基于云技術(shù)的檔案信息化創(chuàng)新管理路徑分析

檔案全面真實(shí)地記錄了社會(huì)發(fā)展、單位運(yùn)轉(zhuǎn)的各項(xiàng)活動(dòng)，是進(jìn)行各項(xiàng)決策的重要依據(jù)。在新發(fā)展階段，數(shù)字化技術(shù)在檔案事業(yè)中的深度應(yīng)用，使得管理工作告別過(guò)去以人工管理紙質(zhì)文件為主的傳統(tǒng)模式，轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娮訖n案為主的信息化時(shí)代。隨著社會(huì)的發(fā)展，檔案的數(shù)據(jù)信息更是呈井噴式增長(zhǎng)，傳統(tǒng)的管理模式以及一般信息技術(shù)已無(wú)法滿足高效便捷、安全可持續(xù)管理的訴求，需要引入云技術(shù)進(jìn)行深度管理?；诖?，面對(duì)新形勢(shì)、新需求，發(fā)揮云技術(shù)優(yōu)勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)高效管理，最大限度地呈現(xiàn)檔案價(jià)值，已成為當(dāng)今檔案工作者面臨的重要課題。需要積極探索、創(chuàng)新優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，為各類檔案數(shù)字資源高效應(yīng)用云計(jì)算技術(shù)提供健康穩(wěn)定的發(fā)展環(huán)境。

1基于云技術(shù)的檔案信息化創(chuàng)新管理要素分析

1.1信息化時(shí)代檔案的特點(diǎn)

一方面，數(shù)據(jù)總量大，信息內(nèi)容復(fù)雜，檔案資源庫(kù)往往包括文書檔案、聲像檔案、照片檔案、實(shí)物檔案等類別，在存儲(chǔ)介質(zhì)上有光盤、移動(dòng)硬盤、存儲(chǔ)器等方面的差別，并且含有較多結(jié)構(gòu)性與非結(jié)構(gòu)性數(shù)據(jù)，在信息化技術(shù)飛速發(fā)展的前提下，數(shù)據(jù)總量將持續(xù)增加。另一方面，電子檔案單套制管理對(duì)信息技能的要求也越來(lái)越嚴(yán)格，數(shù)據(jù)挖掘、機(jī)器學(xué)習(xí)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)的出現(xiàn)及迅速更新，無(wú)疑為檔案事業(yè)的發(fā)展帶來(lái)了更大的挑戰(zhàn)，需要工作人員不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，才能夠適應(yīng)時(shí)代及崗位需求1。

1.2云技術(shù)下的檔案管理特征

云技術(shù)是一種將軟硬件與互聯(lián)網(wǎng)相鏈接統(tǒng)一的技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的計(jì)算、存儲(chǔ)、處理、共享，大概模式是通過(guò)網(wǎng)絡(luò)將信息資源虛擬化，并動(dòng)態(tài)分配給用戶需求，實(shí)現(xiàn)資源靈活配置與高效利用，一般應(yīng)用于基礎(chǔ)設(shè)施服務(wù)、平臺(tái)服務(wù)、軟件服務(wù)。其主要核心技術(shù)包括虛擬化技術(shù)（存儲(chǔ)虛擬化、計(jì)算虛擬化和網(wǎng)絡(luò)虛擬化）、分布式海量數(shù)據(jù)存儲(chǔ)技術(shù)（即云存儲(chǔ)）、海量數(shù)據(jù)管理技術(shù)（Google的BigTable和Hadoop的HBase等技術(shù)）。其主要特征有以下幾個(gè)方面。一是規(guī)模龐大。云技術(shù)往往應(yīng)用于城市數(shù)據(jù)、科研數(shù)據(jù)、檔案信息等大規(guī)模數(shù)據(jù)集成部門單位。當(dāng)下云技術(shù)背后的互聯(lián)網(wǎng)公司，服務(wù)器數(shù)量已超百萬(wàn)，隨之計(jì)算速率及質(zhì)量也會(huì)大幅提升。二是虛擬化。通過(guò)云技術(shù)可使用戶隨時(shí)隨地得到服務(wù)，徹底打破過(guò)去的時(shí)空限制，只需一個(gè)客戶端或者移動(dòng)終端便可實(shí)現(xiàn)平臺(tái)鏈接。三是可靠性。云技術(shù)的計(jì)算具有較高包容性及容錯(cuò)性，可為相關(guān)服務(wù)提供保障。四是共享性。云技術(shù)可鏈接區(qū)域及行業(yè)內(nèi)外，實(shí)現(xiàn)超大規(guī)模的數(shù)據(jù)共建共享，實(shí)現(xiàn)共贏。五是低成本。對(duì)于部門單位及用戶而言，利用云技術(shù)相對(duì)于自建系統(tǒng)，付費(fèi)費(fèi)用低，后期保障力度大，性價(jià)比較高2。

