新時代背景下中學檔案管理工作的困境及對策分析

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A

引言

在新時代背景下，檔案管理在組織發(fā)展中的戰(zhàn)略地位愈加突出。對中學而言，檔案不僅是記錄學校歷史的載體，還是支持學校管理決策、提高管理效率的重要工具?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出，要全面推進檔案治理體系建設，提升檔案治理效能，確保檔案利用服務達到新水平，檔案信息化建設再上新臺階，檔案科技創(chuàng)新實現(xiàn)新突破，為中學檔案的數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定了基礎。

在中學檔案管理工作中，傳統(tǒng)的以存儲為主的管理模式難以適應檔案信息化的需求，紙質(zhì)檔案與數(shù)字化檔案并存的狀態(tài)使得檔案資源的整合利用效率低下。因而研究新時代背景下中學檔案管理工作的困境及對策，有助于提升學校檔案管理的工作質(zhì)量，推動中學治理的現(xiàn)代化發(fā)展。

一、新時代背景下中學檔案管理工作的特點

1.檔案管理目標從靜態(tài)存儲向動態(tài)服務轉(zhuǎn)變

檔案管理是中學管理體系的重要組成部分，其目標隨著時代發(fā)展不斷演變。靜態(tài)存儲的傳統(tǒng)模式無法滿足現(xiàn)代學校對信息資源的高效利用的需求，在新時代背景下，檔案管理正逐步向動態(tài)服務轉(zhuǎn)變，為學校管理提供全方位的支持。傳統(tǒng)檔案管理強調(diào)存檔的完整性，忽視了檔案信息資源的深層次價值的開發(fā)。在新時代背景下，中學檔案被視為提高學校治理水平的重要基礎，其功能正逐步從“記錄保存”向“數(shù)據(jù)支撐”過渡。這種動態(tài)服務模式改變了檔案作為“靜態(tài)記錄”的傳統(tǒng)定位，使其成為服務于學校全面發(fā)展的戰(zhàn)略性工具，充分體現(xiàn)了檔案管理目標的時代性轉(zhuǎn)變。

2.檔案管理形式從紙質(zhì)檔案向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)型

檔案信息化的快速發(fā)展，推動中學檔案管理從傳統(tǒng)紙質(zhì)模式向數(shù)字化形式邁進。檔案信息的全面電子化建設，不僅是技術革新的要求，還是提高管理效率的重要途徑。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案因存儲空間有限、檢索效率低下，在面對大規(guī)模、多樣化的檔案需求時表現(xiàn)出明顯的局限性。數(shù)字化管理模式的引入，通過構建電子檔案數(shù)據(jù)庫和信息管理系統(tǒng)，能夠顯著提高檔案管理的效率和精度。在中學檔案管理中，數(shù)字化形式能夠?qū)熒畔?、學校事務等數(shù)據(jù)展開全面整合，通過分類檢索、高效調(diào)取滿足學校管理的多樣化需求。

3.檔案管理范圍從課程記錄擴展到全校事務

學校管理的多元化需求和現(xiàn)代治理體系的復雜性決定了檔案管理內(nèi)容必須全面、系統(tǒng)，以適應學校治理現(xiàn)代化的需要。在傳統(tǒng)管理模式中，檔案工作主要關注課程記錄、學生評價，覆蓋范圍較窄，缺乏對行政事務、校園文化、財務管理和師資隊伍等領域的全面記錄。在新時代背景下，中學檔案管理涵蓋的范圍更加廣泛，涉及行政管理檔案、基礎設施檔案、重大活動檔案和師生發(fā)展檔案等多維度內(nèi)容，呈現(xiàn)出系統(tǒng)性和整體性的特征。范圍的拓展使檔案管理不再僅限于單一的輔助功能，還逐步成長為服務于學校綜合事務的核心工具，彰顯中學檔案管理與學校治理深度融合的現(xiàn)實需求。

