對高校學(xué)生檔案管理工作的思考

杜文娟

摘 要：從高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵及提高高校學(xué)生檔案管理工作的意義著手，著重分析了目前高校學(xué)生檔案管理工作中存在的一些問題，并針對這些問題提出了一些對策。

關(guān)鍵詞：學(xué)生檔案；檔案管理；高校學(xué)生

中圖分類號：G271文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A 文章編號：1002-2589（2011）06-0170-03

引言

高校學(xué)生檔案是反映學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間各種情況的原始記錄，它不僅是記載和反映學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、思想表現(xiàn)、學(xué)習(xí)成績等的信息載體，也是人事檔案的起點(diǎn)。學(xué)生檔案管理是否科學(xué)規(guī)范，資料收集是否齊全，記錄是否客觀詳實(shí)，可以從一個(gè)側(cè)面反映一所學(xué)校的管理和育人水平。管好用好學(xué)生檔案，是溝通學(xué)校與社會(huì)信息的一條重要渠道。從某種意義上講，高校學(xué)生檔案就是人才信息庫，它可以作為有關(guān)部門了解和錄用學(xué)生的重要依據(jù)。全面建立反映學(xué)生在校政治表現(xiàn)、專業(yè)素質(zhì)、能力和特長等多方面準(zhǔn)確而詳盡的檔案，對合理使用人才，充分發(fā)揮人才的潛能是有著重要的意義。

一、高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵及特征分析

1.高校學(xué)生檔案的內(nèi)涵

所謂高校學(xué)生檔案，就是指高校學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活和參加各種活動(dòng)中形成的記述及反映其獨(dú)特的個(gè)人成長經(jīng)歷、表現(xiàn),并以個(gè)體為單元按歸檔制度整理、保管,以備查考的信息載體。它較為全面地反映了學(xué)生在校期間德、智、體、美等方面的素質(zhì)狀況,反映了學(xué)校對學(xué)生的培養(yǎng)過程，以及學(xué)生的社會(huì)關(guān)系、經(jīng)濟(jì)狀況、家庭組成等多方面的情況。不僅有別于干部檔案，也有別于高校教學(xué)檔案中的學(xué)籍檔案，它是以學(xué)生個(gè)人為單一保管單位的，是獨(dú)一類別的實(shí)體檔案，這是高校學(xué)生檔案的顯著標(biāo)志之一[1]。

2.高校學(xué)生檔案管理的特征

1）延續(xù)性

絕大多數(shù)的人事檔案始于學(xué)生階段，形成于工作期間。學(xué)生階段的材料是人事檔案的最初的資料，是學(xué)生在學(xué)習(xí)過程中的歸納、記錄和陳述。

學(xué)生檔案又具體分為義務(wù)教育階段、高中階段、大學(xué)階段及之后的研究生階段。而大學(xué)階段和研究生階段的學(xué)生檔案形成于學(xué)生在高校就讀期間，是用人單位綜合考量人才的最重要資料來源，甚至?xí)绊憣W(xué)生在就業(yè)過程中的角色定位及發(fā)揮。

2）獨(dú)立性

高校學(xué)生檔案以學(xué)生個(gè)體為一個(gè)獨(dú)立的保管載體，是一種特定類別的實(shí)體檔案，也是培養(yǎng)人才的信息載體，綜合反映著學(xué)生在高校就讀期間的學(xué)習(xí)成長經(jīng)歷、高校對學(xué)生的培養(yǎng)軌跡，它為學(xué)生在今后的就業(yè)過程提供不可或缺的信息來源，充分發(fā)揮著重要的參考價(jià)值[2]。

二、高校學(xué)生檔案管理存在的問題思考

目前，高校學(xué)生檔案管理工作正日趨規(guī)范化，但仍存在著不少問題，不能很好地發(fā)揮其應(yīng)有的作用。筆者認(rèn)為，主要存在以下幾方面的問題：

