淺議建設(shè)工程檔案利用對(duì)工程項(xiàng)目成本控制的影響

中圖分類號(hào)：G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

建設(shè)工程項(xiàng)目是推動(dòng)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要引擎，其高質(zhì)量、高效益的實(shí)施離不開科學(xué)的成本管理。在建設(shè)工程管理實(shí)踐中，成本控制是一項(xiàng)系統(tǒng)性、復(fù)雜性極強(qiáng)的任務(wù)，涉及設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工以及結(jié)算等諸多環(huán)節(jié)，需要以完整和準(zhǔn)確的工程信息為依據(jù)。檔案作為工程項(xiàng)目活動(dòng)的真實(shí)記錄，蘊(yùn)含了豐富的成本管理信息，在工程成本的測(cè)算、監(jiān)控以及核算等方面發(fā)揮著不可替代的作用。然而，在實(shí)際工作中，檔案管理與成本控制往往各自為政，檔案信息未能得到充分利用，影響了項(xiàng)目成本目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。如何有效利用檔案信息資源，將其轉(zhuǎn)化為項(xiàng)目成本控制的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)和決策依據(jù)，已成為建設(shè)工程管理領(lǐng)域亟待解決的重要課題。

一、檔案信息：成本控制的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)

建設(shè)工程檔案是項(xiàng)自實(shí)施過(guò)程中形成的原始記錄，忠實(shí)記載了工程項(xiàng)目從投資決策、勘察設(shè)計(jì)、招標(biāo)投標(biāo)、合同管理、施工組織以及竣工驗(yàn)收到運(yùn)營(yíng)維護(hù)的全生命周期信息。這些檔案資料不僅包括了設(shè)計(jì)圖紙、施工方案以及合同協(xié)議等靜態(tài)文件，還涵蓋了工程變更、進(jìn)度款支付以及材料簽收等動(dòng)態(tài)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)?？梢哉f(shuō)，工程檔案是項(xiàng)目成本管理的信息寶庫(kù)，其完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性直接影響到成本控制的效果。從成本測(cè)算和成本核算的角度看，完整和準(zhǔn)確的工程檔案是編制概預(yù)算、確認(rèn)結(jié)算成本的基礎(chǔ)。設(shè)計(jì)文件和施工圖紙?zhí)峁┝斯こ添?xiàng)目的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)參數(shù)，是測(cè)算工程量的重要依據(jù)；施工合同、材料采購(gòu)合同等檔案則確定了人工、材料以及機(jī)械等生產(chǎn)要素的價(jià)格水平，是控制成本的關(guān)鍵標(biāo)尺?？梢?，只有基于真實(shí)、完整的檔案數(shù)據(jù)，才能準(zhǔn)確測(cè)算項(xiàng)目成本，客觀核實(shí)實(shí)際支出。從成本監(jiān)控和成本分析的視角看，及時(shí)、連續(xù)的檔案信息是實(shí)施動(dòng)態(tài)管控、及時(shí)糾偏的前提。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中，設(shè)計(jì)變更、技術(shù)核定以及索賠簽證等事項(xiàng)頻繁發(fā)生，動(dòng)態(tài)調(diào)整了項(xiàng)目的成本基線。如果這些信息不能實(shí)時(shí)歸集到檔案系統(tǒng)中，成本控制就可能偏離實(shí)際，監(jiān)控預(yù)警就可能滯后。相比年度財(cái)務(wù)報(bào)表等事后數(shù)據(jù)，連續(xù)性的過(guò)程檔案能夠更加動(dòng)態(tài)、全面地反映成本執(zhí)行狀況，是開展偏差分析、優(yōu)化資源配置的利器

綜上所述，工程檔案不僅是項(xiàng)目成本控制的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，還是成本管理的信息寶庫(kù)。檔案質(zhì)量的高低，直接關(guān)系成本測(cè)算的準(zhǔn)確性、成本核算的客觀性以及成本監(jiān)控的及時(shí)性和成本分析的有效性。因而充分認(rèn)識(shí)檔案信息的基礎(chǔ)性作用，切實(shí)加強(qiáng)工程檔案的規(guī)范化管理，提高檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性和及時(shí)性，是強(qiáng)化項(xiàng)目成本控制的首要任務(wù)和基礎(chǔ)性工作。