二、新時代背景下中學檔案管理工作的困境

1.檔案管理注重存儲，而輕視服務

中學檔案管理長期存在“重存儲，輕服務”的現(xiàn)象，導致檔案資源未能有效發(fā)揮服務功能。傳統(tǒng)管理模式過分強調(diào)檔案材料的完整性與存儲的安全性，忽視了檔案資源的動態(tài)開發(fā)與利用。檔案在學校日常管理和決策中的作用被弱化，存檔的目的主要限于履行行政任務和滿足上級檢查的要求。檔案信息資源的潛在價值未能被充分發(fā)掘，檔案服務功能無法適應學校治理現(xiàn)代化的需求。檔案的檢索和調(diào)用局限于人工操作，缺乏智能化支持，管理效率較低。學校管理者對檔案服務意識的薄弱，加劇了以檔案存儲為主的被動局面，阻礙了檔案作為數(shù)據(jù)決策支持工具的應用。

2.檔案管理責任界定不清晰

在中學檔案管理工作中，責任界定不清晰直接影響管理工作的規(guī)范性。檔案管理工作涉及部門多、層級復雜，具體職責分工未能明確，導致檔案工作缺乏系統(tǒng)性。部分學校對檔案管理的重視程度不足，將檔案工作作為附屬任務，責任落實流于形式。檔案管理人員在職責范圍內(nèi)權限不明，工作內(nèi)容涵蓋面廣且缺乏重點，導致在實際工作中職責推逶、管理失衡現(xiàn)象頻發(fā)。責任界定的不明確還表現(xiàn)為檔案管理各環(huán)節(jié)之間的銜接不暢，在歸檔、整理、存儲以及調(diào)用等環(huán)節(jié)中責任主體難以有效確認。檔案管理責任缺失導致檔案工作效率低下，工作質(zhì)量參差不齊，難以形成全校范圍內(nèi)的統(tǒng)一管理機制。

3.檔案管理規(guī)章落實不到位

檔案管理規(guī)章制度是中學檔案工作規(guī)范化的根本保障，其執(zhí)行效果直接決定管理水平。國家和地方制定的檔案管理規(guī)章制度未能在學校層面得到全面貫徹，制度的實際執(zhí)行效果大打折扣。部分學校檔案管理工作僅停留在紙面要求，缺乏具體落實的細化措施，制度執(zhí)行流于形式。學校內(nèi)部的檔案管理制度存在覆蓋范圍不足、操作性不強等問題，導致管理工作難以實現(xiàn)流程化和規(guī)范化。檔案管理規(guī)章的執(zhí)行監(jiān)督機制缺失，管理人員在工作中缺乏剛性約束力，管理過程的隨意性較大。檔案管理規(guī)章的執(zhí)行不到位使得檔案工作在實際操作中缺乏方向性，整體管理水平難以提升，學校檔案工作的基礎建設難以穩(wěn)步推進。

4.檔案管理信息化建設滯后

信息化建設滯后是制約中學檔案管理現(xiàn)代化的重要因素，部分學校檔案管理仍以傳統(tǒng)紙質(zhì)方式為主，數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設進展較慢，難以滿足現(xiàn)代化管理的需求。檔案數(shù)字化進程中的資源整合和系統(tǒng)開發(fā)不足，檔案信息化管理體系缺乏統(tǒng)一標準，造成信息孤島問題。學校檔案數(shù)字化建設的投人不足，導致軟硬件設備設施不完善，現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容性、穩(wěn)定性和功能性較弱，難以滿足復雜的檔案管理需求。信息化建設滯后還體現(xiàn)在檔案數(shù)字資源的開發(fā)利用不足，信息系統(tǒng)的功能局限性和管理人員的數(shù)字化能力不足限制了檔案資源的有效應用。信息化水平的不足使得檔案管理效率低下，難以支持學?，F(xiàn)代化治理的需求。

三、新時代背景下中學檔案管理工作的有效對策

1.構建以服務為導向的管理模式，強化中學檔案服務功能與價值挖掘

新時代中學檔案管理應從被動存儲向主動服務轉(zhuǎn)變，注重檔案資源的開發(fā)利用，為學校治理提供多維度支持。只有構建以服務為導向的管理模式，才能充分發(fā)揮檔案的潛在價值，助力學校發(fā)展。

