行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化中的問題及對(duì)策

李淑霞

摘 要：會(huì)計(jì)電算化對(duì)提高行政事業(yè)單位的管理效能具有重要意義。文章結(jié)合實(shí)地調(diào)查，通過對(duì)我國(guó)行政事業(yè)單位實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中出現(xiàn)的問題及其原因進(jìn)行分析，提出了提高認(rèn)識(shí)、完善制度、統(tǒng)一會(huì)計(jì)軟件開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)、加強(qiáng)內(nèi)部控制、培訓(xùn)會(huì)計(jì)電算化專門人才等一系列有針對(duì)性的措施。

關(guān)鍵詞：行政事業(yè)單位 會(huì)計(jì)電算化 內(nèi)部控制

中圖分類號(hào)：F235.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2012）08-141-02

目前，隨著電子計(jì)算機(jī)在人們?nèi)粘９ぷ魃钪械膹V泛應(yīng)用，國(guó)家陸續(xù)出臺(tái)了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》和《會(huì)計(jì)電算化工作的規(guī)范》等相關(guān)文件，促進(jìn)了會(huì)計(jì)電算化的推行、普及和穩(wěn)步發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化在會(huì)計(jì)核算和會(huì)計(jì)管理中發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。但是，會(huì)計(jì)電算化在我國(guó)的應(yīng)用尚屬逐步完善期，還面臨著諸多問題，特別是行政事業(yè)單位，由于財(cái)務(wù)管理和成本核算要求不夠緊迫，對(duì)會(huì)計(jì)電算化不夠重視，在實(shí)際工作中遇到了困惑和難題更多。

一、行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)電算化現(xiàn)狀與問題

我國(guó)的會(huì)計(jì)電算化以1979年財(cái)政部參與和支持長(zhǎng)春第一汽車制造廠進(jìn)行的科研試點(diǎn)項(xiàng)目為代表，迄今已有30年，其間經(jīng)過了自發(fā)發(fā)展、穩(wěn)步發(fā)展和深入發(fā)展等階段，目前已進(jìn)入深度融合階段。在此過程中，數(shù)量眾多的單位已經(jīng)用財(cái)務(wù)管理軟件代替手工核算，轉(zhuǎn)變了會(huì)計(jì)職能，提高了會(huì)計(jì)工作的效率和質(zhì)量。行政事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理、預(yù)算決算、固定資產(chǎn)管理、項(xiàng)目管理、工資管理、公積金、住房改革、納稅申報(bào)、政府采購(gòu)、非稅收入上解、銀行賬戶年檢、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等方面均實(shí)現(xiàn)了電算化管理，會(huì)計(jì)電算化正從普通的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)向以會(huì)計(jì)軟件為核心，集財(cái)務(wù)管理、財(cái)務(wù)計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)報(bào)表為一體的會(huì)計(jì)電算化管理信息系統(tǒng)轉(zhuǎn)變，推動(dòng)了會(huì)計(jì)工作方法的更新，對(duì)于促進(jìn)會(huì)計(jì)職能的進(jìn)一步發(fā)揮，提高對(duì)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的監(jiān)管水平發(fā)揮了重要的作用。但隨著會(huì)計(jì)電算化在行政事業(yè)單位的推進(jìn)，一些問題也越來(lái)越突出，亟需采取應(yīng)對(duì)措施。

1.認(rèn)識(shí)不到位，制度滯后。我國(guó)會(huì)計(jì)電算化雖然起步較晚，但推進(jìn)迅速。這就造成一些管理者思想觀念變化認(rèn)識(shí)不到位，會(huì)計(jì)電算化是時(shí)代發(fā)展的必然，是管理現(xiàn)代化的需要，是整個(gè)會(huì)計(jì)核算和財(cái)務(wù)管理工作的根本性改變，而不能簡(jiǎn)單認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化只是會(huì)計(jì)核算工具的改變，因此，對(duì)制度健全和完善不夠重視，致使會(huì)計(jì)制度漏洞較多，修訂完善滯后于會(huì)計(jì)電算化的發(fā)展。現(xiàn)行的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度主要是以手工核算為基礎(chǔ)的，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后，從記賬方法、賬務(wù)處理程序到會(huì)計(jì)工作的組織、內(nèi)部控制的方式和會(huì)計(jì)檔案的保存介質(zhì)以及方法等都發(fā)生了變化，應(yīng)根據(jù)會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)，對(duì)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)制度做出相應(yīng)的修改。

