論如何提高檔案管理工作水平

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案管理工作作為管理工作的重要組成部分之一，在管理中占據(jù)舉足輕重的地位，加強(qiáng)檔案管理工作，是提高工作效率、實(shí)現(xiàn)教學(xué)改革的前提和基礎(chǔ)，亦是衡量教育教學(xué)水平的重要指標(biāo)。由于受各項(xiàng)因素的影響，檔案管理工作在具體落實(shí)階段依然存在諸多問(wèn)題，使得其無(wú)法達(dá)到預(yù)期效果。因而本文深入探究如何提高檔案管理工作水平具有一定的現(xiàn)實(shí)意義。

一、檔案管理工作的定義

檔案管理工作是指對(duì)在教學(xué)、科研和管理等活動(dòng)中形成的各類文件資料的收集、整理、保存、利用和銷毀的全過(guò)程管理，主要包括紙質(zhì)文件和電子文件。檔案管理工作的核心目的是確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、安全和有效利用，為的教學(xué)、科研和管理提供有力支持。檔案管理工作的內(nèi)容主要包括學(xué)生檔案管理、教師檔案管理、教學(xué)檔案管理、行政檔案管理、檔案信息化建設(shè)以及檔案室管理等內(nèi)容。檔案管理工作是管理工作的重要組成部分，需要檔案管理人員具備高度的責(zé)任心和專業(yè)能力，確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確和有效利用。

二、提高檔案管理工作水平的必要性

1.促進(jìn)管理科學(xué)化

在檔案管理過(guò)程中，需積極引入現(xiàn)代化管理工具和方法，如電子檔案系統(tǒng)和自動(dòng)化處理流程，保障管理決策基于最新、最準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)和信息?，F(xiàn)代化管理在一定程度上提高了管理效率，也保證了決策的科學(xué)性和前瞻性。例如，當(dāng)需要制訂新的教學(xué)計(jì)劃或評(píng)估教學(xué)效果時(shí)，能夠迅速?gòu)臋n案中提取過(guò)往的教學(xué)資料和學(xué)生反饋，為決策提供有力支持。

2.保障檔案信息的安全和完整

檔案包含學(xué)生的個(gè)人資料、成績(jī)記錄、教師的教學(xué)檔案以及的行政文件等重要信息。這些信息如果不加以管理和保存，一旦被泄露或遭到破壞，會(huì)嚴(yán)重侵害個(gè)人隱私，還會(huì)對(duì)的聲譽(yù)和運(yùn)營(yíng)帶來(lái)不可估量的負(fù)面影響。因而建立嚴(yán)格的檔案管理制度和安全措施，如加密技術(shù)、訪問(wèn)權(quán)限控制和定期備份等，是確保檔案安全和完整的關(guān)鍵。

3.提高檔案利用效率和服務(wù)質(zhì)量

檔案管理是對(duì)文件的存儲(chǔ)和保管，更重要的是能夠?yàn)閹熒峁┍憬荨⒏咝У臋n案查詢和利用服務(wù)。通過(guò)建立完善的檔案檢索系統(tǒng)，結(jié)合友好的用戶界面和專業(yè)的服務(wù)人員，保證師生在需要時(shí)能夠迅速找到所需的檔案資料。并且，檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和服務(wù)態(tài)度也直接影響檔案服務(wù)的質(zhì)量，其需要具備良好的溝通能力和專業(yè)知識(shí)，以便更好地理解師生的需求，提供個(gè)性化的服務(wù)。

三、檔案管理工作中存在的問(wèn)題

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠

檔案管理工作是行政管理的重要組成部分，理應(yīng)受到領(lǐng)導(dǎo)的重視。然而，在實(shí)際工作中，受傳統(tǒng)管理理念的影響，有的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作缺乏重視，使得檔案管理工作在具體落實(shí)階段存在諸多問(wèn)題。由于領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的重視程度不足，使得檔案管理工作得不到足夠的資源支持，導(dǎo)致資金投入不足、設(shè)備設(shè)施陳舊以及專業(yè)人員配備不足等問(wèn)題，使得檔案的管理、保存和檢索等工作無(wú)法有效開(kāi)展，嚴(yán)重影響檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性。并且，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的不重視，也會(huì)影響教師和學(xué)生對(duì)檔案的重視程度，使其對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，不重視檔案資料的及時(shí)歸檔和準(zhǔn)確記錄，甚至可能出現(xiàn)檔案資料丟失、損壞的情況。

