人工智能在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用與對策研究

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

機(jī)關(guān)檔案是機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的真實(shí)記錄，具有重要的憑證、參考和查考價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理模式存在效率低、利用難、安全風(fēng)險(xiǎn)高等問題，已難以適應(yīng)新時(shí)代機(jī)關(guān)工作的需求。人工智能技術(shù)的引入，為機(jī)關(guān)檔案管理帶來了新的發(fā)展機(jī)遇。通過將人工智能技術(shù)與檔案管理工作深度融合，可以有效提高檔案管理的效率、質(zhì)量和安全性，更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作。

一、人工智能在機(jī)關(guān)檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1.在檔案收集、立卷中發(fā)揮前瞻性作用

人工智能技術(shù)在檔案收集、立卷階段能夠展現(xiàn)出顯著的前瞻性優(yōu)勢，極大地提高了傳統(tǒng)檔案工作的效率與質(zhì)量。通過集成自然語言處理（NLP）技術(shù)，人工智能系統(tǒng)可以自動(dòng)理解和分析機(jī)關(guān)產(chǎn)生的各類電子文件，無論是Word文檔、PDF文件還是電子郵件，都能準(zhǔn)確識別其內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文信息。同時(shí)，機(jī)器學(xué)習(xí)算法的應(yīng)用使得系統(tǒng)能夠自動(dòng)對這些文件展開分類，無須人工逐一判斷，極大地節(jié)省了人力成本。更進(jìn)一步，人工智能可以自動(dòng)提取文件中的關(guān)鍵詞、摘要和關(guān)鍵實(shí)體，并實(shí)行元數(shù)據(jù)標(biāo)引，為后續(xù)的檢索和利用奠定基礎(chǔ)。這種自動(dòng)化的處理方式不僅提高了效率，還避免了人工操作可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤，確保了檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。除了對現(xiàn)有文件的處理，人工智能還能夠通過對歷史檔案數(shù)據(jù)和當(dāng)前工作內(nèi)容的深度分析，預(yù)測未來可能需要的檔案信息類型和內(nèi)容，從而指導(dǎo)檔案的收集工作，使檔案收集更具針對性和前瞻性，避免了盲目收集和遺漏重要信息的情況，真正做到“有的放矢”，為機(jī)關(guān)決策提供更全面的信息支持。

2.為用戶提供智慧化的檢索和查閱服務(wù)

人工智能技術(shù)徹底改變了傳統(tǒng)的檔案檢索模式，為用戶帶來了前所未有的智慧化檢索和查閱體驗(yàn)。傳統(tǒng)的檔案檢索依賴于人工翻閱目錄和文件，耗時(shí)費(fèi)力且效率低下，尤其是在面對海量檔案時(shí)，查找所需信息如同大海撈針。而基于人工智能的檢索系統(tǒng)則可以通過構(gòu)建知識圖譜，將檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系以圖的形式展現(xiàn)出來，用戶可以通過關(guān)鍵詞、主題和時(shí)間等多種方式展開檢索，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分析用戶輸入的查詢意圖，并快速定位到相關(guān)檔案。更重要的是人工智能技術(shù)支持語義檢索，用戶可以使用自然語言提問，無須精確匹配關(guān)鍵詞，系統(tǒng)也能理解用戶的查詢意圖并返回準(zhǔn)確的結(jié)果。此外，人工智能系統(tǒng)還能學(xué)習(xí)用戶的檢索習(xí)慣和興趣偏好，通過分析用戶的歷史檢索記錄和瀏覽行為，為用戶推薦可能感興趣的檔案信息，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的信息推送。

