淺談采供血機構(gòu)業(yè)務(wù)檔案管理

董魯玲

摘 要：采供血機構(gòu)作為醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的一部分，具有相對的獨立性和特殊性。采供血業(yè)務(wù)檔案是記錄采供血機構(gòu)的主體檔案，是采供血業(yè)務(wù)工作活動的真實記錄，反映了采供血機構(gòu)工作的整體管理水平。隨著輸血事業(yè)的發(fā)展，科學(xué)管理和有效利用檔案已成為采供血工作的重要環(huán)節(jié)。

關(guān)鍵詞：采供血 檔案管理 規(guī)范化

中圖分類號：G271文獻標(biāo)識碼：A

文章編號：1004-4914（2012）08-275-01

采供血業(yè)務(wù)檔案是指血液在采集、檢驗、成分分離、包裝、篩選、儲存、發(fā)放、運輸?shù)拳h(huán)節(jié)所形成的具有保存價值的以文字、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式為載體的原始資料。規(guī)范化管理采供血工作檔案，是采供血機構(gòu)規(guī)范化管理的一項重要工作內(nèi)容，對采供血機構(gòu)開展各項工作、不斷提高血液質(zhì)量、確保臨床安全用血、開展輸血研究、提升整體管理水平，都具有極其重要的意義。

一、采供血業(yè)務(wù)檔案的重要性

1.采供血業(yè)務(wù)檔案有利于無償獻血工作的推廣和實施。《中華人民共和國獻血法》明確規(guī)定了無償獻血、免費用血的原則，特別是近期衛(wèi)生部辦公廳下發(fā)《關(guān)于做好方便無償獻血者及相關(guān)人員異地用血工作的通知》后，采供血檔案詳細(xì)記載了獻血者的姓名、性別、身份證號、獻血時間、獻血量等信息，從而為《獻血法》的實施和《通知》的執(zhí)行提供可靠保證，為進一步推動無償獻血事業(yè)健康發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。

2.完整的采供血業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)是獻血者、血液檢測和血液質(zhì)量情況的真實依據(jù)。一份完整的獻血檔案能如實地反映出獻血者身體狀況和獻血情況，當(dāng)獻血者由于某種原因不符合獻血條件而不能獻血時，可將其排除或延期獻血，并在獻血檔案中明確記載。另一方面，查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關(guān)文件資料，可以確定血液的質(zhì)量和是否適合使用，從而有效地保護獻血者和受血者的健康。

3.采供血業(yè)務(wù)檔案是解決輸血糾紛，確定醫(yī)療事故責(zé)任的法定依據(jù)?；颊咴谳斞^程中若發(fā)生輸血反應(yīng)或在輸血后發(fā)現(xiàn)感染了某種經(jīng)血液傳播的疾病，這時候獻血者的原始獻血及血液檢驗結(jié)果記錄，以及血液和血液成分的運輸、分離、包裝、篩選、儲存、發(fā)放使用等過程的有關(guān)記錄，就成了確定責(zé)任的主要依據(jù)之一，從而為區(qū)分事故責(zé)任、解決糾紛提供客觀依據(jù)。

4.采供血業(yè)務(wù)檔案是統(tǒng)計獻血情況、制定獻血工作目標(biāo)的可靠依據(jù)。通過對業(yè)務(wù)檔案資料的分析，可以使管理層對采血數(shù)量及獻血者分布等情況有較客觀的了解，進而合理制定獻血工作目標(biāo)，推動轄區(qū)獻血工作的開展，保證臨床安全用血。

二、采供血業(yè)務(wù)檔案的規(guī)范化管理

為提高檔案科學(xué)管理水平，充分發(fā)揮檔案在采供血工作中的作用，確保歸檔的文件材料系統(tǒng)和質(zhì)量，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、中華人民共和國衛(wèi)生部《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》、《血站基本標(biāo)準(zhǔn)》、《血站管理辦法》的規(guī)定，規(guī)范歸檔文件整理。