1.檔案管理意識(shí)淡薄

學(xué)生檔案所起的作用，不像其他工作那樣明顯，也不像有些工作時(shí)效性那么強(qiáng)，致使高校對學(xué)生檔案的重要性認(rèn)識(shí)不夠。目前，一些學(xué)校對學(xué)生檔案工作重視程度不夠，檔案管理意識(shí)淡薄，專業(yè)化程度不夠，給高校學(xué)生檔案工作帶來了許多困難。檔案材料收集不全面，不利于高校老師選拔學(xué)生干部和對學(xué)生進(jìn)行管理，也直接影響學(xué)生各方面能力的培養(yǎng)?？陀^材料的不足使得很難從學(xué)生檔案中體現(xiàn)出學(xué)生素質(zhì)的動(dòng)態(tài)發(fā)展過程。

在整體社會(huì)轉(zhuǎn)型的背景下，學(xué)生的就業(yè)觀、擇業(yè)觀出現(xiàn)了務(wù)實(shí)的趨向，就業(yè)領(lǐng)域日益擴(kuò)展到了社會(huì)的方方面面，進(jìn)入私人企業(yè)、民營企業(yè)、外資企業(yè)等公司的越來越多，但此類企業(yè)往往重使用，輕培養(yǎng)，對學(xué)生檔案、人事關(guān)系重視不夠，意識(shí)不強(qiáng)，甚至出現(xiàn)畢業(yè)生檔案流失的現(xiàn)象。因此，在學(xué)生管理工作人員中樹立檔案意識(shí)，平時(shí)注意檔案材料的收集和積累，特別是原始檔案的整理歸檔，加強(qiáng)各部門與學(xué)生檔案管理部門的配合，形成高校學(xué)生檔案管理的良好氛圍，同時(shí)強(qiáng)化學(xué)生的檔案意識(shí)，是保證檔案管理工作的重要前提。

2.歸檔內(nèi)容不全面

當(dāng)前高校學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容，主要包括這幾個(gè)方面：1）政治表現(xiàn)方面：入團(tuán)、入黨申請書、黨團(tuán)組織調(diào)查審批表及評議鑒定、政審材料、家庭主要成員與社會(huì)關(guān)系的調(diào)查證明、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料、畢業(yè)政治鑒定表等。2）學(xué)籍和學(xué)習(xí)成績方面：入學(xué)成績表、學(xué)籍變動(dòng)材料、大學(xué)課程及成績表、獎(jiǎng)學(xué)金證明、學(xué)位證書等。3）身體狀況方面：入學(xué)體檢表、畢業(yè)體檢表以及各種疾病史等有關(guān)于身體狀況方面的情況等。內(nèi)容比較單一，千篇一律，且一些收集還不完整。

在新的就業(yè)形勢下，真正能夠反映一個(gè)學(xué)生各方面綜合素質(zhì)的材料還未進(jìn)入歸檔的范圍。比如專業(yè)特長、創(chuàng)造性、社會(huì)適應(yīng)性、藝術(shù)修養(yǎng)等。這樣極不利于用人單位對學(xué)生的全面考察和了解，嚴(yán)重地影響用人單位及時(shí)準(zhǔn)確選拔、合理使用人才。多數(shù)高校學(xué)生檔案管理沒有明確的學(xué)生檔案材料的歸檔范圍與要求,使得能夠充分反映學(xué)生綜合素質(zhì)的各種材料得不到及時(shí)歸檔,不利于高校對學(xué)生全面考察了解。檔案材料不全面,極不利于高校老師選拔學(xué)生干部和對學(xué)生進(jìn)行管理,也直接影響學(xué)生各方面能力的培養(yǎng)。

3.管理隊(duì)伍建設(shè)薄弱

高校檔案管理隊(duì)伍作為高校學(xué)生管理工作的重要組成部分，其建設(shè)在新時(shí)期并未得到應(yīng)有的加強(qiáng)。目前，很多高校從事學(xué)生檔案管理工作的人員是兼職的，專職人員很少，人手有限，他們大多沒有經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，缺乏檔案管理知識(shí)，在很大程度上限制了檔案資料的有序建設(shè)與有效利用。這樣薄弱的管理隊(duì)伍難免會(huì)出現(xiàn)管理漏洞。再加上高校學(xué)生檔案材料量大，特別是其存放時(shí)間短，流動(dòng)快，學(xué)生就業(yè)方向廣，投遞單位和時(shí)間集中等特點(diǎn)，致使現(xiàn)有的管理方式和手段與快速發(fā)展的現(xiàn)代化的高等教育相比，已經(jīng)極不適應(yīng)。

