智能化檔案存取管理平臺(tái)的構(gòu)建與應(yīng)用研究

摘要：[wl1]"針對(duì)傳統(tǒng)檔案管理中存在的效率低下、數(shù)據(jù)安全性差、資源共享困難等問(wèn)題，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一套智能化檔案存取管理平臺(tái)。研究采用分層架構(gòu)設(shè)計(jì)方法，構(gòu)建了包含基礎(chǔ)設(shè)備層、系統(tǒng)服務(wù)層、應(yīng)用管理層和系統(tǒng)展示層的平臺(tái)框架，集成射頻識(shí)別（Radio Frequency Identification，RFID）技術(shù)、智能密集架管理和檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)等核心技術(shù)。通過(guò)在某機(jī)構(gòu)的實(shí)際應(yīng)用驗(yàn)證，有效解決了傳統(tǒng)檔案管理中的關(guān)鍵問(wèn)題，為機(jī)構(gòu)檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型提供了可行方案。

關(guān)鍵詞：[A2]"智能化檔案管理 視頻識(shí)別技術(shù) 智能密集架 數(shù)據(jù)安全

Research on the Construction and Application of Intelligent Archive Access Management Platform

LI Ping

AVIC Commercial Aero Engine Co.， Ltd.， Shanghai， 200241 China

Abstract： Aiming at problems such as low efficiency， poor data security， and difficulties in resource sharing in traditional archives management， this paper designs and implements an intelligent archive access management platform. The research adopts a layered architecture design method to construct a platform framework consisting of basic equipment layer， system service layer， application management layer， and system display layer， integrating core technologies such as Radio Frequency Identification （RFID） technology， intelligent dense shelf management， and archive data security technology. Through practical application verification in an institution. The platform effectively solves key problems in traditional archive management and provides a feasible solution for the intelligent transformation of institutional archive management.

Key Words： Intelligent archives management; Video recognition technology; Intelligent dense shelf; Data security

檔案管理作為信息資源管理的重要環(huán)節(jié)，其智能化水平直接影響機(jī)構(gòu)的信息化建設(shè)與運(yùn)營(yíng)效率。近年來(lái)，隨著大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域逐步開展智能化轉(zhuǎn)型實(shí)踐。目前，國(guó)內(nèi)外學(xué)者在檔案數(shù)字化管理方面已開展了大量研究，包括電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、檔案信息安全防護(hù)、檔案資源共享等方面。然而，傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)普遍存在功能模塊分散、系統(tǒng)集成度低、智能化程度不足等問(wèn)題，難以滿足機(jī)構(gòu)對(duì)檔案管理效率、安全性和便捷性的需求?；诖?，本研究提出構(gòu)建智能化檔案存取管理平臺(tái)，通過(guò)集成射頻識(shí)別（Radio Frequency Identification，RFID）技術(shù)、智能密集架管理和檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理全流程的智能化升級(jí)。該平臺(tái)以分層架構(gòu)為基礎(chǔ)，結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)和大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，打造統(tǒng)一、高效、安全的檔案管理體系，為機(jī)構(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)型提供新思路和技術(shù)支撐。

1 平臺(tái)總體架構(gòu)設(shè)計(jì)"

1.1 系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)

智能化檔案存取管理平臺(tái)采用分層架構(gòu)設(shè)計(jì)，自底向上劃分為基礎(chǔ)設(shè)備層、系統(tǒng)服務(wù)層、應(yīng)用管理層和系統(tǒng)展示層4個(gè)層次（如圖1所示）?；A(chǔ)設(shè)備層作為整個(gè)平臺(tái)的物理基礎(chǔ)，集成了RFID設(shè)備、智能密集架、環(huán)境監(jiān)控設(shè)備、安防監(jiān)控設(shè)備等硬件設(shè)施，負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)采集和設(shè)備控制。系統(tǒng)服務(wù)層承擔(dān)基礎(chǔ)支撐功能，包含系統(tǒng)配置、權(quán)限控制、日志管理、消息提醒、數(shù)據(jù)報(bào)表、分析預(yù)測(cè)、系統(tǒng)維護(hù)等核心模塊，為上層應(yīng)用提供統(tǒng)一的服務(wù)接口和數(shù)據(jù)支持。應(yīng)用管理層整合了檔案管理系統(tǒng)、第三方系統(tǒng)及其他系統(tǒng)平臺(tái)，通過(guò)集中監(jiān)控、環(huán)境監(jiān)控、密集架監(jiān)控、檔案監(jiān)控等功能模塊，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全生命周期的智能化管理^[1]。系統(tǒng)展示層面向終端用戶，提供遠(yuǎn)程控制中心、2D/3D可視化、大屏展示、移動(dòng)終端等多樣化的人機(jī)交互界面，支持檔案管理的可視化呈現(xiàn)和遠(yuǎn)程操作。各層級(jí)之間通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化接口實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換和信息共享，構(gòu)建統(tǒng)一、高效、安全的智能化檔案存取管理體系。

