借助ＥＲＰ的集成平臺(tái)，完善企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制體系

丁傳云

摘要：ERP給企業(yè)帶來(lái)了前所未有的會(huì)計(jì)與業(yè)務(wù)一體化處理和實(shí)時(shí)監(jiān)控的優(yōu)越性以及管理的自動(dòng)化和數(shù)字化，在提高內(nèi)部控制效率和效果、降低控制成本等方面起到了積極的作用。企業(yè)的運(yùn)行和管理在一定程度上可以交給ERP系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行控制。本文就如何借助ERP的集成平臺(tái)，完善企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部控制體系這一問(wèn)題進(jìn)行了討論。

關(guān)鍵詞：ERP 集成平臺(tái) 企業(yè)集團(tuán) 內(nèi)部控制體系

ERP(Enterprise Resource Planning)企業(yè)資源計(jì)劃，即通過(guò)對(duì)企業(yè)的一切可以利用的資源(包括:資金、時(shí)間、人員、設(shè)備、材料、工具、能力、供應(yīng)商、協(xié)作廠商、分銷(xiāo)渠道、最終客戶(hù)等)進(jìn)行規(guī)劃、整合，以達(dá)到“人盡其能、物盡其用、財(cái)盡其值”的目標(biāo)。在ERP系統(tǒng)中，信息處理人員直接關(guān)注業(yè)務(wù)實(shí)施過(guò)程，同步完成業(yè)務(wù)事件的實(shí)時(shí)控制和數(shù)據(jù)記錄。在該系統(tǒng)中，信息和業(yè)務(wù)相結(jié)合，以事前預(yù)防和事中檢查為主、事后分析糾正為輔來(lái)控制過(guò)程和結(jié)果的風(fēng)險(xiǎn)，而不像傳統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)中，信息和業(yè)務(wù)相分離，主要通過(guò)對(duì)信息處理結(jié)果的事后糾正來(lái)略微減少業(yè)務(wù)過(guò)程風(fēng)險(xiǎn)的間接、被動(dòng)控制方式。

一、借助ERP集成平臺(tái)，完善事前、事中、事后控制

內(nèi)部控制是單位為了保證業(yè)務(wù)活動(dòng)的有效進(jìn)行、保護(hù)資產(chǎn)的安全和完整，保證會(huì)計(jì)資料的真實(shí)、合法、完整，由管理層和相關(guān)人員制定和實(shí)施的政策和程序。是預(yù)防、檢查和糾正風(fēng)險(xiǎn)程序的集合，也就是事前、事中和事后控制的集合，貫穿于企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的全過(guò)程，主要包括控制環(huán)境、會(huì)計(jì)系統(tǒng)和控制程序三要素。

在傳統(tǒng)的內(nèi)部控制條件下，會(huì)計(jì)系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)相分離，會(huì)計(jì)內(nèi)部控制系統(tǒng)著重關(guān)注了業(yè)務(wù)信息的可靠性、完整性和最終經(jīng)營(yíng)成果的有效性，而對(duì)業(yè)務(wù)操作是否符合規(guī)定程序、業(yè)務(wù)內(nèi)容是否合法、即時(shí)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)行為是否有效所進(jìn)行的控制，則需要在會(huì)計(jì)系統(tǒng)以外完成。以?xún)?nèi)部會(huì)計(jì)控制為主的內(nèi)部控制不能與業(yè)務(wù)信息處理融為一體，呈現(xiàn)的是獨(dú)立于業(yè)務(wù)活動(dòng)、事后分析和檢查性特征。傳統(tǒng)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)按天、周乃至月來(lái)采集和處理的滯后會(huì)計(jì)信息，與隨時(shí)隨地都可能進(jìn)行的實(shí)時(shí)控制之間，存在著不可調(diào)和的矛盾。會(huì)計(jì)人員既然不能直接關(guān)注全部業(yè)務(wù)過(guò)程，進(jìn)行事前預(yù)防和事中控制，對(duì)部分實(shí)際業(yè)務(wù)過(guò)程也就只能通過(guò)事后檢查來(lái)控制風(fēng)險(xiǎn)。

ERP集成平臺(tái)將傳統(tǒng)的內(nèi)部控制系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)流程、授權(quán)指令、檢測(cè)控制指標(biāo)、例外放行確認(rèn)等以流暢的IT模塊組合起來(lái)。內(nèi)部控制的三要素：控制環(huán)境、會(huì)計(jì)系統(tǒng)和控制程序在ERP中得到融合。既實(shí)現(xiàn)了業(yè)務(wù)規(guī)則執(zhí)行和信息采集合二為一的集成，也為事前預(yù)防、事中檢查和事后分析糾正三種控制的整合提供了可能。

