鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作停滯不前的原因及對策探析

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

位于山東省東南部的魯蘇兩省交界處，因?yàn)l臨述河而得名。轄9個(gè)鎮(zhèn)街，1個(gè)省級經(jīng)濟(jì)開發(fā)區(qū)、1個(gè)新型工業(yè)化實(shí)驗(yàn)區(qū)和1個(gè)省級風(fēng)景名勝區(qū)，266個(gè)行政村（社區(qū)），人口68萬、面積1038平方公里。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院作為農(nóng)村三級醫(yī)療網(wǎng)點(diǎn)的重要環(huán)節(jié)、衛(wèi)生行政兼醫(yī)療預(yù)防工作的綜合性機(jī)構(gòu)，擔(dān)負(fù)著醫(yī)療、防疫和保健的重要任務(wù)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院開展工作的原始記錄，是鄉(xiāng)鎮(zhèn)醫(yī)療工作發(fā)展的見證，貫穿衛(wèi)生院發(fā)展的每個(gè)環(huán)節(jié)，是維護(hù)醫(yī)患雙方利益的重要憑證。

一、全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作現(xiàn)狀

隨著國民經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和人們生活水平的逐漸提高，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院作為鄉(xiāng)村疾病預(yù)防和衛(wèi)生保健的中心，其改革和發(fā)展是新農(nóng)合制度建立以來鄉(xiāng)村衛(wèi)生服務(wù)體系改革的重中之重，也是建設(shè)社會主義新鄉(xiāng)村的重要內(nèi)容。近年來，臨沐縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的工作狀況發(fā)生了很大改變，辦公條件大為改善，醫(yī)療水平快速提高，極大地緩解了農(nóng)民的就醫(yī)難問題。作為醫(yī)院工作的全過程記錄者一—檔案，其記錄內(nèi)容和記錄形式也發(fā)生了很大變化。由于傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)實(shí)的工作需要，因而規(guī)范化、系統(tǒng)化和信息化地管理鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案就顯得尤為重要。

為了加強(qiáng)對全縣鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的管理，2023年11月27日至30日，臨述縣檔案局和臨述縣檔案館聯(lián)合分兩個(gè)組對全縣9個(gè)鎮(zhèn)街的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作從依法履職、建章立制、檔案整理質(zhì)量、檔案安全、設(shè)備設(shè)施以及信息化管理五個(gè)方面展開一次拉網(wǎng)式執(zhí)法檢查。通過檢查，發(fā)現(xiàn)這9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作狀況非常糟糕。具體情況如下：全縣9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院中有5個(gè)衛(wèi)生院沒有明確的分管領(lǐng)導(dǎo)；9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院都沒有設(shè)立綜合檔案室，檔案未實(shí)行集中統(tǒng)一管理；9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院都未建立健全檔案工作制度和檔案安全應(yīng)急管理預(yù)案；9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院都未嚴(yán)格執(zhí)行各門類檔案文件材料的歸檔制度，多年的檔案都未規(guī)范整理，文件材料積壓現(xiàn)象嚴(yán)重；9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案庫房、閱覽室和辦公室都未按規(guī)定實(shí)行“三分開”，有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院甚至連一間像樣的庫房都沒有，有的衛(wèi)生院雖然有檔案室，但檔案室里面堆滿了雜物，更像是一個(gè)儲物倉庫；9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案安全保管設(shè)備設(shè)施欠缺，達(dá)不到檔案安全保管“九防”措施；9個(gè)鎮(zhèn)街鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案信息化工作都未開展。

二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作停滯不前的原因

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不足

在鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院普遍存在重視醫(yī)療業(yè)務(wù)、忽略檔案管理的現(xiàn)象。對檔案工作來說，用“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”來形容鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作狀況非常貼切。雖然領(lǐng)導(dǎo)層一直在強(qiáng)調(diào)檔案工作的重要性，但在具體安排工作的時(shí)候，沒有把檔案工作列入議事日程，更談不上日常管理。同時(shí)，也沒有建立綜合檔案室，未實(shí)行集中統(tǒng)一管理。

2.資金配置不足

對于檔案工作來說，無論是檔案的規(guī)范整理、檔案室的設(shè)置以及檔案安全保管設(shè)備設(shè)施的配備，還是檔案信息化加工都需要大量的資金支持。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院經(jīng)濟(jì)效益不佳，維持正常開支都非常困難，想開展檔案工作幾乎沒有可能。因而資金短缺是阻礙檔案工作順利推進(jìn)的關(guān)鍵因素。

