大數(shù)據(jù)時代檔案管理智能化轉(zhuǎn)型研究

傳統(tǒng)的檔案管理模式主要依賴人工操作，在面對日益增長的檔案數(shù)量和復(fù)雜多樣的檔案類型時顯得力不從心，暴露出效率低下、檢索不便、檔案價值難以充分挖掘等諸多問題。因此，大數(shù)據(jù)時代，推動檔案管理智能化轉(zhuǎn)型不僅是適應(yīng)時代發(fā)展的必然要求，也是滿足公眾需求、提升檔案服務(wù)質(zhì)量的重要舉措。

一、檔案管理智能化概念

檔案管理智能化是指在大數(shù)據(jù)、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新一代信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下應(yīng)運而生的一種創(chuàng)新型檔案管理模式。在智能化的檔案管理進程中，先進技術(shù)深度融入檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)，實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)的人工模式向智能化、自動化、高效化模式轉(zhuǎn)變。檔案管理智能化的核心在于利用人工智能技術(shù)，對檔案的收集、整理、存儲、檢索、利用等全生命周期進行優(yōu)化和創(chuàng)新。

二、檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的重要性

（一）管理更高效

人工智能技術(shù)的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理工作效率，減少人力和時間成本。傳統(tǒng)檔案管理工作中，檔案的整理、分類、檢索等工作都需要大量的人工操作，效率低下且容易出錯。而智能化檔案管理系統(tǒng)可以實現(xiàn)檔案的自動分類、快速檢索，例如，利用OCR技術(shù)對紙質(zhì)檔案進行掃描識別，將其轉(zhuǎn)化為電子文本，再通過智能分類算法按照預(yù)設(shè)的分類規(guī)則自動將檔案歸類到相應(yīng)的類目下，大大節(jié)省了人工分類的時間和精力。在檢索方面，智能檢索系統(tǒng)可以在瞬間檢索到相關(guān)的檔案信息，無須人工翻閱大量的檔案目錄和文件，使檢索效率得到大幅提升。

（二）服務(wù)更精準(zhǔn)

在大數(shù)據(jù)時代，用戶對檔案服務(wù)的需求日益多樣化和個性化。檔案管理智能化轉(zhuǎn)型能夠更好地滿足用戶檔案需求，通過對用戶行為數(shù)據(jù)進行分析，深入了解用戶的需求偏好和行為模式，從而為用戶提供精準(zhǔn)的檔案信息推薦和定制化服務(wù)。例如，對于科研人員，系統(tǒng)可以根據(jù)其以往的研究方向和檢索記錄推送相關(guān)領(lǐng)域的最新研究成果和相關(guān)檔案資料；而對于企業(yè)決策者而言，系統(tǒng)能夠根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)和業(yè)務(wù)需求提供針對性的市場分析報告、行業(yè)動態(tài)檔案等，幫助其做出科學(xué)的決策。

（三）檔案利用更充分

通過大數(shù)據(jù)分析和人工智能技術(shù)，挖掘檔案數(shù)據(jù)中蘊含的潛在價值，能夠為社會發(fā)展提供更多的智力支持。在文化領(lǐng)域，對歷史檔案的深入挖掘和分析，可以為文化研究提供豐富的素材，助力文化產(chǎn)業(yè)發(fā)展；在城市規(guī)劃領(lǐng)域，通過對城市建設(shè)、地理信息等檔案進行分析，可以為城市的可持續(xù)發(fā)展提供決策依據(jù)，優(yōu)化城市布局，提升城市的綜合競爭力。通過檔案管理智能化轉(zhuǎn)型，檔案部門將從單純的檔案保管部門轉(zhuǎn)變?yōu)榫哂袕姶笮畔⒎?wù)能力的知識中心，為社會的發(fā)展作出更大的貢獻。

