基于ERP的電信企業(yè)會(huì)計(jì)流程重組

張獻(xiàn)華 武麗華 李 佳

【摘要】 文章通過(guò)對(duì)電信企業(yè)在會(huì)計(jì)電算化下與ERP下會(huì)計(jì)流程異同的比較，闡述了電信企業(yè)實(shí)施ERP中會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的重要性，提出了電信企業(yè)在ERP下進(jìn)行會(huì)計(jì)流程重組的具體步驟，并通過(guò)電信企業(yè)費(fèi)用報(bào)銷流程重組說(shuō)明了會(huì)計(jì)流程重組的具體應(yīng)用及實(shí)施效果。

【關(guān)鍵詞】 ERP； 會(huì)計(jì)流程重組； 會(huì)計(jì)電算化

一、引言

隨著信息化及ICT技術(shù)的發(fā)展，電信企業(yè)的用戶規(guī)模不斷發(fā)展，電信企業(yè)的新業(yè)務(wù)層出不窮，電信企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的核算量越來(lái)越大，核算內(nèi)容越來(lái)越復(fù)雜，這給電信企業(yè)的會(huì)計(jì)核算帶來(lái)了前所未有的挑戰(zhàn)。電信企業(yè)在這種情況下，如何實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)目標(biāo)——向財(cái)務(wù)報(bào)告使用者提供決策有用的信息呢？如果繼續(xù)沿用傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)處理流程，單純從會(huì)計(jì)憑證入手，只反映企業(yè)資金流的運(yùn)動(dòng)情況，而忽略物流、信息流的流動(dòng)，顯然無(wú)法實(shí)現(xiàn)此會(huì)計(jì)目標(biāo)。同時(shí)，電信企業(yè)自身的業(yè)務(wù)系統(tǒng)就是一個(gè)龐大的信息庫(kù)，如何利用好這個(gè)信息庫(kù)，為決策者提供更全面、有用的信息，也是當(dāng)前對(duì)電信企業(yè)會(huì)計(jì)核算的迫切要求。

電信企業(yè)的ERP無(wú)疑為這一問(wèn)題的解決提供了一個(gè)有效的途徑。ERP（Enterprise Resources Planning）即企業(yè)資源計(jì)劃，是指建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，以系統(tǒng)化的管理思想為企業(yè)決策層及員工提供決策運(yùn)行手段的管理平臺(tái)。它利用現(xiàn)代IT技術(shù)和手段，通過(guò)理順管理流程、整合信息共享，最終達(dá)到對(duì)企業(yè)資源的有效管理與控制。它的應(yīng)用過(guò)程，不僅是一套系統(tǒng)或工具的應(yīng)用，更是一個(gè)系統(tǒng)與相關(guān)的組織、流程制度以及企業(yè)文化的融合過(guò)程。

二、會(huì)計(jì)電算化業(yè)務(wù)流程與電信ERP下會(huì)計(jì)流程的差異

根據(jù)電信業(yè)務(wù)特點(diǎn)，電信ERP應(yīng)包括工程建設(shè)、網(wǎng)絡(luò)運(yùn)維、市場(chǎng)營(yíng)收、日常運(yùn)營(yíng)、人力資源、財(cái)務(wù)管理六大功能。其中財(cái)務(wù)管理是核心模塊和職能。電信企業(yè)實(shí)施ERP的目標(biāo)就是做到四化，即業(yè)務(wù)處理信息化、會(huì)計(jì)核算自動(dòng)化、財(cái)務(wù)管控系統(tǒng)化、管理決策科學(xué)化。

電信企業(yè)無(wú)論是在ERP下，還是之前的會(huì)計(jì)電算化下，其會(huì)計(jì)流程都是由會(huì)計(jì)信息的采集、會(huì)計(jì)信息的處理、會(huì)計(jì)信息的輸出構(gòu)成，這三個(gè)流程體現(xiàn)了整個(gè)會(huì)計(jì)核算過(guò)程。但ERP下與會(huì)計(jì)電算化下這三個(gè)流程具體內(nèi)涵是不同的。