首先，應全面梳理學校檔案資源，分類建立不同服務對象的檔案資源清單。中學檔案的服務對象包括學校管理者、教師、學生和家長等群體，資源梳理需根據(jù)不同對象的具體需求分類實施。對于管理者，需要整合政策檔案、行政檔案和數(shù)據(jù)分析報告，為學校決策提供依據(jù)；對于教師，應整合課程檔案和學生成績檔案，為教師工作提供支持；對于學生和家長，應梳理學籍檔案和成長檔案，為學生個人的發(fā)展提供參考。通過梳理資源，搭建多層次的檔案服務框架，確保不同群體的需求都能得到精準響應。

其次，設計檔案服務的操作流程，將服務理念融入具體環(huán)節(jié)。在資源清單的基礎上，明確服務流程的每一步，包括檔案的分類調(diào)用、信息提取和反饋跟蹤等。學校應配備服務窗口或在線平臺，專人負責接收服務需求，實施分級響應機制，對需求緊急程度實行標注，以便優(yōu)先滿足高優(yōu)先級的服務請求。

最后，建立檔案服務質(zhì)量評估與優(yōu)化機制，通過定期收集反饋信息，持續(xù)改進服務水平。學?？梢越M織服務滿意度調(diào)查，分析服務過程中存在的問題，優(yōu)化流程，升級技術支持，逐步完善服務模式。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析，識別服務中的薄弱環(huán)節(jié)，針對性地調(diào)整資源配置。通過服務質(zhì)量的持續(xù)評估與優(yōu)化，不斷完善以服務為導向的管理模式，使中學檔案管理工作展現(xiàn)更大價值。

2.細化檔案管理職責分工體系，明確中學檔案管理各崗位的責任邊界

檔案管理的規(guī)范性和高效性依賴于明確的崗位分工，只有細化檔案管理的職責體系，才能實現(xiàn)檔案管理工作的科學化、標準化和體系化。明確崗位責任邊界，有助于消除管理盲區(qū)，提高工作協(xié)同效率。

首先，根據(jù)中學檔案管理的全流程特點，設計具體崗位和職責分工。歸檔崗位需負責監(jiān)督檔案資料的提交和整理，確保數(shù)據(jù)的完整性；分類崗位需按規(guī)定標準對檔案內(nèi)容展開科學劃分；存儲崗位需負責檔案設施的維護和數(shù)據(jù)安全；服務崗位需面向?qū)W校內(nèi)外部提供檔案調(diào)取服務。各崗位需明確其工作目標、流程步驟和責任范圍，避免因崗位職責不清導致的推逶或遺漏。

其次，編制崗位職責清單和操作手冊，為檔案管理者提供標準化操作指引。職責清單需覆蓋檔案工作的所有環(huán)節(jié)，詳細說明每項任務的操作步驟、注意事項和完成標準，操作手冊需要定期更新，確保與最新政策和技術要求保持一致。崗位清單及手冊的發(fā)布須通過培訓和會議的方式向全體相關人員傳達，以確保職責分工得到全面了解。

最后，建立基于分工的責任追溯和評估體系，強化崗位責任落實。責任追溯體系通過檔案管理信息化平臺的記錄功能，實現(xiàn)操作過程的可查詢和可驗證；評估體系需制定量化考核指標，定期對各崗位的任務完成情況實行綜合評估。通過分工明確、責任清晰的體系化管理，檔案工作效率和質(zhì)量能夠?qū)崿F(xiàn)全面提升，推動中學檔案管理從碎片化操作向精細化體系全面邁進。

3.構建完善的規(guī)章制度體系，并通過健全的監(jiān)督機制保障其高效落地與切實執(zhí)行

中學檔案管理規(guī)章制度的執(zhí)行效果直接影響檔案工作的實際效能，建立科學完善的執(zhí)行監(jiān)督機制是保障規(guī)章有效實施的關鍵?！蛾P于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確提出要強化監(jiān)督管理職能，確保檔案法律法規(guī)的嚴格執(zhí)行，并通過多種方式提高制度的執(zhí)行力。