例如企業(yè)集團(tuán)各部門(mén)所有成本費(fèi)用開(kāi)支，在發(fā)生之前就納入預(yù)算管理體系，在發(fā)生的當(dāng)時(shí)，費(fèi)用使用部門(mén)、審批、執(zhí)行與核算等各相關(guān)部門(mén)的職責(zé)權(quán)限與流程在系統(tǒng)中得到規(guī)范，任何超越權(quán)限、突破流程的作業(yè)都不可能發(fā)生，任何部門(mén)或個(gè)人的失職在系統(tǒng)中都被實(shí)時(shí)地記錄和反映。這種事前檢查和事中控制的功能極大的降低了傳統(tǒng)企業(yè)中的差錯(cuò)與舞弊可能性。

（一）事前預(yù)防

較為全面的ERP系統(tǒng)是全員參與、數(shù)量與價(jià)值量并存、集中各業(yè)務(wù)流程的模塊集成系統(tǒng)。一般以會(huì)計(jì)模塊為中心、銷(xiāo)售訂單為龍頭，集采購(gòu)、庫(kù)存、計(jì)劃、生產(chǎn)、檢驗(yàn)、出貨為一體，同步記錄各環(huán)節(jié)持續(xù)運(yùn)作的過(guò)程。在有資產(chǎn)數(shù)量顯示的界面，都可以錄入或通過(guò)IT技術(shù)計(jì)算獲取單價(jià)和金額信息。集團(tuán)公司上至總經(jīng)理、下至關(guān)鍵的崗位工人，如有必要都可以成為錄入、確認(rèn)、審核的ERP操作者。

ERP系統(tǒng)事前預(yù)防的意義首先在于經(jīng)濟(jì)活動(dòng)未經(jīng)授權(quán)不得發(fā)生，比如采購(gòu)入庫(kù)須有經(jīng)審批的采購(gòu)訂單作為上關(guān)聯(lián)，生產(chǎn)指令須經(jīng)主管確認(rèn)后倉(cāng)庫(kù)才可下推生成投料單等，其次在于在業(yè)務(wù)活動(dòng)發(fā)生、有關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)入數(shù)據(jù)庫(kù)之前，ERP將自動(dòng)檢查這些數(shù)據(jù)是否符合IT內(nèi)控既定的邏輯和控制標(biāo)準(zhǔn)，如是否超量超價(jià)采購(gòu)等，如不符合，業(yè)務(wù)處理可能被中斷，如果讓處理繼續(xù)下去，負(fù)責(zé)控制的某些人應(yīng)該得到例外通知。在某些情況下，可能會(huì)允許一些人凌駕于控制之上，但任何超越控制的行為應(yīng)該通知所有有關(guān)控制人員。這樣一來(lái)，只有數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、完整、合法，繼續(xù)處理也符合流程，相關(guān)數(shù)據(jù)才能被加入到數(shù)據(jù)庫(kù)中。

（二）事中檢查

集成化的ERP，系統(tǒng)在企業(yè)集團(tuán)內(nèi)部形成了一個(gè)全面的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，各種信息可以被有授權(quán)的人員方便的得到，為事中實(shí)時(shí)控制提供了可能。例如，對(duì)于銷(xiāo)售業(yè)務(wù)，不管管理人員身處公司何處，只要登陸ERP系統(tǒng)即可獲得如客戶(hù)信用、銷(xiāo)售訂單、生產(chǎn)完工進(jìn)度、裝運(yùn)憑單、應(yīng)收賬款（可包含已發(fā)貨未結(jié)算款）等各種需要重點(diǎn)控制的信息，實(shí)現(xiàn)對(duì)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)的全程跟蹤，實(shí)現(xiàn)事中檢查。

（三）事后分析糾正

與傳統(tǒng)環(huán)境相反，ERP系統(tǒng)更加注重事前的預(yù)防和事中的控制，將錯(cuò)誤消滅在萌芽狀態(tài)，其事后糾正的重要性己經(jīng)弱化，但事后經(jīng)濟(jì)分析的功能更加強(qiáng)大。因?yàn)樵趥鹘y(tǒng)環(huán)境下，相當(dāng)一部分控制手段在會(huì)計(jì)系統(tǒng)以外完成，而會(huì)計(jì)系統(tǒng)本身為維護(hù)賬戶(hù)之間的勾稽關(guān)系，以及為分類(lèi)數(shù)據(jù)又會(huì)進(jìn)行多次結(jié)轉(zhuǎn)，使得線(xiàn)索大量重復(fù)、彼此分割。高度集成整合的ERP系統(tǒng)，則為每一筆交易建立了單獨(dú)的電子線(xiàn)索，環(huán)環(huán)相扣的連接關(guān)系使原始業(yè)務(wù)的再現(xiàn)更為方便易行。例如，分析超期積壓存貨，可以從與存貨相連接的采購(gòu)、生產(chǎn)、銷(xiāo)售模塊獲取原始信息進(jìn)行比對(duì)，分析出積壓的原因（是原料采購(gòu)計(jì)劃超標(biāo)、生產(chǎn)品質(zhì)不合格還是客戶(hù)取消訂單等），以落實(shí)相關(guān)環(huán)節(jié)的責(zé)任，糾正今后的業(yè)務(wù)活動(dòng)。