1.3基于云技術(shù)的檔案信息化管理優(yōu)勢(shì)分析

一是實(shí)現(xiàn)海量存儲(chǔ)。在信息爆炸的數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作的壓力逐漸增大，檔案內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)量增多，科研檔案、財(cái)務(wù)檔案、工程檔案等數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)需要較大空間。還是采用過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理模式，一方面無(wú)法保證檔案管理效率，另一方面也無(wú)法發(fā)揮檔案的潛在利用價(jià)值。如今云技術(shù)快速發(fā)展，云存儲(chǔ)已成為各級(jí)檔案管理部門重點(diǎn)關(guān)注的焦點(diǎn)，尤其對(duì)于體量較小的部門，不需要使用多種硬件設(shè)施，僅需一個(gè)計(jì)算機(jī)終端便可將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，從而順應(yīng)整體數(shù)字化改革的發(fā)展趨勢(shì)與實(shí)際要求。二是保證絕對(duì)安全。傳統(tǒng)檔案工作中大多以紙質(zhì)管理為主，一方面無(wú)法靈活應(yīng)對(duì)火災(zāi)、水澇、地震、蟲蛀、腐蝕等外部自然因素；另一方面也會(huì)在日常借閱利用中導(dǎo)致撕毀、損壞、外泄等不穩(wěn)定影響。通過(guò)云技術(shù)將海量電子檔案數(shù)據(jù)上傳管理，真正加強(qiáng)了檔案自身的抗災(zāi)能力，同時(shí)通過(guò)在線數(shù)字化管理，進(jìn)一步拓寬管理范圍，并利用技術(shù)手段保證全流程的安全穩(wěn)定性，提高了其真實(shí)性、完整性、可用性、安全性。三是促進(jìn)資源共享。在信息化時(shí)代，檔案事業(yè)發(fā)展的最主要方向是信息資源的互聯(lián)互通與共建共享，云存儲(chǔ)技術(shù)的普及，可使檔案的利用環(huán)節(jié)更具開放性，通過(guò)搭建管理利用共享平臺(tái)，可實(shí)現(xiàn)廣大區(qū)域內(nèi)檔案資源的高速整合與安全傳輸，滿足各個(gè)主題的個(gè)性化需求，更有利于檔案價(jià)值的發(fā)揮。

2基于云技術(shù)的檔案信息化創(chuàng)新管理路徑面臨的問(wèn)題

2.1部門組織架構(gòu)存在問(wèn)題，統(tǒng)籌性不強(qiáng)

一是意識(shí)層面。對(duì)于檔案工作而言，一些部門的領(lǐng)導(dǎo)及管理人員認(rèn)為這僅是一項(xiàng)資料收集工作，專業(yè)性較弱、利用率較低，無(wú)需將其與信息化相聯(lián)系。使得對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型與智慧化改革建設(shè)的意識(shí)不強(qiáng)；在經(jīng)費(fèi)保障、技術(shù)應(yīng)用、人才匹配方面均難以得到重視，只求保護(hù)好、保管好紙質(zhì)檔案。即使進(jìn)行電子化改革，也僅停留在紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮游募A段，對(duì)于深度開發(fā)利用、海量云端存儲(chǔ)等工作開展較少，并未將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)貫穿檔案管理全過(guò)程。二是領(lǐng)導(dǎo)層面。受上述檔案意識(shí)薄弱問(wèn)題的影響，對(duì)檔案部門信息化工作，宏觀調(diào)控力度不夠、統(tǒng)籌規(guī)劃能力不強(qiáng)，職能職責(zé)不清晰、任務(wù)分工不細(xì)化、監(jiān)督監(jiān)管不到位，嚴(yán)重影響了整體事業(yè)的高效可持續(xù)發(fā)展。

