0A系統(tǒng)環(huán)境下高校電子文件管理中存在的問題及對策研究

陳子飛

摘 要：在OA系統(tǒng)環(huán)境下，高校電子文件管理中存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：電子文件處于無人管理狀態(tài)；電子文件管理缺乏制度規(guī)范；電子文件缺乏安全保障；電子文件管理缺乏專業(yè)人才。對策思考有：加強(qiáng)重視，強(qiáng)化電子文件管理意識(shí)；建立健全電子文件管理的相關(guān)制度；增強(qiáng)電子文件管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)；建立一套行之有效的高校電子文件管理模式等。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng)；電子文件；管理；問題；對策

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號(hào)：1002-2589（2013）21-0236-02

高校的辦公自動(dòng)化（OfficeAutomation，簡稱OA）系統(tǒng)，是指在高校各黨、政、教學(xué)等部門的實(shí)際工作中，具備公文處理、信息發(fā)布與傳遞、交流等功能的以實(shí)現(xiàn)單位內(nèi)的公共管理事務(wù)為主要職能的辦公系統(tǒng)[1]。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的日益發(fā)展，各高校OA管理系統(tǒng)的信息化水平不斷提高，高校各部門如何在OA系統(tǒng)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)電子文件的科學(xué)管理，就顯得尤為重要。

一、高校電子文件管理的現(xiàn)狀

電子文件是隨著計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用而出現(xiàn)，是以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁盤、光盤、磁帶等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件，是辦公自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與發(fā)展的產(chǎn)物[2]。從電子文件管理的歷史來看，我國利用計(jì)算機(jī)來處理文件還是20世紀(jì)80年代的事，雖然已經(jīng)用了二十幾年的時(shí)間，但是只是在部分黨政機(jī)關(guān)小范圍應(yīng)用，沒有真正廣泛普及。20世紀(jì)末，電子文件管理是一個(gè)全新而陌生的領(lǐng)域，一個(gè)研究基礎(chǔ)和管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)基本空白的地帶[3]。我國對電子文件的管理仍然存在很大問題。尤其是在高校，電子文件管理出現(xiàn)這樣一些特征：起步晚、基礎(chǔ)設(shè)施落后、觀念意識(shí)不到位，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高。

發(fā)達(dá)國家在20世紀(jì)60年代已經(jīng)開始建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的功能來管理檔案文件。到20世紀(jì)70年代末，發(fā)達(dá)國家有98%的文件（包括其他載體文件）已著錄存檔在計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)中[4]。這給人們查閱檔案帶來極大方便，同時(shí)也使電子文件的管理得到不斷規(guī)范，發(fā)達(dá)國家對電子文件的管理已經(jīng)形成了一套科學(xué)合理的管理體制。反觀我國高校，在很長的一段時(shí)間里，我們僅僅用計(jì)算機(jī)來打印、修改文件材料。在電子文件的管理工作上，我們已經(jīng)落后發(fā)達(dá)國家近40年。高校沒有形成一套科學(xué)有效的電子文件管理辦法，各部門各行其是，很多部門沒有規(guī)章制度的約束，不能自覺地保存電子文件，用過之后就不再理睬，讓電子文件處于自生自滅的狀態(tài)。

部分高校基礎(chǔ)設(shè)施相當(dāng)落后，沒有專門的存儲(chǔ)電子文件的設(shè)備，也沒有配備刻錄機(jī)、掃描儀、交換機(jī)等信息化設(shè)備，電子文件哪里來哪里放。基礎(chǔ)差，設(shè)施落后還可以改進(jìn)。但最主要的是各部門的文件管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)，很多文件管理人員不是專職人員，而是從事教學(xué)科研工作的兼職人員，保管電子文件觀念意識(shí)不到位，存在消極對待電子文件的情況。部分文件管理人員已認(rèn)識(shí)到電子文件管理的重要性，但一涉及要投入大量的人力、物力、財(cái)力，最終也只是紙上談兵。有的領(lǐng)導(dǎo)沒能看到它的長期性，難以痛下決心，使電子文件的管理難以取得實(shí)質(zhì)性進(jìn)展。

高校涉足電子文件管理的時(shí)間還不長。在實(shí)際工作中，我們還只進(jìn)行電子文件的收集、鑒定等基本操作，對于電子文件的安全保護(hù)、統(tǒng)計(jì)、歸檔、服務(wù)等工作基本上還處于起步階段。即使是這樣，在電子文件的管理過程中，還會(huì)存在許多問題。