（一）會(huì)計(jì)信息采集的不同

在會(huì)計(jì)電算化下，會(huì)計(jì)信息的采集，還是基于業(yè)務(wù)發(fā)生后，由相關(guān)業(yè)務(wù)部門將業(yè)務(wù)原始憑證手工傳遞給會(huì)計(jì)人員，會(huì)計(jì)人員審核后將各項(xiàng)業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)換為財(cái)務(wù)核算分錄，并手工輸入系統(tǒng)。在這一過(guò)程中，有會(huì)計(jì)人員的人為加工過(guò)程，從而無(wú)法從根本上保證數(shù)據(jù)真實(shí)性。

在電信ERP系統(tǒng)下，可以通過(guò)局域網(wǎng)、內(nèi)聯(lián)網(wǎng)以及互聯(lián)網(wǎng)直接采集有關(guān)的數(shù)據(jù)。當(dāng)電信企業(yè)業(yè)務(wù)事項(xiàng)發(fā)生時(shí)，其業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)便由各業(yè)務(wù)部門的管理信息子系統(tǒng)加以收集，這些業(yè)務(wù)信息事先定義了與會(huì)計(jì)核算的映射關(guān)系，通過(guò)映射關(guān)系自動(dòng)產(chǎn)生會(huì)計(jì)事件和會(huì)計(jì)憑證，通過(guò)企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)傳遞到ERP系統(tǒng)后臺(tái)業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫(kù)中保存。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的系統(tǒng)采集后，沒(méi)有了會(huì)計(jì)人員的人為錄入，減少了錯(cuò)誤及舞弊的發(fā)生，從根本上保證了會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性。同時(shí)大大減輕了會(huì)計(jì)人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，也使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)收集在范圍、數(shù)量和效率上都有了很大提高，提高了會(huì)計(jì)信息的及時(shí)性與可靠性。

（二）會(huì)計(jì)信息處理的不同

在會(huì)計(jì)電算化下，會(huì)計(jì)信息的處理，是通過(guò)會(huì)計(jì)人員人工在系統(tǒng)中錄入會(huì)計(jì)憑證，并通過(guò)系統(tǒng)事先定義好的勾稽關(guān)系，通過(guò)人工觸發(fā)完成過(guò)賬、對(duì)賬、結(jié)賬、報(bào)表生成，整個(gè)處理過(guò)程完全通過(guò)人工觸發(fā)完成一輪會(huì)計(jì)核算循環(huán)。

在電信ERP系統(tǒng)下，企業(yè)執(zhí)行業(yè)務(wù)處理的同時(shí)，實(shí)時(shí)觸發(fā)多個(gè)事件驅(qū)動(dòng)程序，根據(jù)已經(jīng)事先定義好的業(yè)務(wù)信息與會(huì)計(jì)核算的映射關(guān)系，通過(guò)執(zhí)行業(yè)務(wù)規(guī)則和信息處理規(guī)則，實(shí)時(shí)生成集成信息，在總賬模塊自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，使物流、資金流、信息流同步生成。期末，ERP系統(tǒng)將進(jìn)銷存模塊、固定資產(chǎn)核算模塊、工資核算模塊中與成本核算相關(guān)的數(shù)據(jù)通過(guò)總賬模塊自動(dòng)轉(zhuǎn)入成本核算模塊，進(jìn)行瞬時(shí)的成本核算后將結(jié)果轉(zhuǎn)回總賬模塊，最終由總賬模塊自動(dòng)生成會(huì)計(jì)報(bào)表，并完成一輪會(huì)計(jì)核算循環(huán)，完全實(shí)現(xiàn)了電信企業(yè)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程中會(huì)計(jì)核算和業(yè)務(wù)處理的同步化和一體化。

（三）會(huì)計(jì)信息輸出的不同

在會(huì)計(jì)電算化下，會(huì)計(jì)信息的采集與處理，主要基于資金流，所以會(huì)計(jì)信息的輸出，主要還是基于會(huì)計(jì)報(bào)表的輸出，信息單一、固定，不能適應(yīng)各方?jīng)Q策的需求。