3.檔案人員業(yè)務(wù)不熟練

對于鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院來說，大部分工作人員在前勤一線開展醫(yī)療救護(hù)工作，后勤人員數(shù)量有限，檔案工作人員都是身兼數(shù)職，且更換頻繁。有的檔案員通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)，剛剛熟悉了檔案業(yè)務(wù)，卻因工作需要被調(diào)換到其他崗位，新?lián)Q的檔案員對檔案工作一無所知，沒有檔案意識；有的檔案員明知道檔案工作重要，主觀上也想把檔案整理好，但由于不懂檔案業(yè)務(wù)，不知道從何下手，更談不上規(guī)范整理，加上手頭工作又多，往往是什么工作要求緊急就先干什么，常常是干了這樣干不了那樣。由于檔案工作的時(shí)間要求并不緊迫，加之領(lǐng)導(dǎo)態(tài)度不夠積極，相關(guān)工作便暫時(shí)擱置，成為制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作開展的關(guān)鍵因素。

4.檔案管理制度不健全

檔案管理制度是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各項(xiàng)管理制度中不可或缺的部分。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院沒有健全的檔案管理制度，就連檔案工作人員責(zé)任制、立卷歸檔制度、檔案查閱利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度、檔案鑒定銷毀制度以及檔案安全應(yīng)急預(yù)案等最基本的檔案管理制度都沒有。有的單位雖然有管理制度，但都是業(yè)務(wù)方面的，根本沒有將檔案管理制度納入其中。還有的單位為了應(yīng)付檔案部門的執(zhí)法檢查，從互聯(lián)網(wǎng)上下載了一部分，但沒有根據(jù)自己的實(shí)際情況修改。因而檔案管理制度不健全，也是制約鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作發(fā)展的一個(gè)重要因素。

5.檔案部門監(jiān)管不到位

對于縣檔案局而言，因工作人員配備不足，檔案業(yè)務(wù)不熟練，日常監(jiān)管力度薄弱，在每年例行一次的執(zhí)法檢查中，縣檔案局雖發(fā)放反饋意見書，并責(zé)令相關(guān)單位上報(bào)整改通知書且限期完成整改，但后續(xù)的監(jiān)督工作幾乎形同虛設(shè)，導(dǎo)致檔案行政監(jiān)督檢查未能有效落實(shí)。對于縣檔案館來說，沒有了行政執(zhí)法權(quán)力的干預(yù)，僅靠口頭的業(yè)務(wù)督導(dǎo)力度有限，起不到很好的作用。因而行政監(jiān)管的缺失，也是導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作停滯的重要因素。

三、提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作水平的措施

隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的持續(xù)深人，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院在各領(lǐng)域都取得了顯著的進(jìn)步。從基礎(chǔ)設(shè)施到服務(wù)流程，再到醫(yī)療技術(shù)和人員素質(zhì)，這些變化無不體現(xiàn)出改革帶來的積極影響。然而，在眾多的成就中，檔案工作卻顯得滯后了許多。檔案作為醫(yī)院歷史的記錄者，承載著豐富的信息資源和珍貴的歷史資料，其重要性不言而喻。但目前的檔案管理工作存在明顯不足，不僅影響了衛(wèi)生院其他工作的順利開展，還與現(xiàn)代化的醫(yī)療衛(wèi)生體系建設(shè)要求形成了鮮明對比。

面對這樣的現(xiàn)狀，我們必須認(rèn)識到，實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的制度化、規(guī)范化和信息化管理是當(dāng)務(wù)之急。這不僅是一項(xiàng)技術(shù)層面上的改進(jìn)，還是管理理念和方法的更新。要達(dá)到這個(gè)目標(biāo)，需要從多方面入手：首先，建立健全檔案管理制度，明確檔案工作的責(zé)任主體、范圍和程序和要求。其次，引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，利用現(xiàn)代信息技術(shù)提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。再次，加強(qiáng)對醫(yī)務(wù)人員的檔案意識教育，培養(yǎng)他們對檔案價(jià)值的認(rèn)識以及保護(hù)檔案資料的責(zé)任感。最后，加大資金投入，改善檔案設(shè)施，為檔案工作提供必要的硬件支持。只有綜合運(yùn)用這些措施，才能從根本上提高鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的水平，確保這些寶貴的歷史資料得到妥善保管和有效利用，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展做出更大的貢獻(xiàn)。

1.加大檔案宣傳工作力度，提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院干部職工對檔案工作重要性的認(rèn)識