1.2 功能模塊構(gòu)成

智能化檔案存取管理平臺(tái)設(shè)計(jì)了完整的功能模塊體系，形成了檔案管理的閉環(huán)控制鏈。平臺(tái)集成了集中監(jiān)控與運(yùn)維管理兩大核心功能板塊，實(shí)現(xiàn)檔案存取的全流程管控。集中監(jiān)控模塊通過(guò)環(huán)境監(jiān)控、密集架監(jiān)控和檔案監(jiān)控3個(gè)子系統(tǒng)，對(duì)檔案庫(kù)房環(huán)境、設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)和檔案存取過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。

環(huán)境監(jiān)控負(fù)責(zé)庫(kù)房溫濕度、空氣質(zhì)量等環(huán)境參數(shù)的采集與預(yù)警；密集架監(jiān)控實(shí)現(xiàn)對(duì)智能密集架的狀態(tài)監(jiān)測(cè)和遠(yuǎn)程控制；檔案監(jiān)控則結(jié)合統(tǒng)計(jì)分析完成檔案操作的安全管理。運(yùn)維管理模塊整合了生命周期管理、統(tǒng)計(jì)分析、故障處理等功能單元，保障系統(tǒng)持續(xù)穩(wěn)定運(yùn)行^[2]。生命周期管理實(shí)現(xiàn)檔案全過(guò)程的盤點(diǎn)統(tǒng)計(jì)和利用分析；統(tǒng)計(jì)分析模塊提供多維度的報(bào)表生成和決策支持；故障處理單元通過(guò)告警分析和風(fēng)險(xiǎn)管控，確保系統(tǒng)運(yùn)行安全。各功能模塊間通過(guò)數(shù)據(jù)共享和業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)，構(gòu)建起協(xié)同高效的檔案管理業(yè)務(wù)體系，為檔案存取管理的智能化升級(jí)提供全方位支撐。

2 關(guān)鍵技術(shù)

2.1 RFID檔案管理技術(shù)

RFID檔案管理技術(shù)運(yùn)用電子標(biāo)簽和射頻識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的智能化管理與追蹤。RFID電子標(biāo)簽作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)載體，粘貼于檔案文件載體上，在芯片中保存檔案的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)信息。管理平臺(tái)通過(guò)智能盤點(diǎn)車、安全門禁等RFID讀寫設(shè)備，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)實(shí)時(shí)交互，完成檔案文件的監(jiān)測(cè)和管理。在檔案入庫(kù)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)自動(dòng)采集檔案信息并建立檔案信息庫(kù)，為新增檔案生成唯一電子標(biāo)識(shí)。檔案存儲(chǔ)過(guò)程中，RFID技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案位置的精準(zhǔn)定位和實(shí)時(shí)跟蹤，支持批量盤點(diǎn)和快速檢索。在檔案調(diào)閱環(huán)節(jié)，系統(tǒng)記錄檔案的借閱信息和流轉(zhuǎn)軌跡，形成完整的使用記錄。作為低功耗的非接觸式識(shí)別技術(shù)，RFID具有讀寫速度快、作用距離遠(yuǎn)、數(shù)據(jù)容量大等優(yōu)勢(shì)。在檔案管理中，RFID電子標(biāo)簽的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)空間足以容納檔案的基本屬性信息，包括檔案編號(hào)、類型、歸檔時(shí)間等^[3]。系統(tǒng)通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)接口，實(shí)現(xiàn)檔案屬性信息的快速導(dǎo)入和更新。RFID技術(shù)的應(yīng)用顯著提升了檔案管理效率，降低了人工操作的出錯(cuò)率，提高了檔案管理的準(zhǔn)確性和可追溯性，實(shí)現(xiàn)從檔案制作、歸檔到利用的全流程智能化管控，為檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化奠定了技術(shù)基礎(chǔ)。