在電信ERP系統(tǒng)下，由于業(yè)務(wù)事件一經(jīng)發(fā)生，其業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)信息被采集到ERP數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)后，對(duì)原數(shù)據(jù)信息并不進(jìn)行進(jìn)一步的加工和處理，會(huì)計(jì)部門需要對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行加工時(shí)，直接從后臺(tái)業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)庫(kù)中調(diào)用數(shù)據(jù)進(jìn)行加工。當(dāng)決策者需要某項(xiàng)專用信息時(shí)，只要驅(qū)動(dòng)相關(guān)專用信息代碼進(jìn)行處理即可。在“事件驅(qū)動(dòng)”方式下，可以把信息使用者需要的信息按使用動(dòng)機(jī)不同劃分為若干事件，為某一事件設(shè)計(jì)相應(yīng)的“過(guò)程程序”模型，當(dāng)決策者需要某種信息時(shí)，根據(jù)不同事件驅(qū)動(dòng)相應(yīng)過(guò)程處理程序，對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行加工處理，生成用戶需要的信息，并將處理結(jié)果實(shí)時(shí)反饋給信息使用者，從而提高了會(huì)計(jì)信息的適用性，保障了會(huì)計(jì)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

三、電信ERP下的會(huì)計(jì)流程的重組

針對(duì)會(huì)計(jì)電算化下與ERP下會(huì)計(jì)流程的不同，電信企業(yè)要實(shí)現(xiàn)ERP下會(huì)計(jì)流程，就必須對(duì)原電算化下的會(huì)計(jì)流程進(jìn)行重組，以適應(yīng)新系統(tǒng)的要求。ERP下會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組的實(shí)施要按以下步驟進(jìn)行：觀念重組、流程重組、組織重組。

（一）觀念重組

業(yè)務(wù)流程重組就是從根本上對(duì)原來(lái)的業(yè)務(wù)流程做徹底的重新設(shè)計(jì)。要實(shí)現(xiàn)從根本上徹底的重新設(shè)計(jì)，首先要從觀念進(jìn)行重組。會(huì)計(jì)人員要對(duì)會(huì)計(jì)工作的職能進(jìn)行重新認(rèn)識(shí)，會(huì)計(jì)工作的主要職能要從核算職能向監(jiān)督職能轉(zhuǎn)變，并進(jìn)一步發(fā)展預(yù)測(cè)經(jīng)濟(jì)前景、參與經(jīng)濟(jì)決策、評(píng)價(jià)經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)等職能，只有對(duì)會(huì)計(jì)職能的重新認(rèn)識(shí)才能讓會(huì)計(jì)工作者拋棄傳統(tǒng)的不合時(shí)宜的觀念，重新樹立適合ERP環(huán)境下的新會(huì)計(jì)觀念。要樹立價(jià)值創(chuàng)造的觀念，會(huì)計(jì)工作不僅僅是被動(dòng)地執(zhí)行工作，而是應(yīng)主動(dòng)地與其他業(yè)務(wù)活動(dòng)相配合，形成良好的協(xié)調(diào)、互動(dòng)機(jī)制，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)價(jià)值最大化的目標(biāo)出謀劃策；要樹立網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)觀念，重組后的電信企業(yè)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)應(yīng)極大地利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，充分發(fā)揮電信企業(yè)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的不同系統(tǒng)間信息交流的雙向性。

（二）流程重組

流程重組是實(shí)施會(huì)計(jì)流程重組的核心過(guò)程，要求對(duì)企業(yè)現(xiàn)有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行調(diào)研分析，針對(duì)ERP下收集到的采集于各業(yè)務(wù)部門的信息內(nèi)容、關(guān)聯(lián)關(guān)系、信息流的方向等特點(diǎn)，考慮舍棄重疊的、不合理的流程，充分利用ERP數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)現(xiàn)信息的共享，消除多頭采集信息帶來(lái)的信息冗余、不一致性等問(wèn)題，設(shè)計(jì)出一套適合新系統(tǒng)的新流程。包括對(duì)流程的合并和分解、串行結(jié)構(gòu)改為并行結(jié)構(gòu)，最后將重新設(shè)計(jì)以后的流程真正地應(yīng)用在企業(yè)運(yùn)作之中。充分發(fā)揮電信業(yè)務(wù)系統(tǒng)海量信息的特點(diǎn)，將之充分應(yīng)用于ERP系統(tǒng)中，通過(guò)信息的自動(dòng)采集、處理，將會(huì)計(jì)人員從數(shù)據(jù)的采集、日常核算處理中解脫出來(lái)，使其將更多的精力投入到對(duì)數(shù)據(jù)的深度分析、挖掘中，通過(guò)對(duì)業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)相關(guān)數(shù)據(jù)的分析為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策提供有力的支持。業(yè)務(wù)流程重組不可能一次到位，需要在運(yùn)行過(guò)程中不斷評(píng)估、調(diào)整并完善。