2.缺乏健全的規(guī)章制度

目前，有的由于對(duì)檔案管理工作缺乏重視，未能為該項(xiàng)管理工作制定相應(yīng)的規(guī)章制度，導(dǎo)致檔案管理的隨意性和不規(guī)范性。由于沒(méi)有明確的管理規(guī)范和操作流程，檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用等環(huán)節(jié)往往缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案管理工作難以形成有效的監(jiān)督和控制機(jī)制。例如，檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致同一類別的檔案在不同時(shí)間或不同人員手中可能被歸入不同的類別，嚴(yán)重影響檔案的檢索效率和準(zhǔn)確性。同時(shí)，規(guī)章制度的缺失使得檔案管理人員在工作中缺乏明確的指導(dǎo)和依據(jù)。檔案管理人員不清楚自己的職責(zé)范圍或者在處理檔案時(shí)缺乏必要的操作規(guī)范，影響檔案管理的質(zhì)量，增加檔案遺失、損壞或被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。并且，沒(méi)有明確的檔案收集和更新機(jī)制，一些重要的檔案資料被遺漏或者檔案信息未能及時(shí)更新，直接影響檔案的使用價(jià)值和參考價(jià)值。例如，學(xué)生檔案中缺少重要的成績(jī)記錄、獎(jiǎng)懲記錄或者教師檔案中缺少教學(xué)評(píng)估和培訓(xùn)記錄等，都會(huì)對(duì)的教育教學(xué)管理造成不利影響。

3.檔案管理信息化水平低

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理信息化已成為提高檔案管理水平的重要途徑。但是，目前許多高中檔案管理信息化水平仍然較低，一是檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)滯后。一些尚未建立完善的電子檔案管理系統(tǒng)，檔案信息無(wú)法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化存儲(chǔ)和管理，影響檔案的檢索和利用效率。并且，由于缺乏必要的硬件設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)支持，檔案管理人員在開(kāi)展檔案信息化處理時(shí)面臨諸多困難；二是檔案信息資源的整合和共享程度不足。缺乏統(tǒng)一的檔案信息管理平臺(tái)，不同部門(mén)之間的檔案信息難以實(shí)現(xiàn)有效整合和共享，加之檔案信息的開(kāi)放程度較低，存在檔案資源重復(fù)建設(shè)和浪費(fèi)，師生在查詢和利用檔案時(shí)面臨諸多限制等問(wèn)題。

4.工作人員綜合能力有待提高

目前，許多檔案管理人員的專業(yè)能力還有待提高。一是檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平參差不齊。一些管理人員缺乏系統(tǒng)的檔案管理培訓(xùn)，對(duì)檔案管理的基本原則和方法不夠熟悉，在實(shí)際工作中出現(xiàn)操作錯(cuò)誤或效率低下的情況；二是檔案管理人員對(duì)新技術(shù)、新方法的掌握程度不夠，難以適應(yīng)檔案管理信息化的要求。例如，對(duì)于電子檔案系統(tǒng)的使用和維護(hù)，部分檔案管理人員缺乏足夠的技能和經(jīng)驗(yàn)，影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程；三是檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)和溝通能力有待加強(qiáng)。在為師生提供檔案查詢和利用服務(wù)時(shí)，由于檔案管理人員缺乏耐心和熱情，不能很好地理解用戶的需求，使得服務(wù)質(zhì)量不高。

四、提高檔案管理工作水平的有效途徑

1.提高領(lǐng)導(dǎo)重視度，樹(shù)立正確的檔案觀

檔案管理是教育管理工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性、系統(tǒng)性工作，其關(guān)系歷史資料的完整保存，還關(guān)系教育教學(xué)質(zhì)量的提升和管理水平的提高。因而需重視檔案管理工作，提高其管理水平。一是領(lǐng)導(dǎo)層必須提高對(duì)檔案管理工作的重視程度。領(lǐng)導(dǎo)的重視是檔案管理工作得以順利開(kāi)展的前提。領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)將檔案管理工作納入整體發(fā)展規(guī)劃，確保檔案管理工作的地位和作用得到充分認(rèn)識(shí)。為此，可以定期召開(kāi)檔案管理工作會(huì)議，研究解決檔案管理中的重大問(wèn)題，為檔案管理工作提供必要的政策支持和資源保障；二是領(lǐng)導(dǎo)和全體教職員工應(yīng)樹(shù)立正確的檔案觀。檔案不僅是歷史資料的堆砌，還是教育教學(xué)活動(dòng)的記錄，是文化傳承和發(fā)展的載體。領(lǐng)導(dǎo)和教師應(yīng)充分認(rèn)識(shí)檔案管理工作的價(jià)值，其不僅服務(wù)于的內(nèi)部管理，還為對(duì)外交流、評(píng)估認(rèn)證以及歷史研究等提供重要依據(jù)。需加大對(duì)檔案管理的宣傳力度，通過(guò)各種形式的宣傳教育活動(dòng)，增強(qiáng)全體教職員工的檔案意識(shí)，使大家認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，在日常工作中自覺(jué)遵守檔案管理的規(guī)章制度，積極參與檔案的收集、整理、利用和保護(hù)工作。