二、高校電子文件管理中存在的主要問題

隨著新型的文件形式推廣運(yùn)用后，高校對OA系統(tǒng)的運(yùn)用更為普及，使日常電子文件的管理更為有效，但是高校電子文件管理也存在一些問題。

（一）電子文件處于無人管理的狀態(tài)

在高校，自運(yùn)用OA辦公系統(tǒng)以后，各部門實(shí)現(xiàn)了運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行科研和辦公管理，但有的只處于辦公自動(dòng)化的起步階段，由于電子文件讓人產(chǎn)生不真實(shí)、虛擬感，在人們長久以來形成的觀念中，紙質(zhì)文件才是實(shí)際存在的。因此，紙質(zhì)文件在各部門仍然占主導(dǎo)地位，電子文件只是起到輔助作用。有的只是用計(jì)算機(jī)草擬文件，一旦打印出正式紙質(zhì)文件，作為草擬的電子文件就不會(huì)被存檔，而是被新的電子文件不斷覆蓋，或因電腦存儲(chǔ)有限而被刪除。有些部門知道電子文件的重要性，把電子文件存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤上，但是沒有進(jìn)行整理、鑒定、歸檔，隨著時(shí)間推移，日積月累，電子文件就處于無人問津的狀態(tài)了。

（二）電子文件管理缺乏制度規(guī)范

高校電子文件管理起步時(shí)間還比較短，雖然國家頒布了《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文暫行管理辦法》等規(guī)章制度，但由于領(lǐng)導(dǎo)不夠重視，有些高校沒有意識(shí)到電子文件管理的重要性，對電子文件管理置之不理，未制定規(guī)范科學(xué)的管理制度，沒有把電子文件納入規(guī)范化管理。特別是電子文件形成、收集、處理、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，信息都存在更改、丟失的危險(xiǎn)，沒有形成一套切實(shí)可行的管理制度，給電子文件管理與歸檔帶來被動(dòng)。在OA系統(tǒng)開發(fā)時(shí)，未設(shè)計(jì)與檔案系統(tǒng)相融合的歸檔管理功能，從而造成各部門之間相互脫節(jié)，缺乏電子文件管理的全局考慮。

（三）電子文件缺乏安全保障

電子文件的安全性一方面是指電子文件以及它形成的相關(guān)文件數(shù)量齊全，另一方面是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)與背景信息沒有缺損[5]。電子文件的安全是保證其真實(shí)、完整的前提，對以后電子文件的歸檔利用至關(guān)重要。在高校實(shí)際管理電子文件的過程中，由于電子文件管理的安全機(jī)制不完善，一些部門將電子文件直接存儲(chǔ)在接連互聯(lián)網(wǎng)的電腦上，一旦系統(tǒng)被病毒入侵，極易造成電子文件丟失、損壞。由于電子文件在利用上缺乏制度的保護(hù)和約束，每一個(gè)環(huán)節(jié)都存在堵塞信息失真的隱患，因此，迫切需要用制度來維護(hù)電子文件的原始性、真實(shí)性及其安全性。

（四）電子文件管理缺乏專業(yè)人才

在高校實(shí)際工作中，大多數(shù)部門電子文件管理人員不是專職文件管理人員，而是兼職的其他工作人員，流動(dòng)性很強(qiáng)，沒有固定人選，極易造成文件丟失。兼職文件管理人員沒有全身心投入到文件管理工作中，只是在工作之余來管理一下文件。部門領(lǐng)導(dǎo)在選擇文件管理人員的時(shí)候，鑒于成本考慮，也是選擇一些業(yè)務(wù)素質(zhì)不強(qiáng)的人員來從事文件管理工作，他們普遍認(rèn)為文件管理工作是簡單體力勞動(dòng)，不需要?jiǎng)幽X。因此，在高校電子文件管理過程中，普遍存在文件管理工作人員素質(zhì)不高的問題，嚴(yán)重缺乏檔案管理的復(fù)合型人才。對于復(fù)合型人才的選拔、培養(yǎng)機(jī)制還需進(jìn)一步完善。

三、加強(qiáng)高校文件管理的對策思考

鑒于OA系統(tǒng)環(huán)境下電子文件管理的諸多性能優(yōu)勢，高校必須長期堅(jiān)持做好電子文件的管理，不斷提升內(nèi)部辦公效率。因此，針對電子文件管理存在的諸多問題，主要從以下幾個(gè)方面采取措施。