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理智能化在實踐中存在的問題

（一）系統(tǒng)集成度低

許多檔案管理部門在智能化建設(shè)過程中，缺乏整體規(guī)劃和頂層設(shè)計，導(dǎo)致各個業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間相互獨立，形成了“信息孤島”。例如，在一些大型單位的檔案管理工作中，人事檔案管理系統(tǒng)、財務(wù)檔案管理系統(tǒng)、業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)分別由不同的團隊開發(fā)和維護，這些系統(tǒng)的數(shù)據(jù)格式、接口標(biāo)準(zhǔn)各不相同，無法實現(xiàn)數(shù)據(jù)的實時共享和交互。當(dāng)單位需要綜合分析各類檔案信息，為工作決策提供支持時，就需要耗費大量的人力和時間，從各個獨立的系統(tǒng)中提取數(shù)據(jù)，并進行格式轉(zhuǎn)換和整合，這不僅效率低下，還容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)格式不一致的情況。另外，不同地區(qū)的檔案管理系統(tǒng)之間也存在集成困難的問題，這使跨地區(qū)的檔案資源共享和協(xié)同管理難以實現(xiàn)，限制了檔案資源的廣泛利用。

（二）技術(shù)應(yīng)用不足

雖然一些檔案管理部門已經(jīng)開始應(yīng)用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)，但在實際應(yīng)用中，未能充分發(fā)揮這些技術(shù)的優(yōu)勢。在檔案檢索方面，雖然引入了智能檢索工具，但很多系統(tǒng)只是簡單地實現(xiàn)了關(guān)鍵詞匹配檢索，無法理解用戶的語義和語境，檢索結(jié)果的準(zhǔn)確性和相關(guān)性較低。當(dāng)用戶輸入較為復(fù)雜的檢索需求時，系統(tǒng)可能無法準(zhǔn)確提供用戶需要的檔案信息。在檔案分類和歸檔環(huán)節(jié)，雖然利用機器學(xué)習(xí)算法實現(xiàn)了檔案的自動分類，但由于訓(xùn)練數(shù)據(jù)不足和算法存在局限性，分類的準(zhǔn)確性還有待提高，經(jīng)常會出現(xiàn)檔案分類錯誤的情況，影響到檔案管理的效率和質(zhì)量。

（三）數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊

檔案數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)乎檔案智能化分析和利用。在實際工作中，由于檔案數(shù)據(jù)采集、錄入等環(huán)節(jié)的不規(guī)范，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)存在大量的錯誤、缺失和重復(fù)信息。例如，部分檔案數(shù)據(jù)由于來源復(fù)雜，可能存在數(shù)據(jù)缺失的情況，如一些歷史檔案中缺少關(guān)鍵的背景信息或相關(guān)文件。另外，數(shù)據(jù)重復(fù)的問題也較為常見，不同部門或人員可能會重復(fù)錄入相同的檔案信息，這不僅浪費了存儲空間，還會影響數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性。這些低質(zhì)量的數(shù)據(jù)會干擾智能化系統(tǒng)的分析和決策，降低檔案管理的效率和檔案數(shù)據(jù)的可靠性。

（四）人才短缺

檔案管理智能化需要既具備扎實檔案專業(yè)知識，又掌握先進信息技術(shù)的復(fù)合型人才。這類人才不僅熟悉檔案管理的基本理論和業(yè)務(wù)流程，還精通大數(shù)據(jù)分析、人工智能、云計算等技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。然而，目前檔案管理領(lǐng)域的從業(yè)人員大多出身于傳統(tǒng)檔案專業(yè)，對信息技術(shù)的掌握程度有限，難以滿足智能化轉(zhuǎn)型的需求。一些檔案管理人員雖具備一定檔案管理經(jīng)驗，但在面對大數(shù)據(jù)、人工智能等新興技術(shù)時往往力不從心，無法充分發(fā)揮這些技術(shù)在檔案管理中的作用。此外，培養(yǎng)復(fù)合型人才周期較長、成本較高，這也導(dǎo)致這類人才的培養(yǎng)工作開展困難，人才數(shù)量較少。

四、大數(shù)據(jù)時代檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的主要路徑

（一）制定統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)

