基于工作流技術(shù)的煙草ＯＡ系統(tǒng)的應(yīng)用與改進(jìn)

繆晶晶　張婭鋒　許振華

[摘要]介紹工作流技術(shù)的概念、工作流定義、工作流模型、工作流角色權(quán)限,闡述工作流在煙草辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用和技術(shù)優(yōu)勢(shì),分析當(dāng)前基于工作流的煙草辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的不足,提出未來(lái)系統(tǒng)改進(jìn)和升級(jí)意見(jiàn)。

[關(guān)鍵詞]工作流 OA 辦公自動(dòng)化 Web服務(wù)

中圖分類(lèi)號(hào):TP-9文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1671-7597(2009)0920069-02

一、引言

工作流技術(shù)最早應(yīng)用于企業(yè)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)過(guò)程,企業(yè)日常業(yè)務(wù)活動(dòng)中各部門(mén)之間頻繁進(jìn)行的文件、信函、技術(shù)資料傳遞和流轉(zhuǎn)等活動(dòng)逐漸脫離人工操作,以計(jì)算機(jī)驅(qū)動(dòng)的、自動(dòng)化、流程化的方式為企業(yè)提供快捷準(zhǔn)確的面向過(guò)程的系統(tǒng)集成技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)的普及以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展,現(xiàn)代企業(yè)正步入企業(yè)形態(tài)不斷變化、企業(yè)環(huán)境不斷變遷、企業(yè)業(yè)務(wù)不斷調(diào)整的時(shí)代,構(gòu)建大規(guī)模的異構(gòu)分布式信息化環(huán)境,實(shí)現(xiàn)相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)高效有序準(zhǔn)確運(yùn)轉(zhuǎn)并接受?chē)?yán)密監(jiān)控成為企業(yè)信息化建設(shè)重中之重,工作流技術(shù)當(dāng)仁不讓成為構(gòu)建企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理系統(tǒng)的關(guān)鍵所在,基于工作流技術(shù)的OA系統(tǒng)現(xiàn)今已成為實(shí)現(xiàn)企業(yè)辦公流程自動(dòng)化的主流趨勢(shì)。中國(guó)煙草行業(yè)經(jīng)過(guò)多年的發(fā)展,業(yè)務(wù)活動(dòng)逐步規(guī)范化、規(guī)?；?、分散化的演變過(guò)程中,業(yè)務(wù)流程中的各子系統(tǒng)間的交互協(xié)作錯(cuò)綜復(fù)雜,操作者涉及業(yè)務(wù)操作人員、后勤行政人員、職能部門(mén)主管等各角色。如何構(gòu)建分布式的松散耦合的煙草OA系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)復(fù)雜辦公流程的自動(dòng)流轉(zhuǎn)以及對(duì)實(shí)時(shí)流轉(zhuǎn)的全程監(jiān)控,同時(shí)滿(mǎn)足流程靈活性和柔性的需求,工作流技術(shù)為這一問(wèn)題提供了非常合適的解決方案,能夠幫助企業(yè)準(zhǔn)確定義業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)過(guò)程如活動(dòng)間的執(zhí)行規(guī)則、交互信息,以及定義組織角色來(lái)描述活動(dòng)的參與者,為企業(yè)定制“隨需應(yīng)變”的業(yè)務(wù)流程,大大節(jié)省業(yè)務(wù)簡(jiǎn)化和重組成本。

二、工作流技術(shù)

工作流技術(shù)是計(jì)算機(jī)支持協(xié)同工作的一部分,它通過(guò)將業(yè)務(wù)流程分解成良好定義的活動(dòng)、角色和過(guò)程規(guī)則,并結(jié)合計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)實(shí)施流程管理、流程分析和流程再造。工作流技術(shù)可以支持企業(yè)實(shí)現(xiàn)對(duì)業(yè)務(wù)管理的過(guò)程控制以及決策支持,能夠?qū)崿F(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)和控制的要求,可解決信息復(fù)雜、人員眾多、崗位變動(dòng)及繁瑣流程處理等引起的一系列問(wèn)題,幫助企業(yè)更清晰、更靈活的管理業(yè)務(wù)流程。工作流必須首先描述清楚企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程,即工作流定義,涉及業(yè)務(wù)過(guò)程建模、組織角色建模、權(quán)限控制模型、事件模型等幾個(gè)關(guān)鍵內(nèi)容,基于正確的工作流定義之上,工作流引擎負(fù)責(zé)任務(wù)的具體執(zhí)行,按照正確的順序執(zhí)行步驟,確保調(diào)用正確的應(yīng)用程序來(lái)執(zhí)行當(dāng)前任務(wù),并還需要為任務(wù)項(xiàng)指派執(zhí)行人,更復(fù)雜的情況下,還需要考慮員工的任務(wù)量、在崗與缺勤,以及職能分離和授權(quán)等。