2.2管理制度體系存在缺失，科學(xué)性不強(qiáng)

雖然云技術(shù)的利用能夠?qū)n案事業(yè)提升新的高度，但在實(shí)際工作中，部分部門單位沒(méi)有完善的檔案管理制度，現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)仍停留在紙質(zhì)檔案管理的傳統(tǒng)模式，忽視了云平臺(tái)檔案在線上傳、高效管理、安全利用等流程標(biāo)準(zhǔn)的制定，容易導(dǎo)致云平臺(tái)下各部門出現(xiàn)發(fā)展不平衡、利用不充分、執(zhí)行不統(tǒng)一的問(wèn)題，在一定程度上也延緩了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

2.3管理干部隊(duì)伍存在短缺，專業(yè)性不強(qiáng)

在大數(shù)據(jù)信息化時(shí)代，云計(jì)算應(yīng)用于檔案工作的力度越來(lái)越大，影響程度也在逐漸增加，開展數(shù)字化轉(zhuǎn)型與信息化管理建設(shè)工作需要大量的專業(yè)人才。但在實(shí)踐過(guò)程中，檔案管理人員少、專業(yè)性不足、轉(zhuǎn)型意識(shí)差始終成為降低發(fā)展速度的關(guān)鍵原因。一方面在于引才力度弱。政府部門分配檔案管理崗位數(shù)量少，人才引進(jìn)力度不夠，部分非檔案主管部門甚至尚未設(shè)置業(yè)務(wù)科室及檔案員，相關(guān)工作由辦公室代管，管理員是剛?cè)肼毟刹炕蚴羌磳⑼诵莸睦蠁T工，無(wú)論在檔案意識(shí)上還是在專業(yè)技能上，與實(shí)際發(fā)展需求存在較大差距。另一方面在于育才力度弱。各級(jí)檔案部門機(jī)構(gòu)開展業(yè)務(wù)提升活動(dòng)較少，使得管理人員的思想仍然停留在過(guò)去“櫥子柜子盒子”的層級(jí)，在思想意識(shí)、視野格局、工作實(shí)踐上沒(méi)有接受專業(yè)且系統(tǒng)的培訓(xùn)鍛煉，使得信息化轉(zhuǎn)型工作無(wú)從開展，云技術(shù)的深度應(yīng)用更是遙不可及。

2.4信息技術(shù)應(yīng)用存在漏洞，安全性不強(qiáng)

部分檔案管理部門雖然已開展檔案信息化建設(shè)，但主要內(nèi)容基本是將部分紙質(zhì)檔案數(shù)字化，然后上傳系統(tǒng)平臺(tái)供查閱利用，整體工作標(biāo)準(zhǔn)始終處于較低狀態(tài)。一是數(shù)字資源建設(shè)方面。沒(méi)有按照要求構(gòu)建本單位檔案資源全文數(shù)據(jù)庫(kù)，相關(guān)數(shù)字化加工工作僅是為了應(yīng)付檢查被迫開展，導(dǎo)致數(shù)字化率較低，“雙套制”運(yùn)轉(zhuǎn)，影響后期使用。二是在平臺(tái)建設(shè)方面。部分地區(qū)尚未建立當(dāng)?shù)貦n案存儲(chǔ)云平臺(tái)，云技術(shù)、大數(shù)據(jù)、人工智能、區(qū)塊鏈等技術(shù)應(yīng)用較少，沒(méi)有充分發(fā)揮信息化時(shí)代的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于實(shí)現(xiàn)共建共享仍存在較大距離。三是在安全利用方面。部分單位在開展檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，往往忽略安全技術(shù)的應(yīng)用，導(dǎo)致在對(duì)外服務(wù)過(guò)程中極易讓黑客及不法分子趁虛而入，盜竊損毀文件，造成不可逆的損失。