二、檔案利用：成本控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

1.前期規(guī)劃：估算與預(yù)算的精準(zhǔn)指導(dǎo)

建設(shè)工程項(xiàng)目前期策劃階段，是確立項(xiàng)目投資目標(biāo)和制定成本管理策略的關(guān)鍵時(shí)期。這一階段的核心任務(wù)是編制可行性研究報(bào)告和初步設(shè)計(jì)概算，為項(xiàng)目決策提供可靠依據(jù)。高質(zhì)量的可研報(bào)告和概算文件，必須以翔實(shí)的歷史數(shù)據(jù)和科學(xué)的測(cè)算方法為基礎(chǔ)，這就需要充分利用工程檔案信息資源，借鑒以往類似項(xiàng)目的成本管理經(jīng)驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)對(duì)新項(xiàng)目成本的精準(zhǔn)估測(cè)和優(yōu)化控制。

首先，工程檔案是前期成本策劃的重要信息源。通過(guò)系統(tǒng)采集、整理和分析以往項(xiàng)目的檔案數(shù)據(jù)，包括可行性研究報(bào)告、初步設(shè)計(jì)文件、工程量清單、招標(biāo)文件以及合同協(xié)議等，可以全面了解類似工程的設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)、建設(shè)規(guī)模、工藝路線以及成本水平等關(guān)鍵信息。在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用類比估算、參數(shù)估算等方法，并結(jié)合擬建項(xiàng)目的具體情況，就可以科學(xué)測(cè)度項(xiàng)目的投資規(guī)模和成本構(gòu)成，編制出切合實(shí)際的可研估算和設(shè)計(jì)概算。

其次，前期策劃階段的檔案利用，不僅為投資決策提供了數(shù)據(jù)支撐，還為優(yōu)化成本管理策略提供了經(jīng)驗(yàn)借鑒。通過(guò)對(duì)比分析同類項(xiàng)目的成本構(gòu)成和變化趨勢(shì)，可以發(fā)現(xiàn)影響成本的關(guān)鍵因素，識(shí)別潛在的成本節(jié)約空間。在此基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地制定成本控制策略，如優(yōu)化設(shè)計(jì)方案、嚴(yán)控設(shè)計(jì)變更以及加強(qiáng)施工組織管理等，進(jìn)而在源頭把控項(xiàng)目成本。實(shí)踐證明，越是重視前期策劃，越是注重檔案利用，越能實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目成本的精準(zhǔn)預(yù)測(cè)和有效引導(dǎo)。

2.實(shí)施過(guò)程：監(jiān)控與分析的實(shí)時(shí)利器

建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施階段，是項(xiàng)目成本支出的高峰期，也是成本控制的關(guān)鍵期。這一階段，隨著設(shè)計(jì)深化、材料采購(gòu)、設(shè)備安裝以及分包簽約等項(xiàng)目活動(dòng)的開展，大量的成本動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)不斷產(chǎn)生，并以合同文本、技術(shù)文件以及業(yè)務(wù)單據(jù)等形式匯集檔案管理系統(tǒng)中。如何有效整合和利用這些動(dòng)態(tài)檔案數(shù)據(jù)，建立實(shí)時(shí)的成本監(jiān)控和預(yù)警機(jī)制，是項(xiàng)目成本管理的核心課題。

首先，工程實(shí)施階段的檔案數(shù)據(jù)具有動(dòng)態(tài)性、連續(xù)性和多樣性的特點(diǎn)。其中既有反映成本支付的會(huì)計(jì)憑證、銀行對(duì)賬單等財(cái)務(wù)檔案，也有體現(xiàn)工程進(jìn)度的施工日志、監(jiān)理通知等管理檔案，還有記錄工程變更的技術(shù)核定單和簽證單等合同檔案。只有將這些多源異構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)實(shí)行系統(tǒng)歸集和實(shí)時(shí)傳輸，建立動(dòng)態(tài)的成本數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，才能做到對(duì)項(xiàng)目成本的全方位感知和實(shí)時(shí)跟蹤。

