新建企業(yè)會計電算化初始化工作之我見

張桂先

摘 要：會計電算化初始化工作是會計信息系統(tǒng)中一項極其重要的工作，這項工作是確保財務(wù)系統(tǒng)正常有效運行的關(guān)鍵所在。由于會計電算化的初始化工作只能進行一次，并且對后期的會計核算工作有極大的影響，本文針對新建企業(yè)，談?wù)勛约涸跁嬰娝慊跏蓟ぷ髦械囊恍w會和建議。

關(guān)鍵詞：會計電算化；初始化；科目設(shè)置

中圖分類號：F8 文獻標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-3520（2013）-12-0244-01

會計電算化已經(jīng)在各企事業(yè)單位財務(wù)系統(tǒng)中廣泛運用多年，就應(yīng)用效果來講，不少單位電算化應(yīng)用效果并不盡人意，究其原因，除領(lǐng)導(dǎo)觀念、重視程度、經(jīng)濟實力、人員素質(zhì)等因素外，還有一個極為重要的首要環(huán)節(jié)就是會計電算系統(tǒng)的初始化工作不到位。由于會計電算化的初始化工作只能進行一次，并且對后期的會計核算工作有極大的影響，許多單位在初始化工作中考慮不足，各種設(shè)置不到位，嚴(yán)重制約了后期會計核算的速度和質(zhì)量。俗話說“萬事開頭難”，對于一個新建企業(yè)的會計電算系統(tǒng)初始化工作來講，更顯得尤為重要，下面我針對新建后轉(zhuǎn)入生產(chǎn)經(jīng)營的企業(yè)，談一點自己在會計電算系統(tǒng)初始化工作中的體會和建議。

一、會計電算系統(tǒng)的初始化準(zhǔn)備階段

（一）全面考慮、總體規(guī)劃，設(shè)計適用于本單位的會計核算體系及會計核算流程。對于新建企業(yè)來講，第一步是結(jié)合建設(shè)期特點，先考慮建設(shè)工程核算的需求，第二步是考慮建設(shè)期向生產(chǎn)經(jīng)營期的過渡階段，滿足試生產(chǎn)過程的財務(wù)核算需求，第三步是考慮一個完整的生產(chǎn)經(jīng)營型企業(yè)的全面財務(wù)核算需求。根據(jù)以上三方面的需求，設(shè)計本公司會計核算流程。重點是建設(shè)期工程核算和經(jīng)營期成本核算流程。

（二）硬軟件的選擇與配置。硬件是電算化系統(tǒng)的基礎(chǔ)，在硬件的選擇上，盡可能請專業(yè)人士幫助選擇運行穩(wěn)定、速度、硬盤和內(nèi)存容量、信息傳送等方面能滿足需要的品質(zhì)較好的硬件設(shè)備。軟件是會計電算化的主體，建議考慮國內(nèi)知名的比較成熟的用友、金蝶等財務(wù)軟件。

（三）積極與開發(fā)商溝通，結(jié)合企業(yè)特點和核算流程實現(xiàn)二次開發(fā)功能，即實現(xiàn)通用型財務(wù)軟件向適用于本企業(yè)核算的專用型財務(wù)軟件的轉(zhuǎn)化。各企業(yè)要根據(jù)本企業(yè)的特點和核算要求，積極與開發(fā)商溝通，結(jié)合本企業(yè)會計核算的特點及重點，制定ERP系統(tǒng)中的全面財務(wù)核算流程及初始化工作流程，這是今后會計核算工作能否順利實施的一項重要基礎(chǔ)工作。

（四）進行人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)，做到人人懂流程，人人會操作。會計核算流程及初始化工作流程經(jīng)討論確定之后，要進行財務(wù)人員的培訓(xùn)工作，讓財務(wù)人員在充分了解建設(shè)及生產(chǎn)經(jīng)營各個環(huán)節(jié)工作流程的基礎(chǔ)上、熟悉財務(wù)核算流程、初始化工作流程、初始化工作內(nèi)容等，按照初始化工作流程制定工作計劃，責(zé)任到人，分工明確，準(zhǔn)備進入初始化的設(shè)置階段。