2.建立完善的檔案管理制度體系

為保障檔案管理工作的效率和質(zhì)量，需根據(jù)自身實(shí)際情況，在綜合考量各項(xiàng)因素的基礎(chǔ)上，建立一套完善的檔案管理制度體系。一是應(yīng)制定完善的檔案管理規(guī)章制度。明確檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和保密等環(huán)節(jié)的具體要求和操作流程。規(guī)章制度應(yīng)具有可操作性，確保每一位教職員工都能清楚地了解自己的職責(zé)和義務(wù)；二是建立檔案管理責(zé)任制。將檔案管理任務(wù)分配到具體的部門(mén)和個(gè)人，明確責(zé)任主體，確保檔案管理工作有人負(fù)責(zé)、有人監(jiān)督；三是定期評(píng)估和檢查檔案管理工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決存在的問(wèn)題。通過(guò)建立檔案管理的考核機(jī)制，將檔案管理工作納人年度考核體系，激勵(lì)各部門(mén)和個(gè)人積極參與檔案管理，共同推動(dòng)檔案管理工作水平的提高。

3.實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

在信息化時(shí)代，需緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，積極引入各項(xiàng)先進(jìn)的信息技術(shù)，將其運(yùn)用到檔案管理中，實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。一是推廣電子檔案管理系統(tǒng)。電子檔案管理系統(tǒng)能夠?qū)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子形式，便于存儲(chǔ)、檢索和共享。檔案管理人員運(yùn)用電子檔案管理系統(tǒng)更高效地開(kāi)展檔案的收集、整理、歸檔和利用。電子檔案管理系統(tǒng)應(yīng)具備以下特點(diǎn)：用戶友好的界面、強(qiáng)大的搜索功能、安全的訪問(wèn)控制以及靈活的權(quán)限管理。同時(shí)，系統(tǒng)應(yīng)支持多種文件格式，確保適應(yīng)不同類型的檔案資料。在推廣過(guò)程中，應(yīng)組織專門(mén)的培訓(xùn)，確保檔案管理人員能夠熟練操作系統(tǒng)，并理解電子檔案管理的重要性和操作規(guī)范；二是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的備份與恢復(fù)機(jī)制。在信息化時(shí)代，數(shù)據(jù)丟失或損壞的風(fēng)險(xiǎn)顯著增加，建立一個(gè)有效的備份和恢復(fù)機(jī)制至關(guān)重要。應(yīng)定期備份檔案數(shù)據(jù)，備份可以是本地備份，也可以是遠(yuǎn)程備份，甚至可以采用云存儲(chǔ)服務(wù)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。制定明確的備份策略和恢復(fù)流程，確保在數(shù)據(jù)丟失或損壞時(shí)能夠迅速恢復(fù)。同時(shí)，備份數(shù)據(jù)應(yīng)定期開(kāi)展恢復(fù)測(cè)試，驗(yàn)證備份的有效性和恢復(fù)流程的可行性。

4.重視檔案管理人員的培養(yǎng)

一是定期開(kāi)展培訓(xùn)和繼續(xù)教育。為提高檔案管理人員的專業(yè)能力和適應(yīng)信息化管理的需求，應(yīng)定期組織檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)和繼續(xù)教育活動(dòng)。活動(dòng)涉及專業(yè)技能的提升課程、新技術(shù)的介紹和應(yīng)用培訓(xùn)以及檔案管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)的更新學(xué)習(xí)。通過(guò)培訓(xùn)，檔案管理人員能夠及時(shí)了解檔案管理領(lǐng)域的最新發(fā)展，掌握先進(jìn)的管理方法和技能，提高檔案管理人員的專業(yè)水平。當(dāng)然，還可鼓勵(lì)檔案管理人員參加外部專業(yè)培訓(xùn)和學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，拓寬視野，與其他或機(jī)構(gòu)的同行分享經(jīng)驗(yàn)，相互學(xué)習(xí)，讓檔案管理人員能夠獲得更多的靈感和創(chuàng)新思路，為檔案管理工作帶來(lái)新的活力；二是引進(jìn)專業(yè)人才。除了對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員開(kāi)展培訓(xùn)和教育外，還應(yīng)積極引進(jìn)具有專業(yè)背景和豐富經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人才。新引進(jìn)的專業(yè)人才能夠?yàn)闄n案管理工作帶來(lái)新的理念和技術(shù)，提高整體管理水平。在招聘過(guò)程中，應(yīng)注重考察應(yīng)聘者的專業(yè)知識(shí)、技能水平以及對(duì)信息化管理的適應(yīng)能力。引進(jìn)專業(yè)人才后，應(yīng)為他們提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間，鼓勵(lì)他們發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，參與檔案管理工作的改革和創(chuàng)新。同時(shí)，還應(yīng)建立激勵(lì)機(jī)制，對(duì)表現(xiàn)突出的專業(yè)人才給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)和晉升機(jī)會(huì)，激發(fā)他們的工作熱情和創(chuàng)造力。