一個(gè)完整的工作流系統(tǒng)應(yīng)該包含以下幾個(gè)組成部分:

1.業(yè)務(wù)流程定義工具

不論是面向業(yè)務(wù)分析人員,還是面向開(kāi)發(fā)實(shí)施人員或者是客戶(hù),一個(gè)完整的工作流系統(tǒng)應(yīng)包含一個(gè)流程設(shè)計(jì)器,操作人員可以繪制流程:定義流程執(zhí)行步驟(子活動(dòng)),以及各個(gè)活動(dòng)之間的順序關(guān)系和結(jié)構(gòu)關(guān)系(分支、聚合);描述流程和各個(gè)活動(dòng)的屬性;綁定每個(gè)活動(dòng)的執(zhí)行者;設(shè)定流程中需要處理的數(shù)據(jù)。

2.工作流引擎

工作流引擎負(fù)責(zé)流程解析和執(zhí)行,是整個(gè)工作流系統(tǒng)的核心,用于根據(jù)流程定義產(chǎn)生流程實(shí)例,并維護(hù)流程實(shí)例的運(yùn)行、狀態(tài)變更、任務(wù)分配等。

3.工作項(xiàng)列表

工作項(xiàng)列表用來(lái)描述參與者所需要處理的任務(wù)集。當(dāng)一個(gè)用戶(hù)需要查詢(xún)其當(dāng)前有哪些工作任務(wù)時(shí)就是通過(guò)工作項(xiàng)列表來(lái)處理的。

4.組織角色模型

在業(yè)務(wù)流程定義的過(guò)程中需要綁定活動(dòng)的參與者,在流程實(shí)例運(yùn)行過(guò)程中需要解析參與者,并為執(zhí)行人分配工作項(xiàng)。

圖1描述了一個(gè)工作流系統(tǒng)的組成結(jié)構(gòu),包括上述提及的流程定義、流程實(shí)例、工作流引擎和角色分配等各組成部分。

三、工作流在煙草OA系統(tǒng)的應(yīng)用

以工作流技術(shù)為支撐的OA系統(tǒng)對(duì)復(fù)雜辦公流程進(jìn)行梳理和抽象,按照既定義的活動(dòng)規(guī)則規(guī)范化流程運(yùn)轉(zhuǎn),這種基于工作流定義約束的運(yùn)行機(jī)制有利于推行規(guī)范化、制度化的管理理念,同時(shí),工作流技術(shù)提供的流程可定制性和“隨需應(yīng)變”的靈活性,打破了傳統(tǒng)辦公平臺(tái)一旦業(yè)務(wù)邏輯發(fā)生變化即需對(duì)原有系統(tǒng)進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)甚至重新開(kāi)發(fā)以適應(yīng)企業(yè)新需求,實(shí)現(xiàn)了對(duì)流程邏輯重定義和活動(dòng)參與者重設(shè)置的簡(jiǎn)單直觀的有效方式。

工作流技術(shù)作為一種業(yè)務(wù)過(guò)程建模和管理的核心技術(shù),可以靈活的與其他應(yīng)用系統(tǒng)結(jié)合,幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)有效的業(yè)務(wù)流程管理。隨著煙草行業(yè)的迅速發(fā)展和不斷壯大,煙草體制、組織機(jī)構(gòu)、職能定位、業(yè)務(wù)模式都發(fā)生了變化,其企業(yè)模式逐漸由傳統(tǒng)的層次職能型轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒坦芾硇?構(gòu)建一個(gè)基于煙草行業(yè)現(xiàn)有信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的辦公自動(dòng)化系統(tǒng),以通訊和協(xié)同操作、協(xié)調(diào)運(yùn)行為技術(shù)基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部的公文流轉(zhuǎn)、檔案管理、網(wǎng)上審批、通知、信息查詢(xún)與統(tǒng)計(jì)、綜合事務(wù)管理等功能。基于工作流技術(shù)的煙草辦公自動(dòng)化系統(tǒng)作為一個(gè)有效的信息通道,是各個(gè)職能部門(mén)進(jìn)行信息溝通和共享的便捷渠道,每個(gè)員工可以根據(jù)分配的權(quán)限獲取和自己相關(guān)的工作內(nèi)容,明確每一步的工作責(zé)任,或?qū)⒐ぷ黜?xiàng)流轉(zhuǎn)到下一級(jí)人員。此外,OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了文檔處理和文檔自動(dòng)歸檔功能,將文件歸檔從繁重的人工操作中解脫出來(lái)。近期,浙江煙草構(gòu)建基于OA平臺(tái)之上的數(shù)字化檔案館實(shí)現(xiàn)了強(qiáng)大的文件檢索功能,分配相應(yīng)權(quán)限的人員可以方便的查詢(xún)歷史文檔。