（一）加強(qiáng)重視，強(qiáng)化電子文件管理意識(shí)

思想是行動(dòng)的先導(dǎo)。電子文件是檔案的一個(gè)重要來源。高校各級領(lǐng)導(dǎo)首先要更新觀念，高度重視，加強(qiáng)宣傳，充分認(rèn)識(shí)到電子文件管理和歸檔工作在學(xué)校建設(shè)和發(fā)展中起到非常重要的作用，體會(huì)到電子文件與紙質(zhì)文件一樣重要，不能隨意丟失，要按時(shí)歸檔。只有妥善管理好電子文件，才能確保電子文件的完整、準(zhǔn)確、安全，才能及時(shí)地為學(xué)校的日常工作提供信息支持。高校各部門的文件管理人員要強(qiáng)化意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到檔案文件管理工作的重要性，認(rèn)識(shí)到做好檔案文件管理工作不僅是自身責(zé)任，更是為學(xué)校做貢獻(xiàn)，也是體現(xiàn)自身價(jià)值的基本途徑。

（二）建立健全電子文件管理的相關(guān)制度

各高校應(yīng)根據(jù)國家頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》、《電子公文暫行管理辦法》、《文件法》、《文件管理分類工具》等規(guī)章制度，結(jié)合本校工作實(shí)際，在國家文件管理法規(guī)的基礎(chǔ)上，制定適合本校的電子文件管理辦法和制度，明確電子文件管理的基本屬性與作用、文件管理的基本權(quán)利與義務(wù)，文件分類與組織、電子文件鑒定與處置等。高校電子文件管理要按照集中統(tǒng)一的原則，從其產(chǎn)生的途徑、類型和特點(diǎn)出發(fā)，制定一套包括電子文件的形成、整理、鑒定、歸檔、利用、保護(hù)為內(nèi)容的科學(xué)、合理、嚴(yán)密的相應(yīng)規(guī)章制度，實(shí)施全過程管理，從制度上保證電子文件管理的完整性，做到有章可循，有規(guī)可依。

（三）增強(qiáng)電子文件管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

紙質(zhì)文件管理經(jīng)過多年實(shí)踐，已經(jīng)形成相對穩(wěn)定的管理隊(duì)伍，有較好的工作基礎(chǔ)，各職能部門都設(shè)立了檔案員，負(fù)責(zé)完成紙質(zhì)文件的歸檔工作。由于紙質(zhì)文件管理與歸檔大多采用手動(dòng)歸檔，這與電子文件管理與歸檔方式有較大差異。電子文件管理與歸檔不僅要求檔案管理工作人員既要有檔案專業(yè)知識(shí)，同時(shí)又要掌握計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。學(xué)校必須高度重視，定期對電子文件歸檔和管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，讓他們通過業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快了解電子文件的管理規(guī)章制度，掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)，熟悉檔案管理軟件、數(shù)字通信技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)方面的技能，建立以檔案人員為主的文件管理工作隊(duì)伍，并吸收一些責(zé)任心強(qiáng)、素質(zhì)好并熱心文件管理工作的計(jì)算機(jī)、信息管理等方面的人才，以確保電子文件管理工作順利開展。電子文件管理工作人員要主動(dòng)學(xué)習(xí)新的經(jīng)驗(yàn)和管理方法，不斷提高專業(yè)技能，做好電子文件管理和歸檔工作。

（四）建立一套行之有效的高校電子文件管理模式

各高校根據(jù)實(shí)際情況建立一套行之有效的電子文件管理模式，即“雙軌制”管理，使紙質(zhì)文件與電子文件同步管理和歸檔。由于電子文件具有不穩(wěn)定性和直觀性，對于一些具有法律效力的重要文件，目前最好的辦法還是將紙質(zhì)文件與電子公文同步管理。在OA系統(tǒng)內(nèi)下發(fā)電子文件的同時(shí)，文件管理工作人員必須打印一份紙質(zhì)文件，在電子公文移交歸檔時(shí)，文件管理工作人員把打印備份的紙質(zhì)文件同時(shí)移交檔案部門歸檔。這樣既發(fā)揮歸檔文件的憑證依據(jù)作用，又可確保電子文件利用和資源共享問題。

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