企業(yè)合同管理效益之考量

陳　忠　杜鴻繼

[摘要] 在貫徹執(zhí)行上級合同管理文件及有關規(guī)定的過程中，合同管理工作應結合本企業(yè)的實際情況，制定相應的實施細則，切實抓好各項規(guī)章制度的落實，并按照“有所為、有所不為”的原則，注重把握防范經(jīng)營風險的關鍵環(huán)節(jié)，更好地為企業(yè)經(jīng)營活動提供法律服務。該文就這幾個方面進行了有益的探討。

[關鍵詞] 多經(jīng)企業(yè) 經(jīng)營活動 法律事務

近幾年來，福建鐵路投資發(fā)展總公司（以下簡稱福鐵投總）的合同管理工作能夠較好地執(zhí)行上級文件的有關規(guī)定，嚴格按照規(guī)范的程序?qū)徟贤?，在合同履行過程中能實時跟蹤管理，及時掌握合同履行動態(tài)，在各項經(jīng)營活動中，特別是重大經(jīng)營活動都能按合同約定正常履行，無發(fā)生一例合同糾紛案件，同時，歷史遺留的法律糾紛問題也得到妥善處理，多經(jīng)企業(yè)的合法權益得到充分維護，有力地保障了企業(yè)日常經(jīng)營活動的正常開展。

1 健全組織機構，重視合同管理

福鐵投總始終重視抓好合同管理工作，充分認識到合同管理工作在市場經(jīng)濟條件下，對企業(yè)經(jīng)營活動的重要意義，把合同工作當作對外經(jīng)濟協(xié)作活動的必備紐帶，作為企業(yè)管理的重要一環(huán)。要求各控股企業(yè)及投總本部各部門切實做好這項工作，根據(jù)本企業(yè)的實際情況，健全完善合同管理組織機構，配備專（兼）職合同管理員，保證合同管理各項工作落到實處。投總本部設有專職合同管理人員，各控股企業(yè)均設有兼職的合同管理人員。福鐵投總在總結以往合同管理工作經(jīng)驗的基礎上，有針對性地建立合同管理例會制度，專題討論合同的疑難問題及需要上報路局法律室審查的重要合同初審工作，大大加強了合同審查的力度。由于領導重視，組織機構健全，為做好合同管理工作創(chuàng)造了一個良好的條件。

2 完善管理制度，強化制度保證

根據(jù)南昌鐵路局及局多經(jīng)處有關合同管理辦法的文件精神，結合福鐵投總本部及所屬控股企業(yè)的實際，福鐵投總對合同管理組織、合同簽訂、合同專用章管理、合同結算、合同報表、合同檢查與考核等內(nèi)容進一步加以細化、明確。同時，強調(diào)了簽訂合同應遵循“謹慎原則”，嚴格履行“論證、會簽、審查、批準、蓋章”五道程序，對履行期限超過二年的各類合同審批程序也作了相應規(guī)定。以上這些規(guī)定，為多經(jīng)企業(yè)日常合同管理工作提供了操作依據(jù)，對防范經(jīng)營風險、規(guī)范經(jīng)營行為提供了制度保證。

3 嚴抓制度落實，確保規(guī)范操作

福鐵投總嚴格執(zhí)行上級合同管理部門的有關規(guī)定，做到合法經(jīng)營、規(guī)范管理，合同管理部門、合同承辦部門及合同中涉及的會簽部門都能較好地履行各自的職責。

3.1 合同簽訂

訂立合同前，合同主辦部門（經(jīng)辦人）負責對對方主體資格、履約能力、資信程度等基本情況的調(diào)查核實。簽訂重要合同，主辦部門預先進行可行性論證，并形成書面材料，召集合同管理、主辦、財務及有關業(yè)務部門共同研究分析，形成統(tǒng)一意見。對于重大的事項，由公司分管領導組織可行性論證。合同條款盡量由我方起草，爭取主動；重大合同事前請法律顧問參與；合同正式簽訂前，按規(guī)定報請路局法律室審查。

3.2 合同審查

嚴把合同審查關，對選定的項目及合作對象，合同主辦部門事前進行充分調(diào)查論證，并寫出書面調(diào)研報告，提交總經(jīng)理辦公會審議，集思廣益，集體決策。合同條款中所涉及的貨、款交付時機、數(shù)額等關鍵內(nèi)容，我方盡可能爭取主動，由對方先履行債務（義務）。正式簽訂合同前，執(zhí)行會簽制度，并按規(guī)定上報合同主管部門審查。