二、借助ERP的集成平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)以會(huì)計(jì)人員為主的會(huì)計(jì)控制向全員參與的全面控制的轉(zhuǎn)變

傳統(tǒng)內(nèi)部控制系統(tǒng)中，財(cái)會(huì)部門(mén)是主要的內(nèi)部控制中心。而企業(yè)，不只是管理人員的企業(yè)，更是全體員工的企業(yè)。企業(yè)活動(dòng)需要董事會(huì)、管理階層和普通員工的共同合作和努力，而內(nèi)部控制更需全員合力、共同參與。因?yàn)槠髽I(yè)活動(dòng)通過(guò)全體員工的所作所為、一言一行完成，而內(nèi)部控制則是對(duì)企業(yè)全部員工劃分權(quán)責(zé)、規(guī)范言行的一種管理職能，后者是對(duì)前者質(zhì)量的一種保證。正如想要確保產(chǎn)品質(zhì)量，需要全程、全員、全面質(zhì)量管理一樣，內(nèi)部控制也是只有內(nèi)化到全體員工的所有業(yè)務(wù)活動(dòng)中才能發(fā)揮最大的糾偏作用。否則，不僅內(nèi)部控制經(jīng)營(yíng)目標(biāo)和規(guī)則目標(biāo)只能是紙上談兵、癡人說(shuō)夢(mèng)，就連信息目標(biāo)，甚至?xí)?jì)信息可靠性目標(biāo)，也將難以保證。

集成化的ERP系統(tǒng)最大好處就在于提供了全員參與內(nèi)部控制的平臺(tái)。企業(yè)各部門(mén)職員通過(guò)運(yùn)用ER阿P來(lái)了解業(yè)務(wù)控制點(diǎn)，參與企業(yè)管理，并可提出完善程序的建議。“只認(rèn)程序，不認(rèn)關(guān)系；只認(rèn)指令，不認(rèn)權(quán)勢(shì)?！逼髽I(yè)集團(tuán)就相當(dāng)于一個(gè)“透明的魚(yú)缸”，企業(yè)中任何人所做出的任何行為都可以很容易地從系統(tǒng)中被他人所知曉。因此，在實(shí)施集成化的ERP的企業(yè)集團(tuán)中只要設(shè)計(jì)好嚴(yán)格的控制機(jī)制，傳統(tǒng)道德風(fēng)險(xiǎn)和逆向選擇的控制問(wèn)題就能夠得到較好的解決。這樣不僅杜絕了“人情風(fēng)”、“交易風(fēng)”，同時(shí)也可以減輕企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的壓力，使他們把更多的精力集中到企業(yè)集團(tuán)的決策和制度的制定上來(lái)，不斷完善企業(yè)集團(tuán)的管理模式，把握企業(yè)集團(tuán)前進(jìn)的方向。

三、借助ERP的集成平臺(tái)，構(gòu)筑良好的信息溝通環(huán)境

隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，企業(yè)管理者往往抱怨自己面臨著毫無(wú)頭緒的多方面困擾:客戶(hù)服務(wù)水平差、生產(chǎn)成本難以控制、庫(kù)存資金占用多、銷(xiāo)售預(yù)測(cè)能力差、生產(chǎn)部門(mén)信息反饋不及時(shí)、生產(chǎn)管理水平低等。對(duì)大多數(shù)存在上述困擾的企業(yè)來(lái)講，問(wèn)題的實(shí)質(zhì)在于，企業(yè)的信息缺乏有效集成，導(dǎo)致內(nèi)部溝通不暢，溝通代價(jià)太高。

通過(guò)ERP系統(tǒng)為企業(yè)構(gòu)筑良好的信息與溝通平臺(tái)，便于企業(yè)管理者隨時(shí)掌握企業(yè)的運(yùn)作狀況，及時(shí)控制企業(yè)面臨的風(fēng)險(xiǎn)，優(yōu)化控制。利用ERP環(huán)境中各類(lèi)原始數(shù)據(jù)及時(shí)、完整、全面的優(yōu)點(diǎn)，企業(yè)管理者還可以研究設(shè)計(jì)各類(lèi)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分析報(bào)表，交由IT人員編制取值，企業(yè)管理者不必被動(dòng)等待各部門(mén)的信息反饋，而只要打開(kāi)并運(yùn)算ERP經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)分析報(bào)表就可以掌握相應(yīng)信息，及時(shí)做出應(yīng)對(duì)策略。

雖然ERP系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、修改和維護(hù)成本較高，且ERP中的IT技術(shù)不可能覆蓋所有內(nèi)部控制要點(diǎn)，有些控制功能仍然需要以傳統(tǒng)方式在系統(tǒng)外完成，但是，從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，作為一項(xiàng)不斷完善的ERP系統(tǒng)工程，其整個(gè)生命周期的運(yùn)行收

益是大于其投資成本和風(fēng)險(xiǎn)成本的。告別傳統(tǒng)控制模式，啟動(dòng)ERP企業(yè)資源計(jì)劃是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

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