2.2 智能密集架管理

智能密集架管理系統(tǒng)通過(guò)圖形化界面展示密集架的區(qū)列布局和內(nèi)部結(jié)構(gòu)，集成了密集架遠(yuǎn)程控制與環(huán)境監(jiān)測(cè)功能。系統(tǒng)采用主控板、電機(jī)控制板、到位感應(yīng)傳感器、定位指示燈等硬件設(shè)備，構(gòu)建完整的控制網(wǎng)絡(luò)。主控板負(fù)責(zé)固定列通信、溫濕度采集和通信接口管理，實(shí)現(xiàn)與中央控制系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交換。電機(jī)控制板響應(yīng)控制指令，執(zhí)行密集架的移動(dòng)操作。到位感應(yīng)傳感器和定位指示燈協(xié)同工作，確保密集架準(zhǔn)確定位和安全運(yùn)行。系統(tǒng)支持密集架的鎖定、解鎖、停止移動(dòng)、閉架、通風(fēng)、開架等多種控制功能，并根據(jù)存儲(chǔ)的檔案信息自動(dòng)開啟相應(yīng)密集架。系統(tǒng)采用總線式通信架構(gòu)，支持多個(gè)密集架單元的并行控制和狀態(tài)監(jiān)測(cè)，通過(guò)RS485通信協(xié)議實(shí)現(xiàn)主控板與各控制單元的數(shù)據(jù)交互，確?？刂浦噶畹目煽總鬏敗Ｔ诎踩雷o(hù)方面，系統(tǒng)設(shè)置了多重保護(hù)機(jī)制，包括防夾保護(hù)、過(guò)載保護(hù)和緊急制動(dòng)等功能，有效防止設(shè)備損壞和人員傷害。智能密集架的管理系統(tǒng)還支持與環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)的聯(lián)動(dòng)，為檔案的安全存儲(chǔ)提供了可靠保障。

2.3 檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)

檔案數(shù)據(jù)安全技術(shù)構(gòu)建了多層次的安全防護(hù)體系，確保檔案信息的完整性和保密性。系統(tǒng)采用數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、安全審計(jì)等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的全方位保護(hù)。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)檔案電子文件進(jìn)行加密存儲(chǔ)和傳輸，防止數(shù)據(jù)泄露和篡改。權(quán)限控制機(jī)制基于角色的訪問(wèn)控制（Role-Based Access Control，RBAC）模型，實(shí)現(xiàn)用戶權(quán)限的精細(xì)化管理，嚴(yán)格控制檔案訪問(wèn)權(quán)限。安全審計(jì)功能記錄系統(tǒng)操作日志，實(shí)時(shí)監(jiān)控可疑行為，并通過(guò)大數(shù)據(jù)分析技術(shù)識(shí)別潛在安全威脅^[4]。系統(tǒng)建立了完善的數(shù)據(jù)備份機(jī)制，定期執(zhí)行數(shù)據(jù)備份，確保檔案數(shù)據(jù)的可恢復(fù)性。在網(wǎng)絡(luò)傳輸層面，采用安全套接層（Secure Sockets Layer，SSL）加密協(xié)議保障數(shù)據(jù)傳輸安全。系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的分級(jí)存儲(chǔ)和訪問(wèn)控制，通過(guò)數(shù)據(jù)分類分級(jí)管理，對(duì)不同重要程度的檔案信息采取差異化的安全策略。在身份認(rèn)證方面，采用多因素認(rèn)證技術(shù)，結(jié)合生物特征識(shí)別，提升訪問(wèn)控制的安全性。

