加強(qiáng)檔案信息化建設(shè) 促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

吳錦霞

【摘 要】檔案是一種社會(huì)的信息資源，是最基礎(chǔ)的資源也是國(guó)家的重要資源。檔案工作信息化建設(shè)是檔案工作跟隨時(shí)代發(fā)展的產(chǎn)物，通過(guò)對(duì)信息化技術(shù)的利用，結(jié)合檔案管理工作，為檔案信息化建設(shè)提供基礎(chǔ)為檔案事業(yè)的發(fā)展提供動(dòng)力，讓檔案工作可以更加高效的滿足社會(huì)對(duì)于檔案信息資源的需要，體現(xiàn)檔案管理的重要性。

【關(guān)鍵詞】檔案信息化；建設(shè)；檔案管理現(xiàn)代化；促進(jìn)

1.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)是社會(huì)發(fā)展與進(jìn)步的重要表現(xiàn)

（1）隨著時(shí)間的前進(jìn)，社會(huì)發(fā)展到了一定的程度，對(duì)于信息資源的需求和利用也越來(lái)越渴求，加上科技的發(fā)展，信息化時(shí)代的到來(lái)，給信息化檔案建設(shè)提供了機(jī)會(huì)，現(xiàn)在對(duì)信息資源的掌控程度是決定成敗的關(guān)鍵，有超過(guò)自然資源的勢(shì)頭，因此在信息革命的大潮中如何讓我們的國(guó)家和社會(huì)能夠處于強(qiáng)勁的前進(jìn)勢(shì)頭，就需要我們加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)工作，把這條道路走到底。

（2）檔案信息化是我國(guó)經(jīng)濟(jì)發(fā)展寶貴資源。檔案是信息社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的寶貴信息資源，檔案資源信息化是新世紀(jì)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是事關(guān)檔案事業(yè)全局發(fā)展的重大戰(zhàn)略。檔案信息化是進(jìn)一步提高檔案管理和服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)跨越式發(fā)展的重要一環(huán)。由于我國(guó)城市的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步使檔案工作面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，要實(shí)現(xiàn)檔案事業(yè)的新跨越，獲取檔案工作的新突破只有緊緊依托人才和科技加快發(fā)展檔案信息化。檔案工作只有緊跟形勢(shì)才能服務(wù)大局。作為檔案部門要在理論創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、科技創(chuàng)新和服務(wù)創(chuàng)新上有所作為，一個(gè)重大的舉措和最為關(guān)鍵的突破口就是實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。檔案部門只有早日實(shí)現(xiàn)信息化，跟上信息社會(huì)發(fā)展潮流，與時(shí)俱進(jìn)，才能充分實(shí)踐“三個(gè)代表”重要思想，才能從根本上使檔案事業(yè)和整個(gè)有中國(guó)特色的社會(huì)主義事業(yè)一起實(shí)現(xiàn)跨越式發(fā)展。從這個(gè)意義上講，沒(méi)有檔案信息化，就沒(méi)有檔案工作的未來(lái)。檔案信息化是事關(guān)檔案事業(yè)發(fā)展的重要關(guān)鍵性問(wèn)題，它使檔案工作面臨著挑戰(zhàn)卻又充滿了希望。

（3）檔案信息化建設(shè)即使順應(yīng)社會(huì)的發(fā)展同時(shí)也是我國(guó)科學(xué)發(fā)展觀的體現(xiàn)。以現(xiàn)實(shí)為發(fā)展方向，以時(shí)代發(fā)展潮流為前進(jìn)方向，充分利用現(xiàn)代技術(shù)來(lái)提升檔案管理工作，從觀念到工作模式進(jìn)行改革和創(chuàng)新，促進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，以檔案管理為基礎(chǔ)，以服務(wù)為核心，從廣大人民的需要為出發(fā)點(diǎn)來(lái)進(jìn)行檔案管理工作信息化建設(shè)的開(kāi)展。響應(yīng)國(guó)家科學(xué)發(fā)展、和諧發(fā)展的科學(xué)發(fā)展觀，用實(shí)踐來(lái)完成檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)工作。