5.提高檔案利用和保密工作的水平

在信息化時(shí)代，信息技術(shù)的運(yùn)用雖然為檔案管理工作帶來(lái)一定的便利性，但是也增加了檔案失竊的風(fēng)險(xiǎn)。需建立檔案利用審批制度，保障檔案的合理利用，防止檔案資料被泄露或?yàn)E用。應(yīng)制定嚴(yán)格的檔案利用審批流程，明確檔案使用的目的、范圍和條件。審批流程應(yīng)包括檔案使用申請(qǐng)、審批、登記和歸還等環(huán)節(jié)，確保檔案使用過(guò)程的規(guī)范性和安全性。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)檔案的密級(jí)和重要性，對(duì)申請(qǐng)者展開(kāi)身份驗(yàn)證和使用目的審查，確保檔案資料的安全。同時(shí)，檔案管理部門(mén)應(yīng)建立檔案利用登記制度，詳細(xì)記錄檔案的使用情況，包括使用人、使用時(shí)間和使用目的等信息，便于日后查詢和監(jiān)督。

6.夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，發(fā)揮檔案的作用

在夯實(shí)檔案基礎(chǔ)建設(shè)方面，應(yīng)從硬件與軟件兩個(gè)維度同時(shí)發(fā)力，提高檔案管理水平。在硬件方面，需加大對(duì)檔案管理設(shè)備設(shè)施的投入，主要包括建設(shè)與改造檔案庫(kù)房、檔案存儲(chǔ)設(shè)備的更新與升級(jí)以及檔案安全防護(hù)設(shè)備的配備等。應(yīng)確保庫(kù)房選址合理，具備良好的環(huán)境條件，如溫度、濕度控制得當(dāng)，通風(fēng)良好，無(wú)陽(yáng)光直射，無(wú)有害氣體和磁場(chǎng)干擾等。庫(kù)房?jī)?nèi)部布局應(yīng)科學(xué)，按照檔案的類型、年代和密級(jí)分類存放，設(shè)置合理的通道和標(biāo)識(shí)，便于檔案的存取和管理。同時(shí)，庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備必要的設(shè)備設(shè)施，如防火、防盜、防潮和防塵等安全設(shè)施以及溫濕度監(jiān)控和調(diào)節(jié)設(shè)備，保證檔案保存環(huán)境的穩(wěn)定和安全。還應(yīng)引入高效、穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)和存儲(chǔ)設(shè)備，提升檔案管理的效率和安全性。同時(shí)，為應(yīng)對(duì)突發(fā)事件，還應(yīng)建立檔案應(yīng)急響應(yīng)機(jī)制，確保在緊急情況下能夠迅速、有效地保護(hù)檔案資料的安全。在發(fā)揮檔案作用方面，需深入挖掘檔案資源的價(jià)值，推動(dòng)檔案資源的開(kāi)發(fā)利用。可以通過(guò)舉辦檔案展覽、編研檔案史料以及開(kāi)展檔案教育等方式，向師生和社會(huì)公眾展示的歷史沿革、文化傳承和辦學(xué)成果，增強(qiáng)師生的歸屬感和榮譽(yù)感。

五、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，檔案管理作為管理的重要組成部分，領(lǐng)導(dǎo)層需充分意識(shí)到檔案管理工作的重要性，通過(guò)樹(shù)立正確的檔案觀、建立完善的檔案管理制度體系、實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理、重視檔案管理人員的培養(yǎng)以及提高檔案利用和保密工作水平等措施，全面提高檔案管理工作水平。

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作者單位：福建省福州第十一中學(xué)