3 系統(tǒng)應(yīng)用與效果分析

3.1 應(yīng)用場(chǎng)景分析

智能化檔案存取管理平臺(tái)在實(shí)際應(yīng)用中體現(xiàn)出全方位的管理優(yōu)勢(shì)。在檔案入庫(kù)環(huán)節(jié)，系統(tǒng)通過(guò)RFID設(shè)備自動(dòng)采集檔案信息，結(jié)合智能密集架系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的精準(zhǔn)定位與存儲(chǔ)。電子標(biāo)簽記錄了檔案的基本屬性信息，包括檔案類型、歸檔時(shí)間、存儲(chǔ)位置等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，便于后期的檢索和管理。在日常管理過(guò)程中，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案庫(kù)房環(huán)境的智能監(jiān)控，通過(guò)溫濕度傳感器、空氣質(zhì)量檢測(cè)儀等設(shè)備，對(duì)庫(kù)房環(huán)境進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)。當(dāng)環(huán)境參數(shù)異常時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)出預(yù)警信息，并聯(lián)動(dòng)相關(guān)設(shè)備進(jìn)行環(huán)境調(diào)節(jié)^[5]。在檔案調(diào)閱環(huán)節(jié)，平臺(tái)支持多維度的檔案檢索，用戶通過(guò)Web端或移動(dòng)終端即可查詢檔案信息，系統(tǒng)自動(dòng)記錄檔案的借閱和流轉(zhuǎn)過(guò)程，形成完整的使用軌跡。在安全防護(hù)方面，系統(tǒng)通過(guò)門禁控制、視頻監(jiān)控和入侵報(bào)警等設(shè)備，構(gòu)建了全天候的安全防護(hù)網(wǎng)絡(luò)，有效保障檔案資源安全。平臺(tái)還支持2D/3D可視化展示功能，通過(guò)三維動(dòng)畫立體呈現(xiàn)庫(kù)房結(jié)構(gòu)和設(shè)備布局，實(shí)現(xiàn)檔案庫(kù)房的實(shí)時(shí)監(jiān)控和場(chǎng)景仿真，為管理決策提供直觀的數(shù)據(jù)支持。

3.2 系統(tǒng)運(yùn)行效果

智能化檔案存取管理平臺(tái)的應(yīng)用成效顯著，全面提升了檔案管理水平。在管理效率方面，實(shí)現(xiàn)了檔案存取的自動(dòng)化和智能化，相較于傳統(tǒng)人工管理方式，效率提升80%以上。RFID技術(shù)的應(yīng)用使檔案盤點(diǎn)工作由原來(lái)的人工逐一清點(diǎn)轉(zhuǎn)變?yōu)樽詣?dòng)批量盤點(diǎn)，大幅節(jié)省了人力資源。在數(shù)據(jù)安全方面，系統(tǒng)構(gòu)建了多層次的安全防護(hù)體系，通過(guò)數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制、安全審計(jì)等技術(shù)手段，確保檔案信息安全。檔案借閱和流轉(zhuǎn)過(guò)程全程可追溯，杜絕了檔案丟失和非授權(quán)使用的風(fēng)險(xiǎn)。在資源利用方面，智能密集架系統(tǒng)優(yōu)化了庫(kù)房空間利用率，提高30%以上的存儲(chǔ)容量。系統(tǒng)支持跨部門的檔案資源共享，打破信息孤島，促進(jìn)檔案資源的高效利用。環(huán)境監(jiān)控系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了庫(kù)房環(huán)境的智能調(diào)節(jié)，有效保障了檔案的長(zhǎng)期保存，檔案保護(hù)質(zhì)量顯著提升。

4結(jié)語(yǔ)

智能化檔案存取管理平臺(tái)的構(gòu)建與應(yīng)用是檔案管理現(xiàn)代化的重要舉措。通過(guò)整合RFID技術(shù)、智能密集架管理、大數(shù)據(jù)分析等先進(jìn)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理的智能化轉(zhuǎn)型。實(shí)踐證明，該平臺(tái)在提升檔案管理效率、保障數(shù)據(jù)安全、促進(jìn)資源共享等方面取得了顯著成效。未來(lái)，隨著新一代信息技術(shù)的持續(xù)發(fā)展，平臺(tái)將不斷優(yōu)化升級(jí)，融入更多智能化特性，推動(dòng)檔案管理向更高水平邁進(jìn)。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型的背景下，智能化檔案存取管理平臺(tái)將為機(jī)構(gòu)檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展提供有力支撐。

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