1.歸檔范圍。（1）采供血工作的法律、法規(guī)、規(guī)章、條例、辦法；（2）采供血工作總結(jié)、計劃；（3）采供血工作統(tǒng)計資料匯編；（4）獻血者健康檢查登記表；（5）獻血者初、復(fù)檢實驗原始記錄，所有法定檢驗項目匯總檢驗報告單；（6）各醫(yī)院臨床用血情況統(tǒng)計報表；（7）血液出入庫登記單；（8）血液、血液制劑、試驗試劑、血袋等抽檢原始記錄；（9）陽性血銷毀記錄；（10）Rh(-)血型原始記錄；（11）疑難血型配型、臨床標(biāo)本組織配型記錄；（12）其他有關(guān)材料（輸血醫(yī)療事故的調(diào)查、分析、鑒定及處理意見等材料）。

2.整理方法。（1）裝訂：歸檔文件應(yīng)按件裝訂。（2）分類：按年度—問題—保管期限分類。（3）排列：歸檔文件分類后，將歸檔文件依據(jù)分類，結(jié)合事由按時間順序進行排列。（4）編號：歸檔文件依分類、排列次序逐件編號。（5）編目：歸檔文件依據(jù)分類方案和室編件號順序編制歸檔文件目錄，包括件號、責(zé)任者、文號、題名、日期、頁數(shù)、備注等項目。（6）裝盒：歸檔的文件按照室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊、備考表等項目。

3.案卷排列。按照所屬時間順序排列。

4.檔案檢索工具編制。編制案卷目錄、案卷文件目錄。歸檔的文件材料應(yīng)齊全完整、質(zhì)地優(yōu)良、規(guī)格統(tǒng)一，并按件裝訂。整理歸檔文件所使用的書寫材料、紙張、裝訂材料等應(yīng)符合檔案保護要求。

三、加強采供血業(yè)務(wù)檔案管理的心得體會

1.領(lǐng)導(dǎo)重視。為確保河南省紅十字血液中心采供血檔案管理工作盡快達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的要求，使中心的檔案管理進一步規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，使檔案管理現(xiàn)代化水平得到切實的提高，中心黨委明確一位副主任具體負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)檔案管理工作，將檔案管理工作列入班子的議事日程，成立了包括主管領(lǐng)導(dǎo)、重點科室領(lǐng)導(dǎo)以及專職檔案管理人員組織的檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組；制定了一系列管理制度和措施；強調(diào)檔案管理在采供血工作中的地位和重要性，對各部門、科室提出明確要求。

2.建立健全組織機構(gòu)。中心設(shè)立了專門的檔案管理部門，配備專、兼職檔案管理人員，負(fù)責(zé)文件材料的收集、整理和移交，負(fù)責(zé)按照規(guī)范整理文件材料，并按時移交給中心檔案管理部門。各級領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)監(jiān)督工作的實施，及時協(xié)調(diào)解決工作過程出現(xiàn)的問題。

3.完善檔案管理制度。結(jié)合采供血工作制定符合本單位實際的檔案管理制度，明確各類檔案保存年限及相應(yīng)檔案的查詢、銷毀制度，使檔案管理規(guī)范化、查詢簡便化、工作高效化。由于每天都有相當(dāng)數(shù)量的獻血者的獻血文件材料、血液檢驗文件材料和血液發(fā)放材料產(chǎn)生，因此，需要檔案管理部門及時督促各部門做好文件材料的收集、整理工作；對已收集的檔案認(rèn)真核查驗收；對未按時、按要求歸檔的要及時催交，以確保檔案的完整。

四、結(jié)論

加強采供血業(yè)務(wù)檔案管理是保障獻血者身體健康和臨床用血安全的必要條件之一。采供血檔案的規(guī)范化管理，對于采供血業(yè)務(wù)檔案管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，從而為更好地推進無償獻血工作的可持續(xù)發(fā)展、確保人民群眾的用血安全服務(wù)，避免輸血醫(yī)療糾紛都起到不可估量的作用。一直以來，我中心領(lǐng)導(dǎo)非常重視采供血檔案管理工作，中心的檔案管理工作已走上規(guī)范化、科學(xué)化、制度化，達(dá)到了國家二級科技事業(yè)單位檔案管理的水平。

參考文獻：

1.張沁霞，李海萍.檔案管理在采供血工作中的應(yīng)用.中國輸血雜志，2009（10）

2.李婷花.談醫(yī)學(xué)檔案管理中的幾個問題.山西檔案，2009增刊

3.中華人民共和國衛(wèi)生部.血站管理辦法

（作者單位：河南省紅十字血液中心 河南鄭州 450012）

（責(zé)編：紀(jì)毅）