其次，基于實(shí)施過(guò)程檔案的動(dòng)態(tài)成本數(shù)據(jù)，可以開展即時(shí)的成本監(jiān)控和偏差預(yù)警。通過(guò)對(duì)比分析當(dāng)期發(fā)生數(shù)與計(jì)劃值的差異，計(jì)算成本和進(jìn)度偏差指標(biāo)，管理者可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)成本超支和進(jìn)度失控等問(wèn)題，并研判其原因，采取針對(duì)性的糾偏措施。相比事后的財(cái)務(wù)核算數(shù)據(jù)，動(dòng)態(tài)的過(guò)程檔案能夠更加及時(shí)、全面地反映成本執(zhí)行狀況，為成本控制決策提供了可靠依據(jù)。此外，隨著數(shù)字化管理理念的深人應(yīng)用，以檔案為載體的大數(shù)據(jù)分析技術(shù)在工程成本控制領(lǐng)域得到廣泛應(yīng)用。通過(guò)對(duì)設(shè)計(jì)變更、技術(shù)簽證、物資采購(gòu)以及合同預(yù)付等過(guò)程檔案數(shù)據(jù)實(shí)行關(guān)聯(lián)分析和深度挖掘，可以客觀評(píng)價(jià)成本控制的績(jī)效水平，揭示成本變動(dòng)的內(nèi)在規(guī)律，并據(jù)此優(yōu)化資源配置，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)自成本管理的動(dòng)態(tài)優(yōu)化和精細(xì)化。這種融合檔案管理與數(shù)據(jù)分析的創(chuàng)新實(shí)踐，正在成為工程企業(yè)提高成本管控水平的利器。

3.竣工結(jié)算：核算與考核的可靠依據(jù)

建設(shè)工程竣工結(jié)算是項(xiàng)目成本管理的最后一道關(guān)口，是確認(rèn)項(xiàng)目收益與考核成本績(jī)效的重要環(huán)節(jié)?？⒐そY(jié)算的核心在于以完整、準(zhǔn)確的檔案資料為依據(jù)，客觀計(jì)量工程實(shí)物量，準(zhǔn)確計(jì)算竣工款項(xiàng)，全面評(píng)價(jià)工程質(zhì)量?？梢哉f(shuō)，竣工結(jié)算是對(duì)項(xiàng)目檔案管理成效的最終檢驗(yàn)，檔案的完整性、規(guī)范性和準(zhǔn)確性直接決定了結(jié)算工作的效率和質(zhì)量。

一是工程竣工結(jié)算涉及設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理以及材料設(shè)備供應(yīng)等諸多方面，需要匯集和查驗(yàn)大量的原始檔案?？⒐D、工程變更洽商記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、材料檢測(cè)報(bào)告以及設(shè)備調(diào)試報(bào)告等，都是確認(rèn)工程量和質(zhì)量的關(guān)鍵憑證。只有通過(guò)系統(tǒng)梳理和交叉印證這些檔案，嚴(yán)格對(duì)比合同條款和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，才能準(zhǔn)確計(jì)算實(shí)際完工數(shù)量，客觀評(píng)判是否符合質(zhì)量要求，并在此基礎(chǔ)上據(jù)實(shí)計(jì)算工程款項(xiàng)。反之，如果檔案資料缺失和錯(cuò)漏百出，結(jié)算依據(jù)就難以成立，項(xiàng)目各方的利益訴求就難以客觀衡量，由此引發(fā)的糾紛和損失在所難免。

二是從管理的角度看，竣工結(jié)算不僅是對(duì)已完工作的價(jià)款確認(rèn)，還是對(duì)成本控制績(jī)效的最終考核。通過(guò)對(duì)比結(jié)算價(jià)與合同價(jià)、對(duì)比竣工圖與施工圖以及對(duì)比實(shí)際造價(jià)與概預(yù)算，可以分析成本節(jié)超的原因，評(píng)價(jià)成本管理的優(yōu)劣，為后續(xù)項(xiàng)目提供經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)。這種事后的績(jī)效評(píng)價(jià)和反饋改進(jìn)，同樣離不開完整、系統(tǒng)的工程檔案。檔案資料的缺失或混亂，不僅影響結(jié)算工作的開展，還會(huì)阻礙成本管理經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)提煉，對(duì)組織的成本管理能力提升產(chǎn)生負(fù)面影響。