3.提升檔案服務(wù)的便利性

人工智能技術(shù)在提升檔案服務(wù)便利性方面發(fā)揮著重要作用，打破了傳統(tǒng)檔案服務(wù)在時(shí)間和空間上的限制。通過構(gòu)建基于人工智能的檔案服務(wù)平臺(tái)，用戶可以隨時(shí)隨地通過網(wǎng)絡(luò)訪問檔案資源，無須親自前往檔案館。這種24小時(shí)不間斷的在線服務(wù)模式，極大地提高了檔案利用的便捷性。平臺(tái)集成的智能客服系統(tǒng)可以自動(dòng)回答用戶關(guān)于檔案利用的常見問題，提供檔案查詢、借閱和復(fù)制等方面的指導(dǎo)，用戶還可以通過在線系統(tǒng)提交檔案利用申請，無須填寫煩瑣的紙質(zhì)表格，簡化了辦事流程。除了基礎(chǔ)的咨詢和服務(wù)，人工智能還能提供更高級的功能，如系統(tǒng)可以自動(dòng)翻譯外文檔案，方便不同語言背景的用戶理解檔案內(nèi)容；系統(tǒng)還可以語音轉(zhuǎn)寫音頻或視頻檔案，將其轉(zhuǎn)換為文本形式，便于用戶查閱和利用。

4.實(shí)現(xiàn)檔案庫房管理智能化

人工智能技術(shù)與物聯(lián)網(wǎng)、機(jī)器人等技術(shù)的深度融合，為檔案庫房管理帶來了革命性的變革，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)人工管理到智能化管理的轉(zhuǎn)變。通過在庫房安裝各類傳感器，如溫濕度傳感器、煙霧傳感器和紅外傳感器等，可以實(shí)時(shí)監(jiān)測庫房的環(huán)境狀況，包括溫度、濕度、光照、空氣質(zhì)量以及安全狀況等。這些傳感器采集的數(shù)據(jù)會(huì)被傳輸?shù)饺斯ぶ悄芟到y(tǒng)中分析，系統(tǒng)可以根據(jù)預(yù)設(shè)的閾值判斷是否存在異常情況，如溫度過高、濕度過大或有非法人侵等，并及時(shí)發(fā)出預(yù)警，通知管理人員采取相應(yīng)措施，有效預(yù)防了檔案損壞和安全事故的發(fā)生。除了環(huán)境監(jiān)測，人工智能還可以與智能機(jī)器人結(jié)合，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化管理。智能機(jī)器人可以根據(jù)指令自動(dòng)開展檔案的盤點(diǎn)、上架、下架、出庫和入庫等操作，無須人工干預(yù)，極大地提高了庫房管理的效率和準(zhǔn)確性，減少了人工操作可能出現(xiàn)的失誤。同時(shí)，也降低了檔案管理人員的工作強(qiáng)度，使其可以將更多精力投入檔案的開發(fā)和利用工作中。

二、加強(qiáng)人工智能在機(jī)關(guān)智慧化檔案管理中應(yīng)用的具體建議

1.引進(jìn)人工智能配套設(shè)備設(shè)施

為了充分發(fā)揮人工智能在機(jī)關(guān)檔案管理中的作用，機(jī)關(guān)單位必須引進(jìn)一系列與之配套的軟件和硬件設(shè)備設(shè)施，包括高性能的服務(wù)器集群，用于提供強(qiáng)大的計(jì)算能力和存儲(chǔ)空間，以支持人工智能算法的運(yùn)行和海量檔案數(shù)據(jù)的處理。這些服務(wù)器需要具備高可靠性和可擴(kuò)展性，以確保檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行和未來的業(yè)務(wù)增長需求。同時(shí)，需要引進(jìn)高速掃描儀和OCR（光學(xué)字符識別）軟件，用于將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，并提取其中的文本信息。OCR軟件的選擇應(yīng)注重識別準(zhǔn)確率和處理速度，以保證檔案數(shù)字化的質(zhì)量和效率。此外，自然語言處理（NLP）工具和知識圖譜構(gòu)建工具也是必不可少的。NLP工具用于理解和分析檔案文本內(nèi)容，提取關(guān)鍵信息，實(shí)現(xiàn)智能檢索和內(nèi)容分析；知識圖譜構(gòu)建工具則用于將檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系以圖的形式展現(xiàn)出來，方便用戶關(guān)聯(lián)檢索和深度利用。除了以上核心設(shè)備設(shè)施，還應(yīng)考慮引進(jìn)智能檔案柜、智能密集架等設(shè)備設(shè)施，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化存儲(chǔ)和管理。引進(jìn)這些設(shè)備設(shè)施時(shí)需要充分的調(diào)研和論證，確保其與機(jī)關(guān)的實(shí)際需求相匹配，并具有良好的兼容性和可擴(kuò)展性，為機(jī)關(guān)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