4.管理制度不完善

高校學(xué)生檔案管理部門在高校一直得不到應(yīng)有的重視，還沒有形成一套科學(xué)的管理體系，使得學(xué)生檔案在管理和使用中出現(xiàn)了許多問題。目前，很多高校學(xué)生檔案仍然實(shí)行粗放式管理，將學(xué)生檔案分散至各院系保管，到學(xué)生畢業(yè)時(shí)才將學(xué)生在校期間的有關(guān)檔案內(nèi)容突擊收集，整理歸檔，再由學(xué)生就業(yè)指導(dǎo)中心寄往用人單位。還沒有形成一整套合乎檔案管理的工作程序、規(guī)章制度和有效措施。這樣就出現(xiàn)了檔案時(shí)間填寫不統(tǒng)一，歸檔材料缺乏統(tǒng)一協(xié)調(diào)、把關(guān)不嚴(yán)，檔案移交手續(xù)不規(guī)范、不嚴(yán)密等問題，再有，由于新時(shí)期就業(yè)形勢的變化，大學(xué)生就業(yè)很難一步到位，這樣一來，大量的畢業(yè)生檔案需暫留母校，增加了檔案管理工作的周期和難度，嚴(yán)重影響了學(xué)生檔案工作質(zhì)量的提高。

5.檔案管理手段落后

檔案是未來國家重要人力資源檔案信息的基礎(chǔ)，高校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)代化是社會(huì)發(fā)展的必然要求。隨著近幾年高校的不斷擴(kuò)招，高校學(xué)生檔案材料數(shù)量有遞增的趨勢，而且呈現(xiàn)出存放時(shí)間長短不一、流動(dòng)快、投寄單位多等特點(diǎn)。

目前大多數(shù)高校檔案管理部門的管理手段仍限于手工操作，即使輔助以計(jì)算機(jī)管理，也僅限于學(xué)生基本信息及簡單檢索查詢事務(wù)。未充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理效能，未能形成無紙化電子檔案．落后的管理方式已越來越不適應(yīng)現(xiàn)代化高等教育的迅猛發(fā)展的需要，要想解決這些問題單靠簡單的增加工作人員是不現(xiàn)實(shí)的，必須借助現(xiàn)代化的工具對學(xué)生檔案管理，才能使學(xué)生檔案管理規(guī)范化、科學(xué)化、系統(tǒng)化。

6.學(xué)生檔案利用率低下

學(xué)生入校后其檔案經(jīng)學(xué)生檔案部門的簡單整理后就被放入卷柜。從入學(xué)到畢業(yè)，檔案材料幾乎沒有被開發(fā)利用過，使老師不能通過它很好地了解每個(gè)學(xué)生的特點(diǎn)做到因材施教，更談不上有針對性對其進(jìn)行職業(yè)生涯規(guī)劃輔導(dǎo)。只有在畢業(yè)生擇業(yè)時(shí)才被用人單位調(diào)閱，豐富的檔案資源被閑置，沒能發(fā)揮更多的作用。近年來，高校畢業(yè)生通過供需見面，雙向選擇或自主擇業(yè)活動(dòng)過程中，檔案材料利用的滯后性已顯示不出它的生命力，千人一面的畢業(yè)鑒定也使它失去了可信度和使用價(jià)值。檔案的全程管理觀念差，對學(xué)生畢業(yè)后的檔案進(jìn)行跟蹤等工作幾乎沒有進(jìn)行。

三、高校學(xué)生檔案管理工作的對策

1.強(qiáng)化廣大師生的檔案意識(shí)