3基于云技術(shù)的檔案信息化創(chuàng)新管理路徑優(yōu)化策略3.1加強(qiáng)信息化管理意識(shí)及統(tǒng)籌力度

一是牢固樹立信息化意識(shí)。地方檔案主管部門要始終加強(qiáng)宣傳工作，通過(guò)專家講座、組織研討、部門調(diào)研、上門服務(wù)等方式，宣傳新時(shí)代檔案行業(yè)的新政策、檔案管理的新技術(shù)、檔案發(fā)展的新趨勢(shì)，在區(qū)域內(nèi)營(yíng)造良好的發(fā)展氛圍。同時(shí)其他部門單位要定期開展檔案信息化專項(xiàng)會(huì)議，引導(dǎo)全體人員重視檔案工作，關(guān)心檔案事業(yè)發(fā)展，認(rèn)可云計(jì)算等信息化技術(shù)在檔案行業(yè)的應(yīng)用，并將改革性、創(chuàng)新性意識(shí)融入日常工作，在宏觀上營(yíng)造良好的環(huán)境。二是明確信息化職責(zé)范圍。在各級(jí)政府檔案信息資源歸檔過(guò)程中，要明確各部門的職能職責(zé)，統(tǒng)一規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，將歸檔路徑、分類方案、業(yè)務(wù)流程及文件格式分配于政府部門、大數(shù)據(jù)管理部門、檔案管理部門等，其中政府部門負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)檔案信息化的宏觀建設(shè)，設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組，建立崗位責(zé)任制，劃定各部門的職責(zé)范圍，制定嚴(yán)格考核標(biāo)準(zhǔn)辦法，將檔案信息化技術(shù)應(yīng)用及云平臺(tái)建設(shè)、資源整合情況與相關(guān)人員業(yè)績(jī)獎(jiǎng)罰掛鉤，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)扎實(shí)有效地開展。大數(shù)據(jù)部門負(fù)責(zé)具體平臺(tái)開發(fā)，承擔(dān)各部門數(shù)據(jù)安全監(jiān)督監(jiān)管、網(wǎng)絡(luò)通信指導(dǎo)服務(wù)工作，確保電子檔案在傳輸過(guò)程中的絕對(duì)安全保密。檔案主管部門負(fù)責(zé)歸檔文件的“四性”監(jiān)測(cè)、質(zhì)量檢查、登記入庫(kù)工作，定期組織集中歸檔活動(dòng)，協(xié)調(diào)、處理、服務(wù)各部門各項(xiàng)工作業(yè)務(wù)流程，做到及時(shí)歸檔、集中保管和有效利用4。

3.2健全科學(xué)化的管理體系及流程標(biāo)準(zhǔn)

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，政府領(lǐng)導(dǎo)小組要會(huì)同檔案主管部門及相關(guān)單位檔案業(yè)務(wù)人員，深入學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法》及《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》等法規(guī)文件，依據(jù)《電子檔案單套管理一般要求》《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等管理規(guī)范，在云平臺(tái)建設(shè)、檔案資源在線歸檔、數(shù)字信息管理、安全共享利用、服務(wù)事項(xiàng)開展等方面統(tǒng)一建立科學(xué)有效的管理標(biāo)準(zhǔn)。例如，《電子公文歸檔暫行管理辦法》《電子檔案資源管理利用標(biāo)準(zhǔn)》《電子檔案格式應(yīng)用規(guī)范》《檔案信息系統(tǒng)安全保護(hù)基本要求》等，確保檔案管理業(yè)務(wù)全流程有據(jù)可依，讓檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，同時(shí)政府部門要做好監(jiān)督考核工作，確保各部門遵循相關(guān)法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范開展相關(guān)工作，從而推動(dòng)檔案事業(yè)云端化工作有序進(jìn)行。