（4）檔案信息化建設(shè)是檔案管理現(xiàn)代化的重要標(biāo)志。信息化發(fā)展水平現(xiàn)在是世界各國(guó)評(píng)判其發(fā)展水平的一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，也是一個(gè)國(guó)家或地區(qū)的實(shí)力象征，因此深化檔案管理工作改革，加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，將檔案信息建設(shè)放在檔案工作改革的首要地位，認(rèn)清現(xiàn)實(shí)，讓檔案信息化進(jìn)程可以和社會(huì)、城市的發(fā)展同步，以更好的完成輔助社會(huì)和城市發(fā)展的任務(wù)。

（5）檔案信息化建設(shè)是檔案工作者不可推卸的歷史責(zé)任。信息技術(shù)給我們的生活帶來(lái)了很大的變化，尤其是在便利性上，借助計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)等等信息化技術(shù)，將我們的工作變得更加的快捷便利，省去了繁瑣的流程，可以將更多的精力放在如何提升服務(wù)質(zhì)量上。檔案信息化建設(shè)具有歷史意義，是我們的社會(huì)發(fā)展的烙印?，F(xiàn)代社會(huì)以科技為核心力量，充分體現(xiàn)了知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的特點(diǎn)，這對(duì)社會(huì)產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)都起了很大的變化，人們獲取信息資源的方式更多，渠道更廣，覆蓋面積更大，這些改變對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)要求也更多了。因此需要進(jìn)行檔案信息化建設(shè)，以滿足不斷膨脹的信息增長(zhǎng)需要，這是我們檔案工作者在這個(gè)時(shí)代的歷史使命。

2.準(zhǔn)確把握檔案信息化建設(shè)水平促進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化

（1）加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程。在檔案管理基礎(chǔ)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)中計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備工作是一個(gè)大工程尤其是對(duì)于那些建館時(shí)間較長(zhǎng)的綜合性檔案館來(lái)講由于館藏案卷多著錄工作不僅量大而且復(fù)雜如果沒(méi)有一整套規(guī)范化和科學(xué)化的工作程序與方法會(huì)使計(jì)算機(jī)因數(shù)據(jù)準(zhǔn)備不足而無(wú)法使用甚至直接影響檔案管理工作現(xiàn)代化的進(jìn)展速度。在著錄工作中只要掌握了以下重點(diǎn)便基本可以取得著錄工作“多”、“快”、“好”兼而有之的效果。

（2）用法律來(lái)規(guī)范檔案工作，用科技來(lái)發(fā)展檔案事業(yè)。首先，黨和政府作為檔案事業(yè)的監(jiān)督管理者，要以檔案法制化來(lái)進(jìn)行檔案工作的管理，并且以檔案管理服務(wù)工作為中心開(kāi)展工作，引入現(xiàn)代先進(jìn)設(shè)備和技術(shù)來(lái)進(jìn)行檔案工作的輔助任務(wù)。其次，檔案部門要完善現(xiàn)有的服務(wù)內(nèi)容，并且不斷的去開(kāi)發(fā)新的服務(wù)項(xiàng)目，提高服務(wù)水平和服務(wù)范圍，為檔案事業(yè)的發(fā)展提供有利條件，以服務(wù)為基礎(chǔ)，做好檔案事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工作。第三，擴(kuò)大檔案信息資源收集范圍，與其他檔案部門和，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，以擴(kuò)大檔案信息類型和內(nèi)容的覆蓋。這些基礎(chǔ)工作都是為檔案事業(yè)的發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)，通過(guò)幾年幾十年的努力來(lái)為檔案事業(yè)的將來(lái)提供條件和資本，伴隨社會(huì)和人民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人們對(duì)信息資源的需要程度越來(lái)越高，我們必須及早的為將來(lái)做好準(zhǔn)備，以滿足日益增加的信息需要。