首先，在數(shù)據(jù)格式方面，應(yīng)統(tǒng)一電子文件、圖像、音頻、視頻等各類檔案數(shù)據(jù)的存儲格式。如電子文件可采用國際通用的PDF/A格式，其具備長期保存和跨平臺兼容性，能確保文件在不同系統(tǒng)和設(shè)備上被準(zhǔn)確讀取與顯示。在數(shù)據(jù)編碼方面，則應(yīng)采用國際標(biāo)準(zhǔn)的UTF-8編碼，以支持多語言環(huán)境，確保全球范圍內(nèi)的數(shù)據(jù)交換與共享不受語言影響。其次，在元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)制定上，應(yīng)明確規(guī)定檔案數(shù)據(jù)的元數(shù)據(jù)元素及其定義、取值范圍等。以文書檔案為例，元數(shù)據(jù)元素應(yīng)包括文件標(biāo)題、作者、日期、主題詞以及分類號等。通過統(tǒng)一元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的規(guī)范化描述，提高檔案信息的檢索效率。最后，在接口標(biāo)準(zhǔn)方面，應(yīng)制定檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的接口規(guī)范，確保系統(tǒng)之間能夠?qū)崿F(xiàn)無縫對接和數(shù)據(jù)交換。接口規(guī)范應(yīng)規(guī)定接口的數(shù)據(jù)傳輸格式、通信協(xié)議、數(shù)據(jù)交互方式等。可采用RESTful API接口標(biāo)準(zhǔn)，這種接口具有簡潔、靈活、易于擴展的特點，能夠方便地實現(xiàn)不同系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)協(xié)同。在檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)對接時，通過統(tǒng)一的接口標(biāo)準(zhǔn)，能夠?qū)崿F(xiàn)電子文件的自動歸檔和信息共享，提高工作效率。

（二）加強傳統(tǒng)檔案數(shù)字化采集與運用工作

首先，可利用先進的掃描技術(shù)，如高速掃描儀和大幅面掃描儀，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案的快速數(shù)字化采集。高速掃描儀每分鐘能處理數(shù)十頁甚至上百頁紙質(zhì)文件，可大幅提高采集效率。為了保證掃描質(zhì)量，應(yīng)根據(jù)檔案紙張狀況和內(nèi)容特點，合理設(shè)置掃描參數(shù)，如掃描分辨率、色彩模式等。其次，在對大量檔案進行數(shù)字化處理的過程中，可利用OCR技術(shù)識別文字內(nèi)容，根據(jù)關(guān)鍵詞和主題分類，自動將檔案歸入相應(yīng)的類別，從而節(jié)省大量人力和時間。OCR技術(shù)還能與人工智能技術(shù)相結(jié)合，實現(xiàn)對檔案內(nèi)容的智能分析和挖掘。利用自然語言處理技術(shù)對識別后的文本進行語義分析，可提取關(guān)鍵信息，挖掘檔案中的潛在價值。最后，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量控制機制是保障數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的關(guān)鍵。通過數(shù)據(jù)清洗、去重、校驗等操作，能夠及時發(fā)現(xiàn)和糾正數(shù)據(jù)中的錯誤、去除重復(fù)信息以及補充缺失信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。例如，在數(shù)據(jù)清洗過程中，利用ETL工具自動識別重復(fù)數(shù)據(jù)，通過比較文件的內(nèi)容、元數(shù)據(jù)信息等，找出完全相同或高度相似的檔案記錄，并進行去重處理。

（三）建立資源共享平臺

建立資源共享平臺是實現(xiàn)檔案資源整合與共享的重要舉措，能有效促進檔案數(shù)據(jù)在不同地區(qū)、部門之間的流通，提高檔案資源的利用效率。該平臺應(yīng)采用云計算技術(shù)，構(gòu)建強大的存儲和計算能力，確保海量檔案數(shù)據(jù)的高效存儲和快速處理；利用分布式存儲技術(shù)，將檔案數(shù)據(jù)分散存儲在多個節(jié)點上，提高數(shù)據(jù)的安全性和可靠性；通過彈性計算進行資源分配，根據(jù)用戶需求動態(tài)調(diào)整計算資源，確保平臺的高效運行。在功能設(shè)計上，該平臺應(yīng)設(shè)置跨區(qū)域檔案檢索、在線查閱、數(shù)據(jù)交換等多種功能，確保用戶能夠獲得所需的檔案信息。