2.基于人工智能重構(gòu)檔案管理模式

（1）依托人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的智能收集。人工智能技術(shù)為檔案收集帶來了革命性的變革，實(shí)現(xiàn)了從傳統(tǒng)人工收集到智能自動(dòng)收集的轉(zhuǎn)變。首先，機(jī)關(guān)需要建立統(tǒng)一的電子文件歸檔平臺(tái)。該平臺(tái)能夠自動(dòng)接收來自各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的電子文件，包括辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)審批系統(tǒng)和電子郵件系統(tǒng)等產(chǎn)生的各類電子文件。平臺(tái)需要支持多種文件格式，并能夠自動(dòng)轉(zhuǎn)換格式，確保不同來源的電子文件都能被統(tǒng)一管理。人工智能技術(shù)在其中發(fā)揮關(guān)鍵作用，通過自然語言處理（NLP）和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)，平臺(tái)可以自動(dòng)識別電子文件的內(nèi)容、類型和元數(shù)據(jù)信息，無須人工干預(yù)即可完成文件的分類、命名和歸檔。對于紙質(zhì)檔案，可以通過高速掃描儀將其數(shù)字化，并利用OCR技術(shù)識別其中的文本內(nèi)容。人工智能系統(tǒng)可以進(jìn)一步分析識別出的文本，自動(dòng)提取關(guān)鍵信息，如標(biāo)題、責(zé)任者、日期和關(guān)鍵詞等，并自動(dòng)生成元數(shù)據(jù)，完成檔案的初步整理。這種智能化的收集方式不僅提高了效率，還降低了出錯(cuò)率，確保了檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。同時(shí)，也為后續(xù)的檔案管理和利用奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，顯著提升了檔案收集工作的質(zhì)量和效率。

（2）依托人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能管理。人工智能技術(shù)在檔案智能管理方面發(fā)揮著核心作用，通過構(gòu)建知識圖譜、應(yīng)用機(jī)器學(xué)習(xí)算法以及集成智能設(shè)備，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的自動(dòng)化、智能化和精細(xì)化。首先，構(gòu)建檔案知識圖譜是實(shí)現(xiàn)智能管理的關(guān)鍵。知識圖譜可以將不同來源、不同類型的檔案信息展開關(guān)聯(lián)，形成一個(gè)龐大的知識網(wǎng)絡(luò)，用戶可以通過關(guān)鍵詞、主題、時(shí)間等方式展開檢索，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)分析用戶輸人的查詢意圖，并快速定位到相關(guān)檔案；其次，機(jī)器學(xué)習(xí)算法可以應(yīng)用于檔案的價(jià)值評估。通過對歷史檔案利用情況和檔案內(nèi)容的分析，機(jī)器學(xué)習(xí)模型可以自動(dòng)評估檔案的重要程度和潛在價(jià)值，為檔案的鑒定、保管期限劃分和銷毀提供參考，避免人為因素的干擾，使檔案管理更加科學(xué)合理。

（3）依托人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案的智能利用。人工智能技術(shù)極大地提高了檔案利用的智能化水平，使檔案信息能夠更好地服務(wù)于機(jī)關(guān)工作和社會(huì)發(fā)展。首先，構(gòu)建智能檢索系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案智能利用的基礎(chǔ)。該系統(tǒng)不僅支持傳統(tǒng)的關(guān)鍵詞檢索，還支持語義檢索、關(guān)聯(lián)檢索等高級檢索方式。用戶可以使用自然語言提問，系統(tǒng)能夠理解用戶的查詢意圖，并返回準(zhǔn)確的結(jié)果；其次，人工智能技術(shù)可以應(yīng)用于檔案內(nèi)容的深度分析和挖掘。通過自然語言處理技術(shù)，可以對檔案內(nèi)容展開主題提取、情感分析和實(shí)體識別等，發(fā)現(xiàn)檔案中隱藏的知識和信息，為決策支持、趨勢預(yù)測等提供參考。此外，人工智能還可以根據(jù)用戶的歷史檢索記錄和興趣偏好，為用戶推薦相關(guān)的檔案信息，實(shí)現(xiàn)個(gè)性化的信息推送。同時(shí)，可以開發(fā)智能客服系統(tǒng)，為用戶提供 7?24 小時(shí)的在線咨詢服務(wù)，解答用戶關(guān)于檔案利用的各種問題，指導(dǎo)用戶使用檔案查詢、借閱和復(fù)制等操作。通過這些智能化的利用方式，檔案信息不再是沉睡的資源，而是成為觸手可及、隨時(shí)可用的知識寶庫，真正實(shí)現(xiàn)了檔案價(jià)值的最大化。