二、會計電算化系統(tǒng)的初始化設(shè)置

對于新建企業(yè)來講，我們除了設(shè)置滿足一般性核算需要的會計科目外，還根據(jù)企業(yè)特點進行重點會計科目的設(shè)置。

（一）滿足建設(shè)期工程核算的需求。在這一點上，我們主要在“在建工程”科目的二、三級科目上下功夫。在“在建工程”科目下分別設(shè)置了“土地”、“海域使用金”“建安投資”、“設(shè)備投資”“待攤投資”等二級科目。另外對于建設(shè)單位領(lǐng)用的甲供材料設(shè)置了“其他應(yīng)收款—工程材料”科目，并按照施工單位進行輔助核算。

（二）滿足試生產(chǎn)過渡期的核算需求，在“在建工程”科目下分別設(shè)置了“試生產(chǎn)準(zhǔn)備費”“試生產(chǎn)成本”等二級科目。

（三）滿足生產(chǎn)經(jīng)營期核算需求，重點在成本類會計科目的設(shè)置上下功夫。我們的做法是：對于生產(chǎn)單位設(shè)置“生產(chǎn)成本-基本生產(chǎn)”科目歸集生產(chǎn)產(chǎn)品發(fā)生的直接費用，設(shè)置“制造費用”科目歸集間接費用和分廠管理運營費用；對于輔助單位設(shè)置“生產(chǎn)成本-輔助生產(chǎn)”科目歸集生產(chǎn)產(chǎn)品和提供服務(wù)發(fā)生的直接費用，設(shè)置“制造費用”科目歸集間接費用和本單位管理營運費用。在設(shè)置過程中充分考慮各基本生產(chǎn)單位和輔助生產(chǎn)單位特點進行三級科目和輔助核算的設(shè)置。

（四）輔助設(shè)置。輔助設(shè)置在會計科目中的應(yīng)用是極為重要的，這一點是絕對不能忽視的。我們的主要設(shè)置是：貨幣資金設(shè)置現(xiàn)金“流量項目”輔助核算；“在建工程”設(shè)置“項目名稱”輔助核算；“固定資產(chǎn)”設(shè)置“資產(chǎn)類別”輔助核算；往來科目設(shè)置“客商輔助核算”或個“人檔案”輔助核算；成本費用類科目設(shè)置“制造成本中心”或“部門檔案”輔助核算。

（五）會計報表初始化。會計報表是會計核算的最終成果，也是會計電算化的核心部分，設(shè)置開發(fā)各種報表是初始化的一項重要工作。對于會計報表的初始化工作，我建議先設(shè)置基本會計報表，即滿足對外報告的一般財務(wù)報表。然后根據(jù)本單位管理需要設(shè)置本單位管理報表，分別滿足單位績效考核、效益評價、市場定位、領(lǐng)導(dǎo)決策等多方面的需要。在建設(shè)期我們不僅根據(jù)需要設(shè)置了在建工程明細表，還設(shè)置了在建工程——待攤投資明細表，以便領(lǐng)導(dǎo)在掌握大項工程支出的同時，也了解待攤投資各分散項目的投資情況。在各項報表名稱、類型、結(jié)構(gòu)確定以后，接下來大量的工作就是報表公式設(shè)置、參數(shù)設(shè)置、勾稽關(guān)系核對等內(nèi)容，在這一點上建議充分發(fā)揮團隊精神，按業(yè)務(wù)分工負責(zé)、分工設(shè)置，以實現(xiàn)財務(wù)報表設(shè)置工作保質(zhì)保量的完成。

三、會計電算化運行過程中的補充與完善

初始化設(shè)置完成后，雖然設(shè)置是一次性的，但在系統(tǒng)的運行過程中，可能還會出現(xiàn)各種小問題，其中一些問題是可以補充和完善的，比如輔助核算考慮的不周全，不影響大級次的二、三級會計科目以及會計報表公式出現(xiàn)誤差修正等，總之，會計電算化系統(tǒng)會在不斷補充和完善過程中日趨完美。

實踐證明，會計電算化系統(tǒng)初始化工作是一項極其重要的工作，這項工作是確保系統(tǒng)以后正常有效運行的關(guān)鍵所在，希望我的初始化工作體會和建議能給同行們一點小小的啟示。