3.3 合同履行

合同主辦部門、財務部門堅持定期檢查、督促，及時掌握合同履行動態(tài)。合同主辦部門在合同履行期內(nèi)同合作方保持密切聯(lián)系，并從與對方有業(yè)務關聯(lián)的第三方那里，側面了解其經(jīng)營動態(tài)，發(fā)現(xiàn)對方輕微違約或部分不履行時，特別是貨、款交付時機、數(shù)額與合同約定不吻合時，及時采取應對措施。變更合同時，均依照法律、法規(guī)和合同管理辦法的規(guī)定，簽訂該合同的補充協(xié)議。當市場發(fā)生變化，需要調(diào)整交易價格時，雙方另行簽訂書面補充協(xié)議，確認后方可發(fā)貨。財務部門嚴格按照簽訂的合同條款辦理結算手續(xù)，保證資金流轉過程與合同約定的渠道、時機相吻合。

3.4 合同檔案管理

合同檔案管理是合同管理工作的一個重要組成部份，我們對合同檔案實行嚴格管理，要求主辦部門必須按規(guī)定時間將簽訂的合同文本及相關資料交合同管理部門，按編號整理歸檔，實行專人管理，注意保護商業(yè)機密，并按照上級文件要求，及時、準確上報季度（或半年度）的合同統(tǒng)計表。合同專用章實行使用登記制度，原則上由合同管理部門專人保管，對確需由合同主辦人攜帶合同專用章外出簽訂合同的，須辦理領取登記手續(xù)，注明使用范圍、時限、承辦人、批準人等事項。

4 把握關鍵環(huán)節(jié)，促進公司發(fā)展

為適應新形勢發(fā)展的需要，客觀上要求我們在合同管理措施上有所創(chuàng)新，善于從復雜的合同關系與交易鏈中把握問題的關鍵，做到“綱舉目張”，確保合同全面得到履行，更好地為企業(yè)經(jīng)營提供法律服務。

4.1 加強合同管理，確保資金安全

對商貿(mào)合同履行期限以一年為限，單筆商貿(mào)控制在1~2個月以內(nèi)全部完成。公司硬性規(guī)定，年底所有商貿(mào)資金必須回籠，這樣有利于檢驗對方的現(xiàn)金流狀況，確保資金安全。貨款年底沒有回籠的，次年全力追回貨款，不再與其再做商貿(mào)業(yè)務。這樣規(guī)定后，可以及時發(fā)現(xiàn)問題，在對方有償還能力時予以了結。到了年底，在確認資金及收益全部回籠后，第二年再重新簽訂合同。在合同簽訂時，我們還要求對方提供保證我方資金回籠安全的《承諾函》，以確保資金安全。公司還規(guī)定，根據(jù)合同約定超過1個月貨款未清的，必須向分管的副總經(jīng)理報告，并立即研究處理；超過2個月貨款未清的，必須向總經(jīng)理報告，由總經(jīng)理組織公司有關部門及時處理；超過3個月貨款未清的，由總經(jīng)理牽頭，組織法律顧問研究，依法追回貨款。切忌為顧及合作方的面子久拖不決，要搶在合作方有資金、有資產(chǎn)時抓緊了斷。

4.2 認真處置歷史遺留問題，減輕企業(yè)發(fā)展包袱

在2000年以前，原福州鐵路分局多經(jīng)企業(yè)累計問題資產(chǎn)數(shù)額較大，對此，我們進行了認真探討，采取了現(xiàn)金清償、股權轉讓、以物抵債、壞賬列銷、法律訴訟等的處理方式，先后處理了某鐵道大廈亂投資、亂借款、亂擔保的問題；積極參與某房產(chǎn)開發(fā)項目遺留問題的處理；認真參與處理某水泥廠擔保責任的問題，以較小的代價避免了重大損失；處理三家大酒店長年拖欠租金問題，通過采取協(xié)商及法律訴訟等手段收回歷年所欠租金；與某集團發(fā)生的商貿(mào)糾紛，歷經(jīng)多年多次法院審理，最終我方勝訴，減少了近千萬元的資金流失；采取專司清欠、追究責任等，收回其他欠款3000余萬元。在這些工作過程中，我們通過簽訂相關的合同，通過認真履行合同，取得了直接的經(jīng)濟效益。

5 進一步加強合同管理的思考

5.1 堅持抓好制度落實

5.1.1合同主辦人責任制度。合同簽訂前所涉及的項目可行性論證、對方資信調(diào)查工作、起草合同文本、確定交易方式、合同生效條件等基礎性工作，對合同能否得到全面履行起著決定性的作用。合同主辦人是合同最主要、最直接的承擔者，落實主辦人責任制不僅是必要的，而且是必須的。