（三）會(huì)計(jì)組織重組

在完成觀念重組、流程重組后，還要建立一套與之相配套的會(huì)計(jì)組織機(jī)構(gòu)。組織重組是為了保證會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組實(shí)施的有效性和永久性，把目前的直線職能型的結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)變成面向流程的項(xiàng)目型結(jié)構(gòu)和基于客戶/服務(wù)器（C/S）的扁平化組織結(jié)構(gòu)，從結(jié)構(gòu)層次上提高企業(yè)管理的效率和柔性。電信企業(yè)在ERP環(huán)境下，重組后會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的數(shù)據(jù)采集工作已由各業(yè)務(wù)部門完成，因此業(yè)務(wù)部門要設(shè)立專門的數(shù)據(jù)處理部門，負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的錄入、審核記賬和存檔等工作。會(huì)計(jì)部門在流程重組后需設(shè)立系統(tǒng)運(yùn)維組和財(cái)務(wù)組。系統(tǒng)運(yùn)維組主要負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)財(cái)務(wù)模塊的維護(hù)及數(shù)據(jù)庫(kù)管理；財(cái)務(wù)組分為核算小組和統(tǒng)計(jì)分析小組，核算小組主要負(fù)責(zé)使用、監(jiān)督，統(tǒng)計(jì)分析小組主要職責(zé)是利用各種信息，為決策提供信息分析等。當(dāng)然組織重組也要隨著對(duì)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程的調(diào)整而調(diào)整。這是一個(gè)循環(huán)往復(fù)的長(zhǎng)期工作，在流程重組與組織重組的不斷往復(fù)達(dá)到相互匹配的最佳，并實(shí)現(xiàn)責(zé)權(quán)清晰。

四、電信企業(yè)在ERP下實(shí)施會(huì)計(jì)流程重組的案例及實(shí)施效果

以下以聯(lián)通云南分公司ERP實(shí)施前后費(fèi)用報(bào)銷流程說(shuō)明ERP下會(huì)計(jì)流程重組及實(shí)施效果。圖1為ERP實(shí)施前費(fèi)用報(bào)銷會(huì)計(jì)流程，圖2為ERP下重組后的費(fèi)用報(bào)銷會(huì)計(jì)流程。

ERP實(shí)施前的費(fèi)用報(bào)銷會(huì)計(jì)流程：?jiǎn)T工手工填寫費(fèi)用報(bào)銷單→業(yè)務(wù)部門報(bào)賬員審核→部門經(jīng)理審核→歸口管理部門經(jīng)理審核→部門報(bào)賬員定期將審核通過(guò)的費(fèi)用報(bào)銷單集中送交財(cái)務(wù)部門→財(cái)務(wù)部門初核→財(cái)務(wù)經(jīng)理審核→公司領(lǐng)導(dǎo)審核→財(cái)務(wù)部門制單員根據(jù)費(fèi)用報(bào)銷單在用友系統(tǒng)中填寫相關(guān)憑證→審核人員審核憑證→出納轉(zhuǎn)賬給部門報(bào)賬員→部門報(bào)賬員轉(zhuǎn)賬給報(bào)賬員工，同時(shí)部門報(bào)賬員要登記部門臺(tái)賬并定期與財(cái)務(wù)賬進(jìn)行核對(duì)。