2.會(huì)計(jì)工作基礎(chǔ)薄弱，難以滿足會(huì)計(jì)電算化的需要。主要表現(xiàn)為操作規(guī)程混亂、職責(zé)不清，電算化數(shù)據(jù)檔案保管不善，甚至在裝有電算化的計(jì)算機(jī)上操作一些與電算化無(wú)關(guān)的內(nèi)容等。目前，許多單位的會(huì)計(jì)電算化工作還處在一個(gè)較低的層次上，使用財(cái)務(wù)軟件時(shí)主要是使用其核算的功能，比如總賬、報(bào)表、工資、固定資產(chǎn)等功能，僅僅是會(huì)計(jì)電算化工作的初級(jí)職能，而對(duì)其他一些管理功能，如會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)的維護(hù)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行參數(shù)設(shè)置和對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件進(jìn)行分析和設(shè)計(jì)等知之甚微，沒有很好地發(fā)揮其作用。

3.財(cái)務(wù)電算化軟件通用性、安全性及保密性較差，軟件使用較混亂。目前我國(guó)使用的財(cái)務(wù)軟件有兩種：一種是商品化會(huì)計(jì)軟件，另一種是定點(diǎn)開發(fā)會(huì)計(jì)軟件。各單位使用的財(cái)務(wù)軟件既有市面上常見的、向開發(fā)商購(gòu)買的通用財(cái)務(wù)軟件，也有上級(jí)指定使用的專用軟件或者單位委托公司開發(fā)設(shè)計(jì)供本系統(tǒng)、本單位自行使用的財(cái)務(wù)軟件，這就造成了整個(gè)社會(huì)財(cái)務(wù)軟件使用情況較為混亂，不同財(cái)務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口、應(yīng)用方法各不相同，使用起來(lái)存在差異，甚至有的會(huì)計(jì)軟件之間不能兼容，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)查詢和傳輸?shù)入y以實(shí)現(xiàn)。另外，大部分軟件開發(fā)企業(yè)只在為完善會(huì)計(jì)功能和適應(yīng)財(cái)務(wù)制度方面花費(fèi)精力，卻沒有在數(shù)據(jù)的保密性問題上下功夫研究，一旦系統(tǒng)癱瘓或受病毒侵襲，很難恢復(fù)原來(lái)的數(shù)據(jù)。如筆者所在單位目前在實(shí)際工作中使用的主要有財(cái)務(wù)管理、工資、固定資產(chǎn)、票據(jù)通、預(yù)算決算、財(cái)政直接支付、公積金管理等各種電算化軟件20余種，因有的軟件之間不能兼容，需要分別安裝在4臺(tái)電腦上使用，每臺(tái)電腦至少要安裝5、6個(gè)軟件，工作中遇到了一些困難和煩惱，亟待有關(guān)部門解決這些難題。

4.從業(yè)人員素質(zhì)亟待提高，電算化專業(yè)人員缺乏。目前，在行政事業(yè)單位從事相關(guān)會(huì)計(jì)專業(yè)的人員，所接受的會(huì)計(jì)電算化方面的培訓(xùn)較少，且主要是初級(jí)人員，高、中級(jí)人員較少，大部分人僅僅只是懂得相關(guān)操作，而對(duì)專業(yè)的應(yīng)用和維護(hù)缺乏了解，無(wú)法滿足會(huì)計(jì)電算化的需要。

二、原因剖析

造成行政事業(yè)單位在實(shí)行會(huì)計(jì)電算化過程中的問題原因是多種多樣的，既有宏觀的，還有微觀的，總體來(lái)看，可以歸結(jié)為以下幾方面。