正確的理念是做好檔案管理的思想基礎(chǔ)。首先要大力宣傳和貫徹《檔案法》和《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》，增強(qiáng)檔案工作者和廣大師生的立檔意識(shí)。要在現(xiàn)實(shí)工作中，逐步樹立高校學(xué)生檔案資料的收集、整理、建檔、歸檔以及合理開發(fā)利用是一個(gè)滾動(dòng)發(fā)展、循序漸進(jìn)的過程的意識(shí)。提高對學(xué)生檔案工作的認(rèn)識(shí),必須在高校有關(guān)部門及廣大師生員工中大力宣傳學(xué)生檔案以及檔案工作的重要性，宣傳歸檔材料的各種要求及規(guī)范歸檔材料的重要性。只有這樣,才能形成人人都關(guān)心高校學(xué)生檔案工作的良好局面,才能充分發(fā)動(dòng)各院系有關(guān)人員的積極配合,對學(xué)生檔案材料進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān),認(rèn)真、仔細(xì)、全面地收集、整理,并自覺、主動(dòng)、及時(shí)送交學(xué)生檔案管理人員,對一些不合格的資料及時(shí)退回,符合要求后再予以歸檔。只有這樣才能為安全保管和有效利用檔案創(chuàng)造良好條件,確保學(xué)生檔案材料歸檔及時(shí)和完整。同時(shí),還應(yīng)從思想教育入手,提高大學(xué)生對自身檔案重要。

2.豐富學(xué)生檔案材料收集的內(nèi)容

當(dāng)前高校學(xué)生檔案的歸檔內(nèi)容中真正能夠反映一個(gè)學(xué)生各方面綜合素質(zhì)的材料很欠缺，比如專業(yè)特長、創(chuàng)造性、社會(huì)適應(yīng)性、藝術(shù)修養(yǎng)，等等。這樣極不利于用人單位對學(xué)生的全面考察和了解，嚴(yán)重地影響用人單位及時(shí)準(zhǔn)確選拔、合理使用人才。因此，學(xué)生檔案管理人員要在現(xiàn)有檔案材料收集范圍的基礎(chǔ)上，擴(kuò)大收集范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。

高校學(xué)生檔案內(nèi)容應(yīng)根據(jù)人才培養(yǎng)模式來確定檔案內(nèi)容，特別是一些培養(yǎng)應(yīng)用型人才的院校應(yīng)注重收集體現(xiàn)其實(shí)際動(dòng)手能力方面的材料，如各種技能證書、技術(shù)等級證書等。此外，在校期間因考試作弊、打架等原因受過處分的材料，以及因表現(xiàn)較好撤消處分的材料都應(yīng)歸入檔案。這樣一方面能真實(shí)、全面、動(dòng)態(tài)地反映學(xué)生的成長經(jīng)歷，同時(shí)也可對學(xué)生的不良行為起到一定的遏制作用。學(xué)生參加各種社會(huì)組織的活動(dòng)情況，以及反映學(xué)生貸款信用狀況的助學(xué)貸款還款情況、在校期間通過自學(xué)同時(shí)獲得本科學(xué)歷的證書等等，都應(yīng)歸入學(xué)生檔案。這樣就豐富了學(xué)生檔案的內(nèi)容，客觀地、全面地反映出學(xué)生的發(fā)展情況，使學(xué)生檔案能真正成為學(xué)?；蛴萌藛挝慌囵B(yǎng)人才、使用人才的可靠依據(jù)[3]。

3.加強(qiáng)管理隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員素質(zhì)

根據(jù)學(xué)院的實(shí)際情況充實(shí)專職檔案管理隊(duì)伍，增強(qiáng)檔案專業(yè)人員的責(zé)任感、使命感和業(yè)務(wù)素質(zhì)，使他們熱愛檔案工作，不斷提高管理工作水平，充分發(fā)揮應(yīng)有的作用。搞好高校學(xué)生檔案工作，必須建立一支強(qiáng)有力的管理隊(duì)伍，并不斷提高他們的業(yè)務(wù)水平，以適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理的需要。學(xué)校為加強(qiáng)檔案管理工作，提高管理人員的業(yè)務(wù)能力和管理水平，應(yīng)采取以下措施：第一，設(shè)置專職人員對其進(jìn)行管理，保證檔案管理隊(duì)伍的相對穩(wěn)定；第二，加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)校及上級有關(guān)部門積極為管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)創(chuàng)造條件。還可以組織校內(nèi)外學(xué)習(xí)交流，相互取長補(bǔ)短，達(dá)到共同提高的目的。第三，學(xué)校綜合檔案室有責(zé)任對學(xué)生檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)和監(jiān)督，以促使學(xué)生檔案管理人員不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。