3.完善機(jī)關(guān)檔案管理制度

為了適應(yīng)人工智能技術(shù)在機(jī)關(guān)檔案管理中的廣泛應(yīng)用，必須對現(xiàn)有的檔案管理制度展開全面的梳理、修訂和完善，以確保檔案管理工作的規(guī)范化、法治化和智能化。首先，針對人工智能技術(shù)在檔案收集、整理、鑒定、保管和利用等環(huán)節(jié)的具體應(yīng)用，制定詳細(xì)的操作規(guī)程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。例如，在電子文件歸檔方面，要明確規(guī)定電子文件的歸檔范圍、文件格式、元數(shù)據(jù)著錄規(guī)范、歸檔流程和安全管理要求等，確保電子文件能夠順利、規(guī)范地歸入檔案系統(tǒng)；在紙質(zhì)檔案數(shù)字化方面，要明確規(guī)定掃描的分辨率、色彩模式、圖像處理要求、OCR識別的準(zhǔn)確率要求以及元數(shù)據(jù)標(biāo)引規(guī)范等，保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性；其次，建立健全數(shù)據(jù)安全和隱私保護(hù)制度。由于人工智能技術(shù)的應(yīng)用涉及大量數(shù)據(jù)的采集、處理、分析和利用，必須建立嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全管理制度，防止數(shù)據(jù)被泄露、丟失、篡改和濫用。還要明確規(guī)定數(shù)據(jù)訪問權(quán)限、數(shù)據(jù)使用范圍、數(shù)據(jù)脫敏處理要求、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)機(jī)制等，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。例如，可以借鑒一些先進(jìn)單位的做法，建立檔案數(shù)據(jù)分級分類管理制度，對不同密級、不同類型的檔案數(shù)據(jù)采取不同的安全保護(hù)措施；最后，加強(qiáng)對檔案管理制度執(zhí)行情況的監(jiān)督檢查。建立定期的檢查評估機(jī)制，檢查各部門、各單位檔案管理制度的執(zhí)行情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改，確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。可以利用人工智能技術(shù)對檔案管理過程實(shí)施監(jiān)控和審計(jì)，對違規(guī)操作實(shí)行預(yù)警和記錄，提高監(jiān)督檢查的效率和效果。

4.加強(qiáng)智慧化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案管理智能化轉(zhuǎn)型，關(guān)鍵在于建設(shè)一支既懂檔案業(yè)務(wù)又懂人工智能技術(shù)的復(fù)合型人才隊(duì)伍。首先，加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的在職培訓(xùn)。通過舉辦培訓(xùn)班、專題講座、研討會(huì)和在線學(xué)習(xí)等形式，組織檔案管理人員系統(tǒng)學(xué)習(xí)人工智能、大數(shù)據(jù)和云計(jì)算等相關(guān)知識和技術(shù)，了解人工智能在檔案管理中的應(yīng)用場景和發(fā)展趨勢，并掌握相關(guān)軟件工具的使用方法。培訓(xùn)內(nèi)容要注重實(shí)用性和針對性，可以結(jié)合實(shí)際案例講解和演練，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。例如，可以組織檔案管理人員參加一些知名IT企業(yè)或高校舉辦的人工智能技術(shù)培訓(xùn)課程，或者邀請相關(guān)領(lǐng)域的專家到單位授課和指導(dǎo)。其次，積極引進(jìn)具有人工智能、計(jì)算機(jī)科學(xué)和信息管理等相關(guān)專業(yè)背景的人才。通過公開招聘、人才引進(jìn)等方式，吸引優(yōu)秀人才加入檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理智能化轉(zhuǎn)型提供人才保障。在引進(jìn)人才時(shí)，要注重其專業(yè)能力和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，確保其能夠勝任相關(guān)工作。例如，可以在招聘公告中明確要求應(yīng)聘者具備Python編程能力、熟悉機(jī)器學(xué)習(xí)算法以及有檔案信息化項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)等。最后，建立健全人才激勵(lì)機(jī)制。通過合理的薪酬待遇、職稱評聘和職業(yè)發(fā)展規(guī)劃等措施，激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)新技術(shù)、應(yīng)用新技術(shù)的積極性和主動(dòng)性。對在檔案管理智能化工作中做出突出貢獻(xiàn)的人員，要給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，營造良好的創(chuàng)新氛圍。

