電子環(huán)境下檔案管理存在的問(wèn)題及對(duì)策

【摘 要】隨著科技進(jìn)步，電子文件與電子檔案越來(lái)越廣泛的應(yīng)用于日常辦公與管理。電子檔案具有優(yōu)于紙質(zhì)檔案的很多特征，但也同時(shí)伴有自身的缺陷。提出了如何克服電子檔案管理中存在問(wèn)題的措施，以使電子檔案得到更廣泛地應(yīng)用。

【關(guān)鍵詞】電子檔案；電子文件；現(xiàn)狀；問(wèn)題；對(duì)策

1.前言

計(jì)算機(jī)技術(shù)的快速發(fā)展給人類的生活帶來(lái)了極大的便利，電子商務(wù)、電子貨幣、電子軍事、電子政府等一系列新的工作方式與生活方式隨之應(yīng)運(yùn)而生。隨著全球化、信息化和網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代的到來(lái)，因特網(wǎng)的全球性、開(kāi)放性、共享性、動(dòng)態(tài)性發(fā)展，使得任何人都可以自由地介入Internet。電子政務(wù)系統(tǒng)中大量的政府公文通過(guò)Internet發(fā)布、高效流轉(zhuǎn)，檔案已不再僅僅以單一的紙質(zhì)形式存在，以磁、電、光等介質(zhì)為主要信息載體的文件應(yīng)運(yùn)而生，產(chǎn)生了大量的電子文件檔案。由于電子文件檔案的出現(xiàn)和發(fā)展時(shí)間短，暴露的問(wèn)題較多，因此，對(duì)電子文件檔案的科學(xué)管理已成為一個(gè)急待解決的重要課題。

2.電子文件檔案特性

電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存取并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳輸?shù)奈募?。具有以下主要特點(diǎn)：

2.1 電子文件信息與載體的相分離性

電子文件的存放位置不是固定的，而是可以變化的，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)在不同的計(jì)算機(jī)之間相互傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而內(nèi)容卻不發(fā)生任何變化，信號(hào)形態(tài)也無(wú)任何變化。

2.2 信息形態(tài)的數(shù)字化

在計(jì)算機(jī)內(nèi)部，無(wú)論是傳輸還是運(yùn)算、存儲(chǔ)等處理，電子文件均是以數(shù)字編碼的形式存在。對(duì)于這種經(jīng)過(guò)復(fù)雜編碼的信息，人工無(wú)法破譯它的含義，只有通過(guò)計(jì)算機(jī)特有的程序解碼，使之還原為輸入前的狀態(tài)，才能識(shí)讀它。

2.3 信息的可變性、不安全性

計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中信息的相對(duì)獨(dú)立性以及計(jì)算機(jī)環(huán)境本身的特點(diǎn)，使得對(duì)系統(tǒng)中信息的增刪、更改和重新編輯都變得十分容易，而且修改后可立即形成一份新的文件且看不出改動(dòng)過(guò)的痕跡。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的靜態(tài)文檔已大量被動(dòng)態(tài)文檔所取代，而動(dòng)態(tài)文檔中的數(shù)據(jù)不斷地被更新或補(bǔ)充，以反映最新的情況。如果未做備份，數(shù)據(jù)一旦被修改，原來(lái)的文檔就蕩然無(wú)存，毫無(wú)痕跡。

3.電子檔案管理的現(xiàn)狀

3.1 對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在一定局限性

以往把檔案貼上封條放在檔案室里的做法嚴(yán)重阻礙了檔案信息公布于社會(huì)、服務(wù)于大眾，不能發(fā)揮檔案管理的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的建立和商品經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們的價(jià)值觀念發(fā)生變化，意識(shí)到檔案在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中的作用以及檔案信息資源所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益。然而，社會(huì)中也確實(shí)存在少數(shù)人的極端看法，認(rèn)為單位檔案是單位的私有財(cái)產(chǎn)，使檔案信息的開(kāi)發(fā)處于封閉狀態(tài)，更談不上電子檔案的開(kāi)放與上網(wǎng)了。

3.2 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化進(jìn)展緩慢制約電子文件的整理與歸檔

檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化是對(duì)全系統(tǒng)實(shí)施計(jì)算機(jī)管理的前提與基礎(chǔ)。國(guó)家檔案局頒發(fā)的《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》為機(jī)關(guān)檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化管理指明了方向，然而，諸多單位僅僅從微觀上考慮本單位的現(xiàn)狀，奉行單位制定的分類方法，沒(méi)有從全局利益考慮檔案工作的規(guī)范化對(duì)未來(lái)檔案電子化的影響，出現(xiàn)了各自為政，各行其事的局面，使檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化難以實(shí)現(xiàn)。