（3）提高檔案法制建設(shè)。首先，進(jìn)一步完善檔案法律法規(guī)體系。以國(guó)家檔案法規(guī)為支撐，研究制定和完善適應(yīng)我國(guó)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的地方檔案規(guī)章體系。制訂《檔案利用安全與保密辦法》等適應(yīng)檔案事業(yè)發(fā)展的政府規(guī)章或規(guī)范性文件。其次，全面推進(jìn)檔案依法行政工作。在全國(guó)建立權(quán)責(zé)明確、行為規(guī)范、監(jiān)督有效、保障有力的行政執(zhí)法體系，市級(jí)檔案行政管理部門要建立健全檔案行政執(zhí)法機(jī)構(gòu)，縣級(jí)檔案行政管理部門配備專職檔案行政執(zhí)法人員。檔案行政執(zhí)法應(yīng)做到合法行政、合理行政，程序規(guī)范。全面推行檔案行政執(zhí)法責(zé)任制，完善檔案行政執(zhí)法監(jiān)督網(wǎng)絡(luò)體系，建立公開(kāi)、公平、公正的評(píng)議考核制和錯(cuò)案責(zé)任追究制，對(duì)檔案執(zhí)法人員依法行政情況進(jìn)行考核。在檔案行政執(zhí)法檢查，查處檔案違法案件方面要加大力度，擴(kuò)大檔案行政執(zhí)法影響。i第三，加強(qiáng)檔案法律法規(guī)的學(xué)習(xí)宣傳。把檔案法規(guī)教育納入各級(jí)普法教育之中，增強(qiáng)檔案普法宣傳效果，提高檔案社會(huì)意識(shí)。做到“五五”普法工作，不斷提高社會(huì)的檔案意識(shí)和檔案法制觀念，鞏固依法治檔的社會(huì)基礎(chǔ)，營(yíng)造適合檔案事業(yè)發(fā)展的良好社會(huì)環(huán)境。

（4）加快檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)。首先，建立和完善檔案館局域網(wǎng)，并提高各機(jī)關(guān)企事業(yè)單位檔案室計(jì)算機(jī)普及率和應(yīng)用水平。其次，初步建成全國(guó)檔案信息網(wǎng)絡(luò)，市及部分縣級(jí)檔案網(wǎng)絡(luò)依托政務(wù)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)館際相互聯(lián)。第三，逐步規(guī)范和統(tǒng)一檔案管理軟件，確保檔案數(shù)字信息“數(shù)據(jù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、長(zhǎng)期可用”。

（5）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)。檔案管理工作需要一直優(yōu)秀的檔案隊(duì)伍才能對(duì)其發(fā)展有所保證，因此，各單位各部門需要加強(qiáng)檔案隊(duì)伍的建設(shè)工作，通過(guò)員工再培訓(xùn)、招聘吸納優(yōu)秀檔案管理工作者、為檔案員工開(kāi)展講座提供交流的平臺(tái)，讓檔案工作者的自身素質(zhì)得到提升，通過(guò)獎(jiǎng)懲機(jī)制來(lái)激勵(lì)員工的工作積極性和上進(jìn)心，保持檔案事業(yè)發(fā)展的活力。

3.結(jié)束語(yǔ)

信息化建設(shè)是現(xiàn)代社會(huì)的一個(gè)關(guān)鍵詞，各行各業(yè)都在比拼信息獲取速度，因此，檔案事業(yè)處于一個(gè)發(fā)展的黃金時(shí)期，檔案部門需要加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高檔案管理的信息化水平，完善檔案信息服務(wù)質(zhì)量，為現(xiàn)代檔案信息資源利用提供更多更廣的渠道，為檔案信息化建設(shè)開(kāi)辟新的道路，肩負(fù)起應(yīng)有的歷史責(zé)任。