5.加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)

機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫是實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享和智能利用的基礎(chǔ)平臺(tái)，必須加強(qiáng)其建設(shè)和管理，確保檔案數(shù)據(jù)的完整性、準(zhǔn)確性、安全性和可用性。首先，建立統(tǒng)一的機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)庫。按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，整合機(jī)關(guān)各個(gè)部門、各種類型的檔案信息，集中存儲(chǔ)到統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫中，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享利用。數(shù)據(jù)庫的建設(shè)要遵循國家相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫技術(shù)，確保數(shù)據(jù)庫的安全性、可靠性和可擴(kuò)展性。例如，可以采用關(guān)系型數(shù)據(jù)庫或者NoSQL數(shù)據(jù)庫，根據(jù)檔案數(shù)據(jù)的特點(diǎn)和應(yīng)用需求選擇合適的數(shù)據(jù)庫類型；數(shù)據(jù)庫的字段設(shè)計(jì)要遵循統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，方便數(shù)據(jù)的交換和共享。其次，加強(qiáng)對歷史檔案的數(shù)字化處理。對館藏的紙質(zhì)檔案、照片檔案和錄音錄像檔案等實(shí)施全面的數(shù)字化，建立完善的數(shù)字檔案資源庫。數(shù)字化工作要嚴(yán)格按照相關(guān)技術(shù)規(guī)范管理，確保數(shù)字檔案與原件的一致性、準(zhǔn)確性和完整性。例如，可以采用高分辨率掃描儀掃描紙質(zhì)檔案，并實(shí)施圖像校正、去污和糾偏等處理，保證數(shù)字化圖像的質(zhì)量；對于錄音錄像檔案實(shí)行數(shù)字化轉(zhuǎn)碼，并添加必要的元數(shù)據(jù)信息。最后，加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)庫的安全管理。建立完善的數(shù)據(jù)安全管理制度，采取各種技術(shù)手段，防止檔案數(shù)據(jù)被泄露、篡改、破壞或非法訪問。還要定期備份數(shù)據(jù)庫，并制定應(yīng)急預(yù)案，確保在發(fā)生意外情況時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)數(shù)據(jù)。加強(qiáng)對數(shù)據(jù)庫訪問權(quán)限的管理，嚴(yán)格控制用戶對數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限，防止越權(quán)操作。

三、結(jié)束語

人工智能與機(jī)關(guān)檔案管理的融合是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢，為檔案工作帶來了前所未有的機(jī)遇。通過引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)、重構(gòu)管理模式、完善制度規(guī)范、加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)，機(jī)關(guān)檔案管理正逐步邁向智能化、智慧化的新階段，不僅提高了檔案管理的效率和質(zhì)量，還為機(jī)關(guān)決策提供了有力支持，促進(jìn)了機(jī)關(guān)治理能力的現(xiàn)代化。隨著人工智能技術(shù)的不斷進(jìn)步，其在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用將更加深人和廣泛，檔案工作必將在服務(wù)國家發(fā)展以及社會(huì)進(jìn)步中發(fā)揮更加重要的作用。

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作者單位：中共金寨縣委組織部