三、優(yōu)化利用：提升成本控制的新思路

1.數(shù)字化轉(zhuǎn)型：智能檔案的無(wú)限潛力

隨著數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代的來(lái)臨，數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為各行各業(yè)謀求變革發(fā)展的戰(zhàn)略選擇。對(duì)于建設(shè)工程檔案管理而言，數(shù)字化轉(zhuǎn)型不僅意味著檔案載體形式的變革，還意味著管理模式和利用方式的根本性重構(gòu)。通過(guò)數(shù)字化采集、智能化識(shí)別等技術(shù)手段，可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案快速轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的信息資源。將工程圖紙、合同文本和現(xiàn)場(chǎng)照片等非結(jié)構(gòu)化檔案，與成本臺(tái)賬和進(jìn)度報(bào)表等結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)實(shí)行關(guān)聯(lián)融合，建成集中統(tǒng)一的工程大數(shù)據(jù)資源庫(kù)。在此基礎(chǔ)上，運(yùn)用云計(jì)算與大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)，對(duì)工程數(shù)據(jù)展開多維度、跨系統(tǒng)的實(shí)時(shí)檢索、深度挖掘和關(guān)聯(lián)分析，并結(jié)合可視化展示工具，建立智能化的檔案管理和利用平臺(tái)。這種創(chuàng)新的數(shù)字化解決方案，能夠顯著提高檔案資源的管理效率和使用價(jià)值，并由此開創(chuàng)精細(xì)化工程成本管控的新局面。一方面，數(shù)字化檔案打破了傳統(tǒng)檔案管理的時(shí)空界限，使得檔案信息的獲取和共享更加便捷高效。項(xiàng)目管理人員可以隨時(shí)隨地調(diào)閱所需的圖紙文件、過(guò)程資料，極大地縮短了信息查找的時(shí)間，提高了成本異常的響應(yīng)速度。另一方面，海量工程檔案數(shù)據(jù)的關(guān)聯(lián)分析，能夠揭示工程成本變化的內(nèi)在規(guī)律和長(zhǎng)期趨勢(shì)，并智能預(yù)警成本風(fēng)險(xiǎn)、優(yōu)化資源配置，從而實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目成本的動(dòng)態(tài)平衡與持續(xù)優(yōu)化?？梢灶A(yù)見，隨著人工智能、區(qū)塊鏈等新興技術(shù)與工程數(shù)據(jù)的進(jìn)一步融合，智慧檔案必將進(jìn)一步拓展成本管控的新邊界，創(chuàng)造更大的應(yīng)用價(jià)值。

2.標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)：規(guī)范利用的制度保障

工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，是充分發(fā)揮檔案在項(xiàng)目成本控制中作用的制度保障。只有建立科學(xué)、規(guī)范以及統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)體系，明確檔案收集、整理、移交以及利用等環(huán)節(jié)的基本要求，才能從根本上確保工程檔案的真實(shí)性、完整性、可用性和安全性，從而為項(xiàng)目成本核算、分析以及監(jiān)控等管理活動(dòng)提供高質(zhì)量的信息支撐。

構(gòu)建完備的工程檔案標(biāo)準(zhǔn)化體系，需要從檔案形成到利用的全過(guò)程入手，綜合考慮各參建主體的責(zé)任分工和業(yè)務(wù)需求。一方面，要制定可操作的檔案收集、整理規(guī)范，明確施工、監(jiān)理以及建設(shè)等各方的檔案報(bào)送義務(wù)，細(xì)化圖紙、合同以及票據(jù)等不同類型檔案的組卷要求，確保檔案資料的齊全和規(guī)范。另一方面，要建立檔案移交、借閱和利用的標(biāo)準(zhǔn)化流程，界定檔案查閱權(quán)限和保密責(zé)任，嚴(yán)格控制檔案的調(diào)用和外借，并通過(guò)信息化手段加強(qiáng)全過(guò)程的痕跡化管理，確保檔案利用全程可追溯、有跡可查。

第二，信息化是加快檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的重要手段。制定統(tǒng)一的工程檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和系統(tǒng)接口規(guī)范，是實(shí)現(xiàn)多系統(tǒng)互聯(lián)互通、各專業(yè)協(xié)同聯(lián)動(dòng)的關(guān)鍵所在。通過(guò)構(gòu)建基于統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息共享平臺(tái)，將設(shè)計(jì)、施工、材料以及成本等業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)歸集，并與相關(guān)檔案展開關(guān)聯(lián)，就能夠形成完整、準(zhǔn)確以及實(shí)時(shí)的項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫(kù)，從而為成本測(cè)算、核算和控制等管理決策提供更加及時(shí)和全面的數(shù)據(jù)支持。