1.思想認(rèn)識(shí)上的差距。會(huì)計(jì)電算化是以電子計(jì)算機(jī)為主的當(dāng)代電子技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到會(huì)計(jì)實(shí)務(wù)中的簡(jiǎn)稱，是一個(gè)應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)的會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)。它實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)處理的自動(dòng)化，使傳統(tǒng)的手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)發(fā)展演變?yōu)殡娝慊瘯?huì)計(jì)信息系統(tǒng)，這是會(huì)計(jì)發(fā)展史上的一次重大革命，它不僅是會(huì)計(jì)發(fā)展的需要，而且是經(jīng)濟(jì)和科技對(duì)會(huì)計(jì)工作提出的要求，對(duì)于提高經(jīng)營(yíng)管理水平，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)管理由事后管理向事中控制、事先預(yù)測(cè)轉(zhuǎn)變，推動(dòng)會(huì)計(jì)技術(shù)，方法，理論創(chuàng)新和觀念更新，促進(jìn)會(huì)計(jì)工作的進(jìn)一步發(fā)展，最終實(shí)現(xiàn)管理的信息化具有基礎(chǔ)性作用。但目前一些行政事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員并沒有真正認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)電算化的意義和作用，特別是沒有認(rèn)識(shí)到會(huì)計(jì)電算化對(duì)財(cái)務(wù)核算和成本控制的作用，認(rèn)為成本控制僅是企業(yè)單位的事情，與行政事業(yè)單位無(wú)關(guān)，把會(huì)計(jì)電算化僅僅看成是由計(jì)算機(jī)操作代替了過去的人工操作，這是阻礙會(huì)計(jì)電算化發(fā)展和作用發(fā)揮的最主要原因。

2.制度建設(shè)上的滯后。目前，相對(duì)于我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的快速普及，相關(guān)的制度建設(shè)卻相對(duì)滯后，表現(xiàn)為，一是對(duì)會(huì)計(jì)電算化軟件的開發(fā)沒有統(tǒng)一的規(guī)范，造成軟件市場(chǎng)混亂，特別是對(duì)軟件保密及犯罪等缺乏有針對(duì)性的規(guī)定，阻礙了會(huì)計(jì)軟件開發(fā)和會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的一體化；二是與會(huì)計(jì)電算化相配套的會(huì)計(jì)制度、會(huì)計(jì)準(zhǔn)則修訂滯后。現(xiàn)行的制度主要是針對(duì)手工核算制定的，無(wú)論是賬戶設(shè)置及記賬方法，還是會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)和內(nèi)部控制制度等，都難以適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化發(fā)展的需要。特別是行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)與企業(yè)單位的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)相比有著特殊性，但會(huì)計(jì)制度設(shè)計(jì)并沒有體現(xiàn)出這種針對(duì)性。三是缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化的行業(yè)管理制度。目前我國(guó)還沒有統(tǒng)一的規(guī)劃和協(xié)調(diào)組織會(huì)計(jì)電算化的監(jiān)督、管理機(jī)構(gòu)，不同的行政事業(yè)單位的主管部門對(duì)推行會(huì)計(jì)電算化的認(rèn)識(shí)和積極性不同，支持或限制的程度也有很大區(qū)別，有的甚至把會(huì)計(jì)電算化作為一種“權(quán)力資源”，強(qiáng)迫下屬的事業(yè)單位購(gòu)買和使用不適合的軟件。

3.會(huì)計(jì)電算化人才的缺乏。會(huì)計(jì)電算化是融計(jì)算機(jī)科學(xué)、管理科學(xué)、信息科學(xué)和會(huì)計(jì)科學(xué)為一體的邊緣學(xué)科，從事會(huì)計(jì)電算化工作的人員不僅需要具備一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí)，而且還要掌握一定的計(jì)算機(jī)軟、硬件知識(shí)和信息科學(xué)知識(shí)，甚至還要從單位全局的高度掌握一定的管理知識(shí)。但實(shí)際上，目前從事會(huì)計(jì)電算化的人員基本上都是原來(lái)的財(cái)務(wù)人員，雖有較豐富的財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)知識(shí)，但對(duì)計(jì)算機(jī)的軟硬件并不十分了解；有的雖然掌握著一定的、甚至較高的計(jì)算機(jī)知識(shí)，但對(duì)財(cái)務(wù)管理所需要的會(huì)計(jì)、金融、稅務(wù)、管理等知識(shí)又相對(duì)缺乏。當(dāng)前中國(guó)社會(huì)的特點(diǎn)有兩個(gè)，一個(gè)是與世界形勢(shì)發(fā)展相聯(lián)系，社會(huì)已進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，另一個(gè)是與我國(guó)自身的改革開放相聯(lián)系，國(guó)家進(jìn)入了大規(guī)模的、快速的制度更新和完善階段，這意味著不僅知識(shí)更新加快，而且新的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則、稅務(wù)法規(guī)不斷發(fā)布。財(cái)務(wù)管理人員只有加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)，才能適應(yīng)高速變化的形勢(shì)需要。但一些行政事業(yè)單位受崗位設(shè)置和單位編制限制，財(cái)務(wù)人員緊張，只能應(yīng)付日常工作，很少有機(jī)會(huì)進(jìn)修和學(xué)習(xí)，這在很大程度上影響了會(huì)計(jì)電算化作用的發(fā)揮。