4.建立健全高校學(xué)生檔案管理體制

建立健全規(guī)章制度，是做好高校學(xué)生檔案工作的根本保證。各院校應(yīng)結(jié)合工作特點(diǎn)，制定出適應(yīng)學(xué)校自身發(fā)展的學(xué)生檔案管理制度，并注意院、處、系相互間的聯(lián)系，力爭管理規(guī)范化、系列化，建立定時(shí)檢查評比制度，切實(shí)抓好平時(shí)檔案材料的收集考核評價(jià)工作。一是要建立嚴(yán)格的檔案登記、轉(zhuǎn)遞制度。管理人員對新生檔案要認(rèn)真登記、整理、核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)解決，以保證檔案的完整性。大學(xué)生畢業(yè)后，檔案將隨其轉(zhuǎn)向社會(huì)、轉(zhuǎn)向工作單位，轉(zhuǎn)遞時(shí)要嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞手續(xù)程序辦事，使每一份畢業(yè)生檔案都查有去處；二是建立檔案材料的收集補(bǔ)充、定期移交歸檔制度。明確歸檔材料的內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)和時(shí)間，確保學(xué)生檔案材料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，使大學(xué)生檔案工作規(guī)范有序地進(jìn)行；三是制定學(xué)生檔案管理、借閱制度。嚴(yán)格履行登記借閱手續(xù)，防止學(xué)生檔案損毀、丟失。

5.充分運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高學(xué)生檔案管理水平

隨著計(jì)算機(jī)在各行各業(yè)的廣泛應(yīng)用，檔案管理人員在遵循檔案管理工作客觀規(guī)律的同時(shí)要充分利用現(xiàn)代設(shè)備，采用以計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，逐步地形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。充分利用以電子計(jì)算機(jī)為核心的現(xiàn)代技術(shù)手段，有計(jì)劃、有步驟地把學(xué)生檔案分類歸檔，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。利用成熟的多媒體技術(shù)，將檔案文件中的文本、照片、錄音、錄像和藝術(shù)作品等進(jìn)行數(shù)字化處理，制成學(xué)生電子檔案，建立檔案信息數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)檔案信息存儲(chǔ)的電子化和檢索的網(wǎng)絡(luò)化，這樣不僅可以節(jié)省大量的人力資源，而且可以大大方便學(xué)生檔案的檢索查閱，提高檔案的利用率，也為學(xué)生就業(yè)提供便利條件。

6.充分挖掘?qū)W生檔案信息，提高檔案利用率

檔案管理人員必須根據(jù)當(dāng)前高等教育發(fā)展的新形勢，認(rèn)真研究學(xué)生檔案信息資源的開發(fā)與利用的新方法，最大限度地發(fā)揮其價(jià)值。在知識(shí)、能力、人格、素養(yǎng)等方面發(fā)現(xiàn)學(xué)生的優(yōu)點(diǎn)和長處，以便于教師在教導(dǎo)方面因材施教。這對于加強(qiáng)學(xué)生教育，幫助學(xué)生成才，指導(dǎo)學(xué)生就業(yè)都有重要作用。同時(shí)要建立畢業(yè)生信息反饋檔案，跟蹤調(diào)查畢業(yè)生工作后情況，了解學(xué)生所學(xué)專業(yè)知識(shí)在工作中的應(yīng)用情況。學(xué)校可以根據(jù)這些反饋信息，及時(shí)合理地調(diào)整招生計(jì)劃，改革專業(yè)設(shè)置和教學(xué)方案，為在校生今后順利就業(yè)提供依據(jù)。

結(jié)語

在新的時(shí)代背景下，針對高校學(xué)生檔案管理工作面臨的諸多問題，只有高度重視，科學(xué)管理，不斷探索新方法，總結(jié)管理經(jīng)驗(yàn)，逐步提高學(xué)生檔案的管理水平，才能更好地服務(wù)學(xué)生、服務(wù)社會(huì)。

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