企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)持續(xù)發(fā)展的實(shí)例剖析

劉浩巖 李君鳳

（黑龍江省八五四農(nóng)場 黑龍江 虎林 158403）

隨著改革開放逐漸深化，企業(yè)更全面融入市場經(jīng)濟(jì)，更深入地參與國際競爭，需要越來越多的信息。企業(yè)檔案是企業(yè)信息整體的一個(gè)重要部分，其價(jià)值在企業(yè)發(fā)展過程中的體現(xiàn)就越來越明顯。企業(yè)的發(fā)展往往取決于信息取得的速度、數(shù)量和準(zhǔn)確性，企業(yè)對(duì)檔案的需求比過去愈加迫切了。

檔案人員從事的是一項(xiàng)專業(yè)性強(qiáng)而又極其平凡的服務(wù)性工作，其工作的核心，是通過對(duì)檔案文件的不斷積累，系統(tǒng)整理，最大限度地利用檔案，發(fā)揮其隱形的、潛在的效益功能，為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供服務(wù)。下面從我從一家加工型企業(yè)（以下簡稱A公司）了解到的幾個(gè)相關(guān)的實(shí)例的剖析中，看看企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)發(fā)展的重要性及具體做法。

一、運(yùn)用企業(yè)檔案分析經(jīng)營中出現(xiàn)的問題

A公司收到客戶投訴稱：A公司幾個(gè)月前加工的某產(chǎn)品實(shí)際使用時(shí)發(fā)現(xiàn)數(shù)量不足。在多部門會(huì)診時(shí)，一開始很難確認(rèn)問題發(fā)生的環(huán)節(jié)，于是由該公司的企業(yè)生產(chǎn)檔案管理人員提供了該批產(chǎn)品生產(chǎn)時(shí)的所有原始檔案，大家對(duì)車間、班組直到作業(yè)員的日?qǐng)?bào)表和品管質(zhì)檢等原始記錄逐一篩選后，逐漸理出了頭緒。經(jīng)核查發(fā)現(xiàn)，問題出在稱量的電子秤的稱量誤差級(jí)別上，該時(shí)間段內(nèi)，專司稱量小產(chǎn)品的誤差級(jí)別較小的電子秤出了故障，作業(yè)員使用了稱量誤差較大的稱量大產(chǎn)品普通電子秤，一個(gè)班次、一天不容易發(fā)現(xiàn)問題，一段時(shí)間下來累計(jì)誤差就很大。公司立刻向客戶通報(bào)原因，同時(shí)針對(duì)這一環(huán)節(jié)各部門各自制定了相應(yīng)的改進(jìn)補(bǔ)救措施和修訂流程操作規(guī)范。客戶表示滿意并愿意繼續(xù)合作。

在上述案例中，解決問題的核心正是使用企業(yè)生產(chǎn)中的最原始的檔案——也正因?yàn)檫@張最原始的生產(chǎn)表單的設(shè)計(jì)囊括了生產(chǎn)流程中的所有細(xì)節(jié)全貌。這幾個(gè)環(huán)節(jié)都做好了，關(guān)鍵時(shí)刻利用檔案核查時(shí)才能發(fā)揮作用。因此，要使企業(yè)檔案能為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，應(yīng)該注意：

（一）前瞻性：檔案收藏只是一個(gè)形式，檔案的內(nèi)容是以后要用的，因此企業(yè)原始檔案的內(nèi)容設(shè)計(jì)、實(shí)時(shí)填報(bào)或書寫錄入時(shí)，就要想到今后的使用。

（二）系統(tǒng)性：企業(yè)檔案產(chǎn)生后，從收集、整理到存放，要形成企業(yè)自主的一個(gè)系統(tǒng)模式，要想到用的時(shí)候，如何能夠準(zhǔn)確、及時(shí)、完整地提供給需要的對(duì)象。

（三）主動(dòng)性：企業(yè)檔案管理人員應(yīng)及時(shí)了解企業(yè)的動(dòng)態(tài)，主動(dòng)向企業(yè)相關(guān)部門提供服務(wù)，為企業(yè)的持續(xù)發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

二、運(yùn)用企業(yè)檔案對(duì)生產(chǎn)科研的技術(shù)加以改善

A公司從國外進(jìn)口的一臺(tái)設(shè)備在使用一段時(shí)間后，發(fā)生了故障，一批外銷訂單眼看要到交貨期。由于該公司在安裝時(shí)由國外技術(shù)人員調(diào)試，幸好當(dāng)時(shí)的原始記錄稿紙全部編號(hào)收集并妥善保存，檔案人員提供了所有原始資料，幾乎都是手寫的計(jì)算數(shù)字和結(jié)果，公司的技術(shù)人員、翻譯和工人，在現(xiàn)場用了一個(gè)通宵，研究這些原始數(shù)據(jù)，測(cè)算、調(diào)試設(shè)備，總算使設(shè)備精度達(dá)到要求。出口訂單按期完成，保證了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。由此可見，對(duì)于科研、技術(shù)、設(shè)備這些重要的企業(yè)核心檔案，要做到：