3.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

有些檔案部門至今仍沒(méi)有配備計(jì)算機(jī)，或者即使有了計(jì)算機(jī)，對(duì)一些重要的電子檔案在傳遞、承辦之后，又輔以紙質(zhì)檔案加以保存，形成兩種類型文件共存共用的局面。很多管理人員沒(méi)有受過(guò)關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，不能嫻熟使用電子檔案軟件，不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用。

4.電子文件檔案管理中出現(xiàn)的主要問(wèn)題

4.1 對(duì)電子文件原稿保存的忽視

目前，在計(jì)算機(jī)上起草和制作文件，已是辦公常事。往往一旦文件定稿打印后，作為草稿性的電子文件的保存就經(jīng)常被忽視。許多單位對(duì)電子文件沒(méi)有采取很好的保護(hù)措施。隨意對(duì)其進(jìn)行刪改，不是被清除就是被新文件覆蓋。使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

4.2 信息安全與保密問(wèn)題

電子檔案存放位置的不固定性、載體的可轉(zhuǎn)換性、信息接受對(duì)象的開(kāi)放性以及文件內(nèi)容的可分解性，造成電子檔案與載體的可分離，使電子檔案信息隨時(shí)有被修改、竊取、銷毀的危險(xiǎn)?；ヂ?lián)網(wǎng)的開(kāi)放性，載體一旦被電腦病毒感染或被“黑客”闖入，就可能造成信息數(shù)據(jù)無(wú)法讀取或載體內(nèi)所存信息的丟失，甚至造成整個(gè)信息系統(tǒng)癱瘓。

4.3 電子檔案的接收格式問(wèn)題

由于電子檔案的應(yīng)用尚沒(méi)有全國(guó)范圍內(nèi)普及，檔案文件在轉(zhuǎn)手移交過(guò)程中，會(huì)出現(xiàn)因兩部門存儲(chǔ)檔案方式不同，使用軟件不同，而使電子檔案在轉(zhuǎn)交過(guò)程中出現(xiàn)困難。

5.電子檔案自身存在的問(wèn)題

5.1 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問(wèn)題

對(duì)于紙質(zhì)文件來(lái)說(shuō)，內(nèi)容的原始性附著在形式的原始性上，其字體、字跡、圖像、印章等清晰可見(jiàn)，內(nèi)容真?zhèn)我子谂袆e。人們可以借助形式的原始性來(lái)證實(shí)和確認(rèn)內(nèi)容的真實(shí)性。但電子檔案的內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的，不僅內(nèi)容易于變化，而且失去了固定的形式，使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí)，很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。

5.2 電子檔案存儲(chǔ)栽體的特質(zhì)與缺陷

（1）溫度。高溫可加速各種有害化學(xué)雜質(zhì)對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。

（2）濕度。潮濕有利于檔案有害生物的生長(zhǎng)和繁殖。庫(kù)房潮濕還會(huì)促進(jìn)空氣中的有害氣體、灰塵等不利因素對(duì)電子文件保存載體的破壞作用。

（3）光。光向外輻射時(shí)會(huì)產(chǎn)生熱量，陽(yáng)光中的紫外線對(duì)電子檔案載體的影響很大，紫外線長(zhǎng)期照射能使磁性載體消磁或退磁，造成信息難以讀取。

（4）空氣污染。空氣中的有害氣體，在一定環(huán)境下會(huì)生成氧化性極強(qiáng)的原子氧，導(dǎo)致電子檔案保存載體耐久性削弱。

（5）灰塵。在整理、保存、利用過(guò)程中，會(huì)引起灰塵對(duì)電子文件保存載體的磨擦，使其受到損傷；灰塵能吸收空氣中的有害氣體而帶有酸、堿性，對(duì)電子文件保存載體起腐蝕破壞作用；

（6）有害生物。危害檔案的微生物主要是細(xì)菌和霉菌，尤其是霉菌，它可使電子文件保存載體變質(zhì)，生成霉斑，還會(huì)分解出有機(jī)酸，從而使物酸性急劇增加。