5.1.2合同會簽制度。一般情況下，一份完整的合同都包括技術（業(yè)務）、財務、法律三個方面的內(nèi)容，任一方面存在問題都有可能導致糾紛的產(chǎn)生。通過執(zhí)行集體聯(lián)簽制度，可以有效彌補這個缺陷；同時，對加強廉政建設也起到促進作用。

5.1.3合同履行跟蹤制度。依法訂立的合同，對當事人具有法律約束力（《合同法》第八條規(guī)定）。但單憑法律約束力，仍不足以促使合同的全面履行，任一方的主觀因素或客觀因素（不可抗力）都可能造成合同被中止履行。合同訂立后，合同主辦人應當在相關部門的緊密配合下，對合同約定的權利義務的履行情況實時跟蹤。

5.2 建立和健全企業(yè)的合同管理體系

合同的管理體系包括組織機構和制度建設兩方面。組織機構是指企業(yè)要建立和健全合同的管理機構(包括專職機構和兼職機構)，使企業(yè)合同管理覆蓋企業(yè)的每個層次，延伸到各個角落。合同管理部門的主要職責是起到法律咨詢、合同評審、履約監(jiān)督的作用。制度建設首先是指, 企業(yè)要就合同管理全過程的每個環(huán)節(jié)，建立和健全具體的可操作的制度，使合同管理有章可循。這些環(huán)節(jié)包括：合同的洽談、草擬、評審、簽訂、責任分解、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止等。建立和健全企業(yè)的合同管理制度，必須根據(jù)我國的《合同法》和相關的法規(guī)，以及企業(yè)的實際情況?！逗贤ā肥墙▏詠?，特別是開放改革以來，合同管理經(jīng)驗教訓的總結，又是合同理論的實際運用?！逗贤ā返拇蠖鄶?shù)法律條文都可以納入企業(yè)合同管理制度之中。

5.3 正確處理合同管理與服務企業(yè)的關系

合同管理是手段，通過加強合同管理來防范經(jīng)營風險，為企業(yè)資金安全、合法權益不受侵害提供法律保障，最終目的是為了促進經(jīng)營。如果片面地強調(diào)防范風險，把合同管理蛻變?yōu)榻?jīng)營的障礙，顯然是本末倒置；反過來，如果為促進經(jīng)營、鼓勵交易，而無節(jié)制地放松合同管理的要求，給資金安全埋下隱患，其后果是十分可怕的。兩者之間既有矛盾，又是辯證的統(tǒng)一，相輔相成，合同管理必須為經(jīng)營服務，同時，經(jīng)營又必須要以資金安全，保證企業(yè)的合法權益不受侵害為前提。

5.4 合同管理工作要做到“有所為、有所不為”

鑒于不同的合同其潛在的風險程度不同，應當采取有差別的審查程序和防范力度，以最大可能地提高交易效率，促進經(jīng)營開發(fā)。例如：運輸代理合同，我方除了提供一定的勞務外，無需資金投入，并且掌握運力的主動權，承擔的風險較小，可以采用格式合同文本，不必重復審查，對對方的資信調(diào)查可適當降低要求；對南昌鐵路局管內(nèi)的各企業(yè)之間的常規(guī)性關聯(lián)交易合同也可簡化審查手續(xù)。而對重大合同，如涉外合同（含港、澳、臺）、對外長期投資（含股權轉讓）合同、標的金額較大的買賣合同、建設施工合同等，在合同糾紛案例中一直處于“領頭羊”位置，風險度極高，務必謹慎對待，嚴格按規(guī)定的程序執(zhí)行。

防范經(jīng)營風險的關鍵在于事前把關，履行過程中實時跟蹤、及時規(guī)避。當產(chǎn)生糾紛、雙方無法自我調(diào)和時，上法院“打官司”，無異于生病后，到醫(yī)院“看醫(yī)生”，應當視為不幸之事、無奈之舉。因此，風險防范不要過多地依賴于法律訴訟，更別指望通過“打贏官司”能給企業(yè)帶來額外經(jīng)濟效益。由于經(jīng)營風險是客觀存在的，因此，在正式訂立合同前，有必要對合同潛在的風險以及可能產(chǎn)生的后果進行合理評估，分析風險與效益的臨界點，為領導決策提供參考。企業(yè)應當以積極、穩(wěn)健的姿態(tài)參與市場交易，減少低級失誤，提高合同履約率，最大可能地促進交易量的增長，才是合同管理工作的終極目標。