（一）全面收集：從機(jī)械圖紙、電子電氣線路、操作規(guī)范，直到所有的技術(shù)草稿，要全面收集，有時(shí)甚至要做到“片紙不留”。

（二）妥善保存：這些可以說是企業(yè)的核心機(jī)密，保存時(shí)不僅要防火、防水、防盜，還要防鼠防蛀防霉。因?yàn)楹芏嘣加涗浛赡苁羌堎|(zhì)的，很容易被鼠、蛀、霉毀損。

（三）嚴(yán)格收發(fā)：由于這些檔案的重要性，而使用它們時(shí)不一定在檔案室，所以在外借時(shí)，手續(xù)一定要嚴(yán)，外借和收回時(shí)一定都要仔細(xì)清點(diǎn)，外借期間也要做好延伸監(jiān)管，防止遺失、被盜、被復(fù)制和其它毀損的發(fā)生。

三、運(yùn)用企業(yè)檔案贏得客戶信任

A公司與某客戶洽談某一產(chǎn)品的生產(chǎn)交貨的日期時(shí)發(fā)生了分歧，談判陷入僵局。對(duì)方懷疑A公司的實(shí)際執(zhí)行能力，要求了解近期雙方合作項(xiàng)目計(jì)劃執(zhí)行的詳細(xì)情況。A公司出示了與該客戶合作的所有產(chǎn)品生產(chǎn)計(jì)劃、進(jìn)度統(tǒng)計(jì)和計(jì)劃調(diào)整的原始記錄（均為紙質(zhì)）。由于這些原始檔案是在作業(yè)現(xiàn)場實(shí)時(shí)記錄了由于原料、包裝、設(shè)備、人員各種原因引起的計(jì)劃進(jìn)度變更，字跡比較潦草、筆跡顏色深淺不一，填寫的表格經(jīng)常溢出，橫的豎的填得滿滿的，但是內(nèi)容相當(dāng)詳盡。對(duì)方仔細(xì)閱覽后認(rèn)為，從大量的原始檔案可以看出A公司從下到上都是誠實(shí)、認(rèn)真的，是現(xiàn)場第一時(shí)間實(shí)際填寫，從而是可信任的。最后對(duì)方認(rèn)可了A公司的管理執(zhí)行計(jì)劃的能力，雙方終于簽訂合同并決定長期合作。由此可見：

（一）信譽(yù)是企業(yè)的生命線，誠信是雙方合作的基礎(chǔ)。

企業(yè)檔案就是企業(yè)內(nèi)部從下到上的誠信記錄。誠實(shí)的企業(yè)可以贏得合作伙伴的信賴，成熟的企業(yè)一定拒絕作假，成熟的企業(yè)也能識(shí)別造假。

（二）企業(yè)的檔案記錄可以不那么整潔，但是一定要真

只有真實(shí)，才有誠信，才會(huì)有長期合作的客戶，才有企業(yè)的持續(xù)發(fā)展。

四、運(yùn)用企業(yè)檔案不斷完善人性化管理

A公司在接到關(guān)于某作業(yè)工具的不當(dāng)操作引起事故的通報(bào)后，立即決定修改關(guān)于此工具的操作規(guī)范，并要求全體第一線員工每人將自己的體會(huì)和實(shí)際操作中形成的安全的作業(yè)方法寫下來。并且全部作為附件與檔案文本一起存放。A公司還為他們頒發(fā)了獎(jiǎng)金。員工感到自己的設(shè)想得到了企業(yè)的尊重和認(rèn)可，并被記入企業(yè)史冊(cè)，在頗有成就感的同時(shí)，對(duì)這個(gè)企業(yè)的也更加有歸屬感。

我們總講“以人為本”，企業(yè)檔案是人寫的，它寫的也是人和人做的事，即使那些設(shè)備也是人安裝使用的，基建的圖紙也是靠人把線條變成了建筑。

人，既是我們辦任何事的出發(fā)點(diǎn)，也是我們辦任何事的歸宿。企業(yè)檔案服務(wù)于企業(yè)運(yùn)作的每一個(gè)環(huán)節(jié)時(shí)，始終要注意對(duì)企業(yè)的人文關(guān)注，完善人性化管理，既要注意經(jīng)濟(jì)效益，更要設(shè)法產(chǎn)生良好社會(huì)效益。