ERP下重組后的費(fèi)用報(bào)銷會(huì)計(jì)流程：?jiǎn)T工在OA系統(tǒng)中錄入費(fèi)用報(bào)銷單→部門經(jīng)理審核→歸口管理部門經(jīng)理審核→財(cái)務(wù)初核→財(cái)務(wù)經(jīng)理審核→公司領(lǐng)導(dǎo)審核→財(cái)務(wù)審核→出納轉(zhuǎn)賬給報(bào)賬員工，財(cái)務(wù)審核前的工作在OA系統(tǒng)中完成，財(cái)務(wù)審核即完成由OA系統(tǒng)中向ERP系統(tǒng)中傳送會(huì)計(jì)憑證數(shù)據(jù)，通過(guò)兩套系統(tǒng)間事先定義的業(yè)務(wù)、費(fèi)用與會(huì)計(jì)憑證映射關(guān)系自動(dòng)生成會(huì)計(jì)憑證，這樣既分離了財(cái)務(wù)核心數(shù)據(jù)與大量業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，又實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息的自動(dòng)采集與處理。

通過(guò)上述業(yè)務(wù)流程的重組，費(fèi)用報(bào)銷可實(shí)現(xiàn)由原來(lái)的部門報(bào)賬員定期收集統(tǒng)一報(bào)賬到現(xiàn)在的實(shí)時(shí)分散報(bào)賬，報(bào)賬周期由過(guò)去的一周提升至現(xiàn)在的兩小時(shí)，極大地提高了報(bào)賬效率。同時(shí)業(yè)務(wù)部門報(bào)賬不用手工登記臺(tái)賬，系統(tǒng)可自動(dòng)生成業(yè)務(wù)部門報(bào)銷臺(tái)賬，省去了業(yè)務(wù)部門費(fèi)用報(bào)銷臺(tái)賬與財(cái)務(wù)賬的人工核對(duì)工作，系統(tǒng)自動(dòng)完成了核對(duì)工作，因?yàn)槭且惶讛?shù)據(jù)，保證了數(shù)據(jù)的一致性。

聯(lián)通云南分公司實(shí)施ERP一年多來(lái)，通過(guò)會(huì)計(jì)流程重組，不僅提高了會(huì)計(jì)核算的準(zhǔn)確性與效率，有效地保證了資金的安全性，同時(shí)通過(guò)會(huì)計(jì)組織重組，將很多財(cái)務(wù)人員從原有的核算、對(duì)賬等事務(wù)性工作中解放出來(lái)，更多地參與到企業(yè)的經(jīng)營(yíng)決策、市場(chǎng)營(yíng)銷策略分析、顧客服務(wù)中，取得了良好的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。

五、結(jié)束語(yǔ)

通過(guò)以上案例，我們不難看出，ERP實(shí)施的關(guān)鍵是要根據(jù)信息的特點(diǎn)和技術(shù)支撐的可能性，進(jìn)行相關(guān)業(yè)務(wù)流程重組，以事物發(fā)生的自然過(guò)程來(lái)尋找解決問(wèn)題的途徑，從根本上建立起適應(yīng)信息技術(shù)的業(yè)務(wù)流程，而不是停留在對(duì)手工工作的“模擬”。要將企業(yè)流程由職能管理轉(zhuǎn)變?yōu)檫^(guò)程管理，取消不增值的管理環(huán)節(jié)；以事前管理代替事后監(jiān)督，減少不必要的審核、檢查和控制活動(dòng)；取消不必要的信息處理環(huán)節(jié)，消除冗余信息集；以計(jì)算機(jī)協(xié)同處理為基礎(chǔ)的并行過(guò)程取代串行和反饋控制管理過(guò)程；用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)過(guò)程自動(dòng)化，盡可能拋棄手工管理過(guò)程。只有這樣，才能真正實(shí)現(xiàn)整個(gè)系統(tǒng)的全局最優(yōu)，達(dá)到事半功倍的效果。所以說(shuō)電信企業(yè)ERP實(shí)施成功與否，首先是看業(yè)務(wù)流程重組的成功與否，尤其是ERP核心模塊——財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程重組成功與否，而不是ERP技術(shù)本身。只有建立起適應(yīng)新的信息技術(shù)特點(diǎn)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)流程，才能保證ERP的成功實(shí)施?！?/p>

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