（四）獲取多元技術(shù)支持

技術(shù)支持是檔案管理智能化轉(zhuǎn)型的核心驅(qū)動力，獲取技術(shù)支持的渠道多種多樣，不同的渠道各有其優(yōu)勢。首先，通過與高校和科研機構(gòu)合作，檔案管理部門可以充分利用其科研成果和技術(shù)優(yōu)勢，為檔案管理智能化轉(zhuǎn)型提供技術(shù)支持。例如，檔案管理部門可以與高校的計算機科學(xué)、信息管理等專業(yè)合作，開展聯(lián)合科研項目，共同研究檔案管理智能化中的關(guān)鍵技術(shù)問題，如檔案數(shù)據(jù)的智能分類、檢索和分析技術(shù)等。其次，檔案管理部門可以與信息技術(shù)企業(yè)合作，購買其開發(fā)的智能化檔案管理系統(tǒng)，或者委托其進行系統(tǒng)定制開發(fā)。在合作過程中，信息技術(shù)企業(yè)可以根據(jù)檔案管理部門的需求，提供個性化的技術(shù)服務(wù)，包括系統(tǒng)的安裝、調(diào)試、維護和升級等。檔案管理部門還可以利用信息技術(shù)企業(yè)在技術(shù)創(chuàng)新和市場推廣方面的優(yōu)勢，引入最新的技術(shù)和理念，推動檔案管理智能化發(fā)展。最后，檔案管理行業(yè)內(nèi)會定期舉辦各種技術(shù)研討會、學(xué)術(shù)會議和行業(yè)展會，這些活動為檔案管理部門提供了與同行交流和學(xué)習(xí)的平臺。通過參與這些活動，檔案管理部門可以了解行業(yè)內(nèi)最新的技術(shù)發(fā)展動態(tài)和應(yīng)用案例，學(xué)習(xí)其他單位在檔案管理智能化方面的先進經(jīng)驗和做法，與同行共同探討技術(shù)難題和解決方案。檔案管理部門還可以在這些活動中與相關(guān)的技術(shù)供應(yīng)商、服務(wù)提供商建立聯(lián)系，拓寬技術(shù)支持渠道。

（五）加強人員培訓(xùn)

檔案管理智能化需要既懂檔案業(yè)務(wù)又掌握信息技術(shù)的復(fù)合型人才，然而目前檔案管理隊伍的整體素質(zhì)還不能完全滿足這一要求。因此，加強人員培訓(xùn)至關(guān)重要。針對在職人員，開展定期的技術(shù)培訓(xùn)和業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)活動，邀請專家學(xué)者進行授課，內(nèi)容涵蓋大數(shù)據(jù)分析、人工智能、云計算等方面的知識，以及檔案管理的最新理論和實踐經(jīng)驗；組織內(nèi)部的交流與分享活動，鼓勵員工分享在工作中遇到的問題和解決方案，鼓勵員工之間相互學(xué)習(xí)和共同提高。除了技術(shù)培訓(xùn)，還要注重培養(yǎng)員工的創(chuàng)新意識和服務(wù)意識。創(chuàng)新意識能夠激發(fā)員工在檔案管理智能化轉(zhuǎn)型工作中積極探索新的方法和技術(shù)，推動檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展；服務(wù)意識則要求員工始終以用戶需求為出發(fā)點，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量和水平，為用戶提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。

五、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時代，檔案管理智能化轉(zhuǎn)型是順應(yīng)技術(shù)變革與社會需求的必然選擇，具有重要的現(xiàn)實意義。一方面，通過自動化流程與大數(shù)據(jù)分析技術(shù)可以顯著提升檔案管理效率與質(zhì)量，降低人工管理成本，實現(xiàn)檔案資源的高效利用；另一方面，借助智能檢索與個性化服務(wù)功能能夠更好地滿足用戶需求，提升檔案服務(wù)水平，為社會發(fā)展提供助力。

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（作者簡介：游陳江山，男，本科，福建省水利水電勘測設(shè)計研究院有限公司，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉冬楊）