（7）磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)的影響。磁場(chǎng)和機(jī)械震動(dòng)就會(huì)造成載體磁粉脫落、磁性減退或消失，使記錄信號(hào)丟失，記錄信息被破壞，從而影響檔案數(shù)據(jù)的讀出效果，縮短電子檔案載體壽命。

6.電子文件檔案管理策略

6.1 電子檔案管理的原則

（1）規(guī)范性原則

規(guī)范性是開(kāi)展檔案信息電子化最重要的原則，也是確保電子化檔案信息可用性的基本條件。檔案信息電子化的主要目的是利用網(wǎng)絡(luò)這種新的信息傳遞方式提供檔案信息服務(wù)。因此，對(duì)上網(wǎng)檔案信息的組織與傳遞必須采取各方統(tǒng)一認(rèn)可的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)。這樣能夠減低因存儲(chǔ)格式和軟件平臺(tái)的不同而進(jìn)行轉(zhuǎn)換所造成的資源浪費(fèi)，極大地提高信息存儲(chǔ)傳輸?shù)男省?/p>

（2）可靠性原則

人們對(duì)電子文件的證據(jù)性、可靠性問(wèn)題尚存在很多疑慮。這個(gè)問(wèn)題的解決需要多方面的努力。除了采取各種技術(shù)措施、國(guó)家制訂必要的認(rèn)定規(guī)范外，在電子檔案管理的全過(guò)程中，要嚴(yán)格制度、堵塞漏洞，不僅要確保歸檔文件和進(jìn)館檔案的真實(shí)有效，還要注意在整理、鑒定、復(fù)制、調(diào)閱等各個(gè)環(huán)節(jié)遵守操作規(guī)程，建立必要的備份等，以防止信息的丟失和失真，維護(hù)電子檔案的可靠性。

（3）高效率原則

檔案信息的電子化工作量大、耗時(shí)耗財(cái)，必須十分講究工作的效率與效益。應(yīng)在充分分析研究的基礎(chǔ)上，選擇最優(yōu)化的檔案信息電子化方案和高效、經(jīng)濟(jì)的電子化加工系統(tǒng)設(shè)施。

6.2 電子檔案管理策略

（1）加強(qiáng)電子文件全過(guò)程管理

由于電子文件的特性決定了電子文件的收集、積累的方法和要求不同于紙質(zhì)文件。草稿文件由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果出于保留文件重要修改過(guò)程的目的，則應(yīng)對(duì)原稿進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。必要時(shí)應(yīng)在收集積累過(guò)程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失。

（2）采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

信息安全技術(shù)對(duì)于維護(hù)電子檔案數(shù)據(jù)的原始性和真實(shí)性至關(guān)重要。電子檔案上網(wǎng)后必須從入口、傳輸、使用三個(gè)方面采取安全保護(hù)措施。目前，為防止檔案信息被竊取、刪除和修改，防止網(wǎng)絡(luò)“黑客”的進(jìn)入，常用的技術(shù)方法有簽署技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫(xiě)、檔案?jìng)浞?、專機(jī)專用、設(shè)置防火墻、安裝殺毒軟件等。這些技術(shù)措施對(duì)于證實(shí)電子檔案內(nèi)容的真實(shí)、可靠，確保電子文件在存儲(chǔ)、傳輸過(guò)程中的安全、保密，防范對(duì)電子文件的非法訪問(wèn)和隨意刪改，都具有很好的效果。

（3）重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)

在電子文件日益發(fā)展的今天，培養(yǎng)和造就一批精通電子技術(shù)、懂檔案管理的人員是當(dāng)務(wù)之急。檔案部門和各級(jí)政府要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培養(yǎng)，一方面，要多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書(shū)、檔案工作。另一方面，要對(duì)現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對(duì)現(xiàn)代科技知識(shí)和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

（4）加強(qiáng)對(duì)電子文件所依賴的計(jì)算機(jī)軟、硬件設(shè)施管理

軟件管理上，要積極開(kāi)辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問(wèn)權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫(kù)的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過(guò)程中安全、穩(wěn)定。

參考文獻(xiàn)：

[1]馮惠玲.電子文件管理教程[M].北京：中國(guó)人民大學(xué)出版社，2001.

[2]雷震甲.網(wǎng)絡(luò)工程師教程[M].北京：清華大學(xué)出版社，2004.

作者簡(jiǎn)介：張永霞（1977—），女，山東招遠(yuǎn)人，助理館員，主要從事辦公室檔案管理工作。