原始管理水平上。

5.數(shù)字化檔案的利用率不高，給企業(yè)的現(xiàn)代化進程造成障礙

雖然檔案信息管理系統(tǒng)推進多時，但很多單位沒有對這個強大的信息提高利用意識，人們?nèi)匝永m(xù)傳統(tǒng)觀念和管理模式，對文檔的借閱和檢索都由人工完成。人們只看到伸手可及的有限的檔案，而忽略了以網(wǎng)絡形式傳遞的資料寶庫。數(shù)字化檔案利用率得不到提高，計算機網(wǎng)絡在整個管理過程中的應用僅限于文字的錄入。編輯和打印工作，不僅消耗了人力物力，而且使電子檔案沒有得到合理的開發(fā)和利用，造成雙重浪費。

三、檔案數(shù)字化的發(fā)展策略

（一）加強系統(tǒng)工程建設，實現(xiàn)信息共享

檔案電子化建設是一項系統(tǒng)工程，包括總體設計、設備選型、軟件開發(fā)、檔案整理、掃描錄入、系統(tǒng)管理、光盤備份、查詢管理、安全措施等，一套硬件加軟件的系統(tǒng)。由于各部門日常工作每天要產(chǎn)生大量的文字檔案，需要進行錄入、保管，因此該系統(tǒng)應采用雙服務器、磁盤陣列存儲、高速掃描儀集中掃描、光盤和磁帶雙備份的解決方案。同時，為了提高利用率，還應設置適當?shù)牟樵兿到y(tǒng)，通過觸屏查詢及文檔網(wǎng)絡上傳輸達到資源共享的目的。

（二）建立橫向通道，銜接辦公系統(tǒng)

針對企業(yè)中辦公自動化系統(tǒng)和數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)充分銜接的問題，建議在查詢接口程序中增加查詢檔案資料功能，實現(xiàn)現(xiàn)有的財務系統(tǒng)、OA辦公系統(tǒng)、人事管理等系統(tǒng)的無縫集成。

針對電子文件與紙質(zhì)文件“雙套制”保存的問題，建議在紙質(zhì)文件與電子文件之間建立一個“通道”，即將電子文件和紙質(zhì)文件以文本方式和映像方式共存。以及根據(jù)數(shù)字檔案的特點，制定特定的、完善的、符合實際需要的管理制度：文檔一體化工作制度、歸檔制度、文件保密制度、數(shù)字檔案鑒定制度、網(wǎng)絡安全管理制度等，從而有效地保障數(shù)字化檔案建設安全有序展開。

（三）提高管理水平，注重人才培養(yǎng)

隨著當今世界信息爆炸式的增長，檔案管理也由過去的勞動密集型轉為現(xiàn)在的以現(xiàn)代化辦公設施為依托的技術密集型工作。這一方面要求管理者具有很強的分析能力，對一些專業(yè)性強的檔案要做到精確把握：另一方面，要根據(jù)利用者要求提供大量的數(shù)據(jù)庫信息。這些都要求具有高素質(zhì)、高技能的現(xiàn)代化信息管理人員才能勝任，因此有關部門應加大檔案人員的培訓力度，學習電子文件的管理知識，提高電子文件保密管理意識，盡快做好傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化管理轉型的工作，努力提高檔案數(shù)字化管理水平。

參考文獻：

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