縣檔案局和縣檔案館可以利用國家憲法日、國際檔案日和鄉(xiāng)鎮(zhèn)逢大集的時(shí)間，采取多種形式開展大規(guī)模的檔案宣傳活動，揭開檔案的神秘面紗，讓檔案走向社會，走進(jìn)社區(qū)，走進(jìn)千家萬戶?？梢岳脵n案網(wǎng)站、某信公眾號等網(wǎng)絡(luò)平臺，把檔案基礎(chǔ)知識、檔案法律法規(guī)、檔案利用實(shí)例以及違法案件查處等檔案方面的知識，以講故事、說快板和短視頻等喜聞樂見的方式主動送到每一名居民眼前。鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院干部職工也可以利用集中學(xué)習(xí)和自主學(xué)習(xí)時(shí)間，主動學(xué)習(xí)一些檔案方面的基礎(chǔ)知識、法律法規(guī)以及各門類、各專業(yè)檔案的整理辦法等?？傊褪且酶鞣N宣傳方式提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院干部職工的檔案意識和對檔案工作重要性的認(rèn)識。

2.加大資金支持力度，提高檔案保護(hù)能力和信息化水平

根據(jù)縣檔案局和縣檔案館執(zhí)法檢查反饋意見書，各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)依據(jù)現(xiàn)有的辦公條件，根據(jù)檔案庫房設(shè)置要求，合理分配1～3間辦公用房作為檔案庫房、辦公室和閱覽室。同時(shí)，積極向鎮(zhèn)政府、縣衛(wèi)健局、縣醫(yī)保局和縣財(cái)政局等上級部門爭取部分專項(xiàng)資金，用于檔案室建設(shè)，把檔案安全保管“九防”所需要的設(shè)備設(shè)施配足配齊，從根本上消除檔案保管的安全隱患，確保檔案實(shí)體不受損失。同時(shí)，依托檔案管理軟件，加快存量檔案和新整理檔案的數(shù)字化加工進(jìn)度，提高檔案信息化水平，爭取早日建成規(guī)范的數(shù)字檔案室，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)管理、快速檢索、全文閱覽以及打印輸出等自動化功能，為廣大利用者提供高效、快捷和精準(zhǔn)的檔案利用服務(wù)。

3.建立健全各項(xiàng)檔案管理制度，規(guī)范檔案管理行為

縣檔案館業(yè)務(wù)指導(dǎo)科根據(jù)國家檔案局8號令和機(jī)關(guān)檔案三合一制度的相關(guān)要求，指導(dǎo)鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院建立各門類檔案的歸檔制度。根據(jù)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》的相關(guān)規(guī)定，指導(dǎo)各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院根據(jù)自己的工作實(shí)際，制定包括檔案工作人員網(wǎng)絡(luò)結(jié)構(gòu)圖、檔案人員責(zé)任制、檔案的收集制度、檔案鑒定保管制度、檔案查閱利用制度、檔案統(tǒng)計(jì)制度以及檔案安全管理應(yīng)急預(yù)案等在內(nèi)的檔案工作制度，并納入本單位的各項(xiàng)規(guī)章制度統(tǒng)一執(zhí)行，以此來規(guī)范自己的檔案行為。

4.拓寬檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作的廣度，提升檔案工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)

可以采取理論 ⁺ 實(shí)踐的培訓(xùn)方式。首先，由縣衛(wèi)健局牽頭，在每年的上半年召開全縣衛(wèi)健系統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)工作培訓(xùn)會。邀請縣檔案局和縣檔案館的專家和業(yè)務(wù)骨干到會講課，也可以使用線上線下同步展開的方式，從檔案的起源、基礎(chǔ)知識以及文書檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、利用和各專業(yè)檔案的整理流程以及檔案法律法規(guī)的制定與實(shí)施，到違法案件查處、檔案信息化加工及數(shù)字檔案室建設(shè)等，對每一名專兼職檔案員開展理論方面的系統(tǒng)培訓(xùn)。其次，組織現(xiàn)場觀摩與實(shí)操訓(xùn)練。由縣檔案館業(yè)務(wù)科的同志在全縣范圍內(nèi)精選幾處條件優(yōu)越、已順利通過省市檔案館業(yè)務(wù)考核的規(guī)范化示范檔案室，展開現(xiàn)場觀摩學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)他們先進(jìn)的管理經(jīng)驗(yàn)、快捷的整理方式和高效的工作模式。最后，實(shí)踐操作。從文件材料的篩選、組件、分類、劃分保管期限、裝訂、排號以及裝盒到上架排列，從文書檔案的整理到各門類檔案的整理，由縣檔案館業(yè)務(wù)科的同志逐步示范，讓每一名專兼職檔案人員親自上手實(shí)踐操作，手把手、面對面地培訓(xùn)，讓每一名專兼職檔案工作人員通過培訓(xùn)，不僅能掌握系統(tǒng)的理論知識，還擁有實(shí)際的操作經(jīng)驗(yàn)。