3.人才隊(duì)伍建設(shè)：專業(yè)素養(yǎng)的持續(xù)提升

建設(shè)高素質(zhì)、專業(yè)化的工程檔案管理隊(duì)伍，是全面提高檔案管理水平、充分發(fā)揮檔案在工程項(xiàng)目成本控制中作用的根本保證。隨著工程建設(shè)日益專業(yè)化和信息化，對(duì)檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和專業(yè)能力提出了更高要求。檔案工作已經(jīng)從單一的文件管理，發(fā)展為綜合性的信息資源管理，要求檔案人員不僅要精通檔案專業(yè)知識(shí)，還要熟悉工程管理的業(yè)務(wù)流程，掌握信息技術(shù)的應(yīng)用技能，具備數(shù)據(jù)分析和價(jià)值挖掘的創(chuàng)新意識(shí)。

首先，建設(shè)與時(shí)俱進(jìn)的檔案人才隊(duì)伍，需要從人才培養(yǎng)、選拔和激勵(lì)等方面系統(tǒng)發(fā)力。一方面，要與高校合作，加強(qiáng)檔案學(xué)專業(yè)人才的培養(yǎng)力度，促進(jìn)檔案教育與工程管理、信息技術(shù)等多學(xué)科交叉融合，為行業(yè)輸送既懂專業(yè)、又懂管理的復(fù)合型人才；另一方面，要?jiǎng)?chuàng)新檔案人才的選拔機(jī)制，將工程管理經(jīng)驗(yàn)、信息化應(yīng)用能力等作為重要遴選標(biāo)準(zhǔn)，優(yōu)化檔案隊(duì)伍的專業(yè)結(jié)構(gòu)和知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)，要完善檔案人員的培訓(xùn)體系和職業(yè)發(fā)展通道，有計(jì)劃地開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)和繼續(xù)教育，營(yíng)造尊重知識(shí)、尊重人才的良好氛圍，充分調(diào)動(dòng)檔案人員的積極性和創(chuàng)造性。

其次，高水平的檔案隊(duì)伍建設(shè)，還需要加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)同配合。應(yīng)建立檔案管理部門與施工管理、財(cái)務(wù)核算及合約管理等業(yè)務(wù)部門的定期交流機(jī)制，組織開展檔案業(yè)務(wù)與工程專業(yè)的互訓(xùn)互學(xué)，推動(dòng)檔案管理與項(xiàng)目管理、成本管理的一體化融合。通過(guò)專業(yè)部門間的協(xié)同互動(dòng)、知識(shí)互補(bǔ)，檔案人員能夠更好地了解工程建設(shè)的業(yè)務(wù)特點(diǎn)和管理需求，工程管理人員也能夠深化對(duì)工程檔案價(jià)值的認(rèn)知，由此形成檔案利用與成本控制的良性互動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案人才效能的最大化發(fā)揮。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，檔案信息是工程項(xiàng)目成本控制的重要依據(jù)，檔案利用貫穿項(xiàng)目成本控制的全過(guò)程。高質(zhì)量的檔案信息是成本控制的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，前期規(guī)劃、實(shí)施過(guò)程以及竣工結(jié)算等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案利用，對(duì)成本控制的精準(zhǔn)實(shí)施至關(guān)重要。未來(lái)，需要在數(shù)字化轉(zhuǎn)型、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)等方面持續(xù)發(fā)力，不斷創(chuàng)新檔案利用的模式和路徑，充分釋放檔案的潛在價(jià)值，切實(shí)發(fā)揮檔案管理在工程項(xiàng)目成本控制中的戰(zhàn)略作用。本文的研究，對(duì)于推動(dòng)建設(shè)工程檔案事業(yè)與成本管理實(shí)踐的深度融合，具有重要的理論價(jià)值和實(shí)踐意義。

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作者單位：山東省淄博市淄川區(qū)公用事業(yè)服務(wù)中心