四、基于工作流技術(shù)的煙草OA系統(tǒng)的改進(jìn)

(一)Web服務(wù)作為企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理(BPM)的組成元件

傳統(tǒng)的企業(yè)信息管理通常依賴(lài)多個(gè)功能模塊以及模塊間特定的接口來(lái)整合實(shí)現(xiàn)一個(gè)相對(duì)完整的系統(tǒng)功能,這往往導(dǎo)致業(yè)務(wù)流程在開(kāi)發(fā)階段就被“固化”,不能很好地支持流程再造,一旦企業(yè)業(yè)務(wù)需要調(diào)整,使得原有系統(tǒng)無(wú)法滿(mǎn)足新的工作要求,需要進(jìn)行代價(jià)昂貴的二次開(kāi)發(fā)或重新開(kāi)發(fā),更重要的是企業(yè)在瞬息萬(wàn)變的市場(chǎng)環(huán)境下無(wú)法做出及時(shí)有效的反應(yīng),喪失寶貴的時(shí)間和資金競(jìng)爭(zhēng)力。

Web服務(wù)技術(shù)作為一種支持軟件重組的新興技術(shù),將具有標(biāo)準(zhǔn)化接口的服務(wù)作為自我描述構(gòu)件。通過(guò)將功能模塊和具體應(yīng)用程序分解成更小的構(gòu)件,并將這些構(gòu)件作為可以復(fù)用的web服務(wù),通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)web服務(wù)描述語(yǔ)言(WSDL)對(duì)服務(wù)進(jìn)行定義,并利用服務(wù)注冊(cè)與發(fā)布語(yǔ)言(UDDI)進(jìn)行發(fā)布,由其他使用者調(diào)用。現(xiàn)有的業(yè)務(wù)流程描述語(yǔ)言如BPEL,即可通過(guò)定義流程所要執(zhí)行的任務(wù)以及任務(wù)之間的關(guān)系、執(zhí)行條件等信息,采取靜態(tài)或動(dòng)態(tài)綁定相應(yīng)web服務(wù)來(lái)描述一個(gè)工作流程。Web服務(wù)獨(dú)立于特定的語(yǔ)言和開(kāi)發(fā)平臺(tái),其良好的封裝性、松散耦合性和高度組裝性,成為當(dāng)前實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理(BPM)的關(guān)鍵技術(shù),其與八九十年代成熟起來(lái)的工作流技術(shù)的良好結(jié)合成為構(gòu)建新一代企業(yè)信息系統(tǒng)的主流趨勢(shì)。

(二)面向系統(tǒng)管理員的工作流程運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)時(shí)圖形化監(jiān)控工具

工作流參考模型作為工作流管理聯(lián)盟提出的工作流管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)模型,包含工作流執(zhí)行服務(wù)、工作流引擎、流程定義工具、客戶(hù)端應(yīng)用、管理監(jiān)控工具等基本模塊?，F(xiàn)有的基于工作流技術(shù)的煙草OA系統(tǒng)缺少相應(yīng)的流程運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控工具,對(duì)流程運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中出現(xiàn)的流程實(shí)例掛起等異常缺乏相應(yīng)的診斷信息,導(dǎo)致對(duì)錯(cuò)誤的流程運(yùn)行追蹤起來(lái)非常困難。圖形化的流程監(jiān)控工具可以從工作流引擎中獲得各個(gè)流程實(shí)例的運(yùn)行狀態(tài),監(jiān)測(cè)正在執(zhí)行的任務(wù),及時(shí)捕獲異常的流程運(yùn)行并做出相應(yīng)的錯(cuò)誤處理操作。

五、結(jié)束語(yǔ)

本文以工作流技術(shù)理論和體系架構(gòu)為出發(fā)點(diǎn),介紹工作流技術(shù)在企業(yè)業(yè)務(wù)流程管理領(lǐng)域的重要支撐作用,并從實(shí)際出發(fā),探討了工作流技術(shù)在煙草辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中的應(yīng)用和實(shí)施情況,基于工作流的OA系統(tǒng)可依據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)需求靈活修改辦公業(yè)務(wù)流程,其良好的系統(tǒng)柔性和擴(kuò)展性極大的提高了協(xié)同辦公的工作效率,企業(yè)業(yè)務(wù)流程的自動(dòng)化和規(guī)范化運(yùn)轉(zhuǎn)降低了傳統(tǒng)人工操作出錯(cuò)概率,節(jié)省了企業(yè)運(yùn)作成本,有效的提高了煙草企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

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作者簡(jiǎn)介:

繆晶晶(1983-),女,漢族,浙江臺(tái)州人,碩士研究生,軟件設(shè)計(jì)師(中級(jí)),就職于浙江省煙草公司臺(tái)州市公司,主要研究方向:工作流技術(shù)、WEB服務(wù)、服務(wù)適配。