三、解決對(duì)策

1.轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識(shí)，逐步完善會(huì)計(jì)電算化的相關(guān)法規(guī)政策。國(guó)家有關(guān)部門要加強(qiáng)宣傳推廣力度，轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗?duì)會(huì)計(jì)電算化的固有思想認(rèn)識(shí)，同時(shí)對(duì)現(xiàn)有的相關(guān)法規(guī)制度進(jìn)行補(bǔ)充和完善，通過準(zhǔn)則法規(guī)對(duì)會(huì)計(jì)電算化進(jìn)一步約束，使會(huì)計(jì)電算化工作走上規(guī)范化的道路。另外，各單位也要根據(jù)財(cái)政部等相關(guān)部門的有關(guān)規(guī)章，結(jié)合本單位實(shí)際，建立單位內(nèi)部會(huì)計(jì)電算化的管理制度，以確保會(huì)計(jì)電算化的正常運(yùn)作。

2.建立會(huì)計(jì)軟件開發(fā)新模式，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，競(jìng)爭(zhēng)開發(fā)。國(guó)家應(yīng)積極調(diào)整產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)，推動(dòng)會(huì)計(jì)軟件企業(yè)的兼并重組，倡導(dǎo)強(qiáng)強(qiáng)聯(lián)合．以培育出技術(shù)水平高、競(jìng)爭(zhēng)能力強(qiáng)的大企業(yè)集團(tuán)。會(huì)計(jì)軟件的開發(fā)應(yīng)從核算型向管理型轉(zhuǎn)變，完善軟件的功能，增強(qiáng)對(duì)不同財(cái)務(wù)制度的適應(yīng)能力，加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的安全性和保密性，制定統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)普及性強(qiáng)，適用范圍廣的會(huì)計(jì)軟件。建立起完善的會(huì)計(jì)軟件服務(wù)體系，軟件開發(fā)服務(wù)企業(yè)要對(duì)用戶使用中存在的問題及時(shí)解決，并針對(duì)用戶反饋的意見和要求對(duì)軟件進(jìn)行修改和完善。

3.加強(qiáng)內(nèi)部控制管理，保證會(huì)計(jì)信息的完整性、安全性和保密性。各單位要建立和完善會(huì)計(jì)電算化管理制度，如數(shù)據(jù)管理制度、崗位職責(zé)制度、電子檔案的管理制度、系統(tǒng)維護(hù)管理制度、數(shù)據(jù)保密制度、定期殺毒制度、等項(xiàng)制度，規(guī)范工作程序，形成良好的內(nèi)部控制環(huán)境。同時(shí)，要做好會(huì)計(jì)檔案的收集、保存、利用等工作，還應(yīng)注意電算化會(huì)計(jì)檔案對(duì)應(yīng)的財(cái)務(wù)軟件版本的一致性，使電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作走向科學(xué)化軌道。

4.加大對(duì)會(huì)計(jì)電算化人員的培訓(xùn)培養(yǎng)力度。各單位要經(jīng)常組織會(huì)計(jì)電算化從業(yè)人員對(duì)專業(yè)技術(shù)的學(xué)習(xí)教育，鼓勵(lì)支持他們定期到專業(yè)培訓(xùn)機(jī)構(gòu)培訓(xùn)學(xué)習(xí)軟件操作、技術(shù)方法、維護(hù)管理等知識(shí)或到高校進(jìn)修計(jì)算機(jī)專業(yè)，并結(jié)合實(shí)際開展經(jīng)驗(yàn)交流活動(dòng)，以不斷提高自身文化素質(zhì)和專業(yè)知識(shí)，推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化管理工作水平的進(jìn)一步提高。

隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，會(huì)計(jì)電算化已成為當(dāng)前會(huì)計(jì)工作的主要工具，同時(shí)會(huì)計(jì)電算化的實(shí)施也給會(huì)計(jì)理論和研究帶來(lái)了新的難題，只有不斷從理論上和實(shí)踐上進(jìn)行新的探討和研究，才能促進(jìn)會(huì)計(jì)電算化為社會(huì)經(jīng)濟(jì)效益發(fā)揮出更大的作用。

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（作者單位：中央民族大學(xué) 北京 100081）（責(zé)編：芝榮）