5.加大檔案行政執(zhí)法檢查深度，提高違法成本

縣檔案局和縣檔案館可以根據(jù)執(zhí)法檢查的內(nèi)容和對各單位的檢查情況，把檔案行政執(zhí)法檢查的結(jié)果分為三類：優(yōu)秀、合格和不合格。把依法履職盡責(zé)、建章立制完善、檔案整理質(zhì)量較高、檔案門類齊全、檔案設(shè)備設(shè)施齊全以及檔案信息化程度較高的單位定為優(yōu)秀。把依法履職不盡責(zé)、建章立制不完善、多年檔案未整理、檔案設(shè)備設(shè)施不完備、沒有開展檔案信息化工作以及存在檔案違法現(xiàn)象的單位定為不合格。剩余的單位定為合格。對于每一次的執(zhí)法檢查結(jié)果，不僅要在全縣范圍內(nèi)通報(bào)，還要將考核結(jié)果與各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的評先樹優(yōu)、職稱評聘、職級并行和領(lǐng)導(dǎo)干部提拔等工作掛鉤。對于檔案工作優(yōu)秀的單位，優(yōu)先獲得評先樹優(yōu)、職稱評聘、職級并行和領(lǐng)導(dǎo)干部提拔資格，提高年度考核優(yōu)秀比例。對于檔案工作不合格的單位，取消當(dāng)年的評先樹優(yōu)、職稱評聘和職級并行資格，適度減少優(yōu)秀比例，領(lǐng)導(dǎo)干部當(dāng)年也暫緩提拔。同時(shí)，對存在檔案管理違法違紀(jì)行為的單位，對其負(fù)有責(zé)任的領(lǐng)導(dǎo)人員和直接責(zé)任人員實(shí)行終身責(zé)任追究制，并根據(jù)《檔案法》《檔案法實(shí)施辦法》《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》《山東省檔案條例》等相關(guān)規(guī)定，給予黨紀(jì)政紀(jì)處分，提升人們對《檔案法》的敬畏感，彰顯其法律尊嚴(yán)，從而提高各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案工作的水平。

四、結(jié)語

鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案是鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院各項(xiàng)職能活動的原始記錄，是醫(yī)院發(fā)展歷史的縮影，關(guān)系醫(yī)院在職人員的切身利益，也關(guān)系每一名患者的隱私。做好鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作，能整合基層醫(yī)療單位的各種資源，保證各鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案材料不受損失，并發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，真正為解決醫(yī)療糾紛、改善醫(yī)患關(guān)系以及加強(qiáng)醫(yī)學(xué)研究提供真實(shí)可靠的原始依據(jù)。目前，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案管理工作還存在很多不足之處，還有許多需要進(jìn)一步完善的地方，相信通過縣檔案局、縣檔案館和鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院全體領(lǐng)導(dǎo)和同志的共同努力，鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院的檔案工作一定能實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理。

參考文獻(xiàn)：

[1]潘翠芬.淺談醫(yī)院檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù) ，2015（01）：59+68

[2]鄒軍麗.淺議數(shù)字化信息技術(shù)應(yīng)用在醫(yī)院人事檔案管理中的重要性[J].蘭臺內(nèi)外，2023（20）：28-30.

[3]葉芹弟.醫(yī)院檔案管理的重要性探討[J].企業(yè)改革與管理，2017（04）：192.

[4]鄧興平，陸華.醫(yī)院檔案管理重要性與推進(jìn)策略[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（04）：127.

[5]孟晶.淺議醫(yī)院檔案管理工作重要性[J].神州，2017（18）：291.

[6]宋衛(wèi)紅，趙艷榮.試論新醫(yī)患關(guān)系下加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理的重要性[J].辦公室業(yè)務(wù)，2016（11）：92.

[7]王瑛.鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理的現(xiàn)狀與改進(jìn)措施探討[J]辦公室業(yè)務(wù)，2016（03）：113.

[8]李洪濤.淺談如何提升鄉(xiāng)鎮(zhèn)衛(wèi)生院檔案管理工作水平.[J]黑龍江檔案，2024（02）：114-116.

作者單位：山東省檔案館