首先，建立檔案規(guī)章執(zhí)行的全流程監(jiān)督體系，以覆蓋規(guī)章實施的每個環(huán)節(jié)為目標，通過設計動態(tài)監(jiān)管方案，確保執(zhí)行全過程的可追溯性。學校要設立專門的檔案監(jiān)督小組，制定涵蓋歸檔、分類、調(diào)用以及存儲的具體操作標準，并在每一階段實行定期檢查和核驗。監(jiān)督內(nèi)容包括規(guī)章是否全面?zhèn)鬟_、是否嚴格落實到崗以及是否形成記錄存檔等，確保執(zhí)行體系的嚴密性。

其次，完善規(guī)章執(zhí)行的反饋機制，依托信息化手段對檔案管理過程中的問題展開實時監(jiān)測和反饋。結合《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》關于提升治理效能的要求，學校需要引入數(shù)字化管理工具，實現(xiàn)監(jiān)督工作的數(shù)據(jù)化和智能化。通過建立電子化檔案監(jiān)督平臺，記錄規(guī)章執(zhí)行的全過程，并通過分析關鍵數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)潛在的問題，為精準改進提供依據(jù)。

最后，構建規(guī)章執(zhí)行的考核與問責制度，將規(guī)章落實效果納入學校管理的績效評價體系。學校要依據(jù)規(guī)章執(zhí)行的實際效果制定科學合理的考核指標，對檔案管理工作實行多維度的綜合評估，并將考核結果與崗位獎懲掛鉤，強化制度的執(zhí)行力。對于未嚴格履行規(guī)章的部門或個人，應采取限期整改措施，并通過制度保障問責程序的公正性。

4.引入數(shù)字化技術和手段，大力推進中學檔案管理信息化建設

信息化建設是新時代中學檔案管理現(xiàn)代化的重要支撐，通過引入前沿技術，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的智能化、便捷化和高效化，全面提高管理水平。

首先，應構建一體化的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，將歸檔、存儲、檢索和調(diào)用等功能集成到統(tǒng)一平臺，實現(xiàn)檔案全生命周期的數(shù)字化管理。學校需根據(jù)《電子檔案管理辦法》的具體要求，設計符合校情的檔案數(shù)字化解決方案，統(tǒng)一檔案數(shù)據(jù)的格式標準與存儲規(guī)范。結合實際需求，采購專業(yè)檔案管理軟件，升級硬件設備設施，包括服務器、存儲設備設施和網(wǎng)絡安全系統(tǒng)，確保系統(tǒng)運行的穩(wěn)定性和安全性。

其次，分階段實施檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型。通過歸檔材料的數(shù)字化掃描、分類存儲與系統(tǒng)錄入，逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案。為確保數(shù)字化過程的高效實施，學校需制定詳細的數(shù)字化轉(zhuǎn)型時間表，優(yōu)先完成高頻使用檔案的數(shù)字化處理，隨后逐步覆蓋其他領域的檔案資源。在檔案錄人過程中，應采用人工審核與智能校對相結合的方式，確保數(shù)字化數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

最后，充分開發(fā)檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)共享與智能分析功能，實現(xiàn)檔案信息資源的高效利用。學校需要建立基于權限管理的檔案共享機制，為校內(nèi)外不同層級的使用者提供個性化的檔案服務。通過智能檢索功能，快速滿足用戶需求，并利用數(shù)據(jù)分析工具生成報告，為學校治理提供科學支持。通過系統(tǒng)建設，中學檔案管理的信息化水平將顯著提高，從而為學校治理現(xiàn)代化提供強大助力。

四、結語

新時代，中學檔案管理工作承擔著推動中學治理現(xiàn)代化和支持學校全面發(fā)展的重要任務。要以服務為導向，強化檔案資源的開發(fā)利用，充分發(fā)揮檔案在決策支持、學校管理中的價值。通過優(yōu)化管理模式、細化職責分工、完善規(guī)章執(zhí)行監(jiān)督體系以及推進數(shù)字化建設，能夠構建科學高效的檔案管理新格局，為學校管理提供強有力的保障，實現(xiàn)檔案管理在新時代的全面升級。

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作者單位：山東省煙臺第二中學