3.3構(gòu)建高精尖干部隊(duì)伍及培訓(xùn)計(jì)劃

一是組建專業(yè)隊(duì)伍。人才是第一發(fā)展力，云技術(shù)時(shí)代對(duì)檔案管理人員提出了新的要求，組建一支既懂得現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用，又了解檔案管理技能的專業(yè)團(tuán)隊(duì)已成為必然要求。為此，政府部門要增加檔案信息化管理崗位的數(shù)量，助力各部門單位面向社會(huì)、高校、企業(yè)、研究院等開展人才引進(jìn)工作，擴(kuò)大就業(yè)門檻、優(yōu)化人才生活保障，拓寬就業(yè)渠道，不斷為檔案部門注人新的活力。二是加強(qiáng)人才培養(yǎng)。各部門要結(jié)合自身檔案類別及發(fā)展需求，制定常態(tài)化檔案管理人員繼續(xù)教育方案，通過(guò)邀請(qǐng)專家教學(xué)、外出研學(xué)培訓(xùn)、實(shí)踐技能比武等方式，將“引進(jìn)來(lái)”與“走出去”相結(jié)合，讓業(yè)務(wù)人員開拓眼界、提升技能、取長(zhǎng)補(bǔ)短，提升干部同志對(duì)檔案管理事業(yè)的理解與認(rèn)知，提升舉一反三、創(chuàng)新改革的能力，以多樣化渠道增強(qiáng)干部隊(duì)伍整體水平，從而促進(jìn)良性健康可持續(xù)發(fā)展。

3.4開發(fā)先進(jìn)性技術(shù)體系及安全環(huán)境

一是整合數(shù)字資源。各部門要將檔案數(shù)字化工作納人年度重點(diǎn)工作，根據(jù)檔案利用率、價(jià)值度進(jìn)行優(yōu)先級(jí)分配，做好整體規(guī)劃，以“存量數(shù)字化，增量電子化”為目標(biāo)，采取外包服務(wù)的方式，通過(guò)項(xiàng)目招標(biāo)將數(shù)字化工程委托給具有涉密資質(zhì)且業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的第三方加工公司，相關(guān)部門做好監(jiān)督及檢查工作，提高數(shù)字化建設(shè)的效率。二是構(gòu)建技術(shù)體系。在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，政府要發(fā)揮自身的引導(dǎo)帶頭作用，根據(jù)當(dāng)?shù)馗鞑块T檔案數(shù)據(jù)量及發(fā)展需求，積極開發(fā)檔案管理利用云平臺(tái)，結(jié)合數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算、UI界面開發(fā)等現(xiàn)代技術(shù)，提高檔案資源傳輸利用的效率，并將檔案系統(tǒng)與其他政務(wù)服務(wù)系統(tǒng)相掛鉤，增強(qiáng)兼容性，做到針對(duì)性技術(shù)應(yīng)用、共享化資源利用、個(gè)性化對(duì)外服務(wù)，從而最大限度地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。三是加強(qiáng)安全管理。隨著信息技術(shù)及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，檔案部門更應(yīng)注重信息安全化管理，通過(guò)采購(gòu)雙機(jī)熱備、安全審計(jì)等設(shè)備，強(qiáng)化身份識(shí)別、數(shù)字簽章、加密存儲(chǔ)等安全技術(shù)的應(yīng)用，提高安全防護(hù)等級(jí)，降低非法入侵風(fēng)險(xiǎn)，最大限度地保障電子檔案文件不出問(wèn)題5。

結(jié)語(yǔ)

時(shí)代的發(fā)展與信息技術(shù)的不斷進(jìn)步，促進(jìn)了檔案云平臺(tái)的建立及云技術(shù)的深度應(yīng)用，為檔案事業(yè)帶來(lái)了極大的發(fā)展機(jī)遇，但其作為一項(xiàng)綜合性系統(tǒng)工程，具有長(zhǎng)期性與復(fù)雜性，這就需要各級(jí)檔案部門管理人員轉(zhuǎn)變思想，緊跟時(shí)代發(fā)展，加大人才培養(yǎng)，健全管理機(jī)制，優(yōu)化服務(wù)水平，保障信息安全，實(shí)現(xiàn)以信息化為核心的檔案管理現(xiàn)代化，進(jìn)而提高整體工作的經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益，為云環(huán)境下檔案數(shù)字資源共建共享、發(fā)揮潛在價(jià)值提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)和保障。

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作者簡(jiǎn)介：劉慧（1983—），大學(xué)學(xué)歷，陜西榆能化學(xué)材料有限公司檔案室